1.3.5.1. Tổ chức lập báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là phương tiện để truyền tải, cung cấp thông tin đến các đối tượng sử dụng thông tin. Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp bao gồm báo cáo KTTC và báo cáo KTQT.
* Tổ chức lập và công khai báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp. Để đảm bảo yêu cầu này BCTC phải được lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định hiện hành có liên quan. Việc thuyết minh BCTC phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Với đối tượng sử dụng thông tin trên BCTC của doanh nghiệp chủ yếu là các đối tượng bên ngoài như các cơ quan quản lý nhà nước và các đối tượng khác, thông tin trên BCTC thường được trình bày công khai minh bạch theo quy định chung nhất và thông lệ phổ biến nhằm kiểm tra, đánh giá tình hình tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của đơn vị theo các văn bản pháp quy hiện hành.
+ Hệ thống BCTC:
Hệ thống BCTC bao gồm hệ thống BCTC năm, đối với các doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ, còn các doanh nghiệp khác được khuyến khích lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ hoặc tóm lược.
Hệ thống BCTC năm bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh BCTC;
27
Hệ thống BCTC giữa niên độ bao gồm: Bảng cân đối kế toán giữa niên độ; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ; Bản thuyết minh BCTC giữa niên độ;
Công việc trước khi lập BCTC bao gồm: Thu nhận đầy đủ chứng từ kế toán tính đến thời điểm lập BCTC, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống vào sổ kế toán. Đối chiếu, so sánh thông tin liên quan đến các đối tượng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng. Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết. Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh như các nghiệp vụ phân bổ, kết chuyển nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp. Kiểm tra tính chính xác với các sổ kế toán tổng hợp và bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính trung thực của tài liệu kế toán.
Căn cứ để lập BCTC: là số liệu từ BCTC năm trước và số liệu tại thời điểm báo cáo từ các sổ kế toán tổng hợp hoặc sổ kế toán chi tiết của doanh nghiệp. BCTC phải tuân thủ các yêu cầu:
- Trung thực và hợp lý
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra các quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy.
Khi lập BCTC, cán bộ kế toán được phân công cần kiểm tra tính hợp lý của từng chỉ tiêu trong báo cáo nhằm tránh nhầm lẫn và các sai phạm xảy ra, đồng thời tuân thủ thời gian theo tiến độ quy định.
Sau khi lập BCTC kế toán trưởng và người quản lý doanh nghiệp phải kiểm tra thông tin trên BCTC ở các khía cạnh trọng yếu. BCTC hoàn thành phải được tổ chức công khai theo quy định hiện hành. Nội dung hình thức và thời hạn công khai BCTC của doanh nghiệp phải tuân thủ theo pháp luật hiện hành về kế toán.
28
công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. BCTC phải là BCTC dạng đầy đủ
bao gồm các báo cáo, phụ lục thuyết minh theo quy định pháp luật về kế toán doanh
nghiệp. Thời hạn công bố BCTC:
- Công bố BCTC năm đã được kiểm toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo, nhưng không vượt quá 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Công bố báo cáo tài chính bán niên đã được soát xét trong thời hạn 5 ngày kể từngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét nhưng không được vượt quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính.
- Công bố BCTC quý trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, BCTC quý được soát xét (nếu có) trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét.
* Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị:
Báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quy trình thực hiện công tác KTQT trong doanh nghiệp, nó là sản phẩm trực tiếp của phương pháp tổng hợp và cân đối trong KTQT. Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản sử dụng trong KTQT và là sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Chính vì vậy, nội dung và hình thức của báo cáo phải thể hiện được các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu theo dõi, phân tích và đánh giá. Việc tổ chức hệ thống báo cáo KTQT phải khoa học, hợp lý và hiệu quả để đảm bảo cung cấp đúng, đủ thông tin cho nhà quản trị. Báo cáo KTQT không nhất thiết phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và giữa các doanh nghiệp hệ thống báo cáo KTQT không nhất thiết phải giống nhau vì nó còn phụ thuộc quy mô doanh nghiệp, đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ nhận thức của các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên thực hiện công việc của KTQT.
Nội dung Phân tích BCTC Phân tíchbáo cáo quản trị
29
- Hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và đảm bảo tính so sánh đuợc của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đuợc thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và các báo cáo tài chính nhung có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
+ Hệ thống báo cáo KTQT
Để phục vụ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản trị thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp, hệ thống báo cáo KTQT phải thiết kế bao gồm các loại cơ bản sau:
- Hệ thống báo cáo định huớng hoạt động kinh doanh: Hệ thống báo cáo này cung cấp các thông tin định huớng, các chỉ tiêu kế hoạch để chuẩn bị các điều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở đánh giá kết quả thực hiện.
- Hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Hệ thống báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình thực hiện của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để kiểm soát, đánh giá, điều chỉnh tình hình thực hiện.
- Hệ thống báo cáo về biến động kết quả và nguyên nhân của các hoạt động kinh doanh: Hệ thống báo cáo này phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự toán và các nguyên nhân chênh lệch để nhà quản trị doanh nghiệp xác định đuợc nguyên nhân và tìm cách kiểm soát, đánh giá tình hình cũng nhu tìm cách khắc phục.
Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thiết lập các báo cáo kế toán quản trị khác.
1.3.5.2. Tổ chức phân tích báo cáo kế toán
+ Tổ chức phân tích báo cáo tài chính
Sau khi lập BCTC, nhiệm vụ quan trọng của kế toán là tổ chức phân tích và cung cấp thông tin BCTC nhằm phục vụ công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
Tổ chức phân tích và cung cấp thông tin BCTC là việc nộp BCTC cho cơ 30
quan chức năng theo quy định nhu cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê và cơ quan cấp giấy phép đầu tu hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh, ủy ban chứng khoán nhà nuớc, sở giao dịch chứng khoán. Đồng thời, cung cấp cho các đối tuợng quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tổ chức phân tích BCTC trong doanh nghiệp là việc thiết lập trình tự các buớc công việc cần tiến hành trong quá trình phân tích. Để công tác phân tích BCTC thực sự phát huy hiệu quả cần tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức lập kế hoạch phân tích
Xác định mục tiêu, chuơng trình phân tích.
Xác định nội dung phân tích, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện và những thông tin cần thiết thông qua các chỉ tiêu phân tích
Xác định mục tiêu phân tích, chuơng trình phân tích. Xác định rõ ràng nội dung, phạm vi
phân tích, thời gian thực hiện và những thông tin cần thiết thông qua
phân tích.
Tổ chức thực hiện
công tác phân tích
Thu thập nguồn tài liệu, lựa chọn và tính toán các chỉ tiêu phân tích, xác định nguyên nhân và các nhân tố ảnh huởng đến chỉ tiêu phân tích.
Kế toán truởng có nhiệm vụ phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận kế toán và từng nguời làm kế toán trong việc thu nhận, cung cấp và phân tích đối với từng chỉ tiêu cụ thể.
Thu thập các báo cáo cần phân tích, phân tích cụ thể các chỉ tiêu, tìm nguyên nhân và nhân tố ảnh huởng
đến các chỉ tiêu đó...
Tổ chức báo cáo kết quả phân tích
Trên cơ sở các tính toán, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh, những nhà phân tích phải nêu rõ nguyên nhân và trình bày kiến nghị giúp nhà quản lý có đuợc cơ sở đáng tin cậy cho việc ra quyết định đúng đắn trong điều hành hoạt động SXKD
Trên cơ sở các tính toán, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị, bộ phận phân tích thuộc KTQT phải nêu đuợc nguyên nhân và trình bày ý kiến, kiến nghị để giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có đuợc các cơ sở đáng tin vậy phục vụ việc ra quyết định đúng đắn trong điều hành SXKD.
31
1.3.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo cho số liệu, tài liệu kế toán phản ánh trung thực, khách quan về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
+ Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm:
- Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán đảm bảo thực hiện đúng chế độ, chính sách quản lý tài chính của nhà nuớc và những quy định cụ thể của ngành, của tập đoàn và của công ty.
- Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp, việc thực hiện trách nhiệm của các bộ phận kế toán, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau và với các bộ phận chức năng khác có liên quan.
+ Về thời điểm kiểm tra kế toán có thể thực hiện kiểm tra thuờng kỳ hoặc kiểm tra đột xuất.
- Kiểm tra kế toán thuờng kỳ trong nội bộ đơn vị nhằm đảm bảo chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của số liệu, tài liệu kế toán, bảo đảm cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán.
- Kiểm tra bất thuờng đuợc tiến hành trong những truờng hợp cần thiết, theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, thủ truởng các bộ, tổng cục, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố có thể ra lệnh kiểm tra kế toán bất thuờng ở các đơn vị thuộc ngành mình hoặc địa phuơng mình quản lý.
1.3.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Tổ chức trang bị những phuơng tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra những buớc đột phá quan trọng trong việc đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tuợng khác nhau. Tổ chức trang bị những phuơng tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học bao gồm trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) và trang bị phần mềm (chuơng
32
trình kế toán trên máy). Tránh lãng phí phô trương và mạnh dạn trong đầu tư đểkhai thác thế mạnh của công nghệ tin học cũng là trách nhiệm của người quản lý trong việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng như vai trò của kế toán đối với công tác quản lý.
+ Điều kiện để sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán
- Nắm chắc chức năng của máy tính trong công tác kế toán ở công ty. Máy tính chỉ là phương tiện tính toán, ghi nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán, có khả năng lưu trữ các thông tin, dữ liệu cần thiết với khối lượng lớn, có thể in tài liệu, các bảng biểu, các sổ kế toán, báo cáo kế toán theo trình tự đã được thiết kế trong chương trình cài đặt máy.
-Tổ chức trang bị máy, trang bị kiến thức tin học cho kế toán viên để có thể sử dụng máy thành thạo, vận hành chương trình kế toán trên máy.
- Tổ chức mã hóa các đối tượng kế toán cụ thể theo ngôn ngữ của máy. Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán rất nhiều và đa dạng, vì vậy ở doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng kế toán theo các nguyên tắc nhất định sao cho đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên máy.
- Có thể sử dụng chương trình kế toán trên máy vi tính do các chuyên gia bên ngoài lập trình hoặc tự thiết kế.
+ Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin
- Trang bị phần cứng: Công ty phải hiểu rõ nhu cầu khi sử dụng những thiết bị này để trang bị máy móc thiết bị phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty. Tránh việc mua thiết bị quá cũ dẫn đến việc tuy có máy nhưng vẫn phải làm bằng tay do máy xử lý quá chậm cũng như tránh mua những thiết bị quá hiện đại làm cho chi phí cao nhưng lại không tận dụng được tối đa để xử lý công việc.
- Mua hoặc thuê viết phần mềm kế toán: Công ty cần đưa ra những yêu cầu cần có khi xử lý công việc kế toán trước khi lựa chọn một phần mềm bán sẵn trên thị trường hoặc đề nghị người bán viết chương trình phần mềm cho phù hợp.
33
chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi nhân viên, không thể để nhân viên kiêm nhiều việc hoặc tiếp xúc với dữ liệu ở nhiều bộ phận trong máy. Công ty cũng cần quy định việc phê duyệt của lãnh đạo khi nhân viên cần lấy dữ liệu trong máy, đề phòng những nhân viên có ý định phá hoại hoặc thay đổi dữ liệu.
- Phải có chiến luợc phát triển hệ thống công nghệ thông tin, phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn, nâng cấp và thanh lý máy móc thiết bị cũng nhu phần mềm kế toán nhu: Khi nào sẽ đầu tu mới, đầu tu cho bộ phận nào, giá bao nhiêu. Hoặc khi nào sẽ nâng cấp thay thế vì mua mới, chi phí mỗi giai đoạn này là bao nhiêu.
34
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thông qua chương 1 tác giả đã khái quát cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Trong đó tác giả nêu tổng quan về doanh nghiệp và khái quát tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp như: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán, tổ chức lưu trữ và kiểm tra tài liệu kế toán, tổ