c. Đơn vị đăng ký thửa đất
4.3.1.Tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực và cơ sở vật chất
4.3.1.1. Tổ chức bộ máy
Bộ máy VPĐK quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc - Lãnh đạo: Giám đốc và 01 Phó Giám đốc
- Tổ chuyên môn: 3 tổ + Tổ Hành chính - tổng hợp: 02 cán bộ + Tổ Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận: 03 cán bộ + Tổ lưu trữ: 01 cán bộ Giám đốc VPĐK quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc 01 phó giám đốc Tổ Hành
Hình 4.2. Tổ chức Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc
Trong 8 cán bộ biên chế, có 3 lãnh đạo đều có trình độ thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, Quản lý kinh tế; 1 chuyên viên được đào tạo trình độ thạc sỹ ngành Quản lý công (chuyên viên nằm trong quy hoạch cán bộ) trước đó đã có bằng kỹ sư Quản lý đất đai; 3 chuyên viên trình độ thạc sỹ Quản lý đất đai hiện đang phụ trách nghiệp vụ chuyên môn trên các địa bàn khu vực địa lý; các nhân viên hợp đồng hỗ trợ các chuyên viên trong nghiệp vụ chuyên môn.
Bảng 4.2. Hiện trạng nguồn nhân lực của Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc
STT Nội dung Số lượng Chuyên ngành Trình độ
Thạc sĩ Kỹ sư Cử nhân 1 Biên chế 8 2 Quản lý công 2 3 Quản lý đất đai 2 1 2 Quản lý kinh tế 2 1 Kế toán 1 2 Hợp đồng 2 1 Quản lý đất đai 1 1 Kế toán 1
Nguồn: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc (2019) Do nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức này, VPĐK quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc quy định rõ cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác của các phòng chức năng và các cán bộ. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng.
4.3.1.2. Nhiệm vụ, chức năng, nhiệm vụ các bộ phận chuyên môn
* Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc
- Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận trên địa bàn cấp huyện đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
- Đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý biến động về đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật đối với cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
- Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn cấp huyện; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khác gắn liền với đất đối với người sử dụng, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất là cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
- Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
- Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất; kiểm tra chất lượng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất cung cấp trước khi sử dụng, quản lý;
- Thống kê, kiểm kê đất đai, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp huyện và cấp xã; - Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai, tài sản gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng đồng;
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin đất đai, tài sản gắn liền với đất, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật;
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng Tài nguyên và Môi trường giao.
* Bộ phận hành chính tổng hợp
- Cấp phát tờ khai các khoản thu liên quan đến đất và nhà theo yêu cầu của người sử dụng đất, hướng dẫn người sử dụng đất kê khai theo đúng mẫu tờ khai quy định;
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ có liên quan đến thủ tục hành chính thuộc Văn phòng đăng ký Đất và Nhà theo quy định của Luật đất đai 2003, Thông tư 30, Thông tư 05;
- Quản lý hồ sơ thuộc bộ phận hành chính, lưu trữ chặt chẽ khoa học nhằm phục vụ cho công tác khai thức hồ sơ thuận lợi khi có nhu cầu cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật;
- Quản lý con dấu và sử dụng con dấu đảm bảo đúng quy định;
- Tổng hợp kết quả thực hiện các công việc trong ngày báo cáo lãnh đạo; - Nhận thông báo nộp tiền sử dụng đất của Chi cục thuế từ bộ phận chuyên môn nhận về để chuyển thông báo cho mọi người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính tại bộ phận trả hồ sơ một cửa;
- Trình ký với lãnh đạo toàn bộ các hồ sơ liên quan đến thế chấp, chuyển quyền, xóa nợ nghĩa vụ tài chính;
- Đồng chí tổ trưởng được quyền điều hành, phân công nhiệm vụ các thành viên trong tổ phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng công việc của từng ngày để hoàn thành nhiệm vụ và chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc được giao trước lãnh đạo Văn phòng, đồng thời kiểm tra lại các hồ sơ được phân công đảm nhận ký nháy trước khi trình lãnh đạo;
- Tổng hợp tình hình hoạt động của Văn phòng, lập báo cáo về thực hiện nhiệm vụ các lĩnh vực công tác được giao của Văn phòng, báo cáo Giám đốc để báo cáo cấp trên theo quy định vào ngày 15 hàng tháng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng giao.
* Bộ phận nghiệp vụ và chuyên môn
- Thực hiện các công việc về cấp GCN QSDĐ đối với các hộ gia đình, cá nhân. Thẩm định ký nháy trước khi trình lãnh đạo;
- Xác định toàn bộ thông tin thực hiện nghĩa vụ tài chính cho người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính;
- Tiếp nhận của bộ phận hành chính hồ sơ cấp đổi, cấp lại GCN bị rách, nát, mất để thụ lý, thẩm định, hoàn thiện in GCN trình lãnh đạo ký;
- Nhận hồ sơ bàn giao của bộ phận tiếp nhận hồ sơ đối với các tờ khai thực hiện nghĩa vụ tài chính của công dân kê khai để xác định thông tin thực hiện nghĩa vụ tài chính;
- Luân chuyển hồ sơ phiếu chuyển thông tin xác định nghĩa vụ tài chính sang Chi cục thuế và tiếp nhận thông báo nộp tiền của cơ quan thuế chuyển đến. Vào sổ sách luân chuyển hồ sơ theo đúng quy định;
- Trích sao hồ sơ địa chính và các thông tin khác về đất đai phục vụ yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu khai thác thông tin theo đúng quy định của pháp luật;
- Trình ký với lãnh đạo các hồ sơ có liên quan đến nhiệm vụ được giao phiếu xác nhận thông tin, trích, sao hồ sơ, thẩm định và ký nháy trước khi trình lãnh đạo do đồng chí Tổ trưởng ký nhận;
- Giải quyết trả lời đơn thư khiếu nại thuộc phạm vi lĩnh vực của Văn phòng đăng ký;
- Đồng chí tổ trưởng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo tất cả các công việc được giao, thẩm định lại toàn bộ phiếu xác nhận thông tin của các cán bộ được giao trong phòng chuyển đến, được quyền điều hành, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ phù hợp với chuyên môn và khối lượng công việc được giao;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng giao.
* Bộ phận theo dõi quản lý thu chi
- Thực hiện việc thu, chi theo đúng quy định;
- Đồng chí kế toán lập kế hoạch thu chi, hạch toán với tài chính, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về các khoản thu chi;
- Thường xuyên, hàng ngày trực tại bàn tiếp nhận - trả hồ sơ viết phiếu thu các khoản theo đúng quy định;
- Có trách nhiệm quản lý tài sản chung của Văn phòng, đề xuất mua sắm để phục vụ chung cho Văn phòng theo yêu cầu nhiệm vụ;
- Báo cáo kết quả thu chính, các khoản thu trong ngày với lãnh đạo; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng giao.
Các đồng chí cán bộ, viên chức trong Văn phòng được phân công, xây dựng lịch làm việc cụ thể từng ngày ghi trên bảng, nêu cao vai trò trách nhiệm phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải chịu trách nhiệm cá nhân về những vi phạm trong lĩnh vực thực hiện.
4.3.1.3. Cơ sở vật chất
Về cơ sở vật chất trang thiết bị vẫn còn rất hạn chế, máy móc hầu hết được sử dụng lâu. Một số máy tính đã cũ, cấu hình máy thấp nên gây khó khăn khi cài đặt phần mềm tin học ứng dụng cho công việc. Được thể hiện qua bảng 4.3
Bảng 4.3. Hiện trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc
STT Cơ sở vật chất, trang thiết bị Số lượng Tình trạng hoạt động I Cơ sở vật chất 1 Phòng làm việc 02 Bình thường 2 Kho lữu trữ 0 II Thiết bị 1 Máy tính 02 Bình thường 2 Máy in A3 01 Bình thường 3 4 Máy in A4 Máy Photocopy 03 01 Tốt Bình thường Nguồn: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc (2019) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc gồm 02 phòng: 01 phòng Giám đốc và 01 phòng Kỹ thuật. Hiện tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc đang làm việc chung trong khuôn viên UBND huyện Hậu Lộc, bộ phận một cửa được bố trí chung với bộ phận một cửa của UBND huyện, không có kho lưu trữ tài liệu nên việc lữu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ gặp không ít khó khăn.
Hiện nay Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Thanh Hóa. UBND tỉnh Thanh Hóa đã ra Quyết định số 06/2019/QĐ-UBND ngày 14 tháng 01 năm 2019 về việc ban hành quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, chi nhánh Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất Thanh Hóa trực thuộc sở Tài nguyên và môi trường. Cụ thể như: Bảo đảm thực hiện đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, kịp thời, công khai, minh bạch; Xác định rõ cơ quan, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp; trách nhiệm, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, của công chức, viên chức; nội dung, thời gian, cách thức thực hiện; chế độ thông tin, báo cáo; Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức hoạt động của từng cơ quan, đơn vị và trách nhiệm, quyền hạn của công chức, viên chức, người lao động; Các bên liên quan phải chủ động cùng phối hợp, bàn bạc giải quyết các vướng mắc, phát sinh trong quá trình phối hợp giải quyết hồ sơ, nếu có vướng mắc mà các bên không thống nhất được cách giải quyết thì cơ quan chủ trì báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
+ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Thực hiện nội dung công việc theo quy định như: Trích lục bản đồ hoặc trích đo địa chính thửa đất nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc đã có bản đồ địa chính nhưng hiện trạng sử dụng đất đã thay đổi đối với một trong các trường hợp: Cấp Giấy chứng nhận lần đầu; cấp đổi; cấp lại; đăng ký biến động mà phải cấp mới Giấy chứng nhận; kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất do người sử dụng đất nộp (nếu có); Trường hợp chủ sở hữu tài sản có đề nghị chứng nhận lần đầu hoặc đăng ký bổ sung, thay đổi tài sản gắn liền với đất: Đo đạc bổ sung sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Kiểm tra, xác nhận sơ đồ tài sản gắn liền với đất mà sơ đồ đó chưa có xác nhận của tổ chức có thẩm quyền về hoạt động xây dựng hoặc hoạt động đo đạc bản đồ; gửi phiếu lấy ý kiến Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, nông nghiệp (nếu cần thiết); Kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết, xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện vào Đơn đăng ký; Lập Phiếu chuyển thông tin địa chính gửi cơ quan Thuế đối với trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đủ điều kiện và phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định. Gửi văn bản đề nghị cơ quan Thuế xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ tài chính của tổ chức
làm cơ sở để xem xét, đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận (nếu cần thiết); Xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp theo thẩm quyền đối với trường hợp đăng ký biến động mà không phải cấp mới Giấy chứng nhận; Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất, đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai (nếu có).
Chuyển hồ sơ đến Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để thẩm định, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết theo quy định.
Chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để kiểm tra, trình Sở Tài nguyên và Môi trường cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp đăng ký biến động đất đai mà phải cấp mới Giấy chứng nhận hoặc đính chính Giấy chứng nhận đã cấp theo thẩm quyền.
Chứng nhận đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đối với hộ gia đình, cá nhân; Cung cấp dữ liệu đất đai theo quy định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Ủy ban nhân dân cấp huyện
Ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu hoặc đính chính Giấy chứng nhận đã cấp cho hộ gia đình, cá nhân theo thẩm quyền. Quyết định gia hạn sử dụng đất; chuyển hình thức thuê đất; thu hồi đất, cho thuê đối với trường hợp bán hoặc góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất thuê của Nhà nước theo hình thức thuê đất trả tiền hàng năm; đính chính Giấy chứng nhận theo thẩm quyền cấp cho hộ gia đình, cá nhân.
Hủy giấy chứng nhận đã cấp của hộ gia đình, cá nhân đối với trường hợp đã chuyển quyền sử dụng đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2014 mà bên chuyển quyền đã được cấp Giấy chứng nhận nhưng chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định.
Chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường cử công chức, viên chức tham gia cuộc họp, tham gia kiểm tra thực địa, tham gia giải quyết theo đề nghị của cơ