Việc tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu diễn ra với những nội dung chính nhu sau:
* Đối với KTTC
Để thu nhận thông tin kế toán các doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định, xác định những chứng từ nào dùng cho KTTC, những chứng từ nào dùng cho KTQT và các chứng từ sử dụng cho một nghiệp vụ cụ thể. Nội dung và phuơng pháp ghi chép trên chứng từ phải đảm bảo sự thống nhất. Việc xây dựng và quy định biểu mẫu chứng từ kế toán là một công việc quan trọng nó đảm bảo cho quá trình thu nhận các thông tin kế toán một cách đầy đủ, trung thực và kịp thời.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, mỗi đơn vị lựa chọn những chứng từ kế toán cần vận dụng phù hợp với hoạt động kế toán của đơn vị mình bao gồm các chứng từ cung cấp thông tin cho việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin lập BCTC nhu: chứng từ lao động tiền luơng, chứng từ hàng tồn kho, bán hàng, tiền, TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Về quy định luân chuyển chứng từ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, luu trữ và bảo quản an toàn chứng từ kế toán của đơn vị theo quy định của pháp luật. Để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý cần dựa vào những căn cứ sau:
- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức SXKD của doanh nghiệp.
18
- Căn cứ vào tình hình thực tế về tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh.
+ Tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Tổ chức hạch toán ban đầu là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, huớng dẫn cách ghi chép trên chứng từ kế toán một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán đuợc lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà nuớc, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán. Hạch toán ban đầu không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện mà có thể do các đối tuợng khác tiến hành. Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của công tác xây dựng thông tin kế toán. Nội dung của công việc này là: Tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp và tổ chức thực hiện nghiệp vụ nội sinh.
Tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh nghiệp hay là tổ chức hạch toán ban đầu các nghiệp vụ ngoại sinh là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhung không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà có thể do nhân viên ở các bộ phận trong đơn vị thực hiện với sự huớng dẫn của kế toán truởng. Nội dung của công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Quy định và huớng dẫn nguời chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận.
- Phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo tính trung thực của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
19
Theo yêu cầu và xử lý thông tin kế toán, trong quá trình thu thập thông tin, phát sinh các nghiệp vụ chỉ do kế toán thực hiện gọi là nghiệp vụ nội sinh. Tổ chức thực hiện thu nhận thông tin về các nghiệp vụ nội sinh phát sinh trong quá trình xử lý thông tin kế toán do các kế toán viên trực tiếp thực hiện trên cơ sở số liệu, thông tin kế toán đã đuợc hệ thống hóa từ các chứng từ ban đầu, hoặc phải tính toán xác định một số khoản mục chi phí kinh doanh trong kỳ trên cơ sở các dự toán, các kế hoạch gồm các nội dung chủ yếu nhu sau:
- Quy định về việc sử dụng các mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ nội sinh để ghi nhận thông tin, làm căn cứ ghi sổ kế toán truớc khi khóa sổ. Các mẫu chứng từ này thuờng đuợc gọi là các bảng kê, các bảng phân bổ, các bảng tổng hợp và phân bổ...
- Phân công từng bộ phận kế toán, từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ xử lý thông tin kế toán phù hợp với chức năng nhiệm vụ.
Về việc lập chứng từ trong doanh nghiệp, tùy theo điều kiện cụ thể, chứng từ kế toán có thể lập thủ công hoặc lập bằng máy. Việc lập các chứng từ kế toán cũng có thể sử dụng các chứng từ thủ công (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử.
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Để tổ chức khoa học và lợp lý quá trình luân chuyển chứng từ, cần phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng nhân viên đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Trong từng quy trình luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự luân chuyển chứng từ, khi lập hoặc nhận phải đuợc tuần tự luân chuyển qua các bộ phận nào, thời gian thực hiện hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế đến khâu cuối cùng là luu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khác nhau trong quản lý, vì vậy cần phải xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh đuợc khâu trung gian.
+ Tổ chức bảo quản, luu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán:
20
định hiện hành. Đơn vị phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ và
thời hạn lưu trữ. Tuyệt đối không để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng khi
cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán, thanh tra kinh tế. Mọi trường
hợp mất mát chứng từ gốc đều phải báo cáo với bộ phận chức năng để có biện pháp
xử lý kịp thời. Đối với trường hợp mất chứng từ (hóa đơn bán hàng, séc trắng...)
phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương về số lượng mất, hoàn cảnh mất. Đồng thời, phải có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa chứng từ
đã bị mất.
Khi các chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Một vấn đề cũng cần được quan tâm trong tổ chức chứng từ kế toán ở các doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, trong đó có tổ chức chứng từ điện tử. Bằng việc thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn cho từng loại nghiệp vụ kinh tế và được tổ chức mã hóa cho từng loại chương trình sẽ giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên kế toán trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phát sinh. Tuy nhiên, tổ chức vấn đề này cần thiết phải tính đến khả năng chống sửa chữa, bảo mật thông tin của chứng từ kế toán.
Trên cơ sở yêu cầu chung của chứng từ kế toán, tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức chứng từ kế toán sao cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
+ Tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin: Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức chứng từ kế toán cần đảm bảo nguyên tắc ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị. Phần mềm kế toán phải đảm bảo nhập đầy đủ dữ liệu về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không bị trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ và thuận tiện cho việc sửa chữa do nhập liệu không chính xác.
Các chứng từ kế toán nhất thiết phải được mã hóa theo loại, tên gọi chứng từ và tổ chức theo các tập tin. Việc mã hóa chứng từ kế toán phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ tổng hợp và đảm bảo bảo mật dữ liệu. Những thông
21
tin được tạo ra, gửi đi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử trong hoạt động tài chính được gọi là chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung quy định đối với chứng từ kế toán bằng giấy và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Khi sử dụng chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết. Chứng từ điện tử có thể được chuyển đổi thành chứng từ bằng giấy và ngược lại. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ điện tử phải được thực hiện với các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài. Trước khi đưa vào lưu trữ phải in chứng từ điện tử ra giấy, nếu lưu trữ chứng từ điện tử bằng bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.
*Đối với KTQT:
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu, quy trình thu thập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ. Hệ thống chứng từ ban đầu phải đáp ứng được yêu cầu kịp thời, chính xác, trung thực phản ánh đúng hoạt động kinh doanh tại mọi thời điểm. Những chứng từ này do doanh nghiệp thiết kế trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc tự thiết lập theo yêu cầu quản lý cụ thể. Để có thể cung cấp các thông tin đặc thù của hệ thống KTQT và tăng cường công tác quản lý, ngoài các nội dung có sẵn trên mẫu chứng từ các doanh nghiệp có thiết kế bổ sung các thông tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ KTQT thường mang tính chất của thông tin KTQT là kịp thời và cung cấp thông tin nhanh chóng.
Chứng từ KTQT có thể lập ở nhiều bộ phận liên quan như bộ phận kinh doanh, bộ phận kế hoạch, bộ phận vật tư... chứ không nhất thiết phải do bộ phận kế toán lập.
22
Quy định việc sử dụng các mẫu biểu chứng từ phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thu nhập thông tin một cách đầy đủ nhất. Kiểm tra để đảm bảo tính hợp lý của các nghiệp vụ phản ánh trong chứng từ kế toán, tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, đặc điểm vận động khác nhau trong quản lý nên cần phải xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển qua các khâu nhanh nhất, tránh khâu trung gian. Để đảm bảo yêu cầu này cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp; căn cứ vào tình hình thực tế và tổ chức bộ máy kế toán cũng nhu mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Thông tin ban đầu của KTQT còn thu thập thông tin tuơng lai. Đây là những thông tin đặc thù của KTQT, giúp cho các nhà quản trị dự đoán, phán đoán về tình hình phát sinh chi phí, doanh thu. trong tuơng lai ngắn và dài hạn. Các thông tin này đuợc tạo ra từ việc vận dụng tổng hợp các phuơng pháp của KTQT kỳ thực hiện, các tài liệu kỹ thuật sản xuất, tài liệu thống kê sản xuất nội bộ doanh nghiệp và của ngành, các tài liệu phân tích tài chính vi mô và vĩ mô nhu thông tin về chính sách thuế, lãi vay..
Thông tin tuơng lai về các yếu tố đầu vào nhu doanh thu, chi phí, giá thành. là cơ sở để thực hiện các mục tiêu quản trị doanh nghiệp. Đây là nguồn thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp. Để thu thập những thông tin này là nhiệm vụ của tất cả các bộ phận kế toán để từ đó tập hợp, hệ thống hóa thông tin đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin trong từng tình huống của nhà quản trị.
Việc tổ chức hệ thống thu nhận thông tin ban đầu phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất.