V. Bố cục của đề tài
5. Quản trị rủi ro đối với tài liệu lưu trữ số hóa
Bất kể loại hình tài liệu nào khi bảo quản cũng cần phải có các biện pháp nhằm quản trị rủi ro đối với tài liệu lưu trữ. Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam mới chỉ có biện pháp quản trị rủi ro cho tài liệu giấy, còn tài liệu lưu trữ số thì chưa có, vì thế tôi xin đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nhằm quản trị rủi ro đối với tài liệu số như sau: trước hết các tài liệu số nên được nhân bản, sao chép thành nhiều bản, lưu trữ trên các phương tiện và địa điểm khác nhau, vì quản lý tài liệu số trên nền tảng môi trường mạng, công nghệ thông tin nên thường gặp phải những nguy cơ như: lỗi thiết bị, lỗi phần mềm, lỗi truyền tin, vật mang tin và thiết bị lỗi thời, sự tấn công từ bên ngoài rồi sự tấn công từ bên trong vì thế cần phải tạo ra các bản sao bản hiểm để phòng ngừa cho các nguy cơ kể trên. Việc quản lý nhân
bản tài liệu số thường liên quan đến việc chuyển từ định dạng này sang định dạng khác. Chuyển đổi sang định dạng mới là phương án hiệu quả để chống lại rủi ro lạc hậu định dạng. Môi trường mạng rất dễ bị xâm nhập vởi virut và các hacker vì vậy cần phải xây dựng hệ hống bảo mật thông tin, triển khai hệ thống bảo mật thông tin một các có hệ thống. Cần phải quản lý chặt chẽ bảo mật, an toàn tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn công ty số hóa, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định. Đề bảo mật thông tin tài liệu cần thiết lập chế độ bảo mật chặt chẽ trước hết là bảo mật thiết bị: cài đặt mật mã cho máy tính để đảm bảo tính bảo mật và không cho người ngoài sử dụng, tiếp theo là bảo vệ dữ liệu: cần được cài bảo vệ để tránh trường hợp thông tin từ máy tính bị rò rỉ; bảo mật văn bản, tài liệu: cần bảo vệ chặt chẽ ổ cứng vì tài liệu từ ổ cứng có thể phát tán nguy hại và theo dõi quản ký bảo mật cần có một hệ thống giám sát chặt chẽ từ con người đến máy móc, thiết bị, phần mềm để tránh tình trạng thất thoát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Cơ quan cần đề cao việc bảo mật thông tin khi số hóa, tránh tình trạng phát tán thông tin một cách một cách vô tình hay cố ý của người thực hiện số hóa. Hiện nay, có nhiều cơ quan không tự số hóa mà thuê các công ty, tổ chức cung cấp các dịch vụ số hóa thực hiện, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cũng nằm trong số đó. Sự tin cậy của người thực hiện số hóa, cách thức số hóa, lưa trữ tài liệu số là yếu tố quan trọng trong quá trình bảo mật. Nếu cơ quan thuê dịch vụ số hóa thì cần phải bắt buộc họ ký cam kết bảo vệ bí mật nhà nước để đảm bảo rằng họ không tiết lộ các thông tin tài liệu của cơ quan ra bên ngoài và cơ quan nên cử một người giám sát quá trình thực hiện số hóa. Bên cạnh đó, công ty xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng cho Lưu trữ cần phải xây dựng phần mềm có tính bảo mật cao, sao lưu phục hồi để hạn chế sự xâm nhập làm rò rỉ, rủi ro mất tài liệu, để có thể lưu trữ, bảo quản tài liệu được an toàn.
KẾT LUẬN:
Số hóa tài liệu lưu trữ đang là xu thế tất yếu của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Cơ quan Trung ương Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam không nằm ngoài xu
thế đó, tuy nhiên Hội chưa tiến hành triển khai công tác này mới chỉ đang trong giai đoạn thử nghiệm và sẽ có kế hoạch số hóa trong tương lai gần. Vì thế Hội cần phải nghiên cứu, xây dựng dự án/ kế hoạch để triển khai công tác số hóa một cách cụ thể, chi tiết. Dựa vào những ưu điểm, hạn chế của số hóa tài liệu đã nghiên cứu ở trên, Trung ương Hội cần phải có các biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế để công tác số hóa tài liệu lưu trữ được hiệu quả, phù hợp với thực tiễn. Trung ương Hội cần xác định mục đích, nguyên tắc, yêu cầu, những vấn đề cần lưu ý khi triển khai số hóa. Đầu tư hạ tầng công nghệ và đầu tư đào tạo về con người phải có sự cân nhắc, chọn lọc để giảm thiểu tối đa chi phí mà vẫn hiệu quả. Cơ quan cần phải xây dựng các dự án/kế hoạch, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác số hóa để triển khai số hóa được đồng bộ, thống nhất, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Khi triển khai số hóa, cơ quan cũng cần phải nắm rõ các văn bản quy định để việc triển khai được thực hiện thống nhất và đồng bộ. Mặc dù chưa tiến hành số hóa nhưng qua quá trình thử nghiệm và quá trình nghiên cứu này có thể nhận thấy được số hóa đã góp phần nâng cao hiệu suất công việc, giảm sức người sức của, kéo dài tuổi thọ, tạo ra bản sao dự phòng rủi ro cho tài liệu, bảo đảm an toàn cho tài liệu gốc. Vì thế, Cơ quan Trung ương Hội cần phải thúc đẩy hơn nữa việc triển khai số hóa càng nhanh càng tốt trước khi Hội chuyển về trụ sở chính ở 39 Hàng Chuối. Việc chuyển kho tài liệu có khối lượng lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức hơn nữa trong quá trình sắp xếp, chuyển tài liệu đi dễ bị thất lạc, mất mát tài liệu. Số hóa tài liệu lưu trữ đã tạo ra một bản sao dự phòng rủi ro cho tài liệu, chúng ta vẫn có thể sử dụng bản sao dự phòng, nếu bản sao dự phòng được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan thì bản đó được xem là có giá trị như bản gốc. Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những yếu tố cần thiết để tiến tới mô hình “Chính phủ điện tử”, là yêu cầu thực tiến đặt ra cho ngành Lưu trữ vì thế Trung ương Hội nên sớm chính thức triển khai công tác số hóa trong tương lai gần nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
2. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ;
3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
4. Trịnh Thị Liên (2012), Báo cáo nghiên cứu khoa học “Số hóa tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng”;
5. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
6. PGS.TS Dương Văn Khảm (2017), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành Lưu trữ;
7. Nguyễn Hồng Ngọc (2017), Một số vấn đề về số hóa tài liệu tại Việt Nam
8. Th.S Nguyễn Thùy Trang (2017), Chúng ta số hóa văn bản, tài liệu để làm gì? Báo Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 9/2017;
9. Quỳnh Anh (2017), Số hóa tài liệu – xu hướng tất yếu của cách mạng 4.0.
10. Văn phòng Trung ương Đảng (2018), Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 hướng dẫn số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
11. Minh Thiện (2018), Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước;
12. Mai Thị Thanh Phượng (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại tổng công ty điện lực thành phố Hà Nội (ENN) Hà Nội”;
13. Nghiêm Ngọc Trang (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Viện quy hoạch xây dựng Hà Nội”;
14. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
15. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
16. Đỗ Văn Thuận (2019), Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, những vấn đề cần lưu ý trong giai đoạn hiện nay;
17. Th.S Lê Văn Năng (2019), Phát triển từ Lưu trữ truyền thống thành lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu.
luutru.gov.vn sohoatailieu.vn ictnews.vn
Phụ lục I. CÁC LOẠI MÁY QUÉT BỘ PHẬN LƯU TRỮ ĐANG SỬ DỤNG
Máy quét dạng cuốn hãng Panasonic loại KV-S1058Y
Phụ lục III. CÁC LOẠI TIÊU CHỤP ĐẶC BIỆT
(Theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số
hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng)
Loại tiêu chụp Vận dụng trong trường hợp Vị trí đặt
HỒ SƠ KHÔNG CÓ TỜ SỐ... Tài liệu trong hồ sơ đánh số tờ bị nhảy số Đặt sau tờ bìa hồ sơ TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG
KÉM KHÓ ĐỌC
- Tài liệu chữ mờ, nhòe, chữ mất nét hoặc nét quá thanh mảnh; giấy quá mỏng in chữ lên mặt sau; nền giấy xấu có nhiều vết ố; bị tẩy xóa, sửa chữa đè lên nhau,... làm hạn chế việc đọc thông tin
Đặt trước tài liệu có chất lượng kém khó đọc
- Hồ sơ chỉ có ít tài liệu chất lượng kém khó đọc - Những tờ tài liệu có chất lượng kém khó đọc rời lẻ hoặc cho 10 tờ tài liệu liền nhau có tình trạng xấu và tốt xen kẽ (nghĩa là sau khoảng 10 tờ tài liệu có thể đặt một tiêu chụp khác)
HỒ SƠ CÓ NHIỀU TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÓ ĐỌC
Có trên 30% tài liệu trong hồ sơ có chất lượng kém khó đọc
Đặt sau tờ mục lục văn bản của hồ sơ
TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG KÉM KHÔNG ĐỌC ĐƯỢC
Tài liệu bị hư hỏng, có độ tương phản kém, chữ nhòe, bị xóa đè, bị vết mực ngấm qua,... (không đọc được nội dung tài liệu)
Đặt trước tài liệu có tình trạng chất lượng kém không đọc được TÀI LIỆU MẤT CHỮ LỀ
PHẢI/TRÁI/TRÊN/DƯỚI
Tài liệu vì lý do khách quan bị cắt mất chữ ở lề phải hoặc trái hoặc trên hoặc dưới.
Đặt trước tài liệu có tình trạng bị mất chữ TÀI LIỆU BỊ RÁCH THỦNG
MẤT CHỮ
- Tài liệu vì lý do khách quan (bị mối mọt, mực ăn mòn) bị rách thủng mất chữ làm ảnh hưởng đến việc đọc nội dung tài liệu (Không áp dụng cho những tài
Đặt trước tài liệu có tình trạng bị rách
liệu bị rách thủng ở những phần không có chữ) thủng mất chữ TÀI LIỆU CÓ ẢNH
Tài liệu có chứa cả chữ và hình ảnh, phải quét hai lần để có một ảnh đạt yêu cầu về chữ, một ảnh đạt yêu cầu về hình ảnh trong tài liệu
Đặt trước tài liệu có ảnh
TÀI LIỆU QUÁ KHỔ
Tài liệu dạng chữ viết hoặc sơ đồ có kích thước vượt quá khổ A4 (vượt quá khổ một khuôn hình trên phim)
Đặt trước tài liệu quá khổ
TÀI LIỆU LÀ BẢN ĐỒ
Tài liệu bản đồ, bản vẽ khổ lớn, nếu chia nhỏ sẽ ảnh hưởng đến khả năng đọc nội dung tài liệu;
Nếu có nhiều bản đồ liên tiếp nhau thì tiêu chụp phải ghi rõ từ tờ ... đến tờ ... là bản đồ.
Đặt trước tài liệu là bản đồ