3.2. Một số giải pháp hoàn thiện Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Chính sách
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
NHCSXH cần xây dựng hệ thống văn bản, quy định của nhà nước, ngành, nội bộ liên quan đến từng bộ phận sau đó phổ biến đến toàn thể nhân viên đảm bảo rằng nhân viên mọi cấp đều có thể chủ động tìm kiếm các văn bản, quy định liên quan đến phần hành nhiệm vụ được giao. Hệ thống này được cập nhật kịp thời tất cả các văn bản phát sinh để hàng ngày cán bộ có thể tự truy cập và nhận các công văn liên quan. Đồng thời minh bạch thông tin nội bộ như các quy định, chính sách, chỉ thị của cấp trên để tất cả các nhân viên đều hiểu rõ và thực thi đúng. NHCSXH cần xây dựng kho dữ liệu chung, có giới hạn quyền hạn truy cập. Kho dữ liệu này bao gồm các thông tin về khách hàng, tài chính, hoạt động của ngân hàng. Căn cứ kho dữ liệu này ngân hàng xây dựng hệ thống thông tin báo cáo, hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc kiểm tra kiểm soát, cảnh báo chênh lệch giữa hoạt động thực tế và kế hoạch thông qua các chỉ tiêu báo cáo để nhà quản l kịp thời đưa ra các quyết định. Vì tính quan trọng nên kho dữ liệu này phải được lắp đặt hệ thống bảo vệ để tránh sự truy cập của các đối tượng với mục đích lợi dụng và được lưu trữ cẩn thận đảm bảo khôi phục được khi có sự cố mất thông tin, phải đáng tin cậy, phải được kiểm soát chặt ch , kiểm tra liên tục. Việc gian lận thông tin của
viên chia sẻ, đóng góp ý kiến, những sáng tạo, cải tiến mới hoặc báo cáo về hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong ngân hàng. Việc xử lý và tiếp nhận các thông tin này phải do một phòng ban phụ trách chứ không phải là một cá nhân để đảm bảo tất cả các phản hồi đều đến đích.
Hệ thống thông tin kế toán, cụ thể là ứng dụng Intellect Online của NHCSXH hiện còn hạn chế trong việc chủ động điều chỉnh theo nhu cầu của NHCSXH. Mọi điều chỉnh can thiệp buộc phải thông qua nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, do đó NHCSXH cần đầu tư để có thể chủ động trong việc chuyển giao công nghệ, làm chủ mã nguồn của ứng dụng để có thể tăng tính linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu, xử lý thông tin. Đồng thời tuyển dụng mới và đào tạo các cán bộ lĩnh vực Công nghệ thông tin có năng lực cao để đảm bảo chuyên môn phục vụ công việc.