Sơ đồ 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán bao gồm một kế toán trưởng và ba kế toán viên có nhiệm vụ và quyền hành khác nhau:
- Kế toán trưởng: là người lãnh đạo cao nhất của Phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách.
Kế toán trưởng
Kế toán kho Kế toán thanh toán
+ Kế toán trưởng có trách nhiệm phân công và quản lý, đánh giá các kế toán viên. + Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán.
+ Tổ chức, đánh giá tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. + Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn của Công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn.
+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, làm việc với cơ quan thuế và Nhà nước khi có yêu cầu.
- Kế toán bán hàng:
+ Cập nhật, ghi chép, phản ánh kịp thời các thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày. Kiểm tra số lượng, đơn giá của từng sản phẩm, lấy đó làm căn cứ xuất hóa đơn cho khách hàng.
+ Cuối ngày vào bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng và tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT trong ngày.
+ Tính toán và phản ánh chính xac tổng giá tính toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng.
+ Xác định giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng.
+ Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ + Định kỳ lập báo cáo doanh thu bán hàng theo yêu cầu của cấp trên
- Kế toán kho:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi thực hiện Nhập/ xuất kho
+ Hạch toán việc nhập xuất kho, vật tư, đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí và vụ việc công trình.
+ Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định.
+ Lập chứng từ nhập xuất, hóa đơn bán hàng. + Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. + Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
+ Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
+ Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận.
+ Tham gia công tác kiểm kê định kỳ ( hoặc đột xuất).
+ Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
+ Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định - Kế toán thanh toán:
+ Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
+ Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng
+ Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
+ Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, các khoản bảo hiểm.
+ Thực hiện các công việc khác do kế toán trưởng phân công.