3.3.1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Để có những số liệu liên quan trọng trong việc nghiên cứu quy trình TDNL tại công ty, ngoài nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp tại phòng tổ chức hành chính- nhân sự, em đã tiến hành nghiên cứu bằng bảng hỏi phỏng vấn, phát phiếu điều tra trắc nghiệm một số NLĐ trong công ty được tuyển trong 3 năm gần đây để có thông tin bám sát thực tế. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định biên lao động và biến động lao động, công ty TNHH Thương Mại CARMAX xác định nhu cầu TDNL theo quy trình như sau:
Sơ đồ 3.3: Quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng tại công ty
Nguổn: Phòng tổ chức hành chính- nhân sự
Phương pháp xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thường theo phương pháp phân tích xu hướng và phương pháp tỷ suất nhân quả. Công ty thường dựa vào kế hoạch SXKD của công ty trong kỳ kế hoạch so với thời kỳ hiện tại, ước tính nhu cầu nhân lực cần thiết là bao nhiêu để hoàn thành kế hoạch, từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng. Ngoài ra, công ty còn kếthợp định biên lao động, với mỗi người sẽ thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một thời gian nhất định, từ đó tính toán xác định nhu cầu tuyển dụng.
Hàng năm nhu cầu tuyển dụng lao động của công ty TNHH Thương Mại CARMAX là khá lớn, nhưng chủ yếu là lao động phổ thông, nhân viên văn phòng ít có sự thay đổi, thường thì chỉ tuyển dụng để lấp chỗ trống khi có nhân viên ở vị trí cũ nghỉ việc.
Trưởng các đơn vị xác định nhu cầu tuyển dụngcủa đơn vị mình
Trưởng các đơn vị xác định nhu cầu tuyển dụngcủa đơn vị mình
Phòng tổ chức hành chính- nhân sự xem xét nhu cầu Phòng tổ chức hành chính- nhân sự xem xét nhu cầu
Giám đốc phê duyệt Giám đốc phê duyệt
Bắt đầu quá trình tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng lập bảng kế hoạch tuyển dụng nhân lực (phụ lục 2), trong bảng kế hoạch này bao gồm thông tin liên quan đến kế hoạch cho vị trí cần tuyển (chức danh,số người cần tuyển, thời gian cung cấp, lý do tuyển dụng), tuy nhiên chưa xác định các nội dung quan trọng khác trong kế hoạch tuyển dụng như chưa xác định phương án truyền thông và tuyển mộ, hình thức thi tuyển, thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng,… chưa dự trù ngân sách cho tuyển dụng…
Công ty TNHH Thương Mại CARMAX sử dụng lượng ngân sách dành cho tuyển dụng theo thống kê của phòng tổ chức hành chính- nhân sự 3 năm gần đây như sau:
Bảng 3.4: Ngân sách tuyển dụng/người của công ty giai đoạn 2012 – 2014
(Đơn vị: Triệu đồng)
Năm Ngân sách đối với lao động có trình độ
Ngân sách đối với lao động phổ thông
2012 0,18 0,13
2013 0,19 0,15
2014 0,22 0,19
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính- nhân sự
Theo ông Nguyễn Văn Tuế – trưởng phòng tổ chức hành chính- nhân sự đánh giá ngân sách như trên là không cao, điều này gây ảnh hưởng nhiều tới việc truyền thông tuyển mộ, tổ chức tuyển dụng. Ngân sách cho tuyển dụng không được xác định từ đầu gây khó khăn cho công tác TDNL trong việc xác định hình thức đăng tuyển thông tin, ảnh hưởng đến việc thu hút được đông đảo sự tham gia của các ứng viên đảm bảo phù hợp yêu cầu của công ty. Do ngân sách dành cho tuyển dụng khá thấp nên công ty thường phải xem xét đến các hình thức tuyển mộ, tuyển chọn ít tốn kém, ví dụ chỉ đăng tuyển trên các Website không mất phí, đơn giản hóa công tác tổ chức thi tuyển, việc này gây nhiều khó khăn cho công tác tuyển dụng ở công ty.
3.3.2. Tuyển mộ nhân lực
Theo tìm hiểu và xử lý dữ liệu thứ cấp tại công ty. Hiện nay công ty TNHH Thương Mại CARMAX tuyển dụng từ hai nguồn đó là: nguồn từ bên trong tổ chức và nguồn từ bên ngoài tổ chức. Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài công ty chiếm tỷ trọng
75% năm 2014 trong khi kết quả nguồn tuyển dụng bên trong công ty chiếm tỷ trọng 25% năm 2014.
Bảng 3.5: Số lượng nhân viên được tuyển dụng năm 2012-2014
Năm Số lượng tuyển (người) Chênh lệch năm 2013/2012 Chênh lệch năm 2014/2013 Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài 2012 3 3 0 2 2013 2 4 2014 2 6
Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra
Qua bảng số liệu ba năm cho thấy số lượng nhân viên được tuyển vào công ty năm 2013 so với năm 2012 không thay đổi tuy nhiên số lượng tuyển nguồn bên ngoài tăng lên và số lượng nguồn bên trong giảm xuống, năm 2014 số lượng nhân viên được tuyển tăng 2 nhân viên so với năm 2013 và số lượng tăng này cũng thuộc nguồn bên ngoài cho thấy công ty hướng đến chú trọng tuyển nguồn bên ngoài là chính.
Với nguồn bên trong tổ chức công ty chú trọng tuyển cho các vị trí cán bộ quản lý các đơn vị hay những vị trí công việc quan trọng, vì những người đang làm việc trong công ty đã quen với môi trường công ty, quen với công việc, hơn nữa theo ý kiến của ông Nguyễn Văn Tuế – trưởng phòng tổ chức hành chính- nhân sự cho biết, việc lựa chọn cán bộ quản lý chủ yếu từ nguồn bên trong còn nhằm tác động khuyến khích sự phấn đấu vươn lên của nhân viên trong công ty, nhằm ghi nhận những thành tích trong công tác và sự gắn bó trung thành của nhân viên đối với công ty.
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được giám đốc duyệt, Phòng tổ chức hành chính- nhân sự tiến hành thông báo tuyển dụng đến các ứng viên. Tùy vào thời điểm tuyển dụng và đối tượng tuyển dụng của mỗi đợt tuyển mà công ty đưa thông báo tuyển dụng tới các đối tượng khác nhau như: gửi thông tin tuyển dụng đến các trường cao đẳng, đại học khối kinh tế như: Đại học Lao động Xã hội thông qua phòng công tác chính trị sinh viên, Đại học Ngoại thương thông qua câu lạc bộ nguồn nhân lực, qua trung tâm giới thiệu việc làm Hà Nội HEIC và trên các trang báo mạngwww.24h.com,www.vietnamworks.com, xahoi.com.vn, ... với các yêu cầu cụ thể
về hồ sơ đối với ứng viên, tùy vào vị trí tuyển dụng như với lao động thời vụ chỉ cần chứng minh thư photo và 3 ảnh 4x6, với nhân viên thì hồ sơ xin việc bản cứng bao gồm: Lý lịch, đơn xin việc, phiếu khám sức khỏe, chứng minh nhân dân: bản sao có công chứng, hộ khẩu, các bằng cấp liên quan, ảnh; bản mềm là điền thông tin hồ sơ ứng viên vào bảng cho sẵn trong thông báo tuyển dụng...Ví dụ: Thông báo tuyển dụng của công ty đối với nhân viên Xuất Nhập Khẩu (Phụ lục 3).
Với nguồn tuyển mộ bên trong công ty, phương pháp tuyển mộ công ty sử dụng là: + Tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của CBCNV trong công ty. Nhân viên tuyển dụng tham khảo ý kiến của lãnh đạo các đơn vị (trưởng phòng, phó phòng, trưởng nhóm,…) và những nhân viên gắn bó lâu dài với công ty, có uy tín với tập thể người lao động. Những ý kiến thu thập được sẽ là những căn cứ để xác định những ứng viên có năng lực, phù hợp với chức danh công việc cần tuyển.
+ Tuyển mộ thông qua hồ sơ của NLĐ bao gồm hồ sơ gốc và hồ sơ lưu trong phần mềm QTNL mà công ty đang sử dụng. Căn cứ vào các văn bằng, chứng chỉ trong hồ sơ gốc và quá trình công tác của NLĐ trong dữ liệu của phần mềm QTNL để lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí công việc cần tuyển. Ngoài ra CBCNV cũng có thể biết được các vị trí công việc đang có nhu cầu tuyển mộ thông qua thông báo tuyển dụng treo ở cổng công ty hay trên Website chính thức của công ty “www.CARMAX.com.vn”. Tuy nhiên việc cập nhật thông tin trong thông báo tuyển dụng ở website này không được thường xuyên.
Với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài, công ty không tiến hành thống kê số liệu cụ thể từ nhiều nguồn khác nhau, theo phiếu điều tra hỏi CBCNV biết đến thông tin tuyển dụng của công ty qua nguồn nào và kết quả thu được như sau:
Biểu 3.2: Kết quả điều tra nguồn thông tin ứng viên biết để ứng tuyển
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Công ty thường sử dụng rất nhiều phương pháp tuyển mộ, cụ thể:
-Tuyển mộ thông qua các phương tiện thông tin đại chúng: công ty thường đăng thông báo tuyển dụng trên báo trí, trên mạng internet (ví dụ các website chuyên về việc làm như www.vietnamworks.com.vn, www.vieclam24h.com,…) và trên website của công ty www.CARMAX.com.vn. Việc lựa chọn thông tin đại chúng nào và thời gian, mật độ đăng thông báo tuyển dụng phụ thuộc vào kế hoạch tuyển lao động, ngân sách dành cho tuyển dụng của công ty.
-Tuyển mộ thông qua hội chợ việc làm: khi có nhu cầu tuyển lao động với số lượng lớn (như trong thời điểm xuất nhập khẩu hàng trong nước và nước ngoài với số lượng lớn, công ty cần tuyển thêm lao động để đáp ứng nhu cầu mở rộng SXKD) công ty đăng ký tham gia các hội trợ việc làm, công ty thường tuyển dụng tại các hội trợ việc làm tại Ba Vì, các phiên giao dịch việc làm do trung tâm giới thiệu việc làm Hà Nội tổ chức. Các hội trợ là dịp công ty quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty đến với đông đảo NLĐ. - Tuyển mộ lao động thông qua thông báo tuyển lao động treo trước cổng
công ty và thông báo tuyển dụng tại các địa phương: có thể tuyển được lao động
(phương pháp này công ty thường áp dụng để tuyển công nhân). Các thông tin đăng tuyển là địa chỉ công ty, số lượng tuyển, yêu cầu đối với ứng viên dự tuyển, mức lương và các chính sách đãi ngộ khi đến làm việc tại công ty….Ngoài ra tuyển nguồn bên ngoài còn thông qua sự giới thiệu của CBCNV tại công ty: CBCNV trong công ty được thông báo về vấn đề tuyển mộ và nhờ họ giới thiệu với người nhà, người quen, những người đáp ứng được nhu cầu của công việc. Để tuyển mộ, nhân viên tuyển
dụngsẽ thông báo tuyển mộ cho các trung tâm giới thiệu việc làm để các trung tâm này tìm kiếm cho công ty những lao động đáp ứng được yêu cầu.
3.3.3. Tuyển chọn nhân lực
3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Nhân viên tuyển dụng sẽ thu nhận hồ sơ tại phòng tổ chức hành chính- nhân sự của công ty hoặc trên thư điện tử. Sau đó căn cứ vào yêu cầu đối với ứng viên đã đăng trên thông báo tuyển dụng để loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu. Đối với những hồ sơ đạt yêu cầu, nhân viên tuyển dụng sẽ liên hệ với các ứng viên để thông báo thời gian và địa điểm phỏng vấn sơ bộ đối với ứng viên. Nhân viên tuyển dụng hoặc trưởng phòng tổ chức hành chính- nhân sự sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ ứng viên tại phòng tổ chức hành chính- nhân sự. Qua phỏng vấn sơ bộ sẽ xác minh thêm các thông tin về ứng viên và trao đổi với ứng viên về các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách nếu ứng viên được tuyển, giải đáp các thắc mắc của ứng viên. Bằng việc quan sát, phỏng vấn các vấn đề để làm rõ hơn hồ sơ, đây là căn cứ loại bỏ những ứng viên không phù hợp. Với công nhân, nếu hồ sơ đầy đủ, đạt yêu cầu, chỉ tiến hành phỏng vấn sơ bộ nếu hai bên thỏa thuận và đồng ý các điều kiện thì sẽ vào thi tay nghề luôn. Với những nhân viên đạt yêu cầu tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng lập tờ trình tổng hợp hồ sơ các ứng viên để dễ đánh giá trong quá trình phỏng vấn chuyên sâu và thi tuyển.
3.3.3.2. Thi tuyển
Qua dữ liệu thu được về hình thức thi tuyển với ứng viên ở công ty 2014, em thu được kết quả sau:
Biểu 3.3: Kết quả điều tra hình thức thi tuyển của công ty
Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra
Trong đó 10 ứng viên thi tay nghề là vị trí công nhân, 20 ứng viên thi viết là tuyển cho vị trí nhân viên phòng kinh doanh, tùy theo vị trí tuyển dụng mà công ty có
hình thức thi tuyển phù hợp, do công ty chỉ áp dụng thi viết đối với nhân viên khối văn phòng và chỉ thi tay nghề đối với công nhân. Về vấn đề thi tuyển em cũng tiến hành điều tra phỏng vấn và kết quả thu được có tới 30% số CBCNV được hỏi cho biết họ không trải qua bước thi tuyển, kết quả thể hiện như sau:
Biểu 3.4 : Kết quả điều tra hình thức thi tuyển của ứng viên
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Như vậy không phải công ty tiến hành thi tuyển với tất cả các đối tượng, theo phỏng vấn trưởng phòng tổ chức hành chính- nhân sự được biết, với một số vị trí tuyển công nhân công ty không yêu cầu trình độ, cần tuyển gấp và vào công ty sẽ đào tạo ngay.
Thông qua phỏng vấn cán bộ tuyển dụng cho biết:
Đối với thi viết: Các phòng ban chuyên môn liên quan của Công ty lập đề thi, đáp án, các mức điểm. Kết cấu đề thi phải đảm bảo kiến thức nghiệp vụ chuyên môn70%, kinh nghiệm thực tiễn 30%.
Điểm thi viết đạt là điểm số từ 50% tổng số điểm trở lên.Trong trường hợp kết quả đạt quá thấp ảnh hưởng đến chất lượng phỏng vấn, chủ tịch Hội đồng tuyển dụng căn cứ vào kinh nghiệm công tác, trình độ đào tạo của các ứng viên để quyết định cho phép hạ điểm sàn để lấy bổ sung vào danh sách gọi phỏng vấn.
Ưu điểm của hình thức thi viết là không mất nhiều thời gian, hiệu suất cao, cùng một lúc đánh giá được nhiều ứng cử viên, kết quả đánh giá cũng tương đối khách quan. Vì vậy cho đến nay, thi viết vẫn chiếm tỷ lệ cao trong công tác tuyển dụng nhân lực của công ty.
Tuy nhiên, bằng phương pháp tổng hợp thống kê và phân tích kết quả của các đợt tuyển dụng trong những kế hoạch tuyển dụng năm 2014, vòng thi tuyển còn chưa phát huy được hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Điều này được biểu hiện thông qua sự
chênh lệch giữa số lượng ứng viên được tham gia thi viết và số lượng ứng viên đạt sau thi viết, cụ thể như bảng số liệu sau:
Bảng 3.6: Số lượng ứng viên dự thi và số lượng ứng viên đạt trong KHTD nhân lực trong năm 2014
Đợt Số ứng viên dự thi Số ứng viên đạt sau thi và được gọi phỏng vấn
Số ứng viên đạt phỏng vấn và được gọi đi làm
I 16 6 3
II 15 5 1
III 18 6 1
IV 22 8 3
Nguồn:phòng tổ chức hành chính- nhân sự
Từ ví dụ cụ thể cho thấy rằng Thi viết trong quá trình tuyển dụng còn chưa phát huy được vai trò của nó. Hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: Đề thi quá dễ nên khả năng phân loại và chắt lọc các ứng viên là không cao, sự nghiêm túc và độ trung thực trong bài thi chưa cao, vì vậy sau khi thi viết còn phải tiếp tục tiến hành các phương thức đánh giá khác để quyết định tuyển dụng ứng viên.
3.3.3.3. Phỏng vấn tuyển dụng
Đối với các nhân viên khối văn phòng như nhân viên kinh doanh, kỹ thuật, kế toán... thì công ty tiến hành phỏng vấn chuyên sâu và thi tuyển với các nhân viên kỹ thuật. Hội đồng tuyển chọn bao gồm trưởng phòng tổ chức hành chính- nhân sự, trưởng các đơn vị, người quản lý trực tiếp của ứng viên nếu được tuyển. Hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá ứng viên theo các tiêu chí trong phỏng vấn (phụ lục 4). Cơ cấu barem điểm có thể linh hoạt điều chỉnh phù hợp với từng đợt tuyển dụng cụ thể và được phê duyệt trong kế hoạch tuyển dụng.
Quá trình phỏng vấn sẽ chủ yếu tập trung vào kiểm tra những điểm chưa rõ ràng trong hồ sơ, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, ngoài ra còn sơ bộ xác định tính cách, khả năng, nhận thức, quan niệm sống, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, ước muốn của ứng cử viên. Phỏng vấn chuyên sâu có thể gồm 1 vòng hoặc 2 vòng tùy theo vị trí tuyển dụng. Nếu có thêm vòng 2 thì sẽ do giám đốc phỏng vấn.
Thông qua điều tra dữ liệu thứ cấp các ứng viên về hình thức thi tuyển và câu hỏi phỏng vấn đánh giá năng lực của ứng viên ở mức độ như thế nào. Kết quả điều tra thu được như sau: