Theo hợp đồng, cơ quan giám định tại Việt Nam là Vinacontrol. Trong trường hợp hàng bị đổ vỡ, thiếu hụt phải làm biên bản giám định đổ vỡ, thiếu hụt. Sau khi giám định, Vinacontrol cung cấp chứng thư giám định và hoá đơn cho công ty. Đồng thời, công ty cũng phải thông báo thiệt hại này cho bên cơ quan bảo hiểm. Mặc dù các đối tác của công ty là lâu năm, có quan hệ tốt tuy nhiên đã xảy ra việc thiếu hụt hàng hóa, hàng hóa bị sai, lỗi,.. Vì vậy công ty cần khắc phục điều này và những nhân viên trong bộ phận kho cần phải kiểm tra hàng hóa kĩ càng tránh các sai sót khi giao hàng đến cho khách hàng.
3.3.7. Làm thủ tục thanh toán
Đối với các đối tác quen thuộc và các lô hàng có giá trị thấp, EPI thường thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), còn đối với các đối tác mới và những lô hàng có giá trị lớn thì công ty thanh toán bằng việc sử dụng L/C không hủy ngang. Công ty sẽ thanh toán trước 10% đến 30% giá trị lô hàng và sau khi nhận đủ hàng thì sẽ thanh toán nốt phần còn lại. Nếu hàng hóa giao thiếu, hư hỏng hay không đúng quy định như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì EPI sẽ thỏa thuận với người bán để thay thế, bổ sung, sửa chữa… hay trừ đi một số tiền tương ứng.
Công ty thường mở L/C tại Ngân hàng Quân Đội( MB). Nội dung xin mở L/C phải đầy đủ các nội dung chính theo quy định như tên ngân hàng thông báo, loại L/C (số, ngày phát hành, thời hạn hiệu lực), tên và địa chỉ người được thụ hưởng, tên và địa chỉ người mở L/C, mặt hàng, số tiền thanh toán,… và phải đúng với các điều khoản khác trong hợp đồng.