1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán:
Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ
trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các
chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung
trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung
trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá...(tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền...) và những nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong
hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư.
2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ:
Trong bộ chứng từ thanh toán - hoá đơn thương mại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều
phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo
sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn...cũng như
hàng hoá được kê khai. Bởi khi có sự không phù hợp thì bộ chứng từ sẽ không có
giá trị.
3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ:
Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm
lập bảng kê khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do
nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng
từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lượng thực tế của các
loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực
tế.
4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ:
Đây là công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng
chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các
chứng từ đó. Các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm
và các giấy chứng nhận hàng hoá không những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu
với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với
các chứng từ tài chính như hối phiếu cũng phải được kiểm tra cụ thể từng yếu tố
nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ.