phẩm dưới
góc độ kế toán tài chính
3.2.1.1. Luân chuyển chứng từ kế toán
Hiện nay, công tác chứng từ của một số bộ phận tại công ty chưa chấp hành theo đúng quy chế quản lý tài chính, chưa đảm bảo đúng nguyên tắc phản ánh chính xác hiệu quả kinh tế tài chính của đơn vị theo từng thời điểm.
Các chỉ huy trưởng công trình, các tổ đội ... hoàn chứng từ phát sinh chậm dẫn tới ban kế toán cập nhập chứng từ không kịp thời để khai thuế
GTGT, và phục vụ báo cáo tài chính đồng thời ảnh hưởng đến công tác thanh toán cho nhà cung cấp.
Bên cạnh đó đối với một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán của công ty chỉ được tiếp nhận và nhập liệu thông qua các chứng từ mà kế toán công trình chuyển về nên không đảm bảo được tính trung thực làm ảnh hưởng để kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Đối với đặc thù sản xuất riêng như vậy, việc luân chuyển chứng từ chậm là khó có thể tránh khỏi đối với các công trình thi công xa Công ty. Để giải quyết tồn tại này, công ty nên quy định chặt chẽ hơn đối với thời gian giao nộp chứng từ của các đội sản xuất. Công ty có thể đặt ra quy định là các đội phải tập hợp chứng từ rồi nộp lên công ty 5 ngày một lần để đảm bảo tính hợp lý về mặt thời gian trong việc ghi chép sổ sách. Bên cạnh đó, với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, Công ty nên lắp đặt hệ thống mạng Internet ở các công trường, đây là một điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa công ty và các đội thi công ở xa. Các đội có thể gửi mail, fax,...lên công ty một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Công ty cũng cần đưa ra các quyết định, chế độ thưởng phạt rõ ràng trong việc hoàn chứng từ để thúc đẩy các tổ đội có ý thức và trách nhiệm hơn nữa.
3.2.1.2. Công tác hạch toán chi phí
- Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng khá lớn với nhiều chủng loại vật tư, việc nhập xuất diễn ra liên tục nên rất khó để quản lý, kiểm soát, việc tính toán, đo lường dễ nhầm lẫn. Do vậy cần hoàn thiện theo các nội dung cụ thể như sau:
+ Đối với công tác phân loại chi phí nguyên vật liệu: Hiện nay chi phí nguyên vật liệu dùng cho thi công các công trình chưa được chú trọng phân loại về mặt giá trị đối với mỗi loại, điều này dẫn tới các báo cáo sẽ không thấy được ảnh hưởng của từng thứ nguyên vật liệu đến giá thành. Hơn nữa có
F-
2
nhiều loại chi phí hạch toán là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp lại không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Như vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế...
Vì vậy đòi hỏi công ty cần phân loại nguyên vật liệu theo từng loại chi tiết, điều này sẽ giúp cho công ty hạch toán kế toán nguyên vật liệu được rõ ràng, kiểm soát được sự biến động về giá, mức độ hao hụt của từng loại nguyên vật liệu. Từ đó có cơ sở so sánh, đánh giá mức độ tiêu hao so với kế hoạch và dự toán, giúp nhà quản trị xem xét về tính hợp lý, tiết kiệm của việc tiêu hao nguyên vật liệu vào sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu có thể phân thành các loại chi phí: Nguyên vật liệu chính: Sắt thép, xi măng, gạch đá, cát, sỏi,... và nguyên vật liệu phụ: Đinh, vít, ốc,...
+ Đối với công tác quản lý nguyên vật liệu: Việc quản lý nguyên vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng, nó không phải là việc tìm ra các biện pháp ăn bớt nguyên vật liệu, cắt giảm khối lượng công việc để giảm tiêu hao nguyên vật liệu, cũng không có nghĩa là sử dụng các nguyên vật liệu không đúng quy định, tiêu chuẩn, rẻ tiền, không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng mà quản lý nguyên vật liệu chính là tìm các biện pháp quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát, lãng phí giảm thiểu sự hao hụt trong bảo quản, lưu trữ, giảm chi phí vận chuyển, nắm bắt giá thị trường để có những lựa chọn thích hợp đối với thời điểm mua hàng. Trong nền kinh tế thị trường phức tạp như hiện nay mỗi công ty nên tự tìm cho mình những khách hàng lớn, uy tín, có khả năng cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý, có thể mua được mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó công ty cần có chính sách thu mua, vận chuyển, kho bãi một cách hợp lý tránh lãng phí. Định kỳ công ty cần lập bảng kê vật tư còn lại cuối kỳ, kiểm kê, xác định giá trị phế liệu thu hồi (nếu có)và thanh lý khi được giá thỏa thuận để giảm thiểu tối đa giá trị nguyên vật liệu tiêu hao.
Bảng 3 .1: Mau bảng kê vật tư còn lại cuối kỳ
BẢNG KÊ VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
STT Loại phế liệu ĐVT lượng tính) Thành tiền
F-
2
... ...
Tổng cộng
Bảng 3.2: Mau biên bản kiểm kê đánh giá phế liệu thu hồi BIÊN BẢN KIỂM KÊ, ĐÁNH GIÁ PHẾ LIỆU THU HỒI
Tên công trình: Tháng...năm...
2___
3____ Xe Ô tô tự đổ 7tấn Ca máy 11 16
Việc hạch toán kế toán tiền lương tại các đơn vị xí nghiệp và công ty như hiện nay về cơ bản là đã hợp lý. Tuy nhiên hiện nay công ty không tách biệt chi phí lương cho nhân công lái máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp. Để đảm bảo việc phản ánh đúng bản chất, công ty nên hạch toán phần chi phí lương cho nhân công lái máy vào TK 623- Chi phí máy thi công thay vì hạch toán vào TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp.
- Số lượng máy thi công phục vụ sản xuất của công ty chủ yếu là thuê ngoài hoạt động. Tuy vậy, công ty vẫn điều động máy cho công trình tùy theo nhiệm vụ và yêu cầu thi công. về vấn đề trích khấu hao TSCĐ, hiện nay máy thi công là do các đội tự quản lý nhưng mức khấu hao máy lại do kế toán Công ty trích lập dựa trên phiếu theo dõi ca xe máy thi công do các đội lập, gửi về Công ty. Để tăng tính chính xác, phù hợp với thực tế và thuận tiện cho công tác kế toán, Công ty nên giao cho đội tự tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo thời gian sử dụng thực tế của máy thi công có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của kế toán Công ty. Kế toán Công ty có thể hướng dẫn cho kế toán đội trong công tác hạch toán TSCĐ và trích khấu hao sao cho chính xác, đồng thời cũng có thể tình hình sản xuất tại các tổ đội.
- Đặc thù của máy thi công là có thể dùng cho nhiều công trình, thời gian máy nằm tại mỗi công trình không cố định và mức tiêu hao nguyên vật liệu để hoạt động máy còn phụ thuộc vào điều kiên thời tiết cũng như hiện trạng hoạt động của máy. Công ty nên lập bảng theo dõi ca máy chạy thi công để phục vụ cho công tác theo dõi tình hình sử dụng máy và phân bổ chi phí một cách hợp lý. Chi phí khấu hao phát sinh được tập hợp chính xác hơn khi sử dụng tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao cho các công trình, hạng mục công trình theo số giờ ca máy chạy.
Chi phí khấu . i, 1, í 1_______, ʌ. _ _ Số giờ ca máy chạy dùng
ɪ í hl nhi lrnQiι hor t∏Qλr thi Γ'Γ T1ΓT∖ ∖ ∙/ ∙ ∙/
1 r .1 ∙ Cm Phl k^κlU hao IHay un công 1 ʌ .'11
hao máy thi = ----^ Ạ “ .1^^.^ Y cho công trình, hạng mục
9 I ∩T1(J s»o eɪlOf TTiiIYr CιiA A∖
g g y ạy
công phân bổ công trình
3.2.1.3. về tính giá thành sản phẩm xây lắp
Hiện nay tại công ty công tác đánh giá sản phẩm dở dang chủ yếu chỉ dựa trên số liệu kế toán tài chính thông qua tài khoản 154 và phần ước tính khối lượng hoàn thành, công tác kiểm kê, đo vẽ, tính toán và đánh giá giá trị dở dang thực tế chưa được chú trọng quan tâm. Thường thì cuối năm hoặc khi cần mới thực hiện đánh giá chủ yếu trên cơ sở sổ sách kế toán và báo cáo của đơn vị, do vậy mà việc đánh giá sản phẩm dở dang giữa đơn giá kế hoạch và đơn giá dự toán so với chi phí phát sinh thực tế trong kỳ là không được chú trọng. Do vậy công tác đánh giá sản phẩm dở dang hiện nay tại công ty cần được quan tâm và xác định rõ ràng, công ty cần có chính sách kiểm kê đánh giá và xác định giá trị dở dang của từng sản phẩm xây lắp một cách chính xác, chặt chẽ theo từng thời điểm cụ thể, có thể là mỗi quý. Điều này sẽ giúp cho nhà quản lý của công ty có những quyết định điều chỉnh hợp lý đối với mỗi sản phẩm xây lắp.
Đối với công tác tính giá thành tại công ty hiện nay, qua quan sát tình hình thực tế có những khoản chi phí phát sinh không hợp lý (không nằm trong dự toán, vượt định mức, không phục vụ thi công công trình...) do vậy sẽ không được tính vào giá thành nhưng kế toán đơn vị vẫn hạch toán vào giá thành công trình điều này là không hợp lý. Do vậy đối với mỗi công trình xây lắp yêu cầu kế toán phải mở sổ tính giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp, phải chi tiết cụ thể theo từng công trình, hạng mục công trình, các khoản mục chi phí. Bên cạnh đó kế toán cần có bảng theo dõi so sánh với giá trị dự toán chi tiết theo từng khoản mục chi phí để từ đó đưa ra đánh giá về tính hiệu quả trong việc thực hiện thi công sản phẩm xây lắp
3.2.2. Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dưới
góc độ kế toán quản trị
chức công tác kế toán quản trị, để có thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ, cũng như cho nhà quản trị. Công ty cần phải xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4,...để hệ thống hóa thông tin
Hoạt động xây lắp của công ty giá trị lớn và phức tạp, để quản trị tốt kế toán cần mở chi tiết các tài khoản theo dõi chi phí của các công trình. Việc xác định và tiến hành mở các tài khoản chi tiết là cần thiết, nhưng việc ghi chép, phản ánh cụ thể, đúng, chính xác trên từng tài khoản rất quan trọng. Vì vậy, phải hướng dẫn kế toán ghi chép, phản ánh cụ thể nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng cấp độ tài khoản và phải đảm bảo rằng: Số liệu được tổng hợp theo trật tự thời gian và theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp và theo các chỉ tiêu chi tiết cũng phải phù hợp với nhau, không được có sai lệch đối với chỉ tiêu tổng hợp là điều cần thiết.
Đối với hệ thống sổ sách kế toán, Công ty cần mở thêm các sổ chi tiết hoặc các chỉ tiêu trên sổ theo nhu cầu thông tin của kế toán quản trị cụ thể như sau Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải thêm các chỉ tiêu phản ánh chi tiết từng loại nguyên vật liệu chính, phụ và cần bổ sung các thông tin về dự toán, định mức trên các sổ chi tiết này. Với sổ chi tiết nhân công trực tiếp cần mở thêm cột biến phí, định phí, dự toán. Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung cần thêm cột biến phí, định phí, dự toán, thực tế, phân bổ cho các đối tượng sử dụng (kế hoạch và thực tế)
> Hoàn thiện phân loại chi phí sản xuất
Việc phân loại chi phí theo mục đích và công dụng của chi phí của công ty mới chỉ phục vụ cho mục đích của lập báo cáo tài chính, chưa mang tính chất quản trị. Do vậy công ty có thể sử dụng thêm cách phân loại chi phí căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và khối lượng hoạt động hay theo cách ứng xử của chi phí. Thông qua cách phân loại này, các nhà quản trị
STT Khoản mục chi phí khoảnTài Biếnphí Địnhphí hỗn hợpChi phí 1 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trựctiếp (xi măng, cát, sỏi,...) 621 X
2 Chi phí nhân công trực tiếp 622 X
3 Chi phí sử dụng máy thi công 623
Chi phí nhân viên 6231 X
Chi phí nguyên, vật liệu 6232 X
Chi phí dụng cụ sản xuất 6233 x
Chi phí khấu hao TSCĐ 6234 X
Chi phí dịch vụ mua ngoài 6237 x
Chi phí khác bằng tiền 6238 x
4 Chi phí sản xuất chung 627
Chi phí nhân viên 6271 X
Chi phí nguyên vật liệu 6272 X
Chi phí dụng cụ sản xuất 6273 x
Chi phí khấu hao TSCĐ 6274 X
sẽ biết được chi phí thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động sản xuất thay đổi. Nó giúp cho việc thiết kế, xây dựng mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận, xác định được điểm hòa vốn, xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả chi phí, xây dựng dự toán chi phí hợp lý ứng với mọi mức hoạt động theo dự kiến cũng như các quyết định kinh doanh khác.
Theo cách phân loại này chi phí sản xuất gồm 3 loại:
- Chi phí cố định (định phí): Là các chi phí sản xuất không thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động. Doanh nghiệp có hoạt động hay không thì vẫn tồn tại định phí
- Chi phí biến đổi (biến phí): Là những chi phí có sự thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động. Những chi phí này gia tăng tỷ lệ thuận với khối lượng hoạt động và ngược lại.
- Chi phí hỗn hợp: Là khoản chi phí bao gồm cả biến phí và định phí
Bảng 3.4: Mau bảng phân loại chi phí theo các ứng xử chi phí BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ
Tổng cộng
Ngoài ra Công ty còn cần phân loại chi phí căn cứ vào việc lựa chọn phương án kinh doanh. Theo cách phân loại này chi phí được chia làm 3 loại chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội và chi phí chìm. Cách phân loại này giúp Công ty so sánh được chi phí phát sinh giữa các phương án từ đó ra quyết định lựa chọn công trình để tham gia đấu thầu. Cách phân loại này được xác định khi chi phí chưa phát sinh nên Công ty cần giao cho phòng kế hoạch vật tư phối hợp cùng với kế toán để xác định từng loại chi phí phát sinh ở mỗi phương án.
Tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển và xây dựng Hà An chứng từ kế toán quản trị có thể được thiết kế dựa theo từng khoản mục chi phí, đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể thiết kế phiếu theo dõi chi phí nguyên vật liệu tiêu hao như sau:
Bảng 3.5: Mau phiếu theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu PHIẾU THEO DÕI TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU
khoản mục chi phí sẽ phát sinh trong kỳ và được biểu diễn có hệ thống theo yêu cầu quản lý cụ thể. Việc lập dự toán chi phí phải được lập trên nguồn thông tin từ nhiều phía sử dụng một cách đồng bộ như các thông tin về kinh tế tài chính, quan hệ cung cầu hàng hóa, các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật do nhà nước ban hành... kết hợp với khả năng phân tích dự toán của người lập dự toán. Trong các loại dự toán phục vụ mục đích của doanh nghiệp thì dự toán chi phí sản xuất chiếm vị trí rất quan trọng. Thông qua dự toán chi phí sản