7. Kết cấu luận văn
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc vào Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, dưới Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc gồm 11 đơn vị hạch toán phụ thuộc là các chi nhánh bưu điện được đặt tại các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh, gồm:
- Văn phòng Bưu điện tỉnh
- Bưu điện huyện Tam Dương - Bưu điện huyện Bình Xuyên - Bưu điện huyện Yên Lạc - Bưu điện huyện Vĩnh Tường - Bưu điện huyện Sông Lô - Bưu điện huyện Lập Thạch - Bưu điện Thành phố Phúc Yên - Bưu điện huyện Tam Đảo
Tại mỗi bưu điện huyện, thành phố sẽ gồm một giám đốc, một phó giám đốc, một kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán), một thủ quỹ, một kế toán viên (trừ BĐH Tam Dương, BĐH Sông Lô, BĐH Tam Đảo) và đội ngũ nhân viên điểm BĐVHX, phát xã.
Trong đó, Văn phòng Bưu điện tỉnh là đầu mối quản lý của Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc, đại diện của BĐT ký kết các loại hợp đồng với đối tác, là đầu mối quản lý nhân sự, đưa ra các phương án kinh doanh, là đầu mối thanh toán với các Bưu điện tỉnh, thành phố trên cả nước, ... Tóm lại, Văn phòng Bưu điện tỉnh là nơi quản lý toàn bộ hoạt động của các BĐH, thành phố trên địa bàn tỉnh và thực hiện báo cáo kết quả với Tổng công ty Bưu điện Việt Nam.
a) Giám đốc
Giám đốc là đại diện theo pháp luật của Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc, là người điều hành hoạt động của hệ thống bưu điện trên toàn tỉnh và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Bưu điện Việt Nam về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của đơn vị theo nguyên tắc gọn nhẹ, hiệu quả đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh.
b) Phó giám đốc
Phó giám đốc là người giúp việc, hỗ trợ giám đốc điều hành, đôn đốc các bộ phận thuộc các lĩnh vực nhằm đảm bảo mục tiêu đã đặt ra. Phó giám đốc được ủy quyền thực hiện các công việc của giám đốc trong trường hợp giám đốc không có mặt tại đơn vị.
c) Phòng kế hoạch kinh doanh
o Xây dựng mô hình tổ chức hoạt động của nhân viên kinh doanh thống
nhất từ tỉnh đến huyện.
o Giao mục tiêu, giám sát và tổng hợp kết quả thực hiện mục tiêu của
nhân viên kinh doanh của các BĐH đối với dịch vụ BCCP, TCBC, PPTT.
o Thực hiện rà soát thị trường, khách hàng (do bưu điện đang phục vụ
và các đối thủ), phân lớp khách hàng từ đó phân tích đánh giá và đề xuất lãnh đạo đưa ra những quyết sách phù hợp để giữ khách hàng hiện có và phát triển khách hàng mới; hỗ trợ các đơn vị trong công tác tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
o Là đầu mối triển khai các nội dung liên quan đến hoạt động điểm
BĐVHX trên địa bàn, xây dựng phương án kinh doanh dịch vụ cho từng điểm phù hợp với địa bàn và năng lực của nhân viên BĐVHX, đảm bảo khả thi, tiết kiệm và hiệu quả. Xây dựng cơ sở dữ liệu về hiện trạng cơ sở vật chất, nhân lực, tình hình kinh doanh phục vụ tại điểm BĐVHX theo hướng dẫn của TCT để quản lý, vận hành và phát triển kinh doanh.
tiêu dùng, lịch, sách giáo khoa, ấn phẩm, vật tư,.. ..theo yêu cầu của các BĐH đảm
bảo cung cấp hàng kịp thời cho hoạt động kinh doanh.
o Chịu trách nhiệm triển khai công tác đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý
hồ sơ, giám sát các công trình, dự án đầu tư, sửa chữa tại các bưu điện trên địa bàn tỉnh.
o Phối hợp với các phòng chức năng trong lĩnh vực mua sắm TSCĐ,
công cụ dụng cụ phuc vụ SXKD.
o Quản lý, triển khai kinh doanh các hợp đồng cho thuê địa điểm của
toàn BĐT, chủ động báo cáo kịp thời khi hợp đồng sắp hết hạn, lên kế hoạch đàm phán, ký kết hợp đồng mới.
o Lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng,. theo yêu cầu của TCT và BĐT.
d) Phòng kỹ thuật nghiệp vụ
• Quản lý nghiệp vụ về phát bành báo chí, BCCP, TCBC.
• Thực hiện đối soát số liệu về dịch vụ BCCP, TCBC và phân chia
doanh thu.
• Nghiên cứu, triển khai hướng dẫn đơn vị trực thuộc thực hiện các văn
bản nghiệp vụ do Tổng công ty ban hành.
• Theo dõi, giám sát, đôn đốc đơn vị trực thuộc thực hiện đúng các lệnh
điều hành của TCT và quy trình về nghiệp vụ, chất lượng các dịch vụ.
• Tham gia công tác kiểm tra, tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ do
BĐT tổ chức.
• Rà soát, tiếp nhận, điều tra, xác minh các khiếu nại; xử lý, giải quyết
khiếu nại, bồi thường với các trường hợp đủ điều kiện.
• Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc sử dụng các phần mềm BCCP,
TCBC, phản ánh lỗi trong quá trình kiểm tra đơn vị trên phần mềm.
công nghệ thông tin. Quản trị mạng công nghệ thông tin: hệ thống máy chủ, bảo
mật, an ninh mạng; user;... thuộc phạm vi đươc quản lý.
♦ Tổ chức bảo dưỡng, kiểm tra hệ thống thiết bị, phần mềm phòng ngừa
sự cố. Tổ chức hỗ trợ kỹ thuật, cài đặt, triển khai, nâng cấp, sửa chữa, khắc phục sự cố về thiết bị, phần mềm kịp thời, bảo đảm yêu cầu SXKD.
♦ Thực hiện các báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất theo chế độ báo cáo
của TCT và BĐT.
e) Phòng tổ chức hành chính
♦ Tiếp nhận các chính sách, pháp luật của nhà nước, tham mưu cho giám
đốc về tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, định biên lao động, tiền lương, tiền thưởng, kỷ luật lao động, BHXH theo chế độ hiện hành, các biện pháp tạo động lực trong lao động.
♦ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sắp xếp nhân sự hàng năm
theo yêu cầu của nhiệm vụ SXKD.
♦ Quản lý hồ sơ nhân viên trên phần mềm, giải quyết các chế độ cho
người lao động như hưu trí, mất việc làm, thanh lý hợp đồng lao động,.
♦ Quản lý, triển khai thực hiện các nội quy, quy chế của đơn vị, công tác
tư tưởng, thi đua khen thưởng.
♦ Lập bảng thanh toán lương cho toàn tỉnh; lập danh sách nhân viên, đơn
vị hoàn thành tốt nhiệm vụ trong kỳ gửi Tổng công ty để xét khen thưởng; ban hành các quyết định khen thưởng, các quyết định hỗ trợ, ủng hộ thiên tai, ủng hộ quỹ vì người nghèo,... và các hoạt động an sinh xã hội khác.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh, tai Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo hình thức này thì phòng kế toán tại Văn phòng Bưu điện tỉnh sẽ là phòng kế toán trung tâm và
theo thông báo của BĐT và TCT; viết các phiếu thu, chi. Định kỳ, kết chuyển hết doanh thu, chi phí, thuế GTGT đầu ra, đầu vào phát sinh trong kỳ lên phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán tại BĐH gồm một kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán), một thủ quỹ, một kế toán viên (Trừ BĐH Tam Dương, BĐH Sông Lô, BĐH Tam Đảo).
Phòng kế toán tại Văn phòng BĐT (phòng kế toán trung tâm) sẽ viết phiếu thu, chi; hạch toán các khoản doanh thu, chi phí phát sinh tại Văn phòng BĐT; đồng thời, thực hiện kiểm tra, tổng hợp doanh thu, chi phí do kế toán BĐH kết chuyển lên, nếu kiểm tra thấy số liệu không có vấn đề gì sẽ tổng hợp doanh thu, chi phí toàn tỉnh và kết chuyển về Tổng công ty; thực hiện quyết toán và nộp thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân; lập báo cáo tài chính, lập các bảng biểu theo yêu cầu của Tổng
công ty,...
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc
a) Kế toán tổng hợp
- Hỗ trợ kế toán Bưu điện huyện, hỗ trợ các phần hành kế toán khác về mặt
nghiệp vụ, điều hòa mối quan hệ hợp tác giữa các phần hành, các vị trí kế toán đảm bảo các phần hành, vị trí kế toán phối hợp nhịp nhàng.
- Lập và nộp thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân.
- Kiểm tra các bút toán hạch toán của kế toán VP BĐT và kế toán các BĐH.
bao gồm Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính).
- Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả trên tại văn phòng và toàn đơn vị; đầu mối kiểm soát thu nhập khác, chi phí khác trên tài khoản 711, 811.
- Phân tích, đánh giá tổng hợp tình hình tài chính, doanh thu, chi phí dòng tiền, tư vấn giúp việc kế toán trưởng, lãnh đạo BĐT trong quản lý tài chính- kế toán.
- Thực hiện đối chiếu xác nhận công nợ, quyết toán công nợ với Tổng Công
ty, các Bưu điện tỉnh khác, thực hiện các bút toán kết chuyển bù trừ công nợ cuối kỳ công nợ với Bưu điện huyện, công nợ với Tổng công ty.
- Đánh giá thực trạng, đề xuất, giúp Kế toán trưởng đơn vị xây dựng, ban
hành, triển khai chế độ tài chính kế toán, quy trình nghiệp vụ, cẩm nang nghiệp vụ kế toán tài chính toàn đơn vị. Thực hiện tham gia công tác kiểm tra lĩnh vực tài chính kế toán của BĐT đối với các đơn vị trực thuộc.
- Phối hợp để xây dựng kế hoạch chi phí hàng năm, phân kỳ kế hoạch chi phí tháng, quý, giao kế hoạch chi phí cho các đơn vị trực thuộc.
- Đầu mối tập hợp, quản lý các hợp đồng kinh tế do đơn vị ký kết: Hợp đồng
cho thuê tài sản; hợp đồng cộng tác viên; hợp đồng môi giới; hợp đồng thuê lao vụ; hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ;...
b) Kế toán chi phí, nợ phải trả
- Tập hợp chứng từ chi phí phát sinh tại Văn phòng BĐT, kiểm tra, kiểm soát
chứng từ đề nghị thanh toán của các phần hành quản lý vật tư, hàng hóa; phần hành quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản, công cụ, dụng cụ; phần hành doanh thu về thanh toán nghĩa vụ thuế; các phần hành khác đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu tư vấn, xây lắp, thanh toán cho ngân sách nhà nước, ...
- Lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ chi tiền mặt.
- Đối với các chứng từ chuyển khoản: Sau khi kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chuyển cho kế toán dòng tiền để thanh toán.
- Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí của Bưu điện tỉnh và các chi phí tập trung.
thanh toán ngay; nợ tạm ứng phát sinh.
- Liên kết thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phí phát sinh.
- Theo dõi, đối chiếu công nợ nội bộ giữa Bưu điện tỉnh với Bưu điện huyện, với các Bưu điện tỉnh, công ty trực thuộc Tổng công ty, công nợ với Tổng công ty liên quan đến chi phí, phối hợp với kế toán tổng hợp xác nhận công nợ nội bộ về kinh doanh.
- Theo dõi công nợ phải trả, lập xác nhận công nợ; đôn đốc các phòng ban tập hợp đủ chứng từ thanh toán để trả bớt nợ, giảm bớt số nợ phải trả vào cuối kỳ.
- Kiểm soát hạch toán các nghiệp vụ chi phí toàn BĐT; định kỳ đi kiểm tra bộ chứng từ chi của các BĐH.
- Hạch toán bút toán kết chuyển hàng tháng toàn BĐT.
c) Kế toán doanh thu, nợ phải thu
- Lập phiếu thu tiền mặt chuyển thủ quỹ.
- Tập hợp, hạch toán doanh thu phát sinh tại BĐT, liên kết doanh thu và thuế.
- Căn cứ vào bảng phân chia doanh thu BCCP, TCBC, PPTT do phòng kỹ
thuật nghiệp vụ và phòng kinh doanh chuyển lên, hạch toán vào phần mềm kế toán của các BĐH doanh thu các dịch vụ phát hành báo chí, tiết kiệm bưu điện, chi trả BHXH, ...
- Phối hợp với kế toán tổng hợp lập báo cáo nhanh tình hình SXKD gửi Tổng công ty trước ngày 01 của tháng sau liền kề.
- Theo dõi, đốn đốc việc thực hiện thu hồi nợ phải thu khách hàng toàn BĐT.
- Lập báo cáo thuế GTGT của tháng trước liền kề và chuyển cho kế toán dòng tiền thanh toán trước ngày 18 .
- Thực hiện công tác kiểm kê, lập báo cáo kiểm kê nợ phải thu, xác nhận nợ phải thu. Theo dõi, quản lý, đôn đốc xử lý, thu hồi nợ phải thu khó đòi: danh sách khách hàng phải thu khó đòi, nội dung, số tiền, tình trạng và khả năng thu hồi, hồ sơ khoản nợ, các biện pháp đã thực hiện, các biện pháp sẽ thực hiện; đầu mối tài chính- kế toán tham gia thực hiện xử lý nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
d) Kế toán dòng tiền
- Quản lý tài khoản tiền gửi kinh doanh, dòng tiền tài chính bưu chính, dòng tiền tiết kiệm bưu điện.
- Lập ủy nhiệm chi các khoản thanh toán về quỹ kinh doanh trên cơ sở chứng từ do các phần hành kế toán khác chuyển sang , thực hiện giao dịch tại ngân hàng, kế toán tiền gửi ngân hàng dòng tiền kinh doanh. Hạch toán kế toán dòng tiền kinh doanh thu/chi trên cơ sở các chứng từ ngân hàng, ủy nhiệm chi của đơn vị.
- Lập ủy nhiệm chi, chi tiền mặt, tiếp quỹ đối với các khoản chi thuộc quỹ tài chính bưu chính, tiết kiệm Bưu điện.
- Kiểm tra định mức lưu quỹ tại đơn vị. Lập bảng theo dõi số dư dòng tiền tại BĐH và BĐT.
- Đối chiếu, đối soát các khoản công nợ nội bộ Bưu điện tỉnh - Bưu điện
huyện, Bưu điện tỉnh - Tổng công ty về dòng tiền thanh toán; các khoản vay trả giữa các quỹ; nợ phải thu - phải trả với đối tác tài chính bưu chính, tiết kiệm bưu điện.
- Lấy sổ phụ, chứng từ các tài khoản tiền gửi ngân hàng.
- Lập biên bản kiểm kê quỹ các dòng tiền kinh doanh, tiết kiệm, tài chính vào cuối tháng.
e) Kế toán vật tư, ấn phẩm, hàng hóa
- Tập hợp chứng từ, lập phiếu nhập kho, xuất kho, điều chuyển nội bộ vật tư, hàng hóa phát sinh tại kho vật tư, hàng hóa tập trung của Bưu điện tỉnh.
- Hạch toán nghiệp vụ PHBC: Nhập kho từ PHBC Trung ương , từ báo Vĩnh Phúc. Xuất kho báo cho các BĐH.
- Tổng hợp thông tin vật tư, hàng hóa toàn Bưu điện tỉnh chi tiết từng loại vật tư, hàng hóa, chi tiết theo từng đơn vị quản lý bao gồm: tình hình nhập - xuất- tồn trong kỳ; tình trạng vật tư, hàng hóa tồn kho, kém mất phẩm chất, lạc hậu kỹ thuật, không có nhu cầu sử dụng, chậm luân chuyển.
- Thực hiện các thủ tục điều chuyển vật tư, hàng hóa trong nội bộ BĐT.
- Phân tích, đánh giá tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa toàn BĐT, đề xuất, kiến nghị, cung cấp thông tin kế toán về công tác quản lý vật tư, hàng hóa.
- Thực hiện công tác kiểm kê, lập báo cáo kiểm kê vật tư, hàng hóa.
- Lập báo cáo bán hàng hóa và các loại báo cáo tháng theo quy định.
- Hàng quý, lập báo cáo tem, báo cáo hóa đơn, và các loại báo cáo khác theo yêu cầu của TCT.
f) Kế toán Tài sản cố định, xây dựng cơ bản, công cụ dụng cụ ® Kế toán đầu tư XDCB:
- Tập hợp, kiểm tra chứng từ, hồ sơ xây dựng cơ bản theo tiến độ triển khai các dự án phục vụ thanh toán, quyết toán vốn dự án.
- Hạch toán kế toán tập hợp chi phí đầu tư, khối lượng đầu tư hoàn thành; kết