V. Bố cục của đề tài
2.2Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
2. Quá trình triển khai công tác số hóa tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
2.2Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
Cuối tháng 9 vừa rồi, Trung ương Hội đã thử nghiệm số hóa 2m giá tài liệu (khoảng 10.000 trang giấy A4). Do Hội được bên công ty Giải pháp và Doanh nghiệp Viettel khuyến mại để số hóa thử nghiệm nên quy trình thực hiện số hóa tài liệu nên sẽ phải thực hiện theo quy trình của công ty họ và nhân viên bên đó sẽ thực hiện số hóa. Thông thường các công ty số hóa sẽ thực hiện theo Quyết định số 179 /QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy
trình số hóa tài liệu bao gồm 12 bước. Tùy vào mục tiêu số hóa tài liệu của Trung ương Hội nên họ đã rút ngắn chỉ còn 5 bước để phù hợp với cơ quan. Quy trình số hóa tại Trung ương Hội được diễn ra như sau:
Bước 1. Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để số hóa: bộ phận Lưu trữ đã lựa chọn 2m giá tài liệu trên tổng 15m giá tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của Khóa IX để số hóa. Tài liệu được lựa chọn để số hóa là những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của Hội. Cần phải lựa chọn tài liệu để số hóa vì không có một cơ quan nào có thể số hóa một lần hết cả kho tài liệu của mình. Tiêu chuẩn để số hóa phụ thuộc vào mục đích của cơ quan sở hữu tài liệu. Khi giao nhận tài liệu tại bước này, cán bộ Lưu trữ phải kiểm đếm số lượng tài liệu, số lượng tờ, số lượng trang trong từng tài liệu và lập biên bản bản giao nhận tài liệu kèm danh mục giữa hai bên.
Bước 2. Chuẩn bị tài liệu:
-Giao, nhận tài liệu từng tờ với nhân viên số hóa; vào sổ theo dõi xuất tài liệu; kiểm tra trật tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ.
- Lấy ra các bìa cứng, làm phẳng tài liệu ép tài liệu sao cho phẳng.
- Bóc tách từng tờ tài liệu nếu tài liệu được đóng quyển, loại bỏ ghim kẹp.
-Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt: Kiểm tra từng tờ tài liệu để xác định tình trạng tài liệu như rách, thủng, mất chữ, chữ nhòe mờ khó đọc hoặc không đọc được, nhảy số tờ, tài liệu quá khổ A4,... để lựa chọn tiêu chụp đặc biệt phù hợp. Cách khoảng 10 trang tài liệu (trang ảnh) có thể đặt lặp lại tiêu chụp có cùng nội dung. Trong một hồ sơ nếu có khoảng 30% tài liệu có cùng tình trạng vật lý, hoặc cùng loại tài liệu thì lựa chọn tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn cho cả hồ sơ (Tiêu chụp đặc biệt là bản chỉ dẫn cho người đọc biết tình trạng tài liệu, khả năng đọc rõ thông tin trên tài liệu. Có tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn cho từng tài liệu và tiêu chụp đặc biệt chỉ dẫn cho hồ sơ. Tiêu chụp đặc biệt được in trên giấy khổ A4 bằng chữ in hoa Times New Roman, cỡ chữ đủ lớn để có thể đọc được trên phim mà không cần phóng to. Tiêu chụp đặc biệt được đặt trước tài liệu cần chỉ dẫn).
-Nhận tài liệu: nhân viên thực hiện số hóa phải kiểm đếm từng tờ tài liệu và các tiêu chụp đặc biệt có trong hồ sơ.
-Vệ sinh máy quét bằng cồn và giẻ sạch
-Kiểm tra, khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện
-Thực hiện số hóa và lưu ảnh: quét lần lượt từng trang tài liệu theo chiều đứng, không làm xáo trộn trật tự sắp xếp của tài liệu và các tiêu chụp đặc biệt trong hồ sơ. Tùy vào tình trạng, kích thước của tài liệu để lựa chọn máy quét phù hợp. Đặt chế độ quét ảnh, định dạng, tùy theo tình trạng của tài liệu để điều chỉnh độ tương phản sáng, tối, độ bóng của chữ, các mức độ màu,… Khi quét xong toàn bộ tài liệu của một số hồ, thực hiện lệnh xuất files ảnh vào thư mục hồ sơ đã được tạo lập. Đặt tên file theo Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước sau đó đóng, ghim lại tài liệu gốc như ban đầu. Sau mỗi ngày làm việc phải chuyển các thư mục ảnh từ máy tính gắn với máy quét về máy chủ.
Bước 4. Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa, quét lại các ảnh không đạt yêu cầu (nếu có).
Bước 5. Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ: công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và tài liệu gốc. Chuyển hết các thư mục ảnh đã quét vào phần mềm quản lý của cơ quan. Hiện tại Trung ương Hội đang xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ cho nên khi nào phần mềm hoàn thiện bên công ty sẽ chuyển tài liệu đã số hóa vào phần mềm cho cơ quan. Bàn giao tài liệu gốc phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu trước khi số hóa. Khi bàn giao phải lập biên bản giao trả tài liệu.
Sau khi số hóa tài liệu xong thì cần phải tiến hành nhập liệu để tra tìm, tìm kiếm tài liệu được thuận tiện hơn. Công ty đã thiết kế sẵn mẫu trên Exel vì thế chỉ việc nhập dữ liệu từ ảnh tài liệu đã scan vào mẫu đó. Nhập liệu xong cần phải tiến hành kiểm tra lại tất cả các thông tin đã nhập và đối chiếu với tài liệu số.