1.Giao kết
Giao kết hợp đồng là một khâu quan trọng trong hoạt động của công ty. Thông thường hợp đồng được ký kết theo các bước:
Bước 1, tiếp cận khách hàng
Việc tiếp cận khách hàng là điều rất quan trọng. Hiện nay, nhu cầu trang trí nội thất ngày càng nhiều và đa dạng, điều này đồng nghĩa với việc khách hàng tìm đến công ty ngày càng nhiều hơn, và có nhiều loại khách hàng khác nhau:
+ Đối với khách hàng đã biết đến công ty, thì việc ký kết hợp đồng diễn ra dễ dàng hơn. Khách hàng có thể gọi điện trực tiếp đến công ty hoặc gặp trực tiếp
+ Đối với khách hàng chưa từng biết đến công ty. lượng khách hàng này chiếm vị trí không nhỏ. Do vậy, để thu hút lượng khách hàng này, công ty sử dụng các kênh quảng cáo để quảng bá sản phẩm cũng như thương hiệu của mình. Công ty có thể sử dụng các kênh quảng cáo như: trên vô tuyến, đài, báo, internet….
Như vậy, bước tiếp cận khách hàng là rất quan trọng. Khâu này giúp công ty phân loại khách hàng để có những phương án thực hiện bước tiếp theo.
Bước 2, tư vấn và thiết kế
Sau khi tiếp cận khách hàng, người có trách nhiệm sẽ tìm hiểu nhu cầu cũng như mục đích mà khách hàng đến với công ty. Sau đó, tiến hành tư vấn cho khách hàng. Người có trách nhiệm sẽ bố trí những người có năng lực,kỹ thuật để tư vấn và tiến hành thiết kế theo yêu cầu của khách hàng.
Với đội ngũ chuyên viên kỹ thuật được đào tạo thường xuyên, công ty luôn lấy mục tiêu chất lượng làm hàng đầu, do đó việc tư vấn và thiết kế là một bước
đòi hỏi cần có kinh nghiệm, kỹ thuật cao. Đây là bước quyết định đến việc có ký kết được hợp đồng hay không.
Bước 3, ký kết hợp đồng.
Sau khi đã tư vấn,thiết kế theo đúng yêu cầu của khách hàng, nếu hai bên đồng ý thì đi đến ký kết hợp đồng. Tuỳ từng hợp đồng mà việc ký kết diễn ra khác nhau. Tuy nhiên, nội dung chủ yếu trong một hợp đồng phải có là:
- Đối tượng hợp đồng
- Yêu cầu chất lượng, chủng loại, quy cách, mỹ thuật - Giá trị hợp đồng
- Thời gian thi công - Thanh lý hợp đồng - Bảo hành công trình
- Trách nhiệm và cam kết của mỗi bên ký kết hợp đồng - Tổ chức nghiệm thu và lập hồ sơ thanh quyết toán - Cam kết chung
Hình thức của hợp đồng chủ yếu là bằng văn bản. Trong một số trường hợp do tính chất công việc đơn giản, thời gian ngắn, hợp đồng có thể do hai bên thoả thuận bằng miệng. Dưới đây là một hợp đồng cụ thể mà công ty đã thực hiện trong thời gian vừa qua.( phụ lục 1)
Trong phụ lục 1 cho thấy, nội dung công việc chủ yếu là sản xuất và lắp đặt thiết bị vách ngăn văn phòng. Nếu nhìn qua thì đây không phải là hợp đồng dịch vụ mà là hợp đồng mua bán,nhưng như trên đã phân tích, đối với bất kỳ hợp đồng
dịch vụ nào trong công ty bao giờ cũng được thực hiện từ khâu: tư vấn, thiết kế; sản xuất đến thực hiện. Như vậy, hợp đồng giữa công ty TNHH Mộc Dũng và ngân hàng nông nghiệp & phát triển nông thôn tây Hà Nội thực chất là một hợp đồng tư vấn thiết kế trang trí nội thất. Bởi để thực hiện được công trình này, các cán bộ của công ty đã phải nghiên cứu, tìm hiểu mới đi đến quyết định sản xuất những mặt hàng gì, việc thực hiện ra sao. Do đó, có thể nói, để thực hiện được hợp đồng dịch vụ trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế trang trí nội thất cần phải được tiến hành qua các bước nêu trên.
Khi các bên đã ký kết được hợp đồng thì bắt đầu tiến hành thực hiện hợp đồng
2.Thực hiện
Tuỳ từng lĩnh vực khác nhau, công ty có các cách thực hiện hợp đồng khác nhau. Sau khi tìm hiểu kỹ về hợp đồng, đối tác của công ty, công ty sẽ tiến hành phân trách nhiệm cho từng phòng ban để thực hiện hợp đồng đúng theo tiến độ.
Các loại hợp đồng mà công ty thường ký kết: + Hợp đồng thương mại.
Tức là khách hàng đặt công ty những mẫu hàng nhất định. Do kỹ thuật hoặc do công ty không sản xuất mà công ty sẽ thực hiện mua của doanh nghiệp khác để cung ứng cho khách hàng. Nhìn chung, loại hợp đồng này thường không nhiều.
+ Hợp đồng đặt hàng.
Tức là khách hàng yêu cầu công ty sản xuất trực tiếp những mặt hàng nội thất theo yêu cầu. Việc thực hiện hợp đồng này chủ yếu được thực hiện ở dưới các phân xưởng. Do tính chất của loại hợp đồng này mà các công nhân sẽ phải thực hiện việc sản xuất theo đúng quy trình sản xuất.
+ Hợp đồng sản xuất, thi công.
Đây là loại hợp đồng chiếm tỷ trọng lớn trong công ty. Việc thực hiện hợp đồng này được tiến hành theo trình tự từ sản xuất – thi công- nghiệm thu
Để thực hiện hợp đồng này,công ty huy động toàn thể công nhân viên từ các phân xưởng đến các phòng ban. Hợp đồng này đòi hỏi cần phải được tiến hành theo đúng trình tự từ tư vấn đến thiết kế, sản xuất cũng như lắp đặt.
Do vậy, để thực hiện hợp đồng này theo đúng tiến độ của công việc thì từ các khâu của hợp đồng cũng được tiến hành theo đúng trình tự, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhìn chung, việc thực hiện hợp đồng tuỳ từng loại mà công ty tiến hành thực hiện. Hiện nay, công ty chủ yếu ký kết hợp đồng sản xuất, thi công.Giá trị mà hợp đồng này đem lại cho công ty ngày một cao. Do vậy, để thực hiện tốt hợp đồng này, công ty thường xuyên mở các lớp đào tạo cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó,công ty không ngừng tiếp thu khoa học công nghệ để đa dạng hoá sản phẩm của mình.
Với việc làm như vậy, trong vài năm gần đây, công ty đã thu được một số thành tích đáng kế. Dưới đây là danh mục một số hợp đồng tiêu biểu mà doanh nghiệp đã thực hiện trong thời gian vừa qua ( phụ lục 2)
Sau khi thực hiện xong hợp đồng, các đơn vị trực tiếp thực hiện sẽ tiến hành nghiệm thu công việc. Thông thường đơn vị trực tiếp thực hiện sẽ lập biên bản nghiệm thu theo mẫu:
Biên bản số
Nghiệm thu ……… Hạng mục……….. Công trình……… 1.Đối tượng nghiệm thu……… 2.Thành phần trực tiếp nghiệm thu:
+ Đại diện tư vấn giám sát……… + Đại diện đơn vị thi công……… + Đại diện đơn vị cung cấp……….. 3.Thời gian nghiệm thu
4.Đánh giá công việc đã thực hiện
Đại diện bên giám sát Đại diện bên thi công 3.Tranh chấp và các biện pháp giải quyết tranh chấp
Theo như điều lệ của công ty thì, các tranh chấp nội bộ giữa công ty với thành viên của công ty, giữa các thành viên công ty với nhau liên quan đến thành lập, hoạt động, giải thể công ty trước hết phải được giải quyết thông qua thương lượng, hoà giải. Nếu không được sẽ đưa ra giải quyết tại Toà Kinh tế Toà án nhân dân.
Trong vài năm gần đây, nhìn chung hoạt động của công ty ngày một nhiều. Với nhiều lĩnh vực hoạt động như vậy, công ty đã thu được nhiều thành tích đáng kế. Xong nhìn chung, vẫn thường xảy ra một số tranh chấp như về vấn đề: thiết kế
không đúng yêu cầu kỹ thuật, sản xuất sản phẩm không đúng chất lượng, việc thi công chưa đúng tiến độ…
Ví dụ như đối với công trình VINADECO, do không hoàn thành đúng yêu cầu của công việc, công ty đã phải bồi thường thiệt hại. Cụ thể là 89 bộ NK tủ
Tranh chấp là vấn đề thưòng xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp, điều quan trọng là cách thức giải quyết vấn đề đối với từng công ty. Với phương châm lấy chất lượng là mục tiêu cốt lõi, công ty TNHH Mộc Dũng luôn đưa ra các phương án giải quyết tranh chấp tốt nhất, hiệu quả nhất mà không ảnh hưởng đến lợi ích của các bên. Do vậy, tuy tranh chấp thường xuyên xảy ra nhưng đều được giải quyết bằng con đường thương lượng, hoà giải.
VII. Những thành tựu và tồn tại trong giao kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ tại công ty TNHH Mộc Dũng