2.1.3.1 Thuận lợi của công ty
Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, công ty đã tạo được uy tín trên thị trường và không ngừng mở rộng các mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ để
đáp ứng nhu cầu thị trường. Doanh thu bán hàng không ngừng được gia tăng. Bên cạnh đó, các chính sách đối với người lao động được đảm bảo đầy đủ. Đội ngũ cán bộ quản lý trên tất cả các lĩnh vực ngày càng được nâng cao, mỗi năm quy chế quản lý, phương pháp điều hành và chỉ đạo đều được tăng cường bổ sung vừa tăng cường tính trách nhiệm và chủ động cho các bộ phận vừa đảm bảo sự quản lý tập trung của công ty nhằm phát huy hiệu quả cao nhất trong công việc.
- Về công tác chỉ đạo:
Công ty hoạt động với hình thức sở hữu cổ phần nên bộ phận cán bộ là những người có kinh nghiệm, có năng lực lãnh đạo biết nắm bắt thị trường và thời cơ đúng đắn. Vì thế nên Công ty kinh doanh ngày càng có hiệu quả và mở rộng được thị trường.
- về công tác tổ chức kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống bộ máy kế toán tập trung, mọi chứng từ hoá đơn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều tập trung về phòng kế toán. Do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý tình hình tài chính của công ty. Từ đó, giúp cho công tác kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh được chặt chẽ và đảm bảo khả năng cung cấp kịp thời cho lãnh đạo công ty.
- về hình thức kế toán:
Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với DN nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực kinh doanh thương mại.
Mặt khác, các chứng từ đều được nhập vào qua sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết các TK do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.
- về công tác bán hàng và quản lý bán hàng:
Công ty luôn chú trọng nâng cao chất lượng, khả năng làm việc của cán bộ công nhân viên nhằm thúc đẩy lưu thông hàng hoá phát triển mạnh mẽ hoà vào nền kinh tế thị trường. Các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý và nâng cao kỹ năng bán hàng thường xuyên được tổ chức, công ty luôn tạo điều kiện để cho nhân viên được
tập huấn. Hơn nữa đội ngũ bán hàng của công ty luôn bám sát thị trường đi sâu vào từng khách hàng nên rất thuận lợi cho việc bán hàng.
- về việc giảm giá hàng bán:
Do là công ty kinh doanh thương mại nên công ty đã lựa chọn những mặt hàng tốt, chất lượng cho nên các nghiệp vụ về giảm giá hàng bán ở công ty không xảy ra do vậy đã làm giảm đáng kể khối lượng công tác kế toán thuận lợi cho việc theo dõi doanh thu.
2.1.3.2 Khó khăn của công ty
Công việc tại phòng thu mua đôi khi cũng gặp rất nhiều khó khăn và thách thức. Có những sự cố, tình huống đột ngột khiến nhân viên cảm thấy lúng túng và khó ứng phó, nhất thời không kịp giải quyết, chẳng hạn như:
Bất on về giá cả thị trường: đây là nỗi lo không chỉ của công ty mà tất cả các thành phần kinh tế khác cũng phải e dè và phòng bị. Giá cả lên xuống bất thường khiến cho các thành phần kinh tế cũng như hoạt động kinh doanh của công ty lâm vào thế bế tắc phải gánh chịu hệ lụy.
Thường thấy nhất là trường hợp khi công ty ký kết hợp đồng với khách hàng tại thời điểm giá cả thị trường ổn định và lấy giá này thỏa thuận trong hợp đồng, thời gian giao hàng dài hạn gây nên sự chủ quan nơi công ty, khi giá cả biến động và tăng đột biến, công ty sẽ khó có biện pháp giải quyết kịp thời nếu không có sự chuẩn bị từ trước. Hậu quả là những tổn thất nặng nề là điều khó tránh khỏi đối với công ty.
Nguồn hàng bị cạn kiệt, ngưng sản xuất: trường hợp này cũng khá phổ biến và thường xảy ra khi việc tìm hiểu, rà soát nguồn hàng chưa được thực hiện một cách kỹ càng mà đã vội vàng ký kết hợp đồng, nhất là đối với các hợp đồng lớn, lợi nhuận cao. Khi phát hiện ra nguồn hàng đã bị ngưng sản xuất trên thị trường vì các lí do khác nhau, bị cạn kiệt do không tìm được nguồn cung, thì lúc này, thiệt hại là điều khó tránh khỏi đối với công ty.
Giao hàng không đúng thời gian quy định: do sơ suất, nhầm lẫn về thời gian giao
hàng nên việc chuẩn bị chậm trễ, do công ty bên đối tác cung ứng hàng không đúng thời
Tất cả các rủi ro nêu trên là những sự cố đáng tiếc mà không những bản thân nhân
viên mà ngay cả công ty cũng gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc xử lí và giải quyết.
2.1.3.3 Chiến lược phát triển
Có những chương trình ngắn hạn về nghiệp vụ chuyên môn cho toàn thể nhân viên công ty, giúp mọi người hiểu rõ hơn về công việc của mình và nâng cao kiến thức cũng như các kỹ năng tác nghiệp.
Lãnh đạo công ty và một số nhân viên giàu kinh nghiệm nên phối hợp với nhau để tổng hợp các tài liệu có liên quan đến quá trình thu mua như chủng loại sản phẩm, bảng báo giá, tên gọi của các loại hàng hóa kết hợp với hình ảnh minh họa, để mọi người tiện tham khảo giúp nhân viên thu mua chủ động hơn trong công việc, đặc biệt là nhân viên mới vào ngành.
Cần mở rộng quy mô công ty, đầu tư các trang thiết bị tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh.
Bên cạnh một số mặt còn hạn chế khách quan nhìn chung phải kể đến những giải pháp hay mà công ty đã thực hiện và đạt thành quả cao:
Huy động được nguồn lực nhanh chóng khi công ty cần.
Có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình kinh tế thị trường.
2.1.4 Đặc điêm tô chức quản lý của Công ty TNHH Thái Gia Sơn
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn : Phòng Kinh Doanh
2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
❖ Giám đốc (Ông Thái Doãn Nghĩa) : người đại diện hợp pháp của công ty. - Ngoại giao, ký kết hợp đồng với khách hàng và đối tác.
- Đề ra các chiến lược và sách lược kinh doanh cho công ty. - Quản lý, chỉ đạo cấp dưới làm việc theo đúng kế hoạch đặt ra.
- Phỏng vấn và hướng dẫn, tiếp nhận nhân viên mới khi công ty tuyển người mới cho công việc kinh doanh.
- Là giám đốc cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, quản lý linh hoạt, chặt chẽ và tâm lý,
nhiệt tình trong công việc chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên, quan tâm và động viên cấp dưới khi họ gặp khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống.
❖ Phòng Kế Toán (Bà Bùi Thị Thanh Phúc) :
- Phụ trách về kế toán, tài chính của công ty nhằm giúp cho công ty có những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích mang lại lợi nhuận cao và góp phần duy trì sự phát triển cho công ty.
- Quản lý hồ sơ, sổ sách và các khoản nợ để báo cáo tình hình tài chính cho giám đốc.
- Người kế toán cần có kỹ năng nhanh nhẹn, cẩn thận, thật thà, giao tiếp tốt.
❖ Phòng kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 10 nhân viên thu mua và 8 nhân viên giao hàng.
- Phụ trách về công việc kinh doanh của công ty nhằm tạo lợi nhuận và doanh thu cao
nhất.
- Thường xuyên liên lạc và chăm sóc các đối tác khách hàng tiềm năng của công ty.
> Trưởng phòng kinh doanh (Ông Phạm Đình Kha) :
- Là người phụ trách về công việc giới thiệu, lựa chọn, tư vấn và giải đáp thắc mắc về các sản phẩm - dịch vụ mà công ty kinh doanh với khách hàng.
- Nhận đơn đặt hàng và soạn thảo hợp đồng để trình lên giám đốc ký.
- Kiểm tra về quy cách, phẩm chất, chất lượng, số lượng của hàng hóa - dịch vụ trước
và sau khi tiến hành giao dịch với đối tác, khách hàng.
- Bố trí, phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên. - Giám sát và kiểm tra, giúp đỡ để nhân viên có thể làm việc một cách có hiệu quả. - Giải quyết các khó khăn gặp phải trong quá trình kinh doanh và các khiếu nại của khách hàng.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc và ban lãnh đạo của công ty. - Tìm hiểu và phân tích thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho công
ty.
- Người trưởng phòng kinh doanh cần có tính cẩn thận trong công tác kiểm tra hàng hóa - dịch vụ. Có chuyên môn về các thiết bị, máy móc, mạng máy tính (IT), khả năng tổng hợp và phân tính thông tin, khả năng điều phối công việc phù hợp với nhân viên.
- Các kỹ năng cần có đó là lập kế hoạch, quản lý, đánh giá công việc, giải quyết vấn đề và ra quyết định kịp thời. Đồng thời là các kỹ năng về giao tiếp và hoạt bát trong công việc tư vấn, giới thiệu sản phẩm đến khách hàng để làm tốt công việc và chỉ đạo nhân viên.
> Nhân viên thu mua:
- Đảm nhiệm vai trò là người tìm kiếm nơi cung cấp và phân phối các sản phẩm dịch vụ công ty yêu cầu với giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất cho công ty.
- Lập và hoàn tất các hóa đơn chứng từ liên quan đến công việc thu mua một cách chính xác.
- Báo cáo công việc đầy đủ và rõ ràng, minh bạch với trưởng phòng kinh doanh. - Công việc thu mua đòi hỏi ở nhân viên phải có tính linh hoạt, cẩn thận và thành thật.
Kỹ năng cần có đó là giao tiếp tốt và đàm phán giỏi.
> Nhân viên giao hàng:
- Phụ trách công việc giao hàng từ công ty đến khách hàng.
- Hướng dẫn cho khách hàng về cách sử dụng, bảo trì và chi tiết thông tin các sản phẩm - dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Nhân viên giao hàng cần phải vui vẻ, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận khi làm việc, hòa đồng với đồng nghiệp, tôn trọng cấp trên và nhiệt tình với công việc.
- Cần có những kỹ năng ăn nói lưu loát và các chuyên môn về máy móc để có thể giúp đỡ khách hàng khi cần.
Nhận xét:
Do cách tổ chức của công ty đơn giản nên việc quản lý và chỉ đạo rất thuận tiện, dễ dàng. Tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa nhân viên và ban lãnh đạo công ty.
Cách tổ chức của phòng kinh doanh tương đối logic và khoa học.
Sự bố trí và phân công công việc rất tốt, phù hợp với năng lực của từng cá nhân nhân viên, giúp nhân viên không gặp khó khăn trong quá trình làm việc do công việc đòi hỏi năng lực cao vượt quá năng lực của nhân viên.
Tạo ra sự tự tin và môi trường làm việc năng động, thoải mái, an toàn cho nhân viên, giúp nhân viên thực hiện tốt công việc mà mình được giao, thêm vào đó là nỗ lực làm việc cống hiến vì mục đích chung mà toàn thể công ty hướng đến.
Với số lượng nhân viên tương đối nên cũng tiết kiệm được một khoản chi phí thuê nhân công, nhưng do khả năng điều phối và phân công logic mà khối lượng công việc của công ty vẫn được đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và có hiệu quả.
Vì vậy ở mỗi phòng, bộ phận các nhân viên đều đã có những công việc nhất
định, cụ
thể được phân công cho từng người. Nên không thể thiếu hụt nhân sự ở bộ phận nào được
2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán.
Nguồn : Phòng kế toán
Phòng kế toán gồm có 5 nhân viên kế toán:
- Kế toán trưởng xử lý số liệu về kế toán tổng hợp
- Ba thành viên xử lý số liệu về kế kế toán tiền, kế toán công nợ phải thu và kế toán tiền lương
- Một thành viên là thủ quỹ - Cơ cấu phòng kế toán
+ Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp): báo cáo thuế GTGT, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính, theo dõi, phân tích chung tình hình công ty, phòng ban, dịch vụ,... Vai trò của kế toán tổng hợp rất quan trọng. Cuối tháng đối chiếu, kiểm tra chứng từ và làm báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp là người hỗ trợ, cập nhật thông tư, quy định mới ra của thuế nhằm điều chỉnh các hạch toán phù hợp hơn.
+ Kế toán tiền: phản ánh kịp thời các khoản thu chi bằng tiền, tổ chức thực hiện đầy đủ thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát, khóa sổ kế toán tiền cuối mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ, so sánh đối chiếu kịp thời thường xuyên giữa số liệu thực tế với sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, ...
+ Kế toán công nợ phải thu: quản lý toàn bộ công nợ của công ty, theo dõi, kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp thông qua các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê công nợ, hợp đồng bị trả lại, hoặc giảm giá hợp đồng, ... Góp phần đưa ra một số giải pháp tăng khả năng thu hồi nợ của Công ty và thanh toán kịp thời các khoản nợ đến hạn.
+ Kế toán tiền lương: lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương cho các lãnh đạo, nhân viên công ty trong tháng. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách về chế độ các khoản tiền lương, thưởng, trợ cấp. Đồng thời trích nộp các khoản trích theo lương cho Nhà nước theo quy định hiện hành.
+ Thủ quỹ: theo dõi, bảo quản, lưu giữ tiền mặt tại quỹ của công ty. Kiểm tra, chịu trách nhiệm về lượng tiền mặt tồn quỹ. Mọi khoản thu, chi của thủ quỹ phải được cấp trên thẩm quyền phê duyệt.
2.1.5.2 Quy định, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
a) Hệ thống tài khoản
Công ty TNHH Thái Gia Sơn sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tư số 200/2014/ TT-BTC ngày 22/12/2014.
Bên cạnh hệ thống tài khoản chuẩn để phù hợp với loại hình doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của công ty dễ dàng cho quản lý, một số tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2. Các tài khoản nếu cần thì mở chi tiết như tài khoản 131, 331.. .khi đó công ty sẽ mở chi tiết theo tên khách hàng hay nhà cung cấp.
b) Hệ thống báo cáo kế toán
Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chính, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; - Thuyết minh báo cáo tài chính;
STT MẶT HÀNG NĂM 2017 NĂM 2018 NĂM 2018 so với 2017
- Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban quản lý, công ty còn sử dụng một số báo cáo nội bộ sau: