Thông thường, dự toán sản xuất của Công ty được lập vào cuối của năm tài chính trước đó, dự toán sản xuất được lập theo quy trình bao gồm các nội dung sau:
+ Căn cứ vào các giả định về kinh doanh: sản lượng tiêu thụ theo từng địa bàn, nhu cầu tiêu thụ địa bàn, thị phần của Công ty, mức tăng trưởng của nền kinh tế, giá bán, ...Xí nghiệp tiêu thụ lập kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá bán, kế hoạch chiết khấu khuyến mại
+ Căn cứ vào sản lượng tiêu thụ được lập ở trên, Phòng kỹ thuật và nghiên cứu triển khai xây dựng kế hoạch sản lượng sản xuất tương ứng, đề ra kế hoạch mua ngoài nếu có các thành phẩm cần thiết nếu sản xuất không đáp ứng kịp, các giả định sản xuất của các loại sản phẩm, các định mức kinh tế kỹ thuật áp dụng cho từng loại sản phẩm, đề ra nhu cầu mua NVL
+ Phòng Vật tư và chuỗi cung ứng, phòng kế hoạch chiến lược căn cứ đơn giá mua thời điểm hiện tại, các hợp đồng đã ký kết và dự kiến tăng giá năm sau, xây dựng giá mua NVL đầu vào cho từng loại vật tư
Từ nhu cầu mua NVL và giá mua từng loại vật tư, xây dựng được kế hoạch mua NVL. Theo đó:
Kế hoạch mua NVL = Nhu cầu NVL sử dụng x Giá mua NVL
+ Các phòng ban, xưởng sản xuất căn cứ vào nhu cầu thực tế, xây dựng ngân sách chi phí của đơn vị mình: ngân sách chi phí sửa chữa, ngân sách công cụ dụng cụ, ngân sách chi phí bằng tiền khác, ngân sách dịch vụ thuê ngoài
+ Phòng tổ chức và nguồn nhân lực căn cứ vào kế hoạch SXKD, xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch tiền lương cho toàn Công ty.
+ Phòng TCKT lập ngân sách khấu hao cho các đơn vị, các khoản chi phí chung: thuế phí lệ phí,...thực hiện tổng hợp, cân đối tổng hợp chi phí các đơn vị và tính giá thành dự toán cho năm tài chính tiếp theo.
Kết quả của dự toán là các biểu tính giá thành sản phẩm, từ đó tính toán ra kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm tài chính sắp tới cụ thể theo phụ lục số 07.
2.3.3. Hệ thống báo cáo quản trị tại Công ty
Định kỳ tháng và cuối mỗi quý, 6 tháng và thường niên, kế toán phải tổng hợp số liệu, lập và gửi các báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, báo cáo cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Tổng công ty gồm: - Hệ thống bảo cáo quản trị 6 tháng và thường niên: Đây được coi là
một trong những báo cáo mamg tính cung cấp thông tin đầy đủ nhất của Công ty. Nội dung chính của báo cáo Quản trị cung cấp thông tin về sản lượng sản xuất, tiêu thụ, tình hình thực hiện các định mức tiêu hao KTKT, giá thành sản xuất, biến động vật tư phụ tùng trong kỳ, tình hình mua sắm, kết quả sửa chữa, kết quả sản xuất kinh doanh. Báo cáo được coi là bức tranh toàn diện nhất về kết quả hoạt động trong kỳ của Công ty, từ đó, các lãnh đạo Công ty có thể ra các quyết định trong thời gian tới.
- Hệ thống báo cáo giá thành hàng tháng, quý, năm: Hệ thống báo cáo giá thành của Công ty hiện được lập theo các mẫu biểu của từng lần được yêu cầu cung cấp thông tin với các chỉ tiêu chủ yếu trên báo cáo thẻ giá thành của Công ty. Qua báo cáo này, có thể phân tích nguyên nhân tăng giảm giá thành, phân tích biến động chi phí qua các kỳ từ đó điều chỉnh được các chi phí. - Hệ thống báo cáo phân tích chi phí và giá thành so sánh với ngân
sách: Hệ thống báo cáo này được lập chủ yếu nhằm phục vụ hoạt động phân tích hoạt động kinh tế thường được diễn ra tại Công ty. Khi hoạt động phân tích hoạt động kinh tế được tổ chức, tất cả các phòng ban phân xưởng sẽ rà
soát, đối chiếu, tổng hợp lại chi phí của đơn vị, Phòng tài chính kế toán sẽ tổng hợp lại và trình bày trước lãnh đạo Công ty tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích chi phí, biến động chi phí chi tiết theo từng khoản mục so với ngân sách được giao.
Cơ sở lập là các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp phản ánh thực tế tình hình doanh nghiệp trong kỳ và cùng kỳ năm trước, các dự toán ngân sách, các kế hoạch đã lập đầu kỳ.
Phương pháp lập báo cáo như sau: Liệt kê các chỉ tiêu đã xây dựng trong kế hoạch đầu kỳ, mỗi chỉ tiêu một dòng, thể hiện sự so sánh đối với số liệu kế hoạch và số liệu thực hiện cùng kỳ năm trước trên các cột tương ứng. Quy trình thu thập và xử lý thông tin để phục vụ lập báo cáo quản trị được bắt đầu từ bước thu thập thông tin. Tại Công ty, bắt nguồn từ các chứng từ kế toán: phiếu xuất, phiếu nhập, các biên bản nghiệm thu.. .,kế toán sẽ kiểm tra chứng từ, hạch toán, ghi nhận vào hệ thống phần mềm, hệ thống phần mềm sẽ cập nhật vào các sổ kế toán. Sau khi thu thập thông tin: từ các sổ cái, sổ chi tiết, bảng phân bổ, báo cáo tiêu hao. của Công ty, kế toán tiến hành xử lý thông tin ghi nhận được: lập các bảng tổng hợp chi phí, thiết lập các chỉ tiêu phân bổ, phân bổ chi phí, cập nhật vào phần mềm các khoản mục chi phí phân bổ, tiến hành chạy kết chuyển tính toán giá thành trên phần mềm máy tính, bên cạnh đó cũng tiến hành tính giá thành sản phẩm bên ngoài, đối chiếu số liệu với nhau , tính giá xuất sản phẩm hàng kỳ. Cuối cùng, kế toán sử dụng các thông tin tính toán được ở trên, kết hợp cùng với các thông tin từ quá khứ như: như ngân sách đề ra, kế hoạch ngắn hạn hay các phương án đề xuất, phân tích thông tin và lập các báo cáo quản trị cung cấp các thông tin theo yêu cầu của Lãnh đạo.
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HOÀNG MAI
Trong quá trình tìm hiểu về thực trạng kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai, em xin được đưa ra những đánh giá về thực trạng kế toán tại Công ty như sau:
2.4.1. Những ưu điểm của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm tại Công ty cổ phần xi măng Vicem Hoàng Mai
2.4.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Nhìn chung, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được phân chia khá rõ ràng, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, chặt chẽ có tính chuyên môn hóa cao. Mặc dù Công ty là một doanh nghiệp lớn nhưng đội ngũ kế toán tập trung, có sự phân cấp trong kiểm soát rõ ràng. Việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty hợp lý cũng góp phần tích cực trong kiểm soát tập hợp chi phí taị Công ty. Việc xắp xếp công việc không chồng chéo góp phần đảm bảo tiến độ công việc các phần hành được kịp thời
Hiện Phòng kế toán cũng đã chia làm 2 tổ, tổ tổng hợp và tổ giá thành, góp phần đảm bảo tính chuyên sâu của người làm kế toán.
2.4.1.2. Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty
-Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng chi tiết, phù hợp với các quy định của Bộ tài chính và phù hợp với mô hình tập hợp chi phí và tính giá thành 5 công đoạn 7 phân đoạn công ty đang áp dụng. Việc theo dõi các tài khoản chi tiết tới từng đối tượng sản phẩm, từng mã phân tích, từng trung tâm chi phí giúp kế toán giá thành dễ dàng hơn trong việc tập hợp chi phí và tính toán giá thành thành phẩm cho từng công đoạn.
Công ty cũng đã tự xây dựng và setup các quy tắc kết hợp cho hệ thống các cấu thành của tài khoản sử dụng, theo đó, người sử dụng chỉ được kết hợp
hạn chế một số trung tâm chi phí với đơn vị phòng ban xưởng, một số hạn chế các mã phân tích với tài khoản, một số tài khoản với đơn vị phòng ban xưởng để hạn chế sự nhầm lẫn trong hạch toán. Điều này cũng giúp công tác kế toán của Công ty được tiến hành dễ dàng hơn.
- Hình thức kế toán Công ty áp dụng theo hình thức nhật ký chung. Việc áp dụng hình thức nhật ký chung giúp công ty áp dụng hệ thống sổ đơn giản, khoa học, các mẫu sổ dễ hiểu, theo mẫu của Bộ tài chính và dễ áp dụng hình thức kế toán máy
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho Công ty áp dụng phương pháp giá xuất bình quân là phương pháp ổn định, không làm biến động báo cáo tài chính, giảm thiểu các gánh nặng thuế và rủi ro cho Công ty.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán đã có được sự thống nhất giữa các biểu mẫu của các chứng từ. Tất cả các phòng ban phân xưởng, kho đều sử dụng chung một hệ thống bảng mẫu chứng từ theo đúng quy định hiện hành.
2.4.1.3 Về mô hình quản lý chi phí và giá thành Công ty đang áp dụng:
Mô hình quản lý chi phí và giá thành 5 công đoạn, 7 phân đoạn Công ty hiện được áp dụng chính thức từ năm 2016, theo đề xuất của đơn vị Công ty TNHH kiểm toán Enrst and Young Viet Nam cho toàn Tổng công ty. Đây là mô hình được xem là hiệu quả nhất trong việc tập hợp chi phí giá thành cho tất cả các đơn vị sản xuất xi măng trong Tổng công ty. Việc áp dụng chung một mô hình quản lý chi phí và tính giá thành cũng góp phần tạo điều kiện cho việc so sánh với các đơn vị sản xuất xi măng khác. Mô hình cũng tương đối phù hợp với quy trình sản xuất hiện tại, quy trình công nghệ và sản phẩm sản xuất của Công ty.
2.4.1.4. Về phân loại chi phí sản xuất và giá thành.
Công ty đã tiến hành phân loại chi phí sản xuất chi phí và giá thành tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty, với bản chất và tuân
thủ các hướng dẫn của Tổng Công ty. Trong bối cảnh đối với một doanh nghiệp sản xuất lớn như Công ty, có rất nhiều khoản mục chi phí là chi phí đặc thù, việc có thể phân loại chi phí một cách hoàn toàn chính xác là điều rất khó,vì thế việc phân loại chi phí chỉ có thể mang tính chất tương đối và Công ty đã làm khá tốt việc này.
Phân loại chi phí đúng đắn có thể giúp Công ty có các quyết định đúng đắn hơn trong tương lai.
2.4.1.5. Về quy trình phê duyệt hệ thống ERP và luân chuyển chứng từ trong cấp phát vật tư sản xuất tại Công ty.
Quy trình phê duyệt trên hệ thống ERP và luân chuyển chứng từ của Công
ty hiện đã đáp ứng được nhu cầu quản lý của đơn vị, các kênh phê duyệt đầy đủ
các bộ phận cần thiết tham gia. Trong kênh phê duyệt, các đơn vị cũng đã chú trọng tới các thông tin cần thiết của giao dịch, đồng thời cũng đã kiểm tra cả ngân sách được phê duyệt để kiểm soát chi phí sử dụng ngay từ ban đầu.
Hiện tại phần mềm ERP được thiết kế trên nền tảng web, đường dẫn như vào một trang web thông thường, vì thế, để có thể phê duyệt, chỉ cần có thiết bị điện tử như máy tính xách tay, ipad, điện thoại di động... đủ cấu hình đáp ứng và có mạng internet là có thể tiến hành. Như thế, phạm vi không gian không chỉ gói trong khu vực Công ty, mà người dùng có thể ở bất kỳ đâu. Điều này vô cùng tiện lợi, đặc biệt là khi một cá nhân sử dụng hệ thống phải đi công tác, . vẫn có thể phê duyệt phiếu bình thường giúp tránh làm chậm việc luân chuyển và cấp phát vật tư.
2.4.1.6. Về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dưới
góc độ kế toán tài chính.
- Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty là tương đối hợp lý, đúng đắn, rõ ràng nên việc tập hợp chi phí tính giá thành được tạo
- Hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đều có đầy đủ các chứng từ, căn cứ cơ sở chắc chắn, hệ thống kiểm soát chặt chẽ.
- Về chi phí NVL: Chi phí NVL được Công ty kiểm soát khá chặt chẽ từ khâu đầu vào, có đầy đủ các chứng chỉ chất lượng, xác định rõ nguồn gốc xuất xứ hàng sử dụng, bên cạnh đó Công ty còn có bộ phận tự kiểm tra lại các thông số kỹ thuật nhập hàng hóa để đảm bảo các thông tin nhập hàng là chính xác. Cuối kỳ, kế toán đều có sự đối chiếu giữa sản lượng trên phiếu cân hàng hàng ngày và sản lượng nhập, điều này giúp làm giảm sai sót trong quá trình thực hiện. Công tác mua sắm được thực hiện tập trung tại 1 bộ phận nên có độ chuyên môn hóa cao, tránh lãng phí trong công tác mua sắm.
Lệnh sản xuất của Công ty được các xưởng sản xuất làm theo ngày, cuối tháng có sự cân đối, tham chiếu, rà soát của Phòng kỹ thuật và nghiên cứu triển khai nên việc tập hợp chi phí có được sự kiểm soát chặt chẽ.
- Về chi phí nhân công :
Chi phí nhân công của Công ty cũng được trích khá đều giữa các tháng, điều này thể hiện được sự ổn định rất cao trong tồng chi phí phát sinh của Công ty trong kỳ.Từ ổn định được chi phí cũng góp phần ổn định được giá thành trong các tháng và cả năm. Việc chia lương theo chức danh công việc của Công ty cũng tạo điều kiện cho việc chia lương cho cán bộ công nhân viên được đảm bảo công bằng, đặc biệt là với hình thức chức danh công việc càng đòi hỏi mức độ chịu trách nhiệm cao, hệ số lương thực nhận càng cao. Bên cạnh đó, các mức lương đóng bảo hiểm, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ của Công ty được tính toán chính xác theo các quy định của Nhà nước, Công ty cũng tiến hành thanh toán tiền bảo hiểm đúng hạn, không có các khoản nợ với cơ quan bảo hiểm, đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Với điển hình là doanh nghiệp sản xuất độc hại, Công ty đã thực hiện tính toán và
chi trảđầy đủ theo quy định của Nhà nước các khoản độc hại cho người lao động trưc tiếp sản xuất tại Nhà máy.
- về chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung của Công ty được hạch toán chi tiết, cuối kỳ, trước khi chạy giá thành, kế toán giá thành đều có sự đối chiếu các khoản chi phí để kiểm tra nên các sai sót đều được hạn chế. Trong quá trình tìm hiểu, Tác giả cũng đánh giá các khoản chi phí sản xuất chung được Công ty để cố gắng tiết giảm chi phí tối đa để tránh lãng phí, hàng kỳ đều có báo cáo tiết giảm chi phí để theo dõi về các khoản này.
Công ty đã tập hợp rất chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo từng yếu tố chi phí, theo dõi các các yếu tố một cách cụ thể; từ đó đảm bảm công tác quản lý chi phí được thực hiện một cách đầy đủ, chặt chẽ.
2.4.1.6. Về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dưới
góc độ kế toán quản trị.
- Hệ thống định mức tiêu hao KTKT đối với NVL của Công ty khá chi tiết, đầy đủ tất cả các nguyên vật liệu và chủng loại sản phẩm sản xuất tại nhà máy. Định mức tiêu hao được tính toán chính xác, khoa học, dễ dàng trong việc áp dụng để lập các báo cáo quản trị. Hệ thống tiêu hao thỏa thuận với Tổng Công ty cũng được thay đổi theo hàng năm, được đánh giá là phù hợp với tốc độ thay đổi của máy móc thiết bị, không bó chặt Công ty.
Ngay từ đầu Công ty đã tự xây dựng được cho mình định mức tiêu hao cho từng tháng, bám sát với tình hình thực tế hiện tại của Công ty, với các thỏa thuận định mức tiêu hao của Tổng Công ty ban hành và có sự thống kê, so sánh với các năm liền kề. Hàng tháng, Công ty cũng đã thống kê lượng NVL xuất dùng, lập các báo cáo tiêu hao để so sánh đánh giá để điều chỉnh vào các kỳ tới
- Hệ thống dự toán của Công ty được đánh giá là hệ thống chuẩn với các biểu mẫu của Tổng công ty ban hành. Tất cả các biểu mẫu dự toán được trình bày khoa học, có thuyết minh chi tiết kèm theo.Quy trình lập dự toán và phân công nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban lập được đánh giá là phù hợp, chặt chẽ. Công ty cũng đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu lập dự toán, bằng việc áp dụng phần mềm lập dự toán Oracle. Tuy phần mềm