7. Kết cấu luận văn
3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾTOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ
3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH VĨNH PHÚC 3.1.1 Ưu điểm
Trong những năm vừa qua, Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc đã trải qua những thuận lợi, khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động, nhưng với sự giúp đỡ của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, của địa phương và cùng sự đoàn kết, quyết tâm của đội ngũ cán bộ công nhân viên nói chung và đội ngũ kế toán nói riêng, Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc vẫn đạt được những thành tựu nhất định. Mạng lưới bưu chính, viễn thông được mở rộng và từng bước hiện đại hóa. Các dịch vụ mới được phát triển, công tác quản lý được chú trọng đồng bộ với quá trình đầu tư nâng cao chất lượng mạng lưới. Để đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững, Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc tập trung duy trì sự ổn định mạng lưới, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ, phát triển đội ngũ tiếp thị bán hàng, nghiên cứu thị trường, khả năng cạnh tranh của đối thủ; chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên.
3.1.1.1 về tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn, nhẹ, năng động, hiệu quả phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của doanh nghiệp, phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh. Hệ thống quy chế, cơ chế nội bộ hoàn thiện trên tất cả các lĩnh vực. Các phòng ban được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, kịp thời đáp ứng các yêu cầu quản lý và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Công tác chỉ đạo của lãnh đạo Bưu điện tỉnh mang tính mềm dẻo, linh hoạt, tạo điều kiện để người lao động phát huy tốt nhất khả năng tiềm tàng của mỗi người.
3.1.1.2 về tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán có sự chuyên môn hóa, đảm bảo đúng quy tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng: mỗi kế toán viên được phân công thực hiện công việc kế toán khác nhau, phù hợp với năng lực của từng người, tạo ra môi trường làm việc hợp lý, làm cho mỗi người đều hài lòng với công việc được giao. Vì vậy, công tác kế toán và quản lý tại doanh nghiệp có tính hiệu quả, kinh tế cao.
-Về tổ chức công tác kế toán:
Hiện nay, Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp , nhằm thực hiện kiểm tra, giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả, từ đó giúp đội ngũ quản lý hoạch định, điều chỉnh chính sách kinh doanh phù hợp với thực tế. -Về hình thức kế toán:
Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy, in sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ. Việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế trên máy có những ưu điểm sau:
+ Xử lý dữ liệu được nhanh chóng và chính xác.
+ Tiết kiệm được thời gian do tốc độ nhập liệu trên máy nhanh hơn rất nhiều so với phương pháp kế toán thủ công.
+ Thông tin, dữ liệu khi cần thiết có thể lấy dễ dàng và ngay lập tức, có thể được gửi cho nhiều người sử dụng khác nhau tại các địa điểm khác nhau cùng một lúc.
+ Việc kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa các bảng biểu cũng đơn giản hơn. -Về sổ sách, chứng từ kế toán:
Phòng kế toán Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc đã ban hành danh mục giấy tờ cần phải có khi đề nghị thanh toán cho mỗi một nghiệp vụ kinh tế, đồng thời hướng dẫn hạch toán vào các mã thống kê chi phí.
Chứng từ kế toán được sử dụng gồm: giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản; giấy đề nghị tạm ứng; bảng kê chi tiền; giấy đề nghị thanh toán tạm ứng;....được quy định đúng theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành; lưu trữ theo đúng
chế độ, sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được in, đóng thành quyển và lưu trữ trong tủ, sẵn sàng cho cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính. -Ve hệ thống tài khoản kế toán:
Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế cũng như kiểm tra số liệu.
3.1.1.3 về thời điểm và điều kiện ghi nhận doanh thu, chi phí
Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi xuất hàng hóa, vật tư cho người mua, đảm bảo thực hiện đúng các điều kiện ghi nhận doanh thu. Doanh thu được ghi nhận đúng kỳ, có xuất hóa đơn bán hàng đầy đủ.
Chi phí và doanh thu do nó tạo ra được ghi nhận đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Chi phí phát sinh tháng nào thì được ghi nhận vào tháng đó.
3.1.1.4 Về công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh
doanh
về công tác hạch toán doanh thu: Công tác hạch toán doanh thu được tổ chức khá tốt. Doanh thu từng nhóm dịch vụ được thể hiện chi tiết trên sổ sách kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý nắm được tình hình, khả năng hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản 511, 515,711 (Chi tiết cho từng loại hình) để phản ánh doanh thu và thu nhập trong kỳ, tài khoản cũng như nội dung hạch toán doanh thu như vậy là hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Về công tác hạch toán chi phí: Chi phí kinh doanh là một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu và luôn tìm mọi cách để quản lý chi phí một cách chặt chẽ nhằm tránh tình trạng chi khống mà ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Tại Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc, vào đầu năm, mỗi đơn vị BĐH sẽ nhận được định mức chi cho từng loại chi phí, để hạn chế việc chi quá nhiều.
Tổng công ty ban hành hệ thống mã thống kê chi tiết cho các loại chi phí: Mã 01 - Chi phí nhân công
Mã 02 - Chi phí vật liệu
Mã 03 - Chi phí dụng cụ sản xuất Mã 04 - Chi phí tài sản cố định Mã 05 - Thuế, phí và lệ phí
Mã 06 - Chi phí dịch vụ mua ngoài Mã 07 - Chi phí bằng tiền khác
Mỗi mã thống kê trên lại có chi tiết nhiều mã thống kê con.
Việc hạch toán chi phí theo các mã thống kê giúp nhà quản lý kiểm tra xem chi phí nào đang vượt định mức; công tác đối chiếu số liệu, tài liệu trong doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn.
về công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh: Việc hạch toán doanh thu và chi phí chi tiết, chính xác, đúng kỳ là cơ sở quan trọng để từng bước tiến hành hạch toán kết quả xác định kinh doanh , đánh giá cụ thể từng loại dịch vụ để từ đó có kế hoạch đúng đắn trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp.
Vào đầu tháng, Bưu điện tỉnh sẽ tổ chức họp chất lượng để đánh giá kết quả kinh doanh tháng trước và triển khai kế hoạch kinh doanh tháng này. Cuộc họp có sự tham gia của lãnh đạo Bưu điện tỉnh (Giám đốc, phó giám đốc), lãnh đạo các phòng chức năng tại Văn phòng BĐT; lãnh đạo, kế toán trưởng Bưu điện huyện. Căn cứ vào số liệu phân tích doanh thu, chi phí, và kết quả kinh doanh của từng loại dịch vụ trong tháng trước của từng huyện, Giám đốc Bưu điện tỉnh sẽ đánh giá việc hoàn thành kế hoạch tháng của từng đơn vị, khen thưởng những đơn vị hoàn thành xuất sắc kế hoạch và kiểm điểm đơn vị nào hoạt động kinh doanh còn yếu, chưa hoàn thành kế hoạch. Từ đó, đưa ra những phương án hoạt động kinh doanh tháng này, và giao kế hoạch doanh thu phù hợp cho từng huyện, đảm bảo việc hoàn thành kế hoạch doanh thu cho từng bưu điện huyện nói riêng cũng như toàn bưu điện tỉnh nói chung.
3.1.2.1 về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán áp dụng đối với doanh thu, chi phí
Hệ thống tài khoản tại doanh nghiệp có nhiều tài khoản cấp 2, cấp 3 không sử dụng đến (Những tài khoản liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá,...). Thực tế này làm hệ thống tài khoản cồng kềnh, kế toán dễ hạch toán nhầm tài khoản, cùng một nội dung nghiệp vụ nhưng kế toán huyện lại hạch toán vào các tài khoản khác nhau, dẫn đến khó khăn trong công tác kiểm tra cũng như quản lý việc hạch toán tại các bưu điện huyện.
Trong kỳ kế toán, Tổng công ty thay đổi một số tài khoản và yêu cầu sửa lại hạch toán từ đầu năm, điều này ảnh hưởng đến việc kiểm tra, chốt và khóa số liệu và rất mất thời gian.
Hệ thống mã thống kê chi phí vẫn còn một số mã chưa rõ ràng, gây khó khăn và mất thời gian trong việc kiểm tra hạch toán mã chi phí ở các BĐH (Ví dụ: chi phí rửa xe, có đơn vị để vào mã 06.98- chi phí dịch vụ mua ngoài khác, có đơn vị lại để vào mã 07.98 - chi phí bằng tiền khác; chi phí tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới cho khách hàng, có đơn vị để vào mã 07.16 - Khánh tiết, giao dịch đối ngoại, có đơn vị để vào mã 07.13 - hội nghị khách hàng,..)
Mặc dù đã ban hành danh mục chứng từ cần thiết khi đề nghị thanh toán, nhưng các phòng ban ở Văn phòng BĐT, cũng như ở BĐH khi đưa chứng từ thanh toán cho phòng kế toán vẫn không đưa đủ, dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ, để tồn đọng chứng từ; hoặc có trường hợp tại BĐH, kế toán thấy không đủ chứng từ vẫn thanh toán, rồi đến đợt kiểm tra mới đi hoàn thiện.
Có một vài trường hợp, các phòng ban làm thông báo doanh thu muộn (Sau khi đã chốt số liệu doanh thu, chi phí trong kỳ), nên mặc dù đã viết hóa đơn nhưng kế toán doanh thu lại không có căn cứ để hạch toán, dẫn đến việc hạch toán doanh thu không được đúng kỳ.
Hiện tại, đơn vị chưa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi đối với các khoản nợ xấu; trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
3.1.2.2 về tình hình sử dụng máy tính và phần mềm kế toán
Việc hạch toán kế toán trên phần mềm máy tính có những nhược điểm:
- Khi xảy ra lỗi phần mềm trên toàn hệ thống thì phải đợi chuyên viên tin họ của Tổng công ty sửa.
- Khi máy tính bị hỏng, không có kết nối internet thì việc hạch toán, viết phiếu thu, chi sẽ bị gián đoạn, chậm trễ.
- Đã xảy ra trường hợp kế toán viên bị người ngoài đăng nhập vào tài khoản kế toán rồi sửa chữa các bút toán doanh thu, chi phí đã hạch toán; làm ảnh hưởng
đến kết quả kinh doanh.
- Nhiều kế toán tại BĐH không cập nhật kịp khi phần mềm kế toán thay đổi.
3.1.2.3 Về tình hình luân chuyển chứng từ
Nhiều trường hợp, các phòng ban sau khi lấy hóa đơn, chứng từ xong lại quên, không mang lên phòng kế toán để hạch toán, ảnh hưởng đến việc hạch toán chi phí. (Ví dụ có trường hợp chuyên viên tin học phòng kỹ thuật nghiệp vụ mua máy tính theo nhu cầu của lãnh đạo bưu điện huyện, hóa đơn mua vào tháng 4 và máy tính cũng đã được bàn giao cho các huyện trong tháng 4, nhưng đến tháng 6 chuyên viên tin học mới mang chứng từ lên đề nghị thanh toán (Gồm tờ trình xin cấp máy tính của các bưu điện huyện, hóa đơn, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, 3 báo giá cạnh tranh, giấy đề nghị thanh toán và biên bản bàn giao máy tính cho các huyện). Như vậy, để đảm bảo hạch toán chi phí đúng kỳ thì kế toán tổng hợp phải mở khóa từ tháng 4 để các huyện hạch toán tăng công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần, tăng chi phí phân bổ công cụ dụng cụ, sau đó kế toán tổng hợp sẽ phải tổng hợp, kết chuyện lại chi phí phát sinh trong tháng 4 và tháng 5, điều này sẽ làm sai lệch số liệu báo cáo đã thực hiện trước đó cũng như mất thời gian của kế toán. Sau khi thực hiện quyết toán xong 9 tháng đầu năm với Tổng công ty, thì số liệu kế toán sẽ bị khóa và các đơn vị không thể sửa được, vì vậy, nếu các phòng ban quên không đưa chứng từ lên kịp thời cho phòng kế toán thì chi phí có thể sẽ không được hạch toán đúng kỳ).
Có trường hợp thủ kho xuất hàng ra khỏi kho khi chưa có phiếu xuất kho, mà cho ký vào sổ nợ, sau đó thủ kho quên không báo để kế toán vật tư viết phiếu xuất kho, dẫn đến vật tư hàng hóa tồn thực tế trong kho không khớp với tồn trên phần mềm kế toán. Điều này ảnh hưởng đến việc hạch toán giá vốn hàng xuất bán.
Đối với chi phí cước điện thoại, internet thì đến khoảng giữa tháng này (Khoảng ngày 12 đến ngày 15) mới có hóa đơn sử dụng điện thoại, internet của tháng trước, vì vậy khi nhận được hóa đơn GTGT, có kế toán huyện đã hạch toán vào chi phí của tháng này, như vậy là hạch toán sai kỳ chi phí (Trường hợp, ở BĐH Lập Thạch, khi nhận được hóa đơn tiền cước điện thoại, internet tháng 12/2018 đã hạch toán vào chi phí điện thoại, internet ở tháng 01/2019, điều này đã thể hiện sai bản chất của chi phí, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của năm 2018 và làm tăng chi phí kinh doanh của đơn vị năm 2019)
3.1.2.4 về kiểm soát kế toán
- Việc kiểm soát có được kế toán viên thực hiện nhưng không chặt chẽ, vẫn xảy ra tình trạng mất, thiếu chứng từ.
- Kế toán viên còn đãng trí, không chú ý khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ hoặc không rõ yêu cầu công việc dẫn đến sai sót bị bỏ lọt trong việc hạch toán.
- Khi phát sinh tình huống cần xử lý, không báo cáo ngay cho nhà quản lý để kịp thời giải quyết.
3.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH VĨNH
PHÚC
Trong hoạt động kinh doanh thương mại, quá trình tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của của việc luân chuyển vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Chỉ có bán được nhiều hàng thì doanh nghiệp mới có đủ điều kiện để quay vòng vốn trong kinh doanh , bù đắp những khoản chi phí đã bỏ ra, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp thực hiện tái sản xuất mở rộng. Trong cơ chế thị trường
của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng khâu bán hàng, không chỉ đa dạng hóa các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán trong kinh doanh mà doanh nghiệp cần phải có bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đủ năng lực thực hiện việc thu thập, kiểm tra, xử lý và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối để có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ và toàn diện về quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của đơn vị, giúp cho nhà quản lý đưa ra những quyết định tối ưu nhất.
Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là vấn đề hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay. Muốn hoàn thiện phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phải phù hợp với chế độ chính sách và đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Đồng thời, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin kinh tế, vừa tiết kiệm được chi phí, vừa có hiệu