Giảm cân, trả nợ tín dụng, chải răng bằng chỉ mỗi ngày - đây là những mục tiêu cá nhân đáng theo đuổi, và tìm cách buộc bản thân chịu trách nhiệm là một cách quan trọng để giúp bạn đạt mục tiêu. Nhưng bạn sẽ sử dụng trách nhiệm để giúp đạt những mục tiêu kinh doanh và sự nghiệp như thế nào? Những người ngang cấp có thể giúp nhau đạt tiêu chuẩn cao hơn không? Có cách nào nhân viên buộc cấp trên phải chịu trách nhiệm không?
Trên trang web GreenlightCommunity.com tôi có viết chuyên mục Bí quyết trong tuần. Cách đây không lâu, tôi có viết về quyền đá đít, đưa ra câu hỏi:
Công ty hay tổ chức có thể thúc đẩy những biện pháp trách nhiệm chính thức tương tự như thế này không? Trang web của chúng tôi sau đó tràn ngập câu
trả lời. Dường như rất nhiều người hoạt động kinh doanh cũng đã từng hỏi câu này. Thay vì chờ đợi thành lập những nhóm tương tự một cách chính thức, họ đơn giản là đã thiết lập những nhóm trách nhiệm hay vòng tròn nhà cố vấn cho riêng mình.
Đó cũng chính là điều tôi đã làm sau khi gặp Bob Kerrigan. Bob giới thiệu tôi với Morrie Shechtman, người đã huấn luyện lãnh đạo cho Bob nhiều năm liền. Ngay lập tức Morrie và tôi chia sẻ quan điểm với nhau. Ông ấy làm công việc hỗ trợ các nhóm trách nhiệm đã nhiều năm, và chúng tôi cùng chia sẻ mối quan tâm làm thế nào đưa những cuộc họp nhân viên thành những nhóm hỗ trợ vững chắc hơn. Chúng tôi bắt đầu làm việc với nhau để chính thức hóa vấn đề trách nhiệm bên trong FG và đưa ra giới thiệu cho khách hàng. Đối với tôi, nhà cố vấn đầy tin cậy Greg Seal đã buộc tôi phải chịu trách nhiệm điều hành một con tàu vững chắc hơn tại FG và phải biết tập trung hơn, thay vì cứ chạy theo tìm dự án mới rồi lại bỏ xó vì không có đủ thời gian - một vấn đề mà các đồng nghiệp của tôi đã nhìn thấy trước đó.
Một dự án nổi bật của chúng tôi là kế hoạch huấn luyện cho các nhà chính trị trẻ tuổi không phân biệt đảng phái về cách lãnh đạo hiệu quả - một “trại hè” phi lợi nhuận về lãnh đạo chính trị dựa trên những thành công chúng tôi đã làm với tổ chức. Đây là một ý tưởng vĩ đại vào thời đó - và hiện nay vẫn thế - và rất nhiều người chức quyền cũng đồng tình với tôi. Nhưng nói ngắn gọn, tôi đơn giản là không có thời gian và không tìm được người lãnh đạo nào để chia sẻ gánh nặng. Tôi vẫn luôn tham gia chính trị một cách tích cực, nhưng đồng thời, chúng tôi đã bận túi bụi khi vẫn tiếp tục phát triển một công ty đa dạng luôn tập trung vào sự tăng trưởng của khách hàng. Trong số những công ty con của chúng tôi gồm có: một công ty phát triển lãnh đạo và bán hàng, một công ty tư vấn, một công ty hàng tiêu dùng (sách, DVD, và một trang web cộng đồng dành cho những cá nhân chia sẻ cùng giá trị), và một tổ chức phi lợi nhuận kiêm cộng đồng lãnh đạo, Big Task Weekend, được thành lập để đưa các nhà lãnh đạo trong các liên doanh ngồi lại với nhau để tìm được tiếng nói chung giữa họ, đồng thời chung tay giải quyết những nhu cầu xã hội trên thế giới. Gần đây, chúng tôi thành lập một công ty mới giúp các nhà lãnh đạo cấp cao xây dựng thương hiệu cá nhân của họ thông qua những cộng đồng lãnh đạo của riêng mình. Các thành viên trong nhóm làm việc của tôi không có chức danh; tôi cho họ những dấu gạch chéo, để phân biệt giữa những chức năng và trách nhiệm khác nhau mà chúng tôi có.
Greg liên tục đặt áp lực lên tôi về vấn đề tập trung của Ferrzzi Greenlight, và khi đọc lại những gì tôi đã viết, đôi khi tôi cũng hiểu tại sao! Trong giai đoạn đầu của mối quan hệ hỗ trợ này, Greg và tôi gặp nhau hàng tháng và gọi điện mỗi tuần. Vào lúc đó, mục tiêu lớn nhất của Greg là buộc tôi đưa ra trách nhiệm cho lĩnh vực tài chính của công ty và giữ cho tôi không đưa ra thêm một dự án hay mở thêm một chi nhánh nào khác cho công ty. Tôi thường kể cho ông nghe rằng mình rất hào hứng trước một khách hàng mới muốn có một sản phẩm huấn luyện nào đó, và ông ấy sẽ nói: “Nhưng Keith, anh không cung cấp dịch vụ này”.
Tôi sẽ nói “Đúng thế, nhưng họ rất muốn mà! Và chúng tôi có thể phát triển sản phẩm này tốt hơn bất cứ ai!”
“Được rồi, Keith, nhưng hiện nay anh chưa có sản phẩm này! Và nếu phát triển nó anh sẽ không thể tập trung hoàn thiện và mở rộng những gì anh đang làm hiện nay. Anh phải chấm dứt thôi”.
Và cứ thế, Greg sẽ nhắc nhở (và đôi khi sử dụng bạo lực) để kéo tôi về với mặt đất. Ông ấy đã đúng: Nếu tôi muốn xây dựng một cái gì đó thật sự xứng đáng và vĩ đại, tôi sẽ phải giết chết một số dự án không phải là trọng tâm của công ty. Tôi đã học được cách từ chối những dự án nằm ngoài ưu tiên của FG, và theo thời gian chúng tôi đã để một số khách hàng ra đi. Greg đã áp dụng kinh nghiệm và kiến thức của ông vào cuộc sống và công việc kinh doanh của tôi, cũng như cách Jan đã làm cho chị tôi. Khi chúng tôi thuê một đối tác cấp cao mới, Greg bảo với bà ấy: “Bà phải hiểu rằng Keith có khả năng tự điều chỉnh cực kỳ nhanh. Nếu anh ta đi vào lĩnh vực đua thuyền trên thác, anh ta sẽ là người giỏi nhất. Và chính khả năng này đã giúp anh ta vượt qua được khuyết điểm hay mất tập trung - nhưng về lâu dài, nó sẽ không thể nào chống đỡ được, ai cũng vậy, và ngay cả Keith. Bà và nhóm làm việc cần phải giúp anh ta trưởng thành và giữ tập trung”.
Nhờ vào những cú đá đít của Greg và sự cảnh giác của chính nhóm làm việc, tôi đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Cuối cùng Greg và tôi bắt đầu đưa toàn bộ nhân viên vào trọng trách này - cho phép họ có quyền hạn lớn hơn khi buộc tôi phải chịu trách nhiệm cho mục tiêu và hoạt động của mình. Rất nhiều người chỉ muốn nhốt trách nhiệm và những cú đá đít đằng sau cánh cửa đóng kín! Nhưng nhờ cho phép Greg, một đối tác tin cậy, buộc tôi phải chịu trách nhiệm trước nhóm làm việc của mình, tôi đã trao quyền và khuyến khích họ cũng trở thành đối tác của mình.
Một lĩnh vực khác mà Greg, cùng David - một giám đốc tài chính mới tuyển dụng, và trợ lý của tôi buộc tôi phải chịu trách nhiệm hiện nay là tài chính cá nhân. Chúng tôi cùng nhau ngồi lại đặt ra mục tiêu tài chính và ngân sách cá nhân mỗi năm. Mỗi tháng, chúng tôi cộng sổ và tôi phải lý giải chi tiêu cá nhân của mình. Trước đó, tôi chưa có ai giúp kiểm soát chi tiêu của mình cả. Với những bữa ăn tối, một bộ sưu tập rượu mà tôi đã bắt đầu từ hồi đại học, những công việc từ thiện, đóng góp chính trị, thể thao, du lịch, chi phí cá nhân của tôi đã phình to, và tôi cần có một nhóm giữ chân mình trên lửa. Hiện giờ tôi đang theo đuổi một kế hoạch chi tiêu sít sao, và tôi liên tục được nhắc nhở khi gọi điện đến văn phòng yêu cầu mua thứ gì hay đóng góp cho ai đó. Đôi khi tôi thấy mình giống một đứa trẻ được nhận tiền tiêu vặt (nhưng bất cứ lúc nào, dĩ nhiên, tôi cũng có thể chi tiêu theo ý muốn của mình - dẫu sao đây cũng là tiền của tôi mà). Nhưng bạn có biết không? Tôi đã đề ra một lời hứa với bản thân mình và yêu cầu họ giúp đỡ tôi hoàn thành lời hứa này.
Ngược lại, tôi hứa với họ là tôi sẽ tôn trọng những kiểm soát và ngăn cản của họ, và tôi vẫn đang giữ được những lời hứa này.
Một khi tôi càng luyện tập chịu trách nhiệm lớn hơn trong cuộc đời mình, tôi lại càng nhìn thấy nhiều ví dụ về trách nhiệm trong cuộc đời người khác. Như Rachel Shechtman đã nói: “Tôi nhận thấy rằng khi chúng ta lớn lên, chúng ta dành cả cuộc đời mình sống trong những cấu trúc được chống đỡ bằng trách nhiệm. Trong trường học bạn có trách nhiệm phải có mặt, và những công sức ban đầu này sẽ đóng góp xây dựng cơ hội vào đại học hay những chọn lựa nghề nghiệp sau này. Rồi bỗng dưng bạn tốt nghiệp đại học, và thế là bạn lao vào cuộc đời vốn rất thiếu những cấu trúc trách nhiệm, và rất ít công cụ giúp bạn giữ kỷ luật cho bản thân”.
Rachel có một đồng nghiệp muốn nghỉ việc để mở công ty viết lời quảng cáo của riêng mình. “Tôi sẽ làm người bạn trách nhiệm cho chị,” Rachel đề nghị. Cả hai sẽ gặp gỡ ăn tối mỗi tháng hai lần và thảo luận về mọi thứ mà chị đồng nghiệp phải làm - từ thu thập một danh mục công việc nhận làm đến dự tính tiền công mỗi ngày hay cơ cấu tính phí cho một số dự án khác nhau. Và Rachel buộc bạn mình phải chịu trách nhiệm. “Chị cần phải làm những gì và theo thứ tự ưu tiên nào?” Rachel hỏi, sau đó đảm bảo rằng chị đồng nghiệp thật sự làm đúng kế hoạch. Kết quả? Chị bạn đồng nghiệp đã mở được công ty riêng.
Một lần nữa, thiết kế mô hình trách nhiệm có thể khác nhau. Bạn đồng nghiệp của Rachel là một người có động lực tự thân, vì vậy Rachel chỉ cần đá đít nhẹ thôi. Nhưng bằng việc đặt cho mối quan hệ giữa hai người một cái tên và một cơ cấu hoạt động - bạn bè trách nhiệm - Rachel đã chính thức hóa vấn đề trách nhiệm giữa hai người, ngay cả trong bối cảnh gặp gỡ chỉ có hai người. Điều này rất quan trọng, vì rất nhiều người trong chúng ta thường dễ tha thứ và không đủ lì đòn để đóng vai người huấn luyện hay tạo động lực hiệu quả. Nếu không thông hiểu một cách chính thức, người ta rất dễ bỏ qua. Hãy nghĩ thế này: “trách nhiệm” - accountability có nguồn gốc từ “kế toán” - accounting, vốn là một môn rất nghiêm ngặt.
Dĩ nhiên, không phải ai cũng muốn làm kế toán. Và không phải ai cũng thấy dễ chịu khi đá đít bạn. Vì vậy những người bạn tìm đến phải cảm thấy họ bị buộc phải làm thế. Tôi phát hiện ra rằng cách tốt nhất để nuôi dưỡng trách nhiệm là hãy biến nó thành một việc có qua có lại. Nói cách khác, bạn cũng
sẽ giúp cho những nhà cố vấn tin cậy như cách họ đang giúp bạn. Như Bob Kerrigan nói, “Không có ai là không được hưởng lợi từ việc chịu trách nhiệm. Nó làm cho bạn sắc bén hơn. Điều này đặc biệt quan trọng với những doanh nhân trẻ, bởi vì theo lẽ tự nhiên họ muốn nắm quyền kiểm soát; vì thế nên họ mới tự mở công ty riêng. Và họ hoàn toàn tin tưởng vào những giá trị họ đang xây dựng”.
Billionaires’ Club là một tổ chức trong đó các thành viên giúp đỡ nhau đạt đến tham vọng thành công rực rỡ. Câu lạc bộ tìm cho mỗi thành viên một người bạn với mục đích chịu trách nhiệm lẫn nhau. “Chúng tôi đề ra một bài tập là bạn phải làm một cái gì đó khác biệt mỗi ngày trong vòng một tháng, biến nó thành một phần công việc hàng ngày của bạn,” như lời của Andrew Warner, một thành viên trong tổ chức và là nhà sáng lập Mixergy.com, một cộng đồng những doanh nghiệp mới thành lập trên mạng mà ban đầu là một trang web về lên kế hoạch chương trình sự kiện. “Sau đó chúng tôi bắt cặp với nhau và liên lạc qua điện thoại trong suốt tháng. Mục tiêu của tôi là phải luôn luôn suy nghĩ tích cực trong suốt một tháng; tôi tự hứa mỗi ngày rằng tôi sẽ tránh xa những suy nghĩ hay hành động hạ thấp bản thân mình”.
Một mô hình trách nhiệm khác là liên kết nó vào những hoạt động hàng ngày của bạn, đưa nó thành một công việc mà bạn không tránh né được. Một ví dụ hay về mô hình này có thể thấy trong quân đội. Trung tá Rob “Waldo” Waldman, nguyên là một phi công chiến đấu và một diễn giả về cố gắng hết mình, cho biết trách nhiệm đã được đưa vào trong những buổi diễn tập chiến dịch, hay “bay giả định”. “Chìa khóa thành công trong mọi sứ mệnh là lập kế hoạch dự phòng. Chúng tôi thực hiện bằng cách tự hỏi Chuyện gì xảy ra nếu? Chuyện gì xảy ra nếu một trong số chúng tôi bị bắn rơi? Chuyện gì xảy ra nếu xe bồn không kịp tiếp nhiên liệu? Sân bay gần nhất là ở đâu? Chuyện gì
xảy ra nếu? nếu? Chúng tôi lần lượt giải quyết tất cả những câu hỏi này để
trong trường hợp khẩn cấp chúng tôi biết phải làm gì và mỗi người cần làm gì. Chúng tôi đưa ra những kỳ vọng bằng miệng và bằng văn bản rõ ràng, thảo luận chúng trong buổi họp trước chiến dịch, và nếu có ai không làm tròn phần việc của mình, người đó sẽ phải chịu trách nhiệm”.
Có nhiều cách khác nhau để buộc mọi người chịu trách nhiệm. Marc, một nhà tư vấn 53 tuổi, tham gia vào một nhóm chiến hữu cùng nhau thiết lập một “quyển sổ bìa đỏ”. “Khi chúng tôi cùng thảo luận về vấn đề của ai đó và cuộc chuyện trò đã đến lúc đưa ra một kế hoạch hành động, chúng tôi sẽ ghi nhận
lại vào quyển sổ bìa đỏ. Anh chàng đó phải đưa ra cam kết, bằng chính nét chữ của anh ta. Tuần sau khi chúng tôi gặp lại, chúng tôi sẽ lật lại và theo dõi những gì đã được viết vào trong sổ”.
Viết ra lời hứa là một cách rất tuyệt vời để ghi nhận và chính thức hóa trách nhiệm. Một cách khác nữa là chỉ cần bốc điện thoại thường xuyên hơn. Cứ mỗi hai tuần, nhà doanh nghiệp Greg Hartle lập kế hoạch cho một cuộc hội thảo trách nhiệm qua điện thoại với bốn người khác trong nhóm hỗ trợ của mình. “Gần đây tôi có kể cho họ nghe rằng tôi đang quan tâm đến một chế độ ăn chay trường,” ông nói, “nhưng tôi không chắc tác động của nó đến sức khỏe của mình, bởi vì tôi đã từng ghép thận. Tôi cứ trì hoãn không tìm hiểu sâu hơn. Vì thế mục tiêu cho cuộc gọi sắp tới của tôi là tìm hiểu về chế độ ăn kiêng này và giải thích với họ vì sao tôi cho rằng đây là một gợi ý tốt hay không tốt đối với tôi”.
Greg Hartle và những người bạn trong nhóm không giới hạn thời gian gọi điện mỗi hai tuần. Trong khoảng thời gian giữa hai lần gọi chính thức, họ vẫn chú trọng giữ liên lạc với nhau. Greg thường nhận được điện thoại hay email từ các thành viên trong nhóm, hỏi thăm xem tình hình tiến triển như thế nào, hay gửi kèm một bài báo mà họ nghĩ là có thể giúp ích cho Greg. “Chúng tôi hỗ trợ nhau qua mạng mỗi ngày,” Greg cho biết, “và điều này rất quan trọng”.
Cho dù bạn dùng điện thoại hay hẹn gặp trong công viên, hay ghi nhận vào sổ tay hay viết lên mạng, điều quan trọng vẫn là chính thức hóa mối quan hệ trách nhiệm, tạo cho nó một cơ chế và một kế hoạch thường xuyên. Nếu chỉ trông đợi cho anh bạn trách nhiệm gọi điện nhắc nhở khi bạn không làm theo đúng kế hoạch thì chưa đủ. Nếu thẳng thắn đòi hỏi phải có một không gian an toàn, trách nhiệm sống được nhờ một không gian cụ thể. Kỳ vọng phải được trình bày rõ ràng từ hai phía: “Đây là những gì tôi sẽ làm, vào lúc nào. Nếu tôi không làm theo đúng như vậy, đây là điều bạn phải làm ngược lại với tôi”. Khi tôi nói đến trách nhiệm, người ta thường đặt câu hỏi về hậu quả. Hậu quả