Giải thích
Suy nghĩ về những gì bức thư của bạn cần chỉ ra. Bạn sẽ giải quyết vấn đề, hoàn thành công việc hoặc yêu cầu hành động thông qua việc chia sẻ ý tưởng và thông tin.
Hãy nghĩ về người đọc của bạn. Biết về vị trí, nhu cầu và kiến thức của người đọc. Tạo thông điệp phù hợp.
Hầu hết các văn bản tại nơi làm việc có định dạng tiêu chuẩn: (1) cấu trúc ba phần giải thích mục đích, đưa ra chi tiết, gợi ý hành động và (2) dữ liệu, bao gồm chiến lược, con số và hình ảnh.
Mang tính hội thoại nhưng trực tiếp. Đừng trang trọng hoặc cá nhân quá mức.
Ví dụ
Tôi viết thư này để xin... Theo yêu cầu của quý vị...
Một giải pháp khả thi cho vấn đề là ... Chúng tôi có thể cần phải điều chỉnh các thủ tục của chúng ta cho...
Các nhân viên tại Three Oaks Day Camp rất vinh dự khi có sự hiện diện của thị trưởng trong bữa tối gây quỹ của chúng tôi vào tuần trước.
Thay mặt cho đội Hawks Little League, tôi muốn cảm ơn quý vị vì đã gửi vé. Chúng tôi đã có một khoảng thời gian tuyệt vời tại trận Lakers.
Tôi viết thư này để hỏi thông tin về máy photocopy mới của quý vị. Công ty của chúng tôi tuy nhỏ nhưng tạo ra ít nhất 100 bản mỗi ngày. Vui lòng gọi (969) 555-1756 từ Thứ Hai đến Thứ Năm và yêu cầu gặp tôi, Julio Vaca.
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ sau: • Lau cửa sổ
• Vệ sinh thảm
• Đánh bóng sàn bằng sáp
Chúng tôi chào mừng bạn đến với cộng đồng doanh nghiệp Pasadena.
Tôi có thể sắp xếp một cuộc họp báo để quảng bá cho chúng ta.
KỸ NĂNG TẠI CÔNG SỞ | GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC
1. Đó là một bài thuyết trình tuyệt vời.
2. Tôi không cố ý làm phiền quý vị.
3. Sản phẩm của chúng tôi sẽ hấp dẫn với tầng lớp thấp hơn.
4. Tất cả những người được công ty này tuyển dụng nên sắp xếp chắc chắn