Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế toán. Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là huớng tới hệ thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tuợng kế
23
toán trong doanh nghiệp. Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cần quan tâm đến khả năng đáp ứng của các tài khoản đối với các yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát, thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không. Vì vậy xây dựng hệ thống tài khoản kế toán được coi là khâu quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp.
* Đối với công tác KTTC: Dựa trên những quy định chung của quốc gia, các đơn vị lựa chọn áp dụng một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, yêu cầu quản lý cũng như đặc điểm SXKD, lĩnh vực hoạt động của đơn vị.
Đơn vị cũng có thể đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 đối với các tài khoản chưa có trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh tại đơn vị và chỉ được thực hiện sau khi Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản
* Đối với công tác KTQT:để đáp ứng yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm tài khoản cấp 3, cấp 4... phục vụ cho KTQT nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng. Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể nội dung của đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định thống nhất của nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
* Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin: phải đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Các thông tin kế toán do phần mềm kế toán cung cấp vừa phải đảm bảo số liệu để lập BCTC vừa phải cung cấp thông tin để lập các báo cáo KTQT. Để đáp ứng yêu cầu của KTQT, các đơn vị cần xây dựng hệ thống tài khoản KTQT để quản lý đến từng loại vật tư, tài sản, chi phí, dự toán chi phí. Các tài khoản kế toán cần được mã hóa, hệ thống hóa một cách thống nhất. Việc mã hóa các tài khoản kế toán cũng cần phải thuận tiện trong trường hợp thêm, bớt hoặc sửa đổi khi cần thiết.