- Các chứng từ liên quan khác: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng,
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại, và nguyên nhân
3.1.2.1. Trong kế toán tài chính
Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nhìn chung được tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, tuy nhiên trong bộ máy kế toán, một nhân viên đảm nhiệm nhiều công việc. Do đó nhân viên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình làm việc và việc xử lý số liệu cũng như các công việc còn chậm.
Việc tổ chức không gian trong phòng kế toán chưa thật sự hợp lý, kế toán trưởng không có phòng làm việc riêng, không gian làm việc chung khá chật hẹp vì tất cả các nhân viên kế toán chỉ làm việc trong một phòng nhỏ. Như vậy, chưa tạo được sự thoải mái hoàn toàn trong quá trình làm việc cho nhân viên.
Về tài khoản sử dụng
Tài khoản 511-“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có năm tài khoản cấp hai là 5111-“Doanh thu bán hàng hóa”; 5112-“Doanh thu bán các thành phẩm”; 5113- “Doanh thu cung cấp dịch vụ”, 5114-“Doanh thu trợ cấp, trợ giá”; 5117-“Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư”. Tuy nhiên, khi phản ánh doanh thu, doanh nghiệp không chi tiết thành các tài khoản cấp hai như vậy mà phản ánh chung trên tài khoản 511(5111). Điều này gây một hạn chế đó là: công ty không xác định được doanh thu của loại hàng hóa, dịch vụ nào chiếm tỷ trọng lớn trên tổng doanh thu, để từ đó có hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn.
53
Tài khoản 642- “Chi phí quản lý kinh doanh” bao gồm hai tài khoản cấp hai là chi phí bán hàng và chi phí quản lý, mỗi tài khoản cấp hai này bao gồm những khoản mục chi phí tùy theo yêu cầu mà kế toán ha ̣ch toán chi tiết. Tuy nhiên kế toán ta ̣i công ty lại không phản ánh chi tiết thành hai tài khoản cấp hai mà chỉ phản ánh trên tài khoản tổng hợp. Do vâ ̣y mà hai khoản mực này không có sự tách biê ̣t rõ ràng trong khi số phát sinh trong kỳ là khá lớn, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến viê ̣c theo dõi và kiểm soát chi phí của doanh nghiê ̣p.
Về trích lập các khoản dự phòng
Công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Trong khi đó, công ty kinh doanh chủ yếu các mặt hàng trong lĩnh vực vật liệu xây dựng như: gạch, ngói, xi măng, thép… Đặc điểm của loại hàng này là có giá cả biến động thất thường không ổn định tùy theo cung cầu trên thị trường và các chính sách kích cầu của Nhà nước. Hiện nay, ngành vật liệu xây dựng đang là một ngành rất phát triển. Đây còn là đầu vào của các ngành kinh tế khác như công nghiệp nặng, bất động sản, xây dựng, điện, than…, vì vậy ngày càng có nhiều doanh nghiệp kinh doanh về mặt hàng này. Do đó, ngoài mặt chất lượng tốt thì giá cả cung ứng thấp là một lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Mặt khác, công ty thường bán hàng và cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, nên khách hàng khi mua thường không thể trả tiền ngay hoặc trả hết trong một lần, dẫn đến công ty luôn tồn tại một số lượng lớn các khoản phải thu. Việc không tiến hành trích lập các khoản dự phòng đồng nghĩa với việc công ty không dự kiến trước các tổn thất. Do vậy, khi những rủi ro kinh tế bất ngờ xảy ra thì công ty khó có thể xử lý kịp thời. Khi đó, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty sẽ chịu những ảnh hưởng nặng nề hơn với những tổn thất không đáng có, ảnh hưởng đến việc phân tích, đánh giá hoạt động cũng như tình hình tài chính. Trong khi nếu trước đó công ty đã có kế hoạch tạo lập các nguồn kinh phí trang trải cho những rủi ro này thì những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của công ty sẽ giảm đi đáng kể.
Về sổ kế toán
Theo tìm hiểu thực tế cũng như theo dõi sổ tổng hợp các TK 511, 632 ta thấy chủng loại hàng hóa và dịch vụ mà công ty đang bán và cung ứng trên thị trường là rất
54
đa dạng và phong phú, nhưng kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Cái các TK 511, 632…mà không mở sổ chi tiết và ghi nhận vào các sổ chi tiết.
Vì vậy, không thể đối chiếu, so sánh vào cuối kỳ về hoạt động tiêu thụ của từng nhóm sản phẩm và các loại dịch vụ đã cung cấp. Đồng thời, không mở sổ kế toán chi tiết sẽ ảnh hưởng đến việc theo dõi của nhân viên kế toán và chủ doanh nghiệp. Hơn nữa, khi chủ doanh nghiệp yêu cầu xem xét chi tiết về một nhóm hay một sản phẩm nào đó thì kế toán sẽ mất nhiều thời gian để tập hợp, có thể gây nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp và kết quả đạt được không cao. Do đó, việc mở sổ kế toán chi tiết là rất cần thiết đối với công ty hiện nay.
3.1.2.2. Trong kế toán quản trị
Mặc dù trong khi thực hiện chế độ kế toán, công tác Kế toán quản trị đã phần nào được bộ phận Tài chính kế toán của công ty quan tâm nhưng chưa thực sự triệt để. Mục đích của việc thực hiện kế toán xác định kết quả kinh doanh là để tổng kết lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời; từ đó chỉ ra những điểm đã làm được và những điểm còn hạn chế để kỳ sau có hướng phát triển kinh doanh tốt hơn. Các nhà quản trị cần thông tin chi tiết về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, từng loại hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp, đây là nhiệm vụ của kế toán quản trị trong doanh