V. Bố cục của đề tài
2. Quá trình triển khai công tác số hóa tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ
2.3 Quản lý tài liệu số hóa
Quản lý tài liệu trước và sau số hóa rất quan trọng, quản lý tài liệu lưu trữ số sẽ phức tạp hơn và phải quản lý ở mức độ cao hơn so với tài liệu truyền thống. Vì thế
cần phải đưa ra được những biện pháp quản lý tài liệu số hóa như thế nào để công tác quản lý đạt hiệu quả cao và an toàn tài liệu. Tài liệu scan đến đâu phải quản lý, kiểm tra luôn đến đó, quản lý cả tài liệu gốc lẫn tài liệu số. Tài liệu gốc phải kiểm tra, thống kê số lượng tài liệu, số lượng tờ khi bàn giao cho bên công ty số hóa, lập biên bản giao nhận tài liệu. Và khi số hóa xong, bên số công ty hóa bàn giao lại tài liệu thì cũng phải kiểm tra, đối chiếu với biên bản giao nhận ban đầu. Tài liệu gốc sau khi số hóa phải sắp xếp lại đúng trật tự ban đầu, tài liệu số phải được số hóa đúng theo yêu cầu, chất lượng tốt, đặt tên theo đúng quy định để dễ cho công tác quản lý và khai thác sử dụng. Tài liệu sau số hóa được lưu theo thứ tự các cặp, hộp của tài liệu gốc, mỗi cặp, hộp lưu trong một folder riêng để tạo thuận lợi cho quản lý, tra tìm. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự hợp tác giữa các phòng, ban với Văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản, kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc vì họ chỉ được tiếp cận với văn bản điện tử đã được số hóa, không được tiếp cận trực tiếp với tài liệu gốc như trước đây. Toàn bộ tệp tin số đã được số hóa sẽ được chuyển vào phần mềm quản lý lưu trữ chuyên dụng để lưu trữ và quản lý. Hiện nay, cơ quan Trung ương Hội đang xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ và 2m giá tài liệu mà Công ty Giải pháp doanh nghiệp đã số hóa thử nghiệm cho Hội sẽ chuyển vào phần mềm để quản lý khi phần mềm đó được xây dựng hoàn thiện.
CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SỐ HÓA TẠI
TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM