Tại thời điểm cuối năm 2018, 2019, 2020 công ty đều có khả năng thanh toán được toàn bộ số nợ ngắn hạn. Tuy nhiên, hệ số khả năng chi trả bằng tiền của công ty có dấu hiệu giảm. Do vậy công ty cần có các biện pháp hợp lý kịp thời để duy trì được khả năng thanh toán và cải thiện hệ số khả năng chi trả bằng tiền trong những kỳ kinh doanh tiếp theo.
Thứ nhất: Có chính sách quản trị vốn bằng tiền hiệu quả, đảm bảo khả năng phản ứng nhanh các khoản nợ đến hạn và các tình huống phát sinh bất ngờ.
- Duy trì lượng vốn bằng tiền hợp lý
Tiền mặt là loại tài sản quan trọng và cần thiết đối với công ty. Dự trữ tiền mặt hợp lý là điều tất yếu khi mà công ty đang hoạt động trong lĩnh vực xây dựng phải làm để thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng cho mọi biến động bất ngờ trong hoạt động kinh doanh của công ty. Việc dự trữ tiền mặt quá ít hay quá nhiều đều ảnh hưởng không tốt tới hoạt động kinh doanh của công ty. Theo số
liệu trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty thì trong 3 năm 2018, 2019, 2020 thì lưu chuyển tiền thuần trong kỳ âm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng lực tài chính của công ty và ảnh hưởng đến khả năng chi trả bằng tiền của công ty. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung và hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền nói riêng, Công ty cần duy trì lượng vốn tiền mặt hợp lý thông qua việc quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán tại ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt cho doanh nghiệp, bù đắp tình trạng thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thiếu thừa tiền mặt trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn.
Để chủ động trong việc duy trì một lượng tiền mặt hợp lý, đảm bảo khả năng chi trả, Công ty cần áp dụng các biện pháp thích hợp nhằm xử lý mất cân đối thu chi tiền mặt như đẩy nhanh tiến trình thu hồi các khoản nợ phải thu, đặc biệt là các khoản thu nội bộ, giải quyết triệt để các khoản nợ xấu vẫn còn tồn tại…, tận dụng tối đa các hạn mức mua chịu cũng như các khoản chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp, giảm tốc độ thanh toán cho nhà cung cấp trong phạm vi cho phép, bán các tài sản thừa không sử dụng …
Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng mô hình dự báo dòng tiền ra và dòng tiền vào trong kỳ để dự báo nhu cầu tiền mặt cho hợp lý thông qua tổng hợp nhu cầu chi tiêu tiền mặt cũng như khả năng tạo tiền của từng bộ phận, phòng ban trong công ty. Cụ thể:
Khi có luồng tiền vào làm cho lượng tiền tồn dự trữ lớn hơn giới hạn trên của khoảng dự trữ cho phép, thì Công ty sử dụng số tiền vượt giới hạn đó để mua chứng khoán ngắn hạn, khai thác thêm lợi nhuận từ việc kinh doanh chứng khoán. Ngược lại, khi luồng tiền ra khỏi Công ty lớn, làm cho mức dự trữ tiền thấp hơn giới hạn dưới cho phép, khi đó Công ty sẽ bán ra một phần các chứng khoán ngắn hạn để đảm bảo lượng vốn bằng tiền dự trữ trong giới hạn cho phép.
Phòng kế toán - tài chính cần phải lập kế hoạch cân đối thu chi để đảm bảo khả năng chi trả và giảm thiểu các chi phí của doanh nghiệp.
+ Đối với các hợp đồng mua hàng ngoài kế hoạch tổng thể đã lập, bộ phận mua hàng cần phải thiết lập Phương án mua hàng. Trong phiếu mua hàng cần phải dự kiến lịch thanh toán chi tiết. Ví dụ: Kế hoạch của công ty theo từng kỳ, phòng vật tư thiết
bị sẽ phải mua thép từ nhà cung cấp A để phục vụ cho việc thi công. Trong phiếu mua hàng, bộ phận vật tư cần nêu rõ số lượng, chủng loại hàng, ngày thanh toán và thời gian nhận hàng kèm bản kế hoạch mua nguyên vật liệu chuyển cho phòng kế toán để phòng Kế toán tài chính làm căn cứ lập kế hoạch chi tiêu sơ bộ. Đối với các chỉ tiêu được giao, ngoài việc lập kế hoạch chỉ tiêu tổng thể theo từng kỳ, khi đã xác định chính xác thời điểm phát sinh chỉ tiêu, bộ phận có nhu cầu chỉ tiêu phải lập ngay giấy đề nghị chi tiêu gửi phòng kế toán.
+ Đối với các hợp đồng đầu ra, bộ phận dự án phải lập dự toán và gửi phòng Kế toán tài chính, trong đó ghi rõ tiến độ thanh toán dự kiến của từng dự án. Ví dụ: Đối với dự án A thì hợp đồng phải thể hiện rõ: từng đợt thanh toán: thanh toán vật liệu về đến chân công trình, thanh toán khi đạt 70% sản lượng bê tông sản xuất tại nhà máy,… gửi bộ phận vật tư. Bộ phận vật tư đối chiếu lượng hàng trong kho, nếu duyệt thì chuyển cho phòng dự án và chuyển cho phòng kế toán. Phòng Kế toán tài chính căn cứ vào đó để lập kế hoạch thu tiền sơ bộ. Trên cơ sở kế hoạch thu chi trong kỳ, phòng Kế toán tài chính sẽ thường xuyên nhắc nhở các bộ phận đốc thúc công tác thu tiền từ khách hàng. Trên cơ sở kế hoạch chỉ tiêu sơ bộ, kế hoạch thu chi sơ bộ, phòng kế toán tài chính sẽ lập kế hoạch thu chi và cân đối các nguồn tiền. Trong quá trình thực hiện, căn cứ các kế hoạch chỉ tiêu, kế hoạch thu tiền chính xác, cụ thể, phòng kế toán tài chính sẽ điều chỉnh kế hoạch thu chi cho phù hợp.
Thứ hai: Đánh giá các chi phí chung của công ty và xem có cơ hội nào cắt giảm chúng hay không. Việc cắt giảm những chi phí không cần thiết sẽ các tác động trực tiếp tới con số lợi nhuận. Các chi phí hoạt động, như thuê mướn, quảng cáo, lao động gián tiếp hay chi phí văn phòng, ... là những chi phí gián tiếp mà công ty phải chịu để vận hành hoạt động kinh doanh ngoài những chi phí trực tiếp như nguyên vật liệu hay lao động trực tiếp.
Thứ ba: Thanh lý những tài sản không được sử dụng cho các mục đích sinh lời, phục vụ hoạt động kinh doanh nói chung nhằm thu hồi một phần vốn và sử dụng chúng vì mục đích khác hiệu quả hơn như: thanh toán bớt các khoản nợ của công ty. Thứ tư: Cần tổ chức quản lý các khoản công nợ theo từng đối tượng cụ thể. Đồng thời phân loại theo giá trị hợp đồng và phân loại theo thời hạn thanh toán theo
hợp đồng, nhằm chủ động trong công tác thanh toán, tránh tình trạng khi đến hạn thanh toán hợp đồng mà công ty vẫn chưa có nguồn để trả nợ.
Thứ năm: Đối với các khoản vay ngắn hạn và dài hạn, công ty cần xây dựng kế hoạch trả nợ cụ thể, đảm bảo trả đúng và đủ nợ để nâng cao uy tín của mình, tạo điều kiện cho những đợt vay sau.
Thứ sáu: Giám sát hiệu quả nhất các khoản thu của công ty nhằm đảm bảo rằng công ty đang viết hoá đơn và thu tiền khách hàng chuẩn xác nhất và đang nhận được các khoản thanh toán đúng hẹn. Việc các khách hàng thanh toán sớm và đều đặn sẽ đảm bảo một dòng tiền mặt ổn định cho công ty.