VICEM HOÀNG MAI
2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty
Ngày 07 tháng 10 năm 1995 Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An ban hành quyết định số 2629/QĐ.UBND-CN về việc thành lập Công ty Xi măng Nghệ An (tiền thân Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai). Sau các bước triển khai theo quy định về đầu tư xây dựng, ngày 15/4/1996 Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 216/TTg phê duyệt đầu tư Dự án nhà máy Xi măng Hoàng Mai - Nghệ An công suất 4.000 tấn clinker/ngày (tương đương 1,4 triệu tấn xi măng/năm).
Tên công ty : Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai
Tên giao dịch quốc tế : Hoang Mai Cement Joint Stock Company
Địa chỉ :Khối 7- P. Quỳnh Thiện - TX.Hoàng Mai - Nghệ An
Điện thoại : 0238.3866.170
Fax : 0238.3866.648
Website : www.ximanghoangmai.com.vn
Ngày 07/10/1995: Công ty Xi măng Nghệ An được thành lập (nay là Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai)
Ngày 15/4/1996: Sau các bước triển khai theo quy định về đầu tư xây dựng, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 216/TTg phê duyệt đầu tư Dự án nhà máy Xi măng Hoàng Mai - Nghệ An công suất 4.000 tấn clinker/ngày (tương đương 1,4 triệu tấn xi măng/năm)
Từ 09/6/1999: tiến hành lễ động thổ khởi công xây dựng các hạng mục chính. Cho đến năm 2001 công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành.
Năm 2002, Công ty chuyển sang giai đoạn tổ chức chạy thử không tải toàn bộ và chạy thử có tải đồng bộ.
Ngày 06/3/2002: những tấn Clinker chất lượng tốt đã ra lò ngay từ lần đốt đầu tiên, đánh dấu một chặng đường mới trên con đường phát triển của Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai.
Đầu năm 2007: thực hiện chủ trương của Nhà nước về cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước. Công ty xi măng Hoàng Mai khai thực hiện các thủ tục về cổ phần hóa.
Quý III/2007: các thủ tục cổ phần hóa hoàn thành.
Ngày 30/11/2007: Công ty tổ chức bán đấu giá cổ phiếu cho các cổ đông. Ngày 03/3/2008: Công ty tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất và thành lập Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai và bầu ra Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Công ty.
Ngày 01/4/2008 đến Nay, Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai chính thức đi vào hoạt động Công ty cổ phần
Công ty cổ phần Xi măng Hoàng Mai là đơn vị đầu tiên trong Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam áp dụng mô hình tiêu thụ sản phẩm qua Nhà phân phối chính, công ty đã tận dụng được năng lực của xã hội trong tiêu thụ sản phẩm và xác lập lợi ích hài hòa giữa nhà sản xuất và nhà phân phối.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty
Đại hội đồng cổ đông thường niên ngày 31/3/2009 thông qua Điều lệ Công ty và xác định lĩnh vực kinh doanh của Công ty trong thời gian tới như sau:
- Sản xuất kinh doanh xi măng và clinker;
- Xuất nhập khẩu xi măng, clinker, thiết bị, phụ tùng, vật tư công nghiệp; - Khai thác, chế biến khoáng sản;
- Xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;
- Kinh doanh đầu tư bất động sản, nhà hàng, khách sạn, du lịch, thể thao; - Đầu tư tài chính;
Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật
2.1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty
Hội đồng quản trị Công ty làm việc theo chế độ kiêm nhiệm gồm 01 Chủ tịch và các Ủy viên Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát gồm có 05 người, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, gồm 01 Trưởng ban kiểm soát và các thành viên Ban kiểm soát.
Ban Tổng Giám đốc gồm có 01 Tổng Giám đốc và 04 Phó Tổng Giám đốc.
Công ty có 18 đơn vị trực thuộc trong đó có:
- Các phòng, ban chức năng có 09 phòng gồm: Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Tổ chức & Nguồn nhân lực, Phòng Hành chính quản trị, Phòng Vật tư& Chuỗi cung ứng, Phòng Kế hoạch - Chiến lược, Phòng Kỹ thuật & Nghiên cứu triển khai,Phòng Công nghệ thông tin, Phòng Thí nghiệm, Ban Kỹ thuật an toàn & Môi trường.
- Các Xí nghiệp: Xí nghiệp Tiêu thụ, Xí nghiệp Bê tông&Xây dựng, Xí nghiệp Vật liệu xây dựng( được giải thể và sát nhập vào Xưởng khai thác vào ngày 01/7/2017), Phòng Đầu tư xây dựng( Ban quản lý dự án).
- Các xưởng sản xuất chính và phụ trợ bao gồm: Xưởng Khai thác, Xưởng Nguyên liệu, Xưởng Clinker, Xưởng Xi măng; Xưởng Sửa chữa.
Ngoài ra Công ty còn có Văn phòng Đảng -Đoàn thể gồm có: Đảng ủy, Tổ chức Công đoàn,Tổ chức Đoàn thanh niên, Hội Cựu chiến binh.
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
- Trưởng phòng Tài chính kế toán: Có trách nhiệm đảm bảo chỉ đạo công tác tài chính kế toán của công ty chính xác, kịp thời, tuân thủ quy định của pháp luật, sử dụng nguồn vốn có hiệu quả phục vụ cho sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp, đảm bảo dự báo và hạn chế rủi ro trong công tác đầu tư, tài chính
- Phó phòng tài chính phụ trách tổng hợp, giá thành và vật tư: Có trách nhiệm Xây dựng chiến lược tài chính ngắn và dài hạn trên cơ sở chiến lược tiêu thụ và chiến lược sản phẩm, Lập kế hoạch hoạt động phòng TCKT theo mảng phụ trách.
Tham gia lập kế hoạch tài chính cho hoạt động SXKD của Công ty, điều hành hoạt động Mảng kế toán Tổng hợp và giá thành (Hướng dẫn, kiểm tra, rà soát các nghiệp tài chính phát sinh trong Công ty, báo cáo tài chính định kỳ tháng/quý/năm theo quy định, chỉ đạo kế toán giá thành lập các báo cáo quản trị/giá thành yêu cầu quản trị Công ty) , điều hành hoạt động Mảng kế toán vật tư công cụ dụng cụ. Điều hành hoạt động Mảng kế toán thuế, đánh giá thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty liên quan mảng phụ trách và các công việc khác
- Phó phòng phụ trách đầu tư xây dựng, sửa chữa, TSCĐ, quan hệ cổ đông: có trách nhiệm lập kế hoạch hoạt động phòng TCKT theo mảng phụ trách.
Tham gia lập kế hoạch tài chính cho hoạt động SXKD của Công ty, điều hành hoạt động mảng kế toán Tài sản cố định và bảo hiểm, điều hành hoạt động Mảng kế toán Xây dựng cơ bản và sửa chữa, điều hành hoạt động Mảng kế toán tiền lương và các khoản theo lương và các công việc khác
- Nhân viên kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm Đảm bảo kiểm soát, được công tác hạch toán và chất lượng Báo cáo tài chính tuân thủ theo quy định, chế độ của Nhà nước và đúng quy chế, quy định của Công ty, đảm bảo công tác hạch toán và tính giá thành sản phẩm phù hợp với quy định Nhà
nước và yêu cầu quản trị của Công ty, thực hiện việc phân tích Báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế và các công việc khác được giao.
- Nhân viên kế toán giá thành: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác hạch toán và tính giá thành sản phẩm phù hợp với quy định nhà nước và yêu cầu quản trị của Công ty.Tham gia thực hiện phân tích hoạt động kinh tế.
- Nhân viên kế toán thuế hàng kỳ có trách nhiệm lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng và gửi chi cục thuế, theo dõi tình hình đóng nộp thuế và chủ động thực hiện nghĩa vụ nộp thuế.
- Nhân viên kế toán vật tư: Hàng ngày rà soát lại tồn kho của vật tư để thực hiện việc kiểm duyệt phiếu. Đối chiếu số liệu sổ sách với thẻ kho, đối chiếu số lượng nhập xuất tồn hàng tháng , tham gia kiểm kê thực tế hàng kỳ - Nhân viên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có
nhiệm vụ kiểm tra số công, số tiền lương, thực hiện thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho CBCNV như: công thường, ca 3, lương phép, công bồi dưỡng bằng hiện vật...Lập bảng phân bổ và hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền ăn ca, tiền bồi dưỡng độc hại theo đúng quy định, hàng tháng đối chiếu số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ nộp trên sổ kế toán với nhân viên theo dõi BH thuộc phòng Tổ chức Lao động, tiến hành nộp BH theo đúng quy định
- Nhân viên kế toán công nợ và thanh toán: Có nhiệm vụ đảm bảo hồ sơ, chứng từ liên quan đến công nợ thanh toán được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ tuân thủ theo quy định, chế độ của Nhà nước và đúng quy chế, quy định của Công ty.
- Nhân viên kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về tiền vay, tiền gửi, kiểm soát, xác nhận dòng tiền thu về, tính chi phí tài chính và các hồ sơ chứng từ giải ngân được thực hiện tuân thủ theo quy định, chế độ của Nhà nước, quy chế, quy định của công ty,
của các tổ chức tín dụng ngân hàng và đảm bảo việc sử dụng dòng tiền, vốn có hiệu quả.
- Nhân viên thủ quỹ có nghiệm vụ đảm bảo công tác thu chi, báo cáo tiền mặt, giữ bí mật tiền và sổ sách đúng quy định
- Nhân viên kế toán sửa chữa TSCĐ và ĐTXD có nhiệm vụ đôn đốc các phòng, ban xưởng thực hiện; yêu cầu thống kê các đơn vị phối hợp tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện các quy định của Nhà nước và Công ty trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ được giao tại đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất lượng công trình;tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về thanh toán, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng; tính toán chi phí xây dựng và lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản;tổng hợp, quyết toán chi phí sửa chữa lớn
- Nhân viên kế toán tài sản cố định có trách nhiệm tham gia nghiệm thu việc mua sắm TSCĐ, lập biên bản bàn giao sử dụng TSCĐ. Kiểm tra tính hợp lý của chi phí tạo nên giá trị TSCĐ, xử lý các nghiệp vụ mua bán , thanh lý tài sản tính toán khấu hao hàng kỳ, theo dõi các khoản liên quan tới bảo hiểm tài sản và các công việc khác
- Nhân viên kế toán quan hệ cổ đông và theo dõi bán hàng có nhiệm vụ Thiết lập mối quan hệ với các cổ đông và nhà đầu tư. Hướng dẫn, tư vấn, giải đáp thắc mắc, thực hiện quyền cho cổ đông Công ty về các hoạt động trên Thị trường Chứng khoán; Cập nhật, nắm bắt các thông tư, quy định trên Thị trường Chứng khoán, tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong đầu tư chứng khoán, thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ công bố thông tin.
Đảm bảo các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về kết chuyển doanh thu, chi phí, sản lượng từ Xí nghiệp tiêu thụ sang Công ty được kiểm soát và tổ chức thực hiện tuân thủ theo quy định, chế độ của Nhà nước và đúng quy
chế, quy định của Công ty.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty
Công ty thống nhất áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Theo đó,
hàng ngày, kế toán các phần hành căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được
dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối kỳ, kế toán kế toán tổng hợp từ nhật ký chung và số liệu liên quan chuyển vào sổ cái và cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối phát sinh, đồngthời lên bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ chi tiết liên quan. Đối chiếu sự khớp đúng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái. Từ sổ cái, bảng cân đối sổ phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập Báo cáo tài chính
Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 200/2014/TT-BTC (thay thế QĐsố 15/2006/QĐ- BTC)
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12. Đơn vị tiền tệ sử dụng thống nhất là đồng Việt Nam VNĐ
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán gồm 11 Secgment (nhóm thuộc tài khoản), trong đó, mỗi giá trị secgment đại diện cho một trường thông tin khác nhau:
Cấu trúc tài khoản bao gồm:
XXX.XX.XXX.XXXXX.XXX.XXX.XXXX.XX.XXX.XX.XXXXX Trong đó:
Nhóm 1: 3 ký tự: Đơn vị trực thuộc Vicem Nhóm 2: 2 ký tự: Đơn vị trực thuộc Công ty Nhóm 3: 3 ký tự: Phòng ban trong Công ty
Nhóm 4: 5 ký tự: Tài khoản kế toán Nhóm 5: 3 ký tự: Trung tâm chi phí Nhóm 6: 3 ký tự: Sản phẩm Nhóm 7: 4 ký tự: Mã phân tích Nhóm 8: 2 ký tự: Kênh tiêu thụ Nhóm 9: 3 ký tự: Nội bộ Vicem Nhóm 10: 2 ký tự: Nội bộ Công ty Nhóm 11: 5 ký tự: Nhóm dự phòng Ví dụ: Tài khoản theo dõi gồm:
106.10.102.64280.000.000.D999.00.000.00.00000
Nhóm 1: Tên đơn vị trực thuộc Vicem: Công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai.
Nhóm 2: Tên đơn vị trực thuộc Công ty: Văn phòng chính. Nhóm 3: Tên phòng ban trong Công ty: Phòng tài chính kế toán. Nhóm 4: Tài khoản kế toán: Chi phí bằng tiền khác.
Nhóm 5: Trung tâm chi phí: Không xác định. Nhóm 6: Sản phẩm: Không xác định.
Nhóm 7: Mã phân tích: Chi phí khác. Nhóm 8: Kênh tiêu thụ: Không xác định. Nhóm 9: Nội bộ vicem: Không xác định. Nhóm 10:Nội bộ công ty: Không xác định. Nhóm 11: Dự phòng: Không xác định.
Công ty cũng đã đề ra các quy tắc kết hợp cho các tài khoản của mình.Theo đó, với tài khoản kế toán xác định phải được kết hợp với 1 số mã phân tích nhất định để tránh sự nhầm lẫn trong hạch toán.
Hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng kê khai thường xuyên để hạch toán cho công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế và vật tư thu hồi và
phương pháp kê khai định kỳ để hạch toán cho nguyên vật liệu, sản phẩm sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm với giá trị được xác định như sau:
Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và phụ tùng thay thế
Thành phẩm và chi phí sản xuất kinh doanh dở
- Chi phí mua theo phương pháp bình quân gia quyền.
dang.
- Giá vốn nguyên vật liệu và lao động trực tiếp cộng chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ dựa trên các tiêu chí phù hợp theo phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền. Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản
Tỉ giá ngoại tệ ghi sổ theo tỉ giá giao dịch liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.Tại ngày kết thúc kỳ kế toán, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày kế thúc và lập báo cáo tài chính
Hiện nay, Công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai đang sử dụng
phần mềm kế toán - quản trị ERP Hyperison .Phần mềm này không sử dụng
cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Trước đó, phần mềm kế toán Công ty áp dụng là phần mềm Fast accounting financal 5.0, bên cạnh đó bộ phận kỹ thuật và bộ phận vật tư đều sử dụng các phần mềm riêng biệt để theo dõi. Các phần mềm này không có tính chất tích hợp với nhau, vì thế, nguồn số liệu đưa ra ở mỗi bộ phận
không có sự đồng nhất và hàng tháng các bộ phận thường xuyên phải đối chiếu số liệu lẫn nhau gây tốn thời gian.
Phần mềm ERP mới được triển khai năm 2016 và được Công ty đưa vào sử dụng chính thức quyết toán bắt đầu từ năm 2017 theo định hướng chung của Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam theo đó tất cả các đơn vị trong Tổng công ty sẽ áp dụng phần mềm kế toán và quản trị ERP để thống nhất quản trị. Phần mềm này được sử dụng với đầy đủ các loại sổ, chứng từ kết cấu theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Phần mềm này được thống nhất sử dụng chung và liên kết cho toàn bộ các phòng