II. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tính giá dự thầu tạ
1. Giải pháp từ phía công ty
1.1 Tổ chức phối hợp tốt giữa các bộ phận tham gia vào quá trình lập giá dự thầu
1.1.2 Nội dung của biện pháp
Công tác lập giá dự thầu trong Công ty không chỉ liên quan đến phòng kỹ thuật, đó là công việc đòi hỏi sự phối hợp của các phòng ban khác như: phòng nghiệp vụ kỹ thuật, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Tài chính - kế toán, phòng quản trị kinh doanh (gồm bộ phận quản trị máy móc thiết bị và kinh doanh vật tư), và các bộ phận, đơn vị khác. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một quy trình lập giá dự thầu riêng nhưng việc phối hợp thực hiện lại chưa chặt chẽ, nhiều lúc các bộ phận khác chỉ xem nhiệm vụ lập giá là của bộ phận kỹ thuật, luồng thông tin trao đổi còn hạn chế, chủ yếu là các dòng thông tin trong nội bộ Công ty. Việc thu thập thông tin về cơ bản chỉ do phòng Kỹ thuật thực hiện thông qua đài báo, tạp chí và các mối quan hệ thân quen làm cho chất lượng của công tác lập giá chưa cao, ảnh hưởng đến khả năng trúng thầu. Để khắc phục tình trạng này, Công ty cần tăng
cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để các luồng thông tin trao đổi thông suốt, đồng thời cũng phải có sự sắp xếp, tổ chức lại bộ phận làm giá. Cụ thể là:
Công việc thu thập thông tin mời thầu phải được thông báo cho tất cả các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong Công ty và phải được thực hiện một cách tích cực chủ động. Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như qua mạng, phương tiện thông tin đại chúng, từ Công ty mẹ, các tạp chí thông tin đấu thầu, các nhà tư vấn.
Sau khi nghiên cứu sơ bộ, nếu xét thấy Công ty có thể đáp ứng các vấn đề có liên quan đến dự án về tính khả thi và tính hiệu quả kinh tế, Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Trước đây, công tác khảo sát hiện trường, đánh giá điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án chủ yếu dựa trên cảm quan kinh nghiệm. Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh thường dựa trên ý kiến chủ quan, kinh nghiệm của cán bộ lập giá. Thiếu cán bộ làm công tác bóc tách giỏi. Để khắc phục những hạn chế này công ty nên thực hiện nghiêm túc, kỹ lưỡng công tác khảo sát hiện trường, đưa ra những đánh giá về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội chi tiết, tỉ mỉ. Bổ sung thêm cán bộ có trình độ kinh nghiệm làm công tác bóc tách tiên lượng giỏi.
Tăng cường thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh thông qua các nhà tư vấn, thông tin về chủ đầu tư, thông tin về thị trường tư liệu sản xuất, thông tin từ các nhà cung cấp…. Đồng thời bộ phận lập giá phải có quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để nắm bắt chế độ chính sách mới bảo đảm tính đúng, tính đủ các loại chi phí vào giá thành.
Để tránh tình trạng chồng chéo, ách tắc hoặc bỏ sót công việc trong quá trình lập giá thì nên cử một cán bộ có năng lực và kinh nghiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện trong quá trình lập giá, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty. Cụ thể người quản trị viên này sẽ tiếp nhận thông tin về công trình đấu thầu từ các nguồn trong và ngoài công ty. Phân tích, đánh giá về công trình một cách chi tiết, cụ thể, sau đó thuyết trình với ban giám đốc về vấn đề đó và cho biết công ty có nên tham gia đấu thầu hay không. Bàn bạc và thảo luận với các cán bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm đưa ra các chiến lược tranh thầu, để từ đó các phòng ban có cơ sở bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ được giao.
Phòng Tài chính - Kế toán phải thường xuyên liên hệ với bộ phận làm giá trong quá trình lập giá, cung cấp các thông tin về tiềm lực tài chính của đối thủ cạnh tranh, thông tin về các ngân hàng tài chính.
Đưa ra phương pháp tính toán khoa học trong việc xác định mức giảm giá căn cứ vào thông tin mà nhà thầu thu thập được về đối thủ cạnh tranh, các nguồn cung ứng, mục đích tham gia đấu thầu của công ty.