Chuẩn bị kiểm toán là b-ớc chuẩn bị mọi nguồn lực, mọi yếu tố cần thiết cho cuộc kiểm toán. B-ớc này bao gồm các công việc cụ thể sau:
a. Lập kế hoạch kiểm toán sơ bộ
- Xác định yêu cầu của cuộc kiểm toán
- Hình thành nhóm kiểm toán (lựa chọn nhân sự) - Gửi thông báo cho đối t-ợng đ- ợc kiểm toán
b. Khảo sát ban đầu:
Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Kiểm toán nội bộ phải thu thập tất cả những thông tin có thể thu thập đ- ợc một cách xâu chuỗi.
- Mục tiêu và kế hoạch của cuộc kiểm toán.
- Quy định và chính sách liên quan: Các quy định hiện hành của pháp luật, các quy định nội bộ của NHTM, những thông tin phục vụ cho việc rà soát môi tr-ờng hoạt động bên ngoài có liên quan.
- Thông tin về đơn vị đ-ợc kiểm toán: Khảo sát và thu thập thông tin đơn vị đ-ợc kiểm toán làm cơ sở cho việc đánh giá rủi ro kiểm toán và tính trọng yếu, từ đó xác định những nội dung quan trọng cần tập trung kiểm toán làm cơ sở để lập kế hoạch kiểm toán thích hợp, giảm thiểu rủi ro kiểm toán.
- Thông tin tài chính: Kiểm toán về vấn đề nào sẽ thu thập thông tin về vấn đề đó (Ví dụ về tỷ lệ nợ xấu, nếu kiểm tra về vấn đề này...)
- Giấy tờ làm việc và báo cáo kiểm toán năm tr-ớc (nếu có).
c. Xác định rủi ro và đánh giá môi tr-ờng kiểm soát nội bộ
- Xác định rủi ro: Yếu tố xác định rủi ro: + Tính hoàn thiện của dữ liệu
+ Việc xử lý lại những giao dịch bị từ chối
+ Khả năng lỗi hệ thống ảnh h-ởng đến sự chính xác của việc tính toán dữ liệu
+ Khả năng phê duyệt v-ợt thẩm quyền hoặc kiểm soát bị vô hiệu hóa bởi những ng- ời có thẩm quyền.
+ Tính phức tạp của quy trình
+ Số l-ợng các sai sót xảy ra và không bị phát hiện trong quy trình + Các giao dịch có đ-ợc phê duyệt một cách thích hợp
+ Phân tách trách nhiệm + Bảo quản tài sản
+ Kiểm kê tài sản thực tế so với số liệu sổ sách
- Xác định và tìm hiểu các chốt kiểm soát: Các chốt kiểm soát có hiệu quả hay không hiệu quả. Thông tin cần thiết về các chốt kiểm soát:
+ Đ-ợc thực hiện nh- thế nào? + Ai là ng-ời thực hiện?
+ Khi nào và bao lâu kiểm soát đ- ợc thực hiện? + Báo cáo, dữ liệu hoặc tài liệu nào đ-ợc sử dụng?
+ Bằng chứng hữu hình nào đ-ợc tạo ra nh- là kết quả của việc thực hiện kiểm soát?
+ Sai sót đ-ợc sửa chữa nh- thế nào khi đ-ợc phát hiện?
+ Kiểm soát có đủ hiệu quả để ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót có thể xảy ra một cách kịp thời không?
Có 3 loại kiểm soát: Kiểm soát bằng tay, kiểm soát tự động và kiểm soát bằng tay có sự hỗ trợ của hệ thống. Mục đích là để ngăn chặn, phát hiện và hỗ trợ sự hoạt động liên tục của hệ thống công nghệ thông tin.
Các loại hình kiểm soát: Kiểm soát thủ công, kiểm soát bán tự động và kiểm soát tự động. Mục đích phân ra các loại hình kiểm soát này để ngăn chặn và phát hiện rủi ro. Dựa vào sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhóm kiểm toán và nhân viên kiểm toán nội bộ phải đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số d- tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
Rủi ro kiểm soát đ- ợc đánh giá ban đầu ở mức độ cao trong các tr-ờng hợp:
• Nhân viên kiểm toán nội bộ không đ-ợc cung cấp đầy đủ cơ sở để đánh giá sự đầy đủ về thiết kế và thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Thử nghiệm mẫu
Mục đích:
+ Xác nhận lại những hiểu biết của kiểm toán viên về quy trình.
+ Đánh giá liệu các chốt kiểm soát đã xác định có đ-ợc thiết kế hiệu quả không.
Cách thức thử nghiệm mẫu:
+ Thử nghiệm mẫu với tất cả các quy trình quan trọng và tiềm ẩn rủi ro cao.
+ Chọn một giao dịch trong kỳ kiểm toán và đi qua toàn bộ quy trình từ khi bắt đầu cho đến khi kết thức.
+ Tập trung vào những b-ớc quan trọng: Khởi phát, phê duyệt, l-u hổ sơ, xử lý và đ- ợc hạch toán vào hệ thống kế toán hoặc đ-ợc báo cáo.
+ Sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ yếu (Key Performance Indicator — KPI).
- Đánh giá hiệu quả của các chốt kiểm soát
+ Tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ ở cấp độ toàn hệ thống.
+ Các đánh giá liên quan đến hệ thống kiểm soát chung về công nghệ thông tin.
+ Thiết kế riêng của chốt kiểm soát đó.
+ Tính nhạy cảm của chốt kiểm soát mang tính phát hiện trong việc tìm ra các rủi ro và sai sót có thể xảy ra.
d. Xây dựng ch-ơng trình kiểm toán
* Thử nghiệm kiểm soát: Bao gổm chọn chốt kiểm soát thử nghiệm và thiết kế ch-ơng trình thử nghiệm kiểm soát.
Thiết kế ch-ơng trình thử nghiệm kiểm soát bao gồm:
- Xác định thủ tục thử nghiệm: Gồm điều tra (phỏng vấn), quan sát, kiểm tra và thực hiện lại.
+ Nguyên tắc chung: Mức độ tin cậy -ớc tính của kiểm toán viên và tính hiệu quả của thủ tục kiểm soát càng cao, khoảng thời gian quy trình kiểm tra cần bao quát càng lớn.
+ Quyết định khi nào thực hiện kiểm tra và khoảng thời gian bao quát là một quyết định mang tính chủ quan. Khoảng thời gian bao quát sẽ thay đổi tùy thuộc vào:
• Bản chất của thủ tục kiểm soát đ- ợc kiểm tra.
• Tính th- ờng xuyên của việc thực hiện b- ớc kiểm soát đó.
• Các chính sách riêng biệt đ-ợc áp dụng - Xác định phạm vi thử nghiệm
- Xác định cách thức chọn mẫu: Có nhiều cách chọn mẫu, bao gồm: + Chọn những khoản mục riêng biệt: Dựa trên các yếu tố:
• Những khoản mục trọng yếu hoặc có giá trị lớn hay có một số đặc điểm nh-: đáng ngờ, bất th-ờng, có xu h-ớng bị sai sót trong quá khứ.
• Những khoản mục có giá trị lớn hơn một mức nhất định.
• Những khoản mục nhằm để thu thập thông tin.
• Những khoản mục để thử nghiệm hoạt động kiểm soát
+ Chọn mẫu đại diện: Bao gồm chọn mẫu thống kê và chọn mẫu phi thống kê.
Chọn mẫu thống kê:
(1) Chọn mẫu ngẫu nhiên: Theo ph-ơng pháp này, các mẫu đ-ợc chọn hoàn toàn ngẫu nhiên và mỗi mẫu đều có cơ hội đ- ợc lựa chọn nh- nhau. áp dụng ph-ơng pháp này, kiểm toán viên có thể sử dụng trong ch-ơng trình máy tính hoặc bảng số ngẫu nhiên.
(2) Chọn mẫu hệ thống (khoảng cách): Cách làm này là chọn các khoản mục cá biệt trong mẫu, dựa vào một khoảng cách đồng đều giữa các khoản mục trong toàn thể mẫu chọn. Theo cách này, khoản mục đầu tiên sẽ đ-ợc chọn một cách ngẫu nhiên.
(3) Chọn mẫu phân tầng: Là ph-ơng pháp mà toàn thể mẫu đ-ợc chia thành hai hay hơn hai phân nhóm (lớp) và mỗi phân nhóm sẽ đ-ợc đề cập độc lập
trong quá trình chọn mẫu thống kê. Nó là một kỹ thuật bổ sung cho các kỹ thuật chọn ngẫu nhiên và chọn theo khoảng cách
Chọn mẫu phi thống kê:
(1) Chọn ngẫu nhiên: Kiểm toán viên chọn các mẫu thử nghiệm một cách ngẫu nhiên và tránh các ý kiến thiên vị có chủ đích trong việc chọn hay bỏ một khoản mục nào trong mẫu tổng thể.
Hạn chế: Do việc chọn mẫu đ-ợc thực hiện thủ công nên không thể tránh đ-ợc các thiên vị trong việc chọn hay không chọn một khoản mục nào đó.
(2) Chọn mẫu theo nhóm: Là kỹ thuật chọn các khoản mục thuộc cùng một nhóm (đám). Ví dụ: Chọn các khoản cùng xảy ra trong một khoảng thời gian hay cùng thuộc một nhóm tài khoản.
Hạn chế: Kỹ thuật này cần đ-ợc áp dụng thận trọng vì kết quả của nó khó có thể ngoại suy cho vùng ngoài nhóm đ-ợc chọn.
* Thiết kếch-ơng trình kiểm toán chi tiết
- Ch-ơng trình kiểm toán: Là một bộ phận của kế hoạch cho từng cuộc kiểm toán, mô tả chi tiết phạm vi công việc thực hiện trong những phạm vi kiểm toán nhằm đảm bảo cho công việc kiểm toán đ-ợc thực hiện theo đúng yêu cầu. Đó là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và trọng tâm là các thủ tục cần thực hiện trong khi kiểm toán.
- Nội dung chính của ch-ơng trình kiểm toán bao gồm mục đích kiểm toán từng phần, xác định các b-ớc đi chi tiết, thu thập bằng chứng, phân tích đánh giá để đ-a ra nhận xét, khuyến nghị, dự tính ngày hoàn thành, bố trí nhân lực kiểm toán và phối kết hợp với các trợ lý, chuyên gia (nếu thấy cần thiết), theo đó các nội dung chủ yếu sau:
+ Chi tiết các mục tiêu của cuộc kiểm toán, từng phần công việc kiểm toán. + Nội dung kiểm toán.
+ Các thủ tục (ph-ơng pháp) kiểm toán đ-ợc kiểm toán nội bộ dùng để thu thập bằng chứng, phân tích, diễn giải và ghi chép thông tin trong cuộc kiểm toán.
+ Đ- a ra nội dung, phạm vi và mức độ của thử nghiệm cần thiết đạt đ-ợc các mục tiêu kiểm toán trong mỗi giai đoạn của cuộc kiểm toán.
+ Xác định các khía cạnh kỹ thuật, rủi ro, tiến trình các nghiệp vụ cần phải kiểm toán.
+ Xác định cụ thể về thời gian và số l-ợng nhân viên kiểm toán nội bộ. + Các nguồn cung cấp bằng chứng kiểm toán (cơ sở dẫn liệu).
e. Báo cáo cho giai đoạn lập kế hoạch
* Mục đích:
- Khái quát cách thức tiếp cận đối với một cuộc kiểm toán. - Đảm bảo sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. - Đảm bảo tiến trình kiểm toán.
* Nội dung chính: Ghi chép lại những nội dung sau: - Mục đích kiểm toán.
- Thông tin cơ bản về đơn vị đ- ợc kiểm toán. - Các điểm cần chú ý về tài chính.
- Những quy trình kiểm toán chính. * Yêu cầu:
- Đ-ợc hoàn thiện tr-ớc khi nhóm kiểm toán xuống làm việc trực tiếp tại đơn vị.
- Đ-ợc phê duyệt bởi tr-ởng đoàn kiểm toán hoặc Tr-ởng kiểm toán nội bộ.