Các bước thực hiện trong quá trình tích hợp hai HTQLMT và HTQL AT&SKNN như Hình 3.8
Hình 3.2. Các bước tích hợp hệ thống quản lý
Bước 1: Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định đại diện lãnh đạo (MR) Tổ chức phải xác định rõ cơ cấu tổ chứ của IMS đồng thời chỉ định MR hoặc một ban MR duy nhất thay vì mỗi HTQL có 1 MR riêng. Trách nhiệm của MR là đảm bảo cho IMS được thiết lập thực hiện và duy trì. Tổ chức có thể lựa chọn MR của HTQL tích hợp từ MR của từng hệ thống hoặc MR mới, nhưng tích hợp các hệ thống thì trong tổ chức chỉ có một MR duy nhất chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống quản lý tích hợp.
Bước 2: Xác định các yêu cầu của HTQL tích hợp
Dựa trên ma trận IMS, các yêu cầu của luật, các yêu cầu của tổ chức và các yêu cầu khác, tổ chức phải xác định rõ yêu cầu của IMS. Đây chính là nền tảng để tổ chức thiết lập các quá trình, hệ thống tài liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu này và đưa vào áp dụng.
Bước 3: Xác định các quá trình và tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp.
Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định Đại diện lãnh đạo Xác định các yêu cầu của HTQL tích hợp
Xác định các quá trình và tài liệu cần thiết của HTQL tích hợp
Triển khai áp dụng Kiểm tra việc thực hiện
Xem xét toàn bộ tài liệu của các hệ thống đang áp dụng
58
Dựa trên kết quả của 2 bước trên, tổ chức sẽ xác định cụ thể các quá trình và các tài liệu cần thiết của HTQL tích hợp.
Bước 4: Xem xét toàn bộ tài liệu của các hệ thống đang áp dụng Mục đích của việc xem xét này là nhằm xác định những tài liệu, những quy định bị trùng lặp giữa các hệ thống nhưng cần thiết cho IMS, xác định tài liệu nào đem lại hiệu quả trong việc áp dụng. Các tài liệu nào bị trùng lặp sẽ được hợp nhất lại thành 1 tài liệu duy nhất, tài liệu nào có hiệu quả khi áp dụng sẽ được chuyển vào bộ tài liệu của IMS.
Kết quả bước này là tổ chức xác định được những tài liệu nào cần chỉnh sửa và các tài liệu nào cần soạn mới. Đồng thời, tổ chức cũng xác định cụ thể trách nhiệm chỉnh sửa/soạn thảo và thời hạn hoàn tất.
Bước 5: Triển khai áp dụng
Sau khi đã chỉnh sửa/soạn thảo, xem xét và phê duyệt và tài liệu cần thiết của IMS. Tổ chức cho ban hành các tài liệu và áp dụng trong tổ chức
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện
Đây là bước không thể thiếu trong quá trình tích hợp các HTQL. Tổ chức phải kiểm tra xem:
Hoạt động của tổ chức có đáp ứng các yêu cầu của IMS không? Các tài liệu của HTQL tích hợp có được áp dụng đúng không? Các tài liệu có phản ánh đúng hoạt động thực tế của tổ chức không? Các tài liệu có thực sự hiệu quả không khi đưa vào áp dụng? Bước 7: Cải tiến hệ thống
Dựa trên các kết quả kiểm tra, đánh giá, tổ chức tiến hành khắc phục những điểm chưa đáp ứng yêu cầu và không ngừng cải tiến hệ thống nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của HTQL tích hợp.
3.4.2. Mô hình quản lý tích hợp cho ZSV
Hai HTQLMT và HTQL AT&SKNN của công ty tồn tại độc lập với nhau từ khi bắt đầu triển khai áp dụng cho đến nay. Để tăng cường ý thức BVMT, tạo ra môi trường làm việc an toàn và nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế trùng lặp, làm gọn nhẹ
cơ cấu tổ chức của HTQL và giúp việc áp dụng được dễ dàng hơn, do đó đề nghị công ty tích hợp HTQL theo mô hình ma trận IMS như sau:
3.4.2.1. Mô hình tích hợp
Mô hình tích hợp đề xuất cho ZSV sẽ được thực hiện dựa theo Hình 3.3 và Bảng 3.8 và Bảng 3.9.
HTQLMT và HTQL AT&SKNN đều phải đáp ứng yêu cầu của 6 thành phần: Cổ đông, Nhân viên, Ban quản lý, Nhà nước, Đối tác kinh doanh và Tiêu chuẩn quốc tế. Từ Hình 3.3 ta có thể thấy, hệ thống tích hợp được hình thành từ sự giao thoa giữa hai hệ thống. Hệ thống tích hợp này sẽ đảm bảo hài hòa tất cả các yêu cầu của cả hai hệ thống riêng lẻ
Hình 3.3. Minh họa sự tích hợp hệ thống quản lý
Bảng 3.8 là ma trận tích hợp của HTQLMT và HTQL AT& SKNN để tìm ra yếu tố chung là cột danh mục các tài liệu cần có của hệ thống tích hợp.
Bảng 3.9 là ma trận các thủ tục và tài liệu tích hợp của ZSV được tìm ra dựa trên cơ sở của Bảng 3.8. Những yếu tố chung này là căn cứ để thiết lập hệ thống tài liệu và biểu mẫu của hệ thống tích hợp của ZSV.
60
Bảng 3.8. Ma trận tích hợp hệ thống quản lý
Điều
khoản OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004
Hệ thống tích hợp
Lời giới thiệu Lời giới thiệu
1 Phạm vi Phạm vi Phạm vi
2 Tiêu chuẩn trích dẫn Tiêu chuẩn trích dẫn Tiêu chuẩn trích dẫn
3 Thuật ngữ và định nghĩa Thuật ngữ và định nghĩa Thuật ngữ và định nghĩa
4 Các yếu tố hệ thống quản lý OH&S (tiêu đề) Các yếu tố hệ thống quản lý Môi trường(tiêu đề)
Hệ thống tích hợp HSE
4.1 Các yêu cầu chung Các yêu cầu chung Yêu cầu chung
4.2 Chính sách OH&S Chính sách MT Chính sách HSE
4.3 Hoạch định (tiêu đề) Hoạch định (tiêu đề) Hoạch định - tích hợp
4.3.1 Nhsoát rận dủi ro ạng mối nguy, đánh giá rủi ro và kiểm Các KCMT Nhận dạng mối nguy hại
4.3.2 Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác 4.3.3 Mục tiêu và các chương trình Mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình Mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình
4.4 Thực hiện và điều hành (tiêu đề) Thực hiện và điều hành (tiêu đề) Thực hiện và điều hành 4.4.1 Nguquyồn lực, vai trò, trách nhiệm xem xét và
ền hạn Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
61
4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức Năng lực, đào tạo và nhận thức Năng lực, đào tạo và nhận thức
4.4.3 Hội ý và truyền đạt Trao đổi thông tin Trao đổi thông tin và thảo luận
4.4.4 Tài liệu Tài liệu Tài liệu
4.4.5 Kiểm soát tài liệu Kiểm soát tài liệu Kiểm soát tài liệu
4.4.6 Kiểm soát điều hành Kiểm soát điều hành Kiểm soát điều hành
4.4.7 Skhự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình huống ẩn cấp Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình huống khẩn cấp Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình huống khẩn cấp
4.5 Kiểm tra (tiêu đề) Kiểm tra (tiêu đề) Kiểm tra (tiêu đề)
4.5.1 Thực hiện đo lường và giám sát Giám sát và đo lường Giám sát và đo lường
4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ Đánh giá sự tuân thủ Đánh giá sự tuân thủ
4.5.3 Đkhiều tra sự cố, sự không phù hợp, hành động ắc phục và hành động phòng ngừa hành Sự không phù hđộng phòng ngợp, hành ừa động khắc phục và Điều tra sự cố, sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa 4.5.3.1 Điều tra sự cố 4.5.3.2 Shành ự không phù hợp, hành động khắc phục và động phòng ngừa
4.5.4 Kiểm soát hồ sơ Kiểm soát hồ sơ Kiểm soát hồ sơ
4.5.5 Đánh giá nội bộ Đánh giá nội bộ Đánh giá nội bộ
82
a. Thông báo cho nhân viên có trách nhiệm hoặc quản lý các phòng ban có liên quan để họ hiểu được những thay đổi và những văn bản nào mà họ đang có là cũ hoặc chỉ có giá trị tham khảo.
b. Phát bản sao mới nhất của những tài liệu đó cho các cá nhân đang giữ bản sao kiểm soát của phiên bản trước đó. Việc phát hành các bản sửa đổi, nhận, và huỷ các phiên bản kiểm soát trước đó, phải được MR ghi lại thành hồ sơ trong “Sổ phân phối tài liệu”.
3.0 Những quy định chung
3.1 Tài liệu được kiểm soát phải đảm bảo:
a. Dễ đọc, dễ nhận biết, dễ soát xét và cập nhật khi cần thiết
b. Tài liệu phải được xém xét định kỳ và chỉnh sửa nếu cần thiết và phải được phê duyệt trước khi ban hành.
c. Các phiên bản thích hợp của các tài liệu tương ứng phải luôn có sẵn ở các điểm sử dụng.
d. Phải ngăn chặn việc sử dụng vô ý các tài liệu lỗi thời và áp dụng các biện pháp nhận dạng thích hợp cho các tài liệu này nếu chúng được lưu giữ lại vì một lý do nào đó.
3.2 Tất cả các tài liệu mới ban hành sẽ phải được xem xét, phê duyệt của EMR và tổng giám đốc công ty.
3.3 Tất cả các tài liệu không được đóng dấu “KIỂM SOÁT” bằng mực xanh được coi là tài liệu không kiểm soát.
3.4 Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài cần thiết cho việc lập kế hoạch và vận hành HTQL tích hợp MT&AT sẽ được MR hoặc trưởng nhóm HSE xác định và kiểm soát. Những tài liệu này sẽ được đóng dấu “KIỂM SOÁT” bằng mực xanh.
3.5 Các tài liệu bản cứng có dấu “Kiểm soát” và bản mềm sẽ được lưu giữ bởi MR.
Thủ tục Chuẩn bị và đáp ứng tình huống khẩn cấp
Nội dung đề nghị như sau:
Nhận biết các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn, các sự cố có thể xảy ra trong các hoạt động của ZSV và đưa ra các biện pháp ứng phó tương ứng nhằm ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ tác động.
Kế hoạch ứng phó và dụng cụ ứng phó phải luôn luôn sẵn sàng. Bố trí lối thoát hiểm hợp lý.
Lập bảng và phổ biến số điện thoại ứng phó khẩn cấp nội bộ và bên ngoài.
Định kỳ xem xét lại các thủ tục khi cần thiết.
Định kỳ đào tạo và thử nghiệm các thủ tục đảm bảo tính sẵn sàng ứng phó khi có tình trạng khẩn cấp.
THỦ TỤC CHUẨN BỊ VÀ ĐÁP ỨNG TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP 1.0 Mục đích/phạm vi áp dụng
Thủ tục này xác định khuôn khổ cho việc chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp có liên quan đến các sự cố MT&AT tiềm tàng tại Công ty.
2.0 Thủ tục
2.1 Các sự cố MT&AT tiềm tàng và các tình huống khẩn cấp có khả năng xảy ra tại công ty phải được thành viên CFT xác định và lập thành văn bản theo thủ tục nhận diện các mối nguy hại và các yêu cầu ứng phó với tình trạng khẩn cấp được đưa ra 6 tháng 1 lần.
2.2 Các phương án nhằm ứng phó, giảm thiểu, và ngăn ngừa chất thải đòi hỏi ứng phó khẩn cấp phải được thiết lập và duy trì tại phòng AT bởi trưởng nhóm HSE.
2.3 Vai trò và trách nhiệm trong việc thông tin giữa các bộ phận và yêu cầu dịch vụ hỗ trợ bên ngoài phải được thiết lập và duy trì tại từng bộ phận thông qua kế hoạch khẩn cấp.
2.4 Thủ tục ứng phó khẩn cấp cho công ty phải được xem xét và sửa đổi nếu cần.
84
2.5 Định kỳ, ít nhất là hàng năm, các kế hoạch, và thủ tục khẩn cấp phải được thử nghiệm, các cuộc luyện tập tình huống khẩn cấp được thực hành và hồ sơ của các thử nghiệm, luyện tập đó phải được trưởng phòng AT lưu giữ. Các phương án ứng phó, giảm thiểu, và ngăn ngừa chất thải đòi hỏi ứng phó khẩn cấp phải sửa đổi nếu cần.
2.6 Sau khi các sự cố thực tế hoặc tiềm tàng xảy ra, kế hoạch nêu ở mục 2.2 và nguyên nhân của các sự cố đó phải được xem xét và phải thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa theo thủ tục Những điểm không phù hợp và các hoạt động khắc phục phòng ngừa. Các phương án để ứng phó, giảm thiểu, và ngăn ngừa chất thải phải được sửa đổi theo yêu cầu và phải được thông báo cho MR và trưởng nhóm HSE.
2.7 Khi có yêu cầu, trưởng nhóm HSE phải thông báo cho cơ quan chức năng về sự cố MT&AT theo quy định ở thủ tục trao đổi thông tin và tham vấn và kế hoạch chống tràn nguyên nhiên liệu của công ty.
2.8 Tất cả nhân viên phát hiện thấy một sự cố hoặc sự cố tiềm tàng phải được thông báo cho bảo vệ qua điện thoại theo số 140/1-3 hoặc báo cho cán bộ AT theo số 133.
2.9 Nhân viên bảo vệ sẽ thông báo cho đội trưởng bảo vệ và cán bộ AT, người sẽ tiến hành các hành động ứng phó thích hợp theo các kế hoạch ứng phó. 2.10 Đội trưởng bảo vệ và cán bộ AT sẽ theo dõi sự cố đó bằng cách lập báo cáo
sự cố.
3.0 Những quy định chung
3.1 Tất cả các hoạt động ứng phó với tình trạng khẩn cấp phải được tiến hành đào tạo, luyện tập và thực hành, phù hợp với các kế hoạch ứng phó và quy định của chính phủ/Nhà nước.
3.2 trưởng nhóm HSE phải giữ các bản sao của kế hoạch ứng phó và các văn bản quy định phương pháp thích hợp để ứng phó với sự cố MT&AT tiềm tàng.
Thủ tục Đánh giá nội bộ và tuân thủ
Thủ tục này được thiết lập nhằm:
- Đánh giá sự phù hợp của hệ thống với yêu cầu tiêu chuẩn
- Đánh giá sự nhất quán với cam kết tuân thủ và đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu khác.
Các bước làm như sau:
Quy định cách thức lựa chọn đánh giá viên nội bộ.
Lập kế hoạch đánh giá, chuẩn mực, phạm vi, tần suất, phương pháp đánh giá.
THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VÀ TUÂN THỦ 1.0 Mụch đích và phạm vi áp dụng
Thủ tục này quy định cơ chế cho việc lập kế hoạch và triển khai các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ về sự phù hợp của hệ thống môi trường tại Công ty và việc tuân thủ luật định:
- Đánh giá sự phù hợp của hệ thống với yêu cầu tiêu chuẩn
- Đánh giá sự nhất quán với cam kết tuân thủ và đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và yêu cầu khác.
2.0 Thủ tục
Lập kế hoạch đánh giá nội bộ - tuân thủ
Lập checklist đánh giá, người đánh giá và người được đánh giá
Tiến hành đánh giá
Tổng hợp đánh giá thông báo đến MR kết quả
86
LẬP KẾ HOẠCH/CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ
2.1 MR / trưởng nhóm HSE chịu trách nhiệm phối hợp lập kế hoạch, lập chương trình và triển khai các cuộc đánh giá sự tuân thủ luật định và hệ thống quản lý tích hợp MT&AT, bao gồm cả việc xác định số nhân lực cần thiết. Phải phối hợp với và thành viên CFT đảm bảo kế hoạch đánh giá và chương trình đánh giá phù hợp với tầm quan trọng của hoạt động MT&AT và kết quả của những lần đánh giá trước. Khi lập kế hoạch đánh giá và chương trình đánh giá phải xem xét đến:
2.1.1. Các thủ tục, các hướng dẫn công việc MT&AT, giấy phép theo quy định và các hoạt động nằm trong phạm vi đánh giá MT&AT nội bộ. 2.1.2. Tần xuất đánh giá cho từng hạng mục đánh giá nội bộ; tần xuất đánh
giá phải không ít hơn một năm một lần cho mỗi hạng mục đánh giá. 2.1.3. Phải lập lịch cho tần suất đánh giá nội bộ
2.1.4. Việc chỉ định đội đánh giá cho các hạng mục đánh giá nội bộ. 2.1.5. Việc triển khai các cuộc đánh giá môi trường nội bộ phù hợp với kế
hoạch đánh giá.
TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ
2.2 Thành viên tham gia đánh giá MT&AT nội bộ phải được lựa chọn trên cơ sở các tiêu chuẩn sau:
2.2.1. Các thành viên của đội đánh giá phải độc lập với các bộ phận/phòng ban/hoạt động được đánh giá (đối tượng được đánh giá).
2.2.2. Đánh giá viên nội bộ phải được đào tạo và có chứng chỉ được cấp bởi bên Thứ 3 về tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001 mới được