3.2.2.2.1 Tìm hiểu về HTKSNB tại đơn vị ABC
Môi trường kiểm soát
Tính chính trực, các giá trị đạo đức, hành vi ứng xử của các nhà quản lý cấp cao
Quy tắc ứng xử:
Công ty đang trong quá trình đưa ra một bộ quy tắc ứng xử chính thức bằng văn bản. Ngày 2 tháng 11 năm 2015, Tổng Giám đốc (Chủ tịch) ban hành Quyết định số 3042/ QĐ-
Trang 53
Khóa luận tố t nghiệp GVHD: Ths.
ABCHCM hướ ng dẫn về việc xây dự ng bộ Quy tắc ứng xử chính thức. Ban điều hành nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đạo đức và cam kết thực hi ện công việc với giá trị đạo đức đã cam kết, đặc biệt là các trường hợp liên quan đến mâu thuẫn về quyền lợi trong các giao dịch với bên liên quan và hành vi vi phạm pháp luật.
Công ty đã xây dựng và thực hiện HTKSNB chi tiết với các mục tiêu sau:
- Hệ thống kế toán và thông tin kế toán hiệu quả;
- Các nhân viên của Công ty có khuynh hướng duy trì việc làm của họ với ABC đến khi nghỉ hưu;
- Tỷ lệ lợi nhuận cao, kiểm toán nội bộ phát huy hiệu quả trong việc giám sát các hoạt đông kiểm soát trong đơn vị;
- Phân chia nhiệm vụ giữa trách nhiệm tiếp cận thông tin và xử lý thông tin;
- Theo dõi đầy đủ các kiểm soát, bao gồm kiểm soát tự động và kiểm soát đối với BCTC
Các BCTC hàng quý phải được báo cáo cho Hội đồng quản trị, Hội đồng cổ đông và Ban giám sát đề theo dõi tình hình hoạt động của đơn vị. Đơn vị có một cấu trúc tổ chức được xác định rõ ràng, bao gồm các chính sách và thủ tục liên quan đến vấn đề tuyển dụng, khuyến mãi và bồi thường cho các nhân sự chủ chốt.
Ngoài ra, công ty đã thiết lập các biện pháp kiểm soát sau đây để ngăn chặn việc chiếm dụng tài sản của công ty có thể gây ra một sai sót trọng yếu của BCTC:
- Phân công, phân nhiệm một cách rõ ràng;
- Phân quyền trong quản lý tài sản, và;
- Thiết lập hệ thống an ninh bảo vệ tài sản của công ty.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến tính chính trực, các giá trị đạo đức và hành vi ứng xử của các nhà quản lý cấp cao.
Ý thức quản lý và phong cách điều hành
Các nhà quản lý hành động với sự chính trực và theo những tiêu chuẩn đạo đức cao. Những nhà quản lý được các nhân viên tôn trọng và tin tưởng. Mặc dù, công ty chưa có một bộ quy tắc ứng xử đạo đức chính thức, công ty vẫn nhận thực được vấn đề này và có những hành động đúng đắn để tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn đạo đức, đặc biệt trong các trường hợp mâu thuẫn quyền lợi, giao dịch của các bên liên quan, và các hành vi bất hợp pháp khác.
Các nhà quản lý rất chú trọng đến việc đảm bảo kiểm soát nội bộ phù hợp với yêu cầu của các quy định và yêu cầu của Tổng công ty.
Công ty duy trì HTKSNB, thường xuyên xem xét các báo cáo của công ty. Các khóa đào tạo được tổ chức thường xuyên nhằm nâng cao năng lực của nhân viên và cập nhật các kiển thức mới, tham gia các khóa đào tạo do công ty mẹ tổ chức.
Sứ mệnh của công ty
Với đặc điểm phân phối điện ở Việt Nam do Bộ Công Thương quản lý và kiểm soát, kế hoạch kinh doanh dài hạn của Công ty, sứ mệnh của Công ty là phù hợp với kế hoạch chung của Việt Nam và Thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty cam kết thực hiện kế hoạch đã đề ra nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu mà Bộ Công Thương Việt Nam đưa ra theo QĐ 3663/TB-SCT ngày 9 tháng 6 năm 2011. Bên
Khóa luận tố t nghiệp GVHD: Ths.
cạnh đó, đơn vị ABC cam kết tuân thủ giá bán điện theo quy định của Bộ Công Thương việt Nam với giá bán mới nhất là 1.622 đồng/Kwh áp dụng từ ngày 16 tháng 3 năm 2015.
Chính sách kế toán áp dụng
Các nguyên tắc kế toán được áp dụng phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng với hướng dẫn chi tiết từ Công ty mẹ về các giao dịch cụ thể. Dựa trên thảo luận của kiểm toán viên kết hợp với Sổ tay Quản lý và Kế toán được cung cấp, kiểm toán viên nhận thấy rằng các nguyên tắc kế toán Ban Giám đốc áp dụng cũng như các ước tính kế toán là thích hợp với các chuẩ n mực kế toán hi ện hành. Đối với tất cả các giao dịch có thể có khả năng ảnh hưởng trọng yếu đến việc lập và trình bày BCTC, Ban giám đốc đều đã tham vấn với kiểm toán viên.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến ý thức quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý trong môi trường kiểm soát của đơn vị.
Sự cam kết về năng lực
Công ty tập trung đào tạo nhân viên và xây dựng lực lượng lao động mạnh mẽ cho sự phát triển của Công ty như đã nêu ở trên.
Công ty có đội ngũ nhân viên kế toán, tài chính và nhân sự phù hợp để xử lý các giao dịch và hoạt động hàng ngày. Cán bộ được đào tạo với kiến thức cập nhật về VAS, IFRS và các quy định hiện hành về thuế, kế toán và tài chính. Các khóa đào tạo được cung cấp chủ yếu từ Công ty mẹ và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến các cam kết về năng lực của đơn vị ABC.
Sự tham gia quản lý và giám sát của Hội đồng quản trị vào hoạt động của doanh nghiệp
Có sự phân chia trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng cho Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và bộ phận Kiểm toán nội bộ. Một kênh thông tin liên lạc mở được thiết lập cho việc trao đổi giữa các bộ phận trong Công ty với nhau. Thư ký HĐQT là kênh truyền thông giữa HĐQT với các bộ phận khác trong công ty. Hội đồng quản trị tại đơn vị ABC gồm có 5 thành viên như đã có đề cập ở phần trên.
Người giám sát hoạt động tại đơn vị ABC là đại diện của Tổng Công ty mẹ. Bà sẽ đánh giá thành tích của Công ty trên cơ sở so sánh kết quả thực tế đạt được với kế hoạch Hội đồng quản tr ị đã đề ra. Với sự hỗ trợ của Phòng Ki ểm toán Nội bộ, trong việc xem xét và đánh giá các quy trình chính của Công ty, hay trực tiếp đến thăm các nhà máy, chi nhánh để phát hiện các rủi ro tiềm ẩn hoặc sai sót, và đưa ra các kiến nghị thích hợp cho HĐQT một cách kịp thời. Định kỳ, Giám sát viên xem xét lại BCTC để kiểm tra sự hợp lý của các thông tin tài chính và ảnh hưởng của các sai sót đến BCTC của đơn vị. Công ty cũng đã phối hợp với kiểm toán viên độc lập bên ngoài để xem xét tác động của những sai sót đến BCTC và tiến hành giám sát các sửa chữa của những sai sót và tham vấn khuyến nghị của kiểm toán viên.
Hội đồng Quản trị tiến hành các cuộc họp thường xuyên (tối thiểu mỗi tháng một lần) để đưa ra những chính sách phù hợp nhằm kịp thời thực hiện nghị quyết của Hội đồng Quản trị cũng như thông tin liên lạc với các sở, các cổ đông trong và ngoài nước. Người
Trang 55
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Ths.
giám sát thảo luận với Hội đồng Quản trị thường xuyên về tình hình tuân thủ chính sách tài chính cũng như Điều lệ của Công ty.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến sự tham gia quản lý và giám sát của Hội đồng quản trị vào hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Xét về quy mô và tính phức tạp của đơn vị, cơ cấu tổ chức của Công ty được đánh giá là phù hợp. Phân chia trách nhiệm, quyền hạn hợp lý theo dòng công việc thông qua việc thực hiện một tổ chức ma trận. Mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng giúp các cá nhân nhận thức được trách nhiệm và nhiệm vụ của mình trong đơn vị.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận r ằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khi ếm khuyết nào liên quan đến cơ cấu tổ chức, phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong đơn vị ABC.
Các chính sách và thực tiễn liên quan đến nhân sự và quy trình tuyển dụng. Việc tuyển dụng nhân viên mới sẽ phải tuân theo chính sách tuyển dụng để đảm bảo rằng nhân viên mới có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm về vị trí của họ và đạo đức nghề nghiệp tốt cùng với mong muốn làm vi ệc lâu dài cho Công ty. Về lâu dài, Công ty muốn sử dụng nguồn nhân lực ở địa phương vì tính ổn định và trình độ cao. Công ty có một chính sách ưu đãi cho nhân viên địa phương có phẩm chất tốt và đạo đức nghề nghiệp.
Trong năm 2016 và 2017, công ty đã tổ chức nhiều khóa đào tạo cho các nhà quản lý, các nhân viên trong công ty về các vấn đề liên quan đến hệ thống mới mà công ty đang áp dụng hiệ n nay – ERP. Bên c ạnh đó, tập trung đào tạo chuyên môn cho cán bộ kế toán – tài chính về các kiến thức phục vụ cho kế hoạch chuyển đổi từ VSA sang IFRS vào đầu năm 2017. Trong năm 2017, công ty mẹ và các công ty con trong tập đoàn, trong đó có công ty Cổ phần ABC HCM đã tổ chức nhiều buổi hướng dẫn cho cán bộ kế toán về việc sử dụng hệ thống ERP vào công tác kế toán.
Chính sách an toàn lao động là chính sách quan trọ ng nhất của Công ty. Công ty tập trung đào tạo về an toàn lao động trước khi bắt đầu làm việc và cung cấp trang thiết bị an toàn lao động như áo sơ mi, mũ, giày dép, kính tùy thuộc vào yêu cầu làm việc của họ.
Công ty đưa ra các quy tắc về an toàn lao động và vệ sinh môi trường, tiến hành kiểm tra an toàn công việc thường xuyên tại các công trường. Công ty thành lập Ban An toàn Lao động để thực hiện Hệ thống An toàn Lao động và giám sát việc tuân thủ chúng tài các công trường.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến các chính sách liên quan đến nhân sự và quy trình tuyển dụng tại đơn vị ABC.
Đánh giá rủi ro
Ban Giám đốc chịu trách nhiệm xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến Tập đoàn. Định kỳ hàng năm, Ban giám đốc sẽ tiến hành đánh giá lại rủi ro mà công ty đang phải đối mặt dựa trên tình hình nên kinh tế thị trường cũng như kết quả kinh doanh của năm vừa qua. Sau đó, Ban giám đốc sẽ tiến hành lên kế hoạch hoạt động cho cả năm và dự kiến ngân sách cho năm hoạt động, đồng thời đưa ra những biện pháp xử lý để đối phó với từng rủi ro mà công ty sẽ phải đối mặt theo như dự kiến.
Hoạt động giám sát
Trang 56
Khóa luận tố t nghiệp GVHD: Ths.
Kiểm toán và giám sát nộ i bộ
Kiểm toán nộ i bộ giám sát việc khắc phục nhữ ng thi ếu sót được xác định. Kiểm toán nội bộ cũng báo cáo thường xuyên cho Ban Quản lý về số lượng và tính chất của những thiếu sót trong đơn vị. Kiểm toán nội bộ thực hiện phép thử Walkthrough và kiểm tra các kiểm soát tại các địa điểm khác nhau mỗi năm. Các thiếu sót được xác định bởi kiểm toán nội bộ cũng sẽ được báo cáo cho HĐQT.
Giám sát viên thực hiện đánh giá BCTC hàng quý và thực hiện phép thử Walkthrough để kiểm tra các kiểm soát tại các địa điểm khác nhau vào mỗi năm. Những thiếu sót do Giám sát viên xác định cũng được báo cáo cho Công ty mẹ.
Kiểm toán viên độc lập
Các phát hiện của kiểm toán viên độc lập có liên quan đến HTKSNB của Công ty sẽ được báo cáo trong thư quản lý.
Kết luận: Dựa trên kinh nghiệm của kiểm toán viên và các thông tin thu thập được, kiểm toán viên kết luận rằng không có bất kỳ các thiếu sót hay khiếm khuyết nào liên quan đến các giám sát của công ty ABC.
Thông tin và truyền thông
Nhà quản lý duy trì, truyền đạt và giám sát các mục tiêu rõ ràng về ngân sách, lợi nhuận và các mục tiêu hoạt động tài chính khác cho các thành viên trong công ty. Nhà quản lý đánh giá các chỉ tiêu tài chính quan trọng (ví dụ: ngân sách, lợi nhuận, mục tiêu tài chính, mục tiêu hoạt động bao gồm các tỷ lệ đáng kể như tỷ số thanh toán ngắn hạn, đòn bẩy ...) hàng quý và xác định các sự khác biệt đáng kể. Sự khác biệt được điều tra và các hành động khắc phục thích hợp được thực hiện.
Bên cạnh đó, tại đơn vị có một số kênh truyền thông mà thông qua đó các vấn đề liên quan đến vi phạm quy định hay các hành vi gian lận có thể sẽ được báo cáo bằng cách gửi email nặc danh đến cho Kiểm toán và Giám sát nội bộ. Công ty có bộ phận Kiểm toán và Giám sát nội bộ riêng biệt, trong đó Giám sát nội bộ hoạt động với tư cách là đại diện của công ty mẹ.
Hoạt động kiểm soát
Các nhóm giao dịch quan trọng phát sinh trong kỳ (Significant Class of Transactions – SCOTs)
Qua tìm hiểu về đơn vị, kiểm toán viên đã xác định được các nhóm giao dịch quan trọng phát sinh trong kỳ tại Tổng Công ty Cổ phần ABC HCM như sau:
- Nhóm giao dịch phát sinh liên quan đến thu chi tiền tại đơn vị;
- Quy trình lập BCTC (FSCP) sẽ trình bày ở phần tiếp theo của bài nghiên cứu;
- Nhóm giao dịch phát sinh liên quan đến hàng tồn kho và phương pháp xác định giá vốn tại đơn vị;
- Quy trình mua sắm và thanh lý tài sản cố định, và;
- Quy trình bán hàng và ghi nhận doanh thu cũng như công nợ tại đơn vị ABC.
Trang 57
liên quan khác được đơn vị áp dụng.
Ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán
Tổng công ty Cổ phần ABC HCM áp dụng mới Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiêp (ERP) vào trong hoạt động kinh doanh của đơn vị mình t ừ năm 2016. Một rủi ro được nhận dạng do sự thay đổi này là việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có thể chưa đầy đủ và chính xác.
Quá trình xử lý thông tin, các giao dịch chủ yếu dựa vào hệ thống CMIS và hệ thống ERP. Dữ liệu liên quan đến các giao dịch hằng ngày của đơn vị sẽ được ghi nhận vào trong hệ thống CMIS, POS và các kênh thanh toán của hệ thống ngân hàng và sau đó dữ liệu sẽ được chuyể n sang hệ thống CMIS. Tiếp theo, hệ thống CMIS sẽ tiến hành xử lý và chuyển số tổng của các giao dịch sang hệ thống ERP.
Có thể thấy, đơn vị ABC có ứng dụng công nghệ thông tin một cách mạnh mẽ vào trong hoạt động kinh doanh nói chung, cũng như công tác kế toán tại đơn vị nói riêng. Chính vì lý do đó, kiểm toán viên đặc biệt lưu ý vấn đề này, cũng như tìm hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của việc ứ ng dụ ng hệ thống đến công tác kế toán tại đơn vị. Từ đó, đánh giá rủi ro xảy ra các sai sót trọng yếu trên báo cáo có thể xảy ra từ hệ thống công ty đang sử dụng.