Bước 1: Nhận yêu cầu gửi tiền của khách hàng
o Khách hàng tới quầy và điền vào giấy yêu cầu gửi tiền tiết kiệm 02 liên, 01 liên sử dụng hạch toán tại ngân hàng, 01 liên khách hàng lưu;
o Trên yêu cầu gửi tiền, khách hàng ghi rõ yêu cầu về các thông tin gửi tiền như
số tiền, kỳ hạn, loại tiền, nguồn gửi tiền (tiền mặt, chuyển khoản…), hình thức gửi… Nếu gửi tiết kiệm bằng tiền mặt thì kê rõ số tiền nộp, nếu gửi qua chuyển khoản thì ghi rõ số tài khoản mở tại ngân hàng hoặc ghi rõ “chuyển khoản đến” (với các món chuyển tiền đến từ ngoài hệ thống với mục đích gửi tiết kiệm).
Bước 2: Kiểm tra yêu cầu gửi tiền và hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết o Yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp (như chứng minh
nhân dân, hộ chiếu…);
o Kiểm tra các yếu tố trên giấy yêu cầu gửi tiền như: số tiền, ngày tháng, số tài khoản, kê khai tiền nộp, tên tuổi khách hàng, số giấy tờ tùy thân, chữ ký khách hàng…;
o Yêu cầu khách hàng sửa đổi, bổ sung cho chính xác thông tin mới tiếp nhận yêu cầu gửi tiền và tiến hành thu tiền.
Bước 3: Nhận tiền, kiểm đếm tiền
o Bước này chỉ áp dụng với tiết kiệm gửi bằng tiền mặt;
o Thực hiện đúng theo quy trình thu tiền mặt, lưu ý khớp đúng kê khai tiền của khách hàng và tiền thu thực tế. Nếu giao dịch vượt hạn mức thu hoặc hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên thì chuyển quỹ chính xử lý;
o Đóng dấu “đã thu tiền” lên bảng kê tiền nộp của khách hàng.
Bước 4: Khai báo (hạch toán) và in sổ tiết kiệm + thẻ lưu
o Kiểm tra dựa trên giấy tờ tùy thân của khách hàng. Nếu khách hàng chưa giao dịch tại ngân hàng thì mở mã khách hàng mới trên chương trình phần mềm và thông báo kiểm soát viên phê duyệt mã khách hàng.
o Căn cứ trên thông tin khách hàng và yêu cầu gửi tiền để khai báo thông tin sổ
tiết kiệm. Lưu ý chọn đúng các mã sản phẩm tiết kiệm được cài đặt trên hệ
thống phần mềm.
o In sổ tiết kiệm và thẻ lưu. Lưu ý chọn đúng loại mẫu sổ tiết kiệm và tự kiểm tra các thông tin cập nhật trước khi in. Nếu là sổ gửi qua chuyển khoản thì cần
đóng dấu “CHUYỂN KHOẢN” lên sổ tiết kiệm và thẻ lưu. o Chuyển khách hàng ký tên lên sổ và thẻ lưu.
o Chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 5: Kiểm soát, phê duyệt
o Kiểm tra các thông tin trên yêu cầu gửi tiền và giấy tờ tùy thân của khách hàng và thông tin cập nhật vào hệ thống của giao dịch viên;
o Yêu cầu sửa đổi, bổ sung các thông tin (nếu có). Giao dịch viên quay lại bước 4 và thực hiện lại;
Bước 6: Ký tên, đóng dấu và trả lại cho giao dịch viên o Ký kiểm soát trên sổ tiết kiệm và các chứng từ
kèm theo, đóng dấu.
o Trả lại sổ tiết kiệm và các giấy tờ kèm theo cho giao dịch viên.
Bước 7: Trả sổ tiết kiệm và giấy tờ cho khách hàng o Giao dịch viên kiểm tra lại các yếu tố trên sổ
tiết kiệm đã hoàn thiện;
o Chuyển khách hàng kiểm tra lại các thông tin trước khi rời quầy sau đó trả lại 1 liên giấy gửi tiền tiết kiệm, sổ tiết kiệm và giấy tờ tùy thân cho khách hàng.
Bước 8: Cất tiền, ghi sổ quỹ
Cất tiền vào thùng, cập nhật sổ quỹ theo đúng quy trình thu tiền.
Bước 9: Luân chuyển và lưu chứng từ
o Lưu thẻ lưu vào các kẹp đựng thẻ lưu. Kẹp đựng thẻ lưu cần được sắp xếp theo ngày tháng, sổ tiết kiệm để dễ tìm kiếm khi cần thiết.
o Chứng từ nhận tiền tiết kiệm trong ngày được kẹp trong tập chứng riêng của nghiệp vụ tiết kiệm;
o Nếu có món thu tiết kiệm vượt hạn mức do quỹ chính thức hiện tại thì lưu 1 bản sao bảng kê tiền lĩnh tại quỹ chính.
Quy trình chi trả gốc, lãi tất toán sổ tiết kiệm
Bước 1: Nhận yêu cầu lĩnh tiền của khách hàng
o Khách hàng tới quầy xuất trình sổ tiết kiệm, giấy tờ tùy thân và yêu cầu rút tiền;
o Khách hàng nêu cụ thể yêu cầu: lĩnh lãi định kỳ, rút một phần sổ hay rút toàn bộ, rút tiền mặt hay chuyển khoản.
Bước 2: Kiểm tra yêu cầu rút tiền và hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết o Giao dịch viên yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân hợp pháp (như
o Kiểm tra chi tiết với khách hàng về yêu cầu tất toán sổ, tư vấn và hướng dẫn các thủ tục cần thiết;
o Tìm thẻ lưu, đối chiếu thông tin trên thẻ lưu với sổ tiết kiệm và giấy tờ tùy thân của khách hàng. Nếu khớp thì thực hiện thủ tục chi trả;
o Trường hợp khách hàng mở sổ tại 1 đơn vị và yêu cầu tất toán tại đơn vị khác thì liên lạc với đơn vị mở sổ để lấy bản fax thẻ lưu (có đóng dấu và ký xác nhận của đơn vị mở sổ) hoặc tìm thông tin lưu trên dữ liệu lưu của hệ thống công nghệ (như scan hình chữ ký…), tuy nhiên trong hai trường hợp trên đều phải thông báo cho đơn vị mở sổ.
Bước 3: Hạch toán rút sổ tiết kiệm hoặc chi trả 1 phần gốc, lãi
o Sau khi đối chiếu thẻ lưu với sổ tiết kiệm và giấy tờ tùy thân của khách hàng khớp đúng, giao dịch viên vào phần mềm để thao tác phù hợp:
Nếu yêu cầu rút sổ thì tiến hành tao tác rút sổ, in phiếu tính lãi;
Nếu là yêu cầu lĩnh 1 phần gốc, lãi thì thao tác ghi giảm gốc, lãi sau đó ghi hoặc in các thông tin liên quan về ngày tháng, số tiền rút vào sổ tiết kiệm để
theo dõi cho lần tiếp theo;
Nếu khách hàng yêu cầu tất toán vào tài khoản thì yêu cầu khách hàng ghi rõ lên phiếu tính lãi hoặc sổ tiết kiệm (trường hợp lĩnh nhiều lần).
o Lưu lại 1 bản photo phần nội dung chính của sổ tiết kiệm được rút 1 phần (gốc, lãi) để kẹp cùng chứng từ.
o Ký chứng từ liên quan;
o Chuyển toàn bộ giấy tờ liên quan cho kiểm soát viên phê duyệt.
Bước 4: Kiểm soát, phê duyệt
o Kiểm tra các thông tin trên yêu cầu rút tiền và giấy tờ tùy thân của khách hàng và thông tin cập nhật vào hệ thống của giao dịch viên;
o Yêu cầu sửa đổi, bổ sung các thông tin (nếu có). Giao dịch viên quay lại bước 3 và thực hiện lại;
o Phê duyệt trên hệ thống, ký chứng từ và trả lại cho giao dịch viên.
Bước 5: Chi trả cho khách hàng
o Căn cứ vào chứng từ kiểm soát viên đã duyệt, giao dịch viên tiến hành chi trả
tiền cho khách hàng;
o Nếu là chi bằng tiền mặt thì thực hiện theo đúng nguyên tắc chi tiền mặt. Khi vượt hạn mức thì chuyển giao dịch cho quỹ chính xử lý;
o Nếu là chi qua chuyển khoản thì giao dịch chi trả cho khách hàng đã hoàn tất khi kiểm soát viên phê duyệt. Giao dịch viên có thể in báo cáo để làm căn cứ
xác nhận đã chi trả khi khách hàng yêu cầu;
o Yêu cầu khách hàng kiểm tra và ký nhận gốc, lãi chi trả;
o Sau khi xong các thủ tục thì trả lại giấy tờ tùy thân cho khách hàng.
Bước 6: Ghi sổ quỹ
Bước 7: Luân chuyển và lưu chứng từ
o Nếu chưa tất toán toàn bộ sổ: Lưu thẻ lưu trở lại vào các kẹp đựng thẻ lưu. Kẹp đựng thẻ lưu cần
được sắp xếp theo ngày tháng, số sổ tiết kiệm
để dễ tìm kiếm khi cần thiết;
o Chứng từ chi tiền tiết kiệm kèm với sổ tiết kiệm
đã được tất toán (nếu có) và chứng từ liên quan với món giao dịch của sổ tiết kiệm trong ngày
được kẹp trong tập chứng từ riêng của nghiệp vụ tiết kiệm;
o Nếu có món chi vượt hạn mức được thực hiện tại quỹ chính thì photo 1 bản sao bảng kê tiền lĩnh của khách hàng chuyển quỹ chính để lưu.
Quy trình xử lý mất, hỏng sổ tiết kiệm theo thông báo của khách hàng
Bước 1: Khách hàng tới thông báo mất sổ tiết kiệm hoặc hư hỏng sổ, xuất trình giấy tờ tùy thân và sổ hỏng (nếu có);
Bước 2: Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ theo mẫu thông báo mất sổ tiết kiệm (03 liên) và ký xác nhận. Tìm thẻ lưu đểđối chiếu kiểm tra thông tin chữ ký và các thông tin cơ bản về sổ như tiền, số seri của sổ, ngày tháng năm… Chỉ chấp nhận xử lý tiếp khi các yếu tốđầy đủ, hợp lệ;
Bước 3: Giao dịch viên phong tỏa sổ tiết kiệm. Trường hợp sổđang được phong tỏa trước đó (do mục đích bảo đảm tiền vay, mục đích bảo đảm hay nghi ngờ
khác…) cần thông báo cho bộ phận phát sinh nghiệp vụ phong tỏa đó để cập nhật. Thời hạn phong tỏa là 30 ngày;
Bước 4: Chuyển chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt phong tỏa;
Bước 5: Chuyển 1 liên giấy báo mất, báo hỏng có xác nhận của ngân hàng về việc mất sổ tiết kiệm cho khách hàng, hẹn thời gian xử lý (trả gốc, lãi hoặc cấp lại sổ
mới), sớm nhất là 30 ngày sau khi khách hàng có thông báo. Ngân hàng có quyền từ chối trách nhiệm nếu có thiệt hại cho khách hàng xảy ra trong vòng 3 giờ kể từ
khi làm xong thủ tục khai báo. Tuy nhiên, giao dịch viên cần chú ý khai báo phong tỏa càng sớm càng tốt để tránh rủi ro;
Bước 6: Chuyển 1 liên giấy báo mất, báo hỏng cho đơn vị trực tiếp phát hành sổ
cho khách hàng. Tiến hành thông báo toàn hệ thống (qua điện thoại hoặc email) về
việc mất sổ, hỏng sổ. Lưu 1 liên tại kẹp theo dõi sổ mất, sổ hỏng và sổ tiết kiệm hỏng do khách hàng nộp lại tại đơn vị nhận thông báo; 2 đơn vị đều phải mở sổ
ghi chép;
Bước 7: Thực hiện xử lý sau khi thông báo mất, hỏng sổđến hạn – giải quyết theo 1 trong 2 cách tùy theo yêu cầu của khách hàng khi báo mất, hỏng:
o Cách 1: Thanh toán gốc, lãi sổ tiết kiệm cũ và trả tiền cho khách hàng, cách tính và tất toán như với sổ rút bình thường tại thời điểm xử lý;
o Cách 2: Cấp lại sổ mới với seri mới và các thông tin khác giống như sổ cũđã bị
mất và đóng dấu “CẤP LẠI”. Thủ tục tương tự cấp sổ mới thông thường. Sổ cũ
hết hiệu lực;
Thu phí liên quan theo biểu phí hiện hành của ngân hàng.
Trường hợp sau khi báo mất khách hàng tìm lại sổ thì phải nộp lại ngay cho
Nếu chưa cấp sổ mới thì giải tỏa sổ cũ và thông báo lại về hoạt động bình thường của sổ;
Nếu đã cấp sổ mới hoặc đã lĩnh tiền tất toán sổ thì sổ tiết kiệm được nộp trả
lại cho đơn vị phát hành sổđể kẹp vào kẹp theo dõi sổ mất, hỏng.
Bước 8: Sau khi hoàn tất việc chi trả hoặc cấp lại sổ, lưu toàn bộ giấy báo mất (hỏng), sổ hỏng (nếu có), bản photo sổđã cấp mới hoặc chứng từ liên quan đến chi trả sổ mất (hỏng) vào kẹp theo dõi và sổ ghi chép. Thẻ lưu sổ cấp mới lưu lại hồ sơ
thẻ lưu như bình thường. 2.2.2.3. Quy trình kế toán tiền gửi tiết kiệm Kế toán tiền gốc Khách hàng nộp tiền mặt để gửi tiết kiệm: Nợ TK 1011, 1031 Có TK 4231, 4241, 4232, 4242… Khách hàng nhận tiền từ các khách hàng khác để gửi tiền tiết kiệm: Nợ TK 5012, 1113, 5212 Các hình thức thanh toán vốn giữa các NH Có TK 4231, 4241… Số tiền khách hàng gửi tiết kiệm Khách hàng chuyển hạn tiền gửi tiết kiệm: Nợ TK 4232, 4242… Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Có TK 4231, 4241… Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn Khách hàng rút tiền gửi tiết kiệm: Nợ TK 4231, 4241, 4232, 4242… Số tiền khách hàng gửi tiết kiệm Có TK 1011, 1031 Tiền mặt bằng VND hoặc ngoại tệ Kế toán lãi phải trả của tiền gửi tiết kiệm
Hàng tháng ngân hàng tính lãi phải trả cho khách hàng: Nợ TK 801 Trả lãi tiền gửi
Có TK 491 Lãi phải trả cho tiền gửi
Ngân hàng thanh toán tiền lãi cho khách hàng khi đến hạn:
Nợ TK 491 Số tiền lãi thanh toán cho khách hàng Có TK 1011, 1031 Tiền mặt, ngoại tệ