Sự phối hợp, mối liên hệ với các các cơ quan liên quan có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động Văn phòng đăng ký, do quy trình giải quyết các thủ tục hành chính thực hiện tại Văn phòng đăng ký hầu hết phải có sự phối với các cơ quan như Chi cục thuế, phòng Tài nguyên Môi trường, cán bộ địa chính xã, thị trấn.
Hình 4.5 Đánh giá của cán bộ về phối hợp làm việc giữa các cơ quan (n=10)
Nguồn: Số liệu điều tra (2019) Kết quả điều tra cho thấy có 5 cán bộ (chiếm 50,00%) đánh giá phối hợp làm việc giữa các bên chặt chẽ; Có 4 cán bộ (chiếm 40,00%) đánh giá quá trình phối hợp làm việc trung bình; Có 1 cán bộ (chiếm 1,00%) cho rằng quá trình làm việc còn thiếu phối hợp, mạnh bên nào bên ấy làm. Nguyên nhân do ý thức làm việc của một số cán bộ chưa thực sự nhiệt tình trong công việc được giao khi phối hợp với đơn vị khác...
4.4.7. Đánh giá chung a. Ưu điểm
Sau khi thành lập và đi và hoạt động, bên cạnh việc kiện toàn tổ chức, VPĐK đất đai huyện Hậu Lộc cơ bản hoàn thành việc cấp giấy chứng nhận cho người sử dụng đất tại các dự án phát triển nhà ở; xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ, cơ sở dữ liệu theo hướng hiện đại hóa thống nhất; hỗ trợ tích cực công tác quản lý nhà nước về đất đai; thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện môi trường đầu tư biến các tiềm năng lợi thế về tài nguyên và môi trường thành động lực cho phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa. Công tác lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính được quan tâm và cập nhật thường xuyên. Đến năm 2019, VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc đã thiết lập toàn bộ hệ thống hồ sơ địa chính khi cấp GCN cho hộ gia đình, cá nhân, VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc kiểm tra, thẩm định và phân cấp để quản lý, sử dụng theo quy định. Chính vì vậy mà hệ thống hồ sơ địa chính của Huyện được thiết lập qua các
đợt cấp giấy chứng nhận rất đầy đủ, có độ chính xác và tỉnh đồng bộ giữa các tài liệu tương đối cao. Đây sẽ là công cụ giúp cho công tác quản lý đất đai thuận lợi, hiệu quả.
Về cơ sở vật chất tại VPĐKQSDĐ này được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, phòng làm việc, kho lưu trữ và các thiết bị phục vụ đảm bảo hoạt động của Văn phòng. VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc góp phần nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian giải quyết công việc: tiếp nhận và cập nhật thông tin hồ sơ trên cổng thông tin điện tử giúp người dân luôn nắm bắt đc tình hình thực hiện hồ sơ, ứng dụng công nghệ trong việc cung cấp dữ liệu đất đai, thực hiện thống kê với phần mềm mới nhất Tktool (phần mềm kiểm kê năm 2014), TK desktop (phần mềm kiểm kê năm 2019)…
Nguồn nhân lực tại Văn phòng gồm: công chức, viên chức, lao động hợp đồng có trình độ từ đại học đến thạc sỹ, đều được đào tạo chính quy, có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với công việc tại Văn phòng đăng ký về cơ bản trình độ chuyên môn của cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng về cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Công tác tiếp nhận, xử lý hồ sơ và trả kết quả cho người dân đảm bảo thời gian theo quy định.
Thái độ tiếp dân của các cán bộ, nhân viên VPĐKQSDĐ được người dân đánh giá cao, thân thiện có trình độ chuyên môn tốt vì vậy việc hướng dẫn người dân về các thủ tục hành chính, nội dung hồ sơ đảm bảo nhanh chóng, đầy đủ. Các giao dịch bảo đảm đều phối hợp với các cơ quan liên quan thực hiện nhanh chóng cho người dân.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc đã phối hợp tốt với các cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn khác trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc, cụ thể: Phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường Huyện trong việc thực hiện thẩm tra, xác minh hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất, giải quyết kịp thời, dứt điểm tranh chấp, đơn thư kiến nghị của người dân tránh khiếu kiến kéo dài; Phối hợp với phòng Quản lý đô thị Huyện trong việc thực hiện thẩm tra, xác minh hồ sơ cấp chứng nhận quyền sở hữu nhà ở; Phối hợp với UBND các xã, thị trấn đo đạc hồ sơ cấp Giấy chứng nhận lần đầu, hồ sơ cấp chứng nhận quyền sở hữu nhà ở.
b. Nhược điểm
Một trong những nhiệm vụ chính của cán bộ VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc là thẩm định và cấp đổi GCN đại trà cho người dân trên địa bàn huyện. Qua số liệu thực hiện tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc có thể thấy tốc độ cấp đổi GCN trên địa bàn huyện vẫn còn hạn chế.
Về quản lý Nhà nước UBND huyện quản lý các Chi nhánh nhưng Sở TN&MT là cơ quan quản lý về chuyên môn và con người. Trụ sở làm việc của chi nhánh còn rất chật hẹp, đang sử dụng chung nhà làm việc với sở và các cơ quan của huyện. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các công việc chuyên môn hiện nay là rất thiếu thốn: không gian làm việc chật hẹp ảnh hưởng đến việc tiếp công dân trong quá trình làm việc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cũng như trong quá trình làm việc, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ với các phòng, ban và cán bộ địa chính các xã, thị trấn.
Hệ thống dữ liệu về đất đai đặc biệt là dữ liệu không gian còn chưa đầy đủ, có độ chính xác không cao và chưa được chuẩn hóa một cách trọn vẹn. Trình độ tin học của các cán bộ chuyên môn không đồng đều. Do chưa cập nhật thường xuyên các phần mềm mới nên thiếu thông tin hoặc các thông tin biến động đất đai không được theo dõi, cập nhật thường xuyên hoặc có thông tin nhưng không đầy đủ nên còn nhiều hạn chế khi thực hiện chức năng cung cấp thông tin.
Quy chế phối hợp giữa các cơ quan đã có song việc thực hiện còn gặp một số vấn đề như: Phối hợp với cơ quan thuế (kéo dài thời gian), phối hợp với cán bộ Sở Tài nguyên và Môi Trường, phối hợp với cán bộ địa chính xã, thị trấn trong việc thẩm định hồ sơ, xác định nguồn gốc sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, hoặc với cơ quan quản lý tài sản trên đất còn kéo dài thời gian, dẫn đến hồ sơ bị kéo dài thời gian giải quyết.
Quy trình luân chuyển hồ sơ qua nhiều phòng cũng làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết hồ sơ không đảm bảo theo quy định (hồ sơ đến phòng Đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất thẩm định, sau đó lại chuyển sang Phòng Thông tin lưu trữ địa chính để kiểm tra việc cập nhật chỉnh lý của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Hậu Lộc hoặc để chỉnh lý đối với các thửa đất của tổ chức sau đó mới chuyển trở lại Phòng Đăng ký đất đai để trình ký.
Cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC về cơ bản
đã phù hợp với thực tiễn tại các địa phương. Tuy nhiên, đa số Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chưa thực hiện tự chủ về các khoản chi thường xuyên. Các khoản thu ở các Văn phòng giữa các tỉnh có sự chênh lệch lớn, Văn phòng ở các tỉnh, thành phố đô thị hoặc đang phát triển thành đô thị có mức thu tương đối cao. Tuy nhiên, đa số nguồn thu của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh đều từ ngân sách nhà nước, thu không đủ bù chi đặc biệt là các vùng nông thôn, miền núi, hải đảo, những khu vực được miễn một số phí, lệ phí thực hiện thủ tục đăng ký đất đai. Do vậy, hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất gặp nhiều khó khăn; nhiều nội dung chưa được quan tâm đầu tư như: lập hồ sơ địa chính toàn tỉnh, chỉnh lý biến động, thông tin lưu trữ, hiện đại hóa việc đăng ký đất đai ....
Bên cạnh đó, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, cơ bản đã được thành lập tại các quận, huyện, thị xã và thành phố trực thuộc tỉnh. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ gặp nhiều khó khăn do kinh phí được cấp ít, số lượng người làm việc được giao không đủ; việc hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ, luân chuyển hồ sơ gặp nhiều khó khăn, không đồng bộ do tổ chức Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất còn chưa thống nhất.
Để khắc phục các khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện đăng ký đất đai và trên cơ sở tổng kết mô hình Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trên toàn quốc, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai. Nghị định đã giao Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai.
Do vậy, để có cơ sở triển khai đồng bộ, thống nhất trong phạm vi cả nước, việc xây dựng Thông tư liên tịch của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là cần thiết.
4.5. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT HUYỆN HẬU LỘC
4.5.1. Giải pháp về chính sách pháp luật
Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật có liên quan đến người sử dụng đất. Tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền các hoạt động
của mô hình VPĐKQSDĐ. Chủ trương cải cách hành chính trong quản lý đất đai của Đảng và nhà nước. Cũng như quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất trong việc đăng ký quyền sử dụng đất. Đồng thời, nâng cao nhận thức, hiểu biết về chính sách pháp luật đất đai đối với đội ngũ cán bộ, công chức và lao động công tác tại chi nhánh VPĐKQSDĐ thông qua việc bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại kiến thức pháp luật cho các thành viên.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của chi nhánh VPĐKQSDĐ này để tìm ra những tồn tại, phát sinh và sớm có hướng giải quyết cụ thể. Tăng cường phối hợp hơn nữa với các cơ quan liên quan trong việc đăng ký, cấp GCN. Thống nhất nhận thức và quyết tâm hành động một cách nhất quán và triệt để trong việc phân biệt cụ thể giữa hoạt động hành chính công và dịch vụ công với mục tiêu tạo sự thông thoáng trong các hoạt động của chi nhánh VPĐKQSDĐ.
Đẩy nhanh công tác đăng ký, cấp giấy chứng nhận, lập và quản lý hồ sơ địa chính tạo hành lang pháp lý quan trọng trong các hoạt động của chi nhánh VPĐKQSDĐ. Tập trung giải quyết các trường hợp cấp GCN lần đầu còn tồn đọng để đạt mục tiêu đã đề ra và hạn chế bức xúc của nhân dân, tạo dư luận không tốt đối với đơn vị dịch vụ công. Cập nhật thường xuyên, kịp thời hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính.
Văn phòng đăng ký một cấp sau khi được kiện toàn đã thể hiện rõ hơn tính chuyên nghiệp trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ với bộ máy tổ chức được sắp xếp theo các nhóm chuyên môn và theo từng vị trí công việc chuyên sâu; quy trình giải quyết công việc đã được thực hiện thống nhất, nhiều nơi đã được thực hiện gắn với hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai đã xây dựng. Hoạt động đăng ký đất đai đã có sự quản lý, điều hành tập trung, thống nhất, bảo đảm việc triển khai thực hiện đăng ký, cấp giấy chứng nhận của địa phương theo đúng kế hoạch, có trọng tâm, trọng điểm.
Cải cách hành chính có tác động trực tiếp đến đối tượng người sử dụng đất. Thông qua cơ chế một cửa, người dân có điều kiện nhận được sự hướng dẫn, giải thích chu đáo hơn về thủ tục muốn thực hiện. Tuy nhiên do đặc thù của thành phố là địa bàn rộng lớn và nhiều đơn vị hành chính cấp xã mà trình độ hiểu biết về pháp luật đất đai người dân không đều, một số bộ phận người dân còn gây phiền hà, thiếu hợp tác với cán bộ chuyên môn trong việc hoàn thiện hồ sơ cấp GCN.
Đội ngũ cán bộ trong hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp đã được điều động, sử dụng linh hoạt giữa các địa bàn để hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn cán bộ hiện có.
Chất lượng thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất được nâng cao, bảo đảm sự thống nhất trong toàn tỉnh, thành phố. Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được bảo đảm đúng quy định; đặc biệt, tại thành phố Đà Nẵng và tỉnh Hà Nam đã giảm thời gian thực hiện đối với nhiều loại thủ tục từ 1/3 đến 1/2 thời gian so với trước đây.
Các Văn phòng đăng ký một cấp đã có điều kiện hơn về lực lượng chuyên môn, chủ động hơn về thẩm quyền và đã quan tâm, chăm lo nhiều hơn cho việc xây dựng, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; đồng thời tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính ở các cấp huyện, xã để bảo đảm sự thống nhất của hồ sơ địa chính theo quy định.
4.5.2. Giải pháp về tổ chức
Do đội ngũ cán bộ chuyên môn từ cấp huyện đến cấp xã còn mỏng trong khi phải thực hiện cùng một lúc khối lượng công việc nhiều. Hơn nữa cán bộ của VPĐKĐĐ nói chung chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa được tập huấn nhiều về chuyên môn nghiệp vụ nên thời gian đầu thực hiện nhiệm vụ còn gặp nhiều khó khăn. Số lao động hợp đồng thời hạn một năm hoặc theo thời vụ chiếm tỷ lệ lớn nên sự ràng buộc công việc không mang tính ổn định. Việc nhiều nơi trình độ cán bộ chuyên môn yếu, cấp trên không tin cấp dưới hồ sơ gần như phải kiểm tra lại từ đầu có phần hạn chế dẫn đến việc tồn đọng hồ sơ, kéo theo sự trì trệ về tiến độ giải quyết.
Hoàn thiện hơn nữa mô hình tổ chức bộ máy của VPĐKQSDĐ, đồng thời phải ban hành quy chế phối hợp làm việc trong đó phải quy định rõ vai trò, trách nhiệm của VPĐKQSDĐ và các đơn vị liên quan của Sở, của huyện; mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị, khắc phục tình trạng vừa chồng chéo vừa sơ hở, quy trình làm việc cụ thể trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc với các đơn vị có liên quan.
Lãnh đạo VPĐKQSDĐ huyện Hậu Lộc hoàn thiện quy chế làm việc của Chi nhánh, trong đó phải quy định rõ trình tự thủ tục công việc, phân công trách nhiệm với từng chức danh công chức, viên chức làm việc tại Chi nhánh sao cho phù hợp với khả năng.
Xây dựng tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức, tạo điều kiện để công chức viên chức phấn đấu rèn luyên nâng cao trình độ, kỹ năng năng chuyên môn và tinh thần phục vụ; đồng thời là căn cứ để tuyển dụng nhân sự khi có nhu cầu.
4.5.3. Giải pháp về nhân lực, chuyên môn nghiệp vụ
Phát triển nguồn nhân lực hoạt động trong bộ máy tổ chức VPĐKQSDĐ là một trong những yêu cầu cấp bách nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng