CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TY TNHH DỆT NHÃN JUNMAY
1. Giới thiệu về công ty TNHH dệt nhãn Junmay
1.4. Sơ đồ và nhiệm vụ các phòng ban
Mô hình hoạt động của công ty TNHH JUNMAY là mô hình của một công ty tư nhân do Giám đốc quản lý, mỗi bộ phận phòng ban được trao nhiệm vụ, quyền hạn nhất định về các hoạt động của bộ phận mình phụ trách. Nhân viên cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên.Tất cả nhân viên trong Công ty phải phục tùng mệnh lệnh của Giám đốc. Sau đây là sơ đồ mô tả mô hình hoạt động của công ty:
Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban. Giám đốc.
Quyết định phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chủ trương đầu tư lớn của Công ty.
Quyết định bổ nhiệm, bãi miễn các chức danh quản lý trong Công ty như các vị trí Trưởng (Phó) Phòng nghiệp vụ và các vị trí quản lý khác. Phê duyệt kế hoạch đào tạo cán bộ, các chuyến công tác nước ngoài…
Quyết định các biện pháp bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tự trong Công ty.
Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ Công ty. Ký hợp đồng lao động với người lao động trong Công ty.
Tuỳ tình hình hoạt động thực tế của Công ty, Giám đốc có thể uỷ quyền cho phó Giám đốc hoặc trưởng phòng (ban) nghiệp vụ thực hiện một số công việc nhất định.
Các Phó Giám đốc Công ty là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công.
Được Giám đốc phân công phụ trách về công tác tài chính, sản xuất kinh doanh toàn Công ty, điều hoà kế hoạch tài chính, hướng dẫn và kiểm tra các hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng trong và ngoài nước.
Tham mưu cho Giám đốc về tình hình sử dụng vốn có hiệu quả, tổng hợp và báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ cho Giám đốc.
Kiểm tra và hướng dẫn công tác sổ sách kế toán và các chứng từ kế toán, chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc về các vấn đề liên quan đến sử dụng vốn của Công ty.
Thay mặt Giám đốc giải quyết các vấn đề được Giám đốc uỷ quyền. Phòng kế toán.
Tổ chức hoạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Côngty theo quy định của Nhà nước.
Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho Ban Giám đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của Công ty.
Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, khoa học về các số liệu sử dụng nguồn vốn, làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược sử dụng vốn của Ban Giám đốc.
Theo dõi các khoản công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hoặc hình thức thanh toán khác, thực hiện công tác đối nội, đối ngoại và thanh toán quốc tế.
Thực hiện chế độ quyết toán theo định kỳ quy định đúng tiến độ, tham gia cùng các phòng nghiệp vụ khác để hoạch toán chi phí cho từng công đoạn sản xuất trong các kỳ theo quy định, làm cơ sở để Ban Giám đốc nắm chắc nguồn vốn.
Theo dõi hàng hóa xuất nhập, tài sản, công cụ dụng cụ của Công ty, định kỳ kiểm kê tài sản đã giao cho các bộ phận kể cả các dụng cụ rẽ tiền mau hỏng.
Quản lý các hoạt động kinh tế về mua sắm vật tư hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu.
Tham mưu cho Ban Giám đốc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, thường xuyên tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho các phòng nghiệp vụ có quan hệ thanh toán nội bộ và thanh toán với các đối tác bên ngoài theo quy trình, quy định.
Các chức danh đảm nhiệm công việc cụ thể của từng nhân viên trong phòng Kế toán sẽ do Kế toán trưởng phân công.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ của Công ty có liên quan để xây dựng kế hoạch giá thành theo thời điểm, kế hoạch tài chính,..Tùy vào công việc và lĩnh vực cụ thể, Kế toán trưởng lập quy trình hướng dẫn cụ thể để các phòng nghiệp vụ phối hợp thực hiện đúng quy định.
Phòng kinh doanh.
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn trình Ban Giám đốc phê duyệt, báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo định kỳ do Ban Giám đốc quy định.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ của Công ty có liên quan để xây dựng kế hoạch giá thành theo thời điểm, tài chính, kho hàng, vận chuyển, kế hoạch sản xuất, tiếp thị…lập kế hoạch về nguyên liệu, bao bì… cần cho sản xuất.
Khai thác thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước, tìm khách hàng thương lượng đàm phán để lấy đơn hàng cho Công ty, tham mưu cho Ban Giám đốc ban hành lệnh sản xuất theo đơn hàng đã ký, trực tiếp trả lời những thắc mắc của khách hàng. Thực hiện và lưu trữ các thủ tục xuất nhập hàng hóa.
Kiểm tra và theo dõi tiến độ, mức độ hoàn thành các lệnh sản xuất đã phát hành, tổng hợp và báo cáo kịp thời đến Ban Giám đốc tình hình thực hiện các lệnh sản xuất, nhằm giúp cho Ban Giám đốc phát hiện và khắc phục kịp thời những phát sinh nếu có.
Quản lý các hoạt động kinh tế về mua sắm vật tư hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu. Hỗ trợ Phòng tài chính về tiến độ thanh toán tiền bán hàng của khách hàng nước ngoài.
Tham gia vào lĩnh vực kỹ thuật chế biến sản phẩm nhằm mục đích thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Công việc cụ thể của từng nhân viên phòng Kinh doanh sẽ do trưởng phòng Kinh doanh và Phó Giám Đốc phụ trách phân công. Tùy vào công việc phụ trách Phòng Kinh doanh cần những thông tin và sự hỗ trợ từ các phòng nghiệp vụ khác sẽ thực hiện
theo quy chế phối hợp do trưởng phòng Kinh doanh soạn thảo và trình Giám đốc phê duyệt.
Phòng tổ chức hành chính
Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với nhu cầu phát triển của Công ty.
Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết các chế độ tuyển dụng và thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỹ luật khen thưởng; là thành viên thường trực của Hội đồng TĐKT và HĐKL của Công ty
Quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Ban Giám đốc quyết định bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo và các chức danh quản lý.
Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ trong toàn Công ty.
Quản lý lao động, tiền lương cán bộ công nhân trong Công ty.
Nghiên cứu và tổ chức lao động có khoa học, xây dựng các định mức lao động, giá nhân công lao động trên đơn vị sản phẩm.
Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chánh và con dấu, lưu trữ các loại tài liệu của Công ty.
Xây dựng công tác bảo vệ an ninh trật tự nội bộ, bảo vệ môi trường vệ sinh khu vực và công tác phòng cháy chữa cháy.
Theo dõi pháp chế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty…
Tham mưu chính về các vấn đề sử dụng lao động có liên quan đến pháp luật, chế độ chính sách cho người lao động.
Phòng kỹ thuật và kiểm nghiệm.
Tham mưu cho Ban Giám đốc ban hành các quy định tiêu chuẩn kỹ thuật trong các công đoạn sản xuất.
Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra trong việc thực hiện các sản phẩm theo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo đúng cam kết với khách hàng và các quy chuẩn của luật pháp.
Thường xuyên cập nhật những thông tin về các tiêu chuẩn chất lượng của các cơ quan chức năng có liên quan để tham mưu đến Ban Giám đốc ban hành chính sách quản lý chất lượng phù hợp.
Quản lý chất lượng sản phẩm, thực hiện các thủ tục quy định về quản lý chất lượng theo quy định của các cơ quan chức năng có liên quan.
Xây dựng các chương trình, hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm.
Liên hệ đăng ký cơ quan chức năng kiểm tra hàng xuất khẩu. Phối hợp các Phòng (ban) liên quan giải quyết các vướng mắc về chất lượng sản phẩm với các cơ quan chức năng bên ngoài.
Công việc cụ thể của từng thành viên Phòng Kỹ thuật và kiểm nghiệm sẽ do Trưởng phòng phân công. Là Bộ phận chịu trách nhiệm chính trước Ban Giám đốc về các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực kỹ thuật sản xuất và chất lượng sản phẩm.
Trưởng phòng Kỹ thuật và kiểm nghiệm xây dựng qui chế phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ khác trong Công ty để phối hợp hoạt động.
Ban điều hành sản xuất.
Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đúng tiến độ và các yêu cầu kỹ thuật.
Quản lý các định mức kỹ thuật, tiêu hao nguyên vật liệu…trong mỗi công đoạn chế biến. Báo cáo tổng hợp, phân tích chất lượng nguyên vật liệu đưa vào sản xuất làm cơ sở cho Ban Giám đốc định hướng xây dựng vùng nguyên liệu.
Quản lý chất lượng, số lượng vật tư hàng hóa khi nhập kho cung ứng cho sản xuất.
Phối hợp cùng phòng Kỹ thuật - Kiểm nghiệm cải tiến qui trình sản xuất, cải tiến và đa dạng hóa sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và hạ giá thành sản phẩm.
Hướng dẩn, kiểm tra quy trình kỹ thuật, quy trình công nghệ chế biến các sản phẩm qua từng công đoạn, tình trạng vệ sinh thiết bị công cụ, dụng cụ.
Liên hệ với các Phòng có liên quan để điều hòa kế hoạch sản xuất là Bộ phận điều hành và chịu trách nhiệm chính trước Ban Giám đốc về các vấn đề phát sinh trong tiến độ sản xuất và hoạch định sản xuất.
Được Giám đốc ủy quyền quyết định để giải quyết các phát sinh trong lĩnh vực được phân công phụ trách - Quản Đốc sản xuất xây dựng quy chế làm việc và phân công nhân sự đảm trách công việc để hoàn thành nhiệm vụ được giao theo quy định.
Tổ cơ điện.
Quản lý, vận hành và đảm bảo tình trạng hoạt động của các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất và phục vụ hoạt động hàng ngày của toàn Công ty theo yêu cầu.
Quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật về điện, nước, nhiên liệu…trong quá trình sản xuất kinh doanh và hoạt động của toàn Công ty.
Nghiên cứu cải tiến thiết bị, máy móc nhằm nâng cao năng suất, giảm điện tiêu thụ.
Tổ chức các chương trình bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo định kỳ.
Tổ chức các khóa huấn luyện về vận hành, bảo trì, các thiết bị máy móc trong Công ty.
Tổ trưởng tổ Cơ điện phân công trách nhiệm từng cá nhân trong tổ và xây dựng quy chế phối hợp với các Phòng nghiệp vụ khác trong khi thực hiện công việc được giao.