Kết thúc mỗi cuộc kiểm tra, đoàn kiểm toán nội bộ đ-a ra kết luận kiểm toán về hoạt động của chi nhánh. Trong báo cáo sẽ trình bày những - u điểm cũng nh- các hạn chế của chi nhánh trong mỗi mảng hoạt động, đồng thời nêu lên những kiến nghị của đoàn kiểm toán đối với chi nhánh để khắc phục những sai phạm.
Báo cáo kiểm toán nội bộ tại chi nhánh đ-ợc trình lên Ban Kiểm soát, Hội đổng quản trị, Tổng giám đốc để nắm bắt đ-ợc tình hình hoạt động của các chi nhánh trong toàn hệ thống và có các chỉ đạo, h-ớng khắc phục kịp thời. Tuy nhiên, do bận bịu công việc kinh doanh nên việc thực hiện các kiến nghị của đoàn kiểm toán th-ờng không đ-ợc chi nhánh chú ý hoặc lập báo cáo sau kiểm toán mang tính đối phó. Vì vậy, phòng kiểm toán nội bộ cần chú trọng vấn đề giám sát việc thực hiện các kiến nghị của mình để tránh cho các kết luận kiểm toán trở nên không có hiệu lực và không làm cải thiện đ-ợc tình hình hoạt động của chi nhánh.
Hiện nay công việc giám sát này do 2 kiểm toán viên nội bộ của phòng kiểm toán nội bộ đảm nhiệm: 1 KTV phụ trách mảng kế toán, 1KTV phụ trách mảng tín dụng. Ngày 05 hàng tháng chi nhánh sẽ gửi báo cáo giải trình. Tuy nhiên để quá trình thực hiện kiến nghị đ-ợc diễn ra một cách nghiêm túc, Phòng kiểm toán nội bộ nên có các biện pháp nhắc nhở kịp thời ví dụ nh-: đến hạn chi nhánh không báo cáo, KTV gọi điện nhắc nhở cán bộ làm trực tiếp tại chi nhánh và gia hạn cho chi nhánh thêm 5 ngày làm việc để hoàn thiện giải trình gửi về cho Phòng Kiểm toán nội bộ. Tr-ờng hợp chi nhánh vẫn tiếp tục vi phạm, Tr-ởng Kiểm toán nội bộ đ- a vấn đề ra trong các buổi họp giao ban hàng tháng, nhắc nhở chi nhánh thực hiện nghiêm túc hơn và trừ điểm thi đua chi nhánh trong kết quả đánh giá hàng năm của Ngân hàng TMCP Quân đội.
3.2.5 Xây dựng đội ngũ kiểm toán viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và gắn bó với Ngân hàng th- ơng mại cổ phần Quân Đội
a. Bồi d-ỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các KTV nội bộ
KTV nội bộ có khả năng ngăn chặn, phát hiện và chỉnh sửa các vấn đề tiêu cực phát sinh cao nhất trong nội bộ ngân hàng, đóng vai trò nh- một ng-ời bảo vệ giá trị của ngân hàng. Song hiện tại nguồn cung các KTV chuyên nghiệp vẫn còn hạn chế ch-a đáp ứng đ-ợc so với nhu cầu của ngân hàng. Vì vậy yêu cầu đặt ra đối với phòng kiểm toán nội bộ là đào tạo, bồi d-ỡng cho các KTV nâng cao trình độ khả năng của mình.
Với đội ngũ KTV giỏi, có năng lực sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động quản lý điều hành của ngân hàng, làm tăng tính chính xác và an toàn trong các quyết định đ-a ra. Tức là, KTV thực hiện vai trò t- vấn của mình, vì thế đòi hỏi KTV phải có trình độ, năng lực tốt. Và một yêu cầu đối với các KTV nội bộ là cần giữ đ-ợc sự bí mật trong nghề nghiệp, giữ đ-ợc sự độc lập cần thiết trong công việc. Ngoài việc bổi d-ỡng cho nguồn cán bộ hiện có làm kiểm toán nội bộ, ngân hàng cần tuyển thêm một số cán bộ bổ sung. Tuy nhiên việc tuyển chọn KTV nội bộ không đơn giản và phải có tiêu chí, đòi hỏi rõ ràng hơn đối với các vị trí tuyển dụng khác.
Ngân hàng Quân đội phải xây dựng một quy trình tuyển dụng hợp lý. Trong quy trình đó phải lập kế hoạch nhu cầu nhân viên của các đơn vị nói chung và của phòng kiểm toán nội bộ nói riêng, đặt ra các mục tiêu tuyển dụng nhân viên; yêu cầu về trình độ và năng lực của ng-ời đ-ợc tuyển dụng. Cụ thể:
- KTV phải có trình độ đại học trở lên và có chuyên môn trong lĩnh vực làm kiểm tra, kiểm soát: tài chính, ngân hàng, kế toán. Cần có thêm điều kiện bổ sung đối với các ứng viên này có thâm niên, kinh nghiệm công tác ở vị trí làm công tác kiểm toán. Điều này giúp cho ngân hàng giảm bớt gánh nặng và chi phí đào tạo mà vẫn có đ-ợc những nhân sự có chất l-ợng cho công tác kiểm toán nội bộ.
- Về đạo đức nghề nghiệp: KTV nội bộ cần không ngừng rèn luyện phẩm chất, tính kiên định, làm việc khách quan, tính độc lập trong công việc. Giữ tính bí mật trong công tác, không bao che cho các sai phạm, có khả năng giao tiếp thuyết trình để thực hiện công tác thu thập thông tin kiểm soát thuận lợi hơn và rõ ràng hơn.
Chính vì vậy ngân hàng cần chú trọng ngay vào công tác bồi d-ỡng, đào tạo cho các KTV, lựa chọn các KTV giỏi đáp ứng tốt yêu cầu vị trí của công việc. Ngân hàng có thể tận dụng việc tuyển các sinh viên có trình độ khá, giỏi từ nguồn các tr-ờng đại học nh-; Học viện Ngân hàng; Kinh tế
quốc dân; Học viện Tài chính... hoặc có thể lựa chọn các cán bộ từ phòng ban khác có năng lực phù hợp sang làm nhiệm vụ kiểm toán nội bộ.
Đổng thời cần xây dựng và tổ chức các ch-ơng trình đào tạo, bổi d-ỡng nghiệp vụ chuyên sâu về nghiệp vụ tín dụng, kế toán, thanh toán quốc tế...
cũng nh- ph-ơng pháp kiểm toán nội bộ để nâng cao trình độ cho các KTV. Thêm vào đó, các nhân viên kiểm toán nội bộ còn phải đ-ợc tham gia cập nhật các khóa đào tạo nghiệp vụ mới, liên tục cập nhật các kiến thức, thông tin mới về pháp luật, các quy định của ngành và các kiến thức khác để không bị tụt hậu với các nhân viên nghiệp vụ và có thể thực hiện kiểm toán các nghiệp vụ mới nếu phát sinh.
Ngoài ra, nhân viên kiểm toán nội bộ phải tự mình trang bị, cập nhật và học tập các kiến thức, các kỹ năng cần thiết trong công việc kiểm toán. Ngân hàng cũng nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ tham gia các khóa giảng dạy, t- vấn, hỗ trợ trong việc đào tạo nhân viên kiểm toán nội bộ và học tập kinh nghiệm của các ngân hàng trong và ngoài n-ớc trong lĩnh vực tổ chức kiểm toán nội bộ. Đổng thời thực hiện kiểm tra định kỳ các ch-ơng trình đào tạo chuyên môn và l-u giữ hổ sơ về kết quả đào tạo của các KTV.
b. Xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp đối với các kiểm toán viên nội bộ
Chính sách đãi ngộ là một yếu tố quan trọng để thu hút và “ giữ chân”
các nhân viên kiểm toán nội bộ, đặc biệt là các nhân viên kiểm toán giỏi trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt về thu hút ng-ời tài giữa các ngân hàng, các công ty chứng khoán, tài chính nh- hiện nay. Nhân viên kiểm toán nội bộ cần có những chính sách đãi ngộ t-ơng xứng và phù hợp với vị trí, vai trò và chức năng của họ. Một chính sách đãi ngộ không tốt sẽ không tạo đ-ợc động lực cho nhân viên kiểm toán nội bộ và có thể còn ảnh h-ởng đến tính độc lập, khách quan của họ trong khi xử lý công việc.
Vì vậy, ngân hàng xây dựng chính sách tiền l-ơng, tiền th-ởng hợp lý với chức năng nhiệm vụ của các KTV nội bộ với mức độ công việc đ-ợc giao và mức độ hoàn thành công việc.
Có chế độ th-ởng hợp lý, phù hợp với kết quả công việc của các KTV nội bộ, động viên khích lệ kịp thời đối với hoạt động KTNB khi có những đề xuất, giải pháp hiệu quả.
Ngân hàng tạo điều kiện đào tạo, bổi d- ỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các KTV bằng việc cho các KTV nội bộ đi tham dự các lớp học bổi d-ỡng nâng cao trình độ chuyên môn do Ngân hàng Nhà n-ớc tổ chức hoặc có chính sách hỗ trợ hợp lý về tài chính đối với các KTV tự theo học các khóa học chuyên sâu vừa có mục đích nâng cao trình độ nh- thạc sỹ, Chứng chỉ Kiểm toán nội bộ, Chứng chỉ CPA, ACCA. vừa có thể trang bị cho các KTV có đủ sự tự tin về kiến thức để hoàn thành công việc của mình hiệu quả hơn.
3.2.6 Tang c-ờng công tác giám sát từ xa và ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác kiểm toán nội bộ công tác kiểm toán nội bộ
Bên cạnh kiểm toán trực tiếp, giám sát từ xa cũng là một trong những công việc rất quan trọng phục vụ trực tiếp cho các đoàn đi kiểm toán tại chi nhánh, là một những nhiệm vụ công việc chính của phòng kiểm toán nội bộ.
Tác dụng của hình thức kiểm toán này là nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin của kiểm toán về đối t-ợng đ-ợc kiểm toán, từ đó có những kết luận tổng quát, đầy đủ nhất về đối t-ợng đó để cung cấp cho lãnh đạo ngân hàng những thông tin chính xác để có quyết định kinh doanh, quyết định quản trị đứng đắn.
Nh- vậy việc tăng c-ờng công tác giám sát từ xa kết hợp với kiểm toán tại chỗ của đoàn kiểm toán nội bộ là hết sức cần thiết, một mặt để bổ sung thông tin cho các KTV nội bộ, mặt khác phát hiện sai phạm kịp thời, hạn chế và khắc phục rủi ro một cách hiệu quả, đảm bảo tính kinh tế.
Chính vì lý do đó, phòng kiểm toán nội bộ nên chứ trọng, đầu t- hơn nữa vào công tác giám sát từ xa, tập trung nghiên cứu mẫu biểu, cách thức giám sát, cách thức phân tích tổng hợp vấn đề và khả năng phát hiện sai phạm cho các kiểm toán viên để nâng cao hơn nữa chất l-ợng giám sát tại văn phòng của mình.
Ngân hàng TMCP Quân đội cần chứ trọng khai thác, phát triển hệ thống phần mềm, đ-a vào hệ thống những ch-ơng trình ứng dụng hỗ trợ trong công tác kiểm toán nội bộ. Những hỗ trợ có thể đ-ợc thể hiện d-ới các hình thức nh- cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin đ- ợc nhập vào hệ thống, tạo ra các báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, xây dựng đ-ợc hệ thống cơ sở dữ liệu, có biểu đổ tự động để theo dõi đ- ợc các biến động bất th-ờng. Nhờ đó sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu đáng kể công việc thủ công cho các KTV nội bộ (xuất dữ liệu từ hệ thống, làm báo cáo, vẽ biểu đổ...); KTV sẽ tập trung phân tích sâu vào nguyên nhân của những biến động bất th-ờng của hoạt động và có những ý kiến đánh giá và kiến nghị kịp thời để ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của Ngân hàng. Nhờ đó, báo cáo giám sát từ xa của phòng kiểm toán nội bộ có hiệu quả và tính cấp thiết hơn, hỗ trợ đắc lực cho Ban kiểm soát trong việc đ-a ra các quyết định kịp thời, hiệu quả về hoạt động chung của hệ thống ngân hàng.
3.2.7 Hội đổng quản trị, Ban Tổng Giám đốc Ngân hàng th- ơng mại cổ phần Quân Đội cần quan tâm hơn tới hiệu quả hoạt động của kiểm toán nội bộ
Có thể nói đây là một giải pháp rất quan trọng, chi phối các giải pháp khác. Bởi vì chỉ khi Hội đổng quản trị, Ban Tổng Giám đốc ngân hàng hiểu rõ và tôn trọng kiểm toán nội bộ thì các kiểm toán viên mới có điều kiện đầy đủ để thực hiện hoạt động cuả mình.
Tr-ớc hết, phải xây dựng đ-ợc một môi tr-ờng kiểm soát hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng, tổ chức các buổi chuyên đề nhằm giứp các nhân viên hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nh- vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ tại ngân hàng. Từ đó tạo ra sự gắn kết giữa các bộ phận nghiệp vụ trong ngân hàng, nâng cao chất l-ợng hệ thống thông tin cho công tác kiểm toán.
Ban điều hành ngân hàng phải tạo điều kiện tốt nhất để các kiểm toán viên hoạt động và phát huy vai trò của mình:
- Cần tôn trọng ý kiến và vận dụng các kết quả mà kiểm toán viên đã thu thập và kiến nghị.
- Với những sai phạm do kiểm toán viên phát hiện, ban lãnh đạo cần có biện pháp xử lý thích đáng, đổng thời có những khen th-ởng đối với các cán bộ có thành tích phát hiện ra các sai phạm đó.
- Tiến hành sử dụng các phần mềm hỗ trợ kiểm toán để chuẩn hoá hoạt động kiểm toán. Tạo điều kiện l- u trữ, tra cứu và kiểm soát hoạt động nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực dành cho kiểm toán viên nội bộ, đổng thời báo cáo kịp thời lên cấp thẩm quyền.
- Tập trung đào tạo các kiểm toán viên nội bộ, có chính sách đãi ngộ thoả đáng đối với cán bộ làm công tác kiểm toán nội bộ để có thể phát huy nghề nghiệp của họ một cách có hiệu quả.
- Tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho các kiểm toán viên nh- hỗ trợ về công nghệ, trang bị máy tính xách tay cho các KTV.
3.2.8 Mở rộng phạm vi hoạt động của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội cần mở rộng và hoàn thiện ch-ơng trình kiểm toán đối với một số mảng nghiệp vụ của ngân hàng ch-a đ-ợc kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm toán lần nào nh-: mảng kiểm toán công nghệ thông tin, mảng đầu t-, mảng Tresury, mảng nhân sự. Hầu hết những mảng nghiệp vụ này chỉ phát sinh tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội, và hầu nh- các đối t-ợng kiểm toán này ch-a đ-ợc thực hiện kiểm toán lần nào. Trong khi đó đây lại là các mảng chiếm tỷ trọng thu nhập, chi phí lớn của ngân hàng (lợi nhuận một năm của Tresury chiếm tới 40% lợi nhuận của ngân hàng). Một phần, do hạn chế về trình độ chuyên môn của các kiểm toán viên, tuy nhiên nếu kiểm toán nội bộ Ngân hàng TMCP Quân đội xây dựng đ-ợc ch-ơng trình kiểm toán cho các mảng nghiệp vụ này thì hiệu quả của công tác kiểm toán nội bộ sẽ tăng lên rất nhiều và giá trị quản trị, điều hành là rất lớn vì kiểm toán nội bộ sẽ kịp thời đ-a ra nhận định, t- vấn cho Ban Kiểm soát, Ban Tổng giám đốc tham khảo trong quá trình điều hành các nghiệp vụ nhạy cảm này.
3.2.9 Một số giải pháp khác
Ngoài những giải pháp cơ bản nêu trên, phòng kiểm toán nội bộ của Ngân hàng TMCP Quân đội có thể kết hợp thực hiện với một số biện pháp sau:
Thứ nhất: Phòng kiểm toán nội bộ cần liên tục cập nhật các văn bản, chính sách chế độ do NHNN, Bộ tài chính ban hành, nắm bắt đ-ợc chủ tr-ơng của các cơ quan này kịp thời để có biện pháp kiểm tra, giám sát hoạt động của ngân hàng nhằm đảm bảo tính tuân thủ và kiểm soát rủi ro.
Thứ hai: Phòng kiểm toán nội bộ cần duy trì mối quan hệ hợp tác với các đối tác Kiểm toán độc lập (KPMG, Ernst & Young) để nhận đ-ợc sự hỗ trợ về ph-ơng pháp kiểm toán, kỹ thuật kiểm toán cũng nh- tiếp cận các chuẩn mực quốc tế
Thứ ba: Phòng kiểm toán nội bộ cần duy trì mối quan hệ trao đổi thông tin th-ờng xuyên với các Phòng, ban quản lý khác ở Hội sở nh- phòng quản lý tín dụng, quản lý dự án, phát triển khách hàng doanh nghiệp, phát triển khách hàng cá nhân, trung tâm thẻ, phòng treasury, phòng kế toán tài chính, trung tâm thanh toán.
Thứ t-: Thực hiện đầy đủ và đứng chức năng của kiểm toán nội bộ.