Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại Công ty TNHH sản xuất

6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu

3.2.Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kếtoán tại Công ty TNHH sản xuất

xuất và thương mại Tiến Đạt

3.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, là căn cứ để xác minh số liệu trên báo cáo tài chính có trung thực, hợp lý hay không. Trong thực tế thì hệ thống chứng từ kế toán ở mỗi công ty có đặc thù riêng nên sẽ có phương pháp, quy trình luân chuyển khác nhau; tuy nhiên vẫn phải tuân theo đúng quy định chung về chứng từ kế toán cho từng bộ phận. Chứng từ kế toán hợp lý sẽ giúp cho công việc thuận lợi về thời gian, về việc bố trí nhân sự và việc kiểm tra sau này. Việc đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là rất cần thiết vì chứng từ kế toán đảm bảo tính xác thực của hoạt động kế toán, chứng từ đầy đủ đúng quy cách, phù hợp với công việc sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên kế toán thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát các bộ phận có liên quan.

Chứng từ của Công ty như đã trình bày ở trên thì còn một số tồn tại: chứng từ thiếu chữ ký, thời gian luân chuyển chứng từ chậm... Do đó, cần quy định lại các nội dung cơ bản của việc kiểm tra, luân chuyển chứng từ, bao gồm:

- Kiểm tra chứng từ: Quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung, hình thức, chữ số không rõ ràng, thiếu chữ ký... thì người được phân công kiểm tra cần yêu cầu lập lại, bổ sung thêm cho đầy đủ.

- Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất. Quy định rõ thời gian luân chuyển và lưu lại chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận một cách cụ thể, tránh trường hợp chứng từ đọng lại ở bộ phận nào đó lâu.

Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ cần được quan tâm hơn, Công ty nên tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ theo một hệ thống như sau:

- Chứng từ lưu kho cần được lưu theo trình tự thời gian và tách biệt rõ từng loại chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hồ sơ thuế...

- Tổ chức kiểm kê, rà soát lại chứng từ lưu kho và lập biên bản hủy chứng từ theo quy định của Nhà nước.

3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu nhận thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán cho người sử dụng. Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt, hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, đã đáp ứng được yêu cầu về hệ thống hoá, xử lý thông tin kế toán với các nghiệp vụ kinh tế tài chính chủ yếu. Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp cho quá trình hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán qua các tài khoản kế toán dễ dàng và chính xác hơn.

Tuy nhiên, trong phần mềm kế toán nên xoá bớt các tài khoản quá chi tiết mà Công ty không sử dụng. Việc xoá bớt các tài khoản không dùng ra khỏi cơ sở dữ liệu của phần mềm sẽ giúp hạn chế được sai sót định khoản nhầm.

Bên cạnh đó, khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản lý nội bộ doanh nghiệp.

Thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp: Thông tin cụ thể về chi phí kinh doanh, theo từng khoản mục chi phí, chi tiết về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh…

Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, vật tư, các khoản công nợ: Quản lý từng đối tượng là TSCĐ theo nơi sử dụng, từng loại, nhóm TSCĐ cụ thể quản lý chi tiết theo từng loại, từng nhóm vật tư, nhóm công cụ dụng cụ…

Tác giả kiến nghị mở thêm tài khoản chi tiết cấp 3 cho tài khoản 211 “Tài sản cố định hữu hình” như sau:

TK 2113 - Máy móc, thiết bị

TK 2113.01 - Máy móc, thiết bị tại trụ sở làm việc TK 2113.02 - Máy móc, thiết bị tại phân xưởng

TK 2114 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn

TK 2114.01 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn tại trụ sở làm việc TK 2114.02 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn tại phân xưởng TK 2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lý

TK 2115.01 - Thiết bị, dụng cụ quản lý tại trụ sở làm việc TK 2115.01 - Thiết bị, dụng cụ quản lý tại phân xưởng

Xây dựng thêm danh mục cho các tài khoản chi tiết dùng cho công tác thu nhận, xử lý và phân tích thông tin đáp ứng cho kế toán quản trị.

3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt cần đề ra phương pháp quản lý hệ thống sổ sách kế toán một cách khoa học, tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra sổ sách và số liệu ghi sổ.

Tác giả đưa ra một số giải pháp chung cho việc hoàn thiện tổ chức sổ sách kế toán như sau:

- Hoàn thiện hệ thống sổ của Công ty phải kèm với việc hoàn thiện hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản gốc và tài khoản chi tiết. Khi đã có hệ thống tài khoản đầy đủ và chi tiết thì sẽ có hệ thống sổ đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý và lập báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương ứng với tài khoản chi tiết và tổng hợp.

- Do hệ thống sổ của Công ty được thiết kế toàn bộ trên phần mềm kế toán nên phải thiết lập một hệ thống sổ đầy đủ và khoa học ngay từ đầu. Kế toán trưởng phải quy định các loại sổ cho từng phần hành kế toán cụ thể để kế toán phần hành hiểu được yêu cầu của doanh nghiệp. Danh sách các loại sổ cũng chính là danh sách hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm cả tài khoản cấp 1 và tài khoản chi tiết. Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Công ty sẽ có tương ứng với các sổ chi tiết tài khoản.

Ngoài ra, Công ty có thể yêu cầu bên nhà cung cấp phần mềm kế toán Effect thiết kế thêm các loại báo cáo phục vụ cho công tác kế toán quản trị của Công ty.

từng phần hành phải nắm được quy trình ghi sổ cho từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phần hành mình phụ trách. Muốn vậy thì hệ thống tổ chức sổ sách kế toán của Công ty phải khoa học, đầy đủ và chi tiết.

3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng cho biết toàn bộ kết quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong năm. Do vậy, hệ thống báo cáo kế toán phải được tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính cả về mẫu, nội dung và thời điểm báo cáo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Tùy theo yêu cầu quản lý của Công ty mà hệ thống báo cáo có thể khác nhau về số lượng cũng như kết cấu; tuy nhiên vẫn phải đảm bảo phản ánh được những thông tin cho nhà quản lý điều hành Công ty. Theo tác giả, Công ty cần bổ sung một số báo cáo quản trị như: Báo cáo kế toán quản trị TSCĐ theo từng đơn vị trực thuộc; báo cáo tình hình công nợ; báo cáo tình hình thu chi thực tế trong tháng;...

Ví dụ, đối với báo cáo quản trị TSCĐ theo từng đơn vị trực thuộc: - Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

- Báo cáo phương hướng đầu tư xây dựng, mua sắm mới TSCĐ

Để thực hiện được các báo cáo quản trị thì cần tổng hợp, xử lý thông tin kế toán tài chính, ví dụ ở đây là tài sản cố định.

Kế toán chi tiết tài sản cố định phản ánh và kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn tài sản cố định của toàn doanh nghiệp và của từng nơi bảo quản, sử dụng theo từng đối tượng phi tài sản cố định.

Kế toán chi tiết tài sản cố định tại các nơi sử dụng, bảo quản tài sản cố định. Việc theo dõi tài sản cố định theo nơi sử dụng nhằm gắn trách nhiệm bảo quản, sử dụng tài sản với từng bộ phận, từ đó nâng trách nhiệm và hiệu quả trong bảo quản sử dụng tài sản cố định của doanh nghiệp.

Tại các nơi sử dụng tài sản cố định sử dụng "Sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng" để theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định do từng đơn vị quản lý, sử dụng. Mỗi đơn vị sử dụng phải mở một sổ riêng, trong đó ghi tài sản cố định tăng, giảm của đơn vị mình theo từng chứng từ tăng, giảm tài sản cố định, theo thứ tự

thời gian phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định (doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sổ này trong hệ thống kế toán doanh nghiệp).

Từ thực trạng TSCĐ tại từng đơn vị, nhân viên kế toán đánh giá tình hình tài sản đang sử dụng, đưa ra các biện pháp, phương án sử dụng trong thời gian tới. Mặt khác kết hợp cùng tình hình nguồn vốn, ngân sách của Công ty để đưa ra phương án mua sắm, xây dựng TSCĐ trong tương lai.

Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt đã quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính đúng và đủ với chế độ kế toán hiện hành cũng như báo cáo quản trị. Tuy nhiên, việc lập báo cáo kế toán quản trị cũng chưa được thường xuyên và chú trọng nhiều.

Báo cáo kế toán quản trị là sản phẩm cuối cùng của kế toán trong quá trình thu thập và xử lý thông tin cung cấp cho nhà quản trị. Do vậy, Công ty cần quan tâm hơn nữa việc lập báo cáo quản trị để góp phần giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị cũng cần đảm bảo nguyên tắc cung cấp kịp thời khi có yêu cầu và tiết kiệm thời gian, công sức. Để đáp ứng được nhu cầu trên, Công ty nên yêu cầu bên cung cấp phần mềm kế toán cung cấp và hướng dẫn sử dụng phần mềm để khai thác được dữ liệu phục vụ cho mục đích quản trị.

Các thông tin trên báo cáo kế toán quản trị phải được phân chia thành các chỉ tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi tình huống kinh tế khác nhau. Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị phải quan hệ chặt chẽ, logic với nhau. Các số liệu thực tế, dự toán định mức hoặc các mục tiêu định trước trong báo cáo phải so sánh được với nhau.

Với đặc thù kinh doanh của Công ty cần xây dựng một số báo cáo kế toán quản trị như sau:

- Báo cáo phân tích liên quan đến tình hình thực hiện các dự toán, kế hoạch: Các báo cáo này nhằm phân tích về hoạt động sản xuất kinh doanh và các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện các kế hoạch, dự toán đó phục vụ điều hành quản lý

doanh nghiệp; đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, trung tâm trách nhiệm. Doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện phân tích và báo cáo liên quan đến các vấn đề quan trọng như: khối lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, tình hình thanh toán công nợ…

Ví dụ: Trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh sơn, Công ty có thể sử dụng các hệ thống báo cáo kế toán quản trị sau:

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đối với dự toán chi phí thì lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí lương, tài chính... Như để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu thì cần căn cứ vào số lượng và đơn giá như bảng sau:

Bảng 3.1. Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu

STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

I Nguyên vật liệu chính

1 Sơn Lít

2 Vỏ thùng Cái

3 Vỏ lon Cái

… ...

III Nguyên vật liệu phụ

1 Tinh màu Thùng

2 Thùng carton Thùng

… ...

Báo cáo kiểm soát chi phí: So sánh chi phí định mức với chi phí thực hiện để nhà quản lý biết được tiết kiệm hay lãng phí chi phí ở từng bộ phận cho loại chi phí đó, đặc biệt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Trên góc độ tổng hợp, báo cáo kiểm soát chi phí có thể lập như bảng sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Bảng 3.2. Báo cáo kiểm soát chi phí

TT Khoản mục Dự toán

(định mức) Thực hiện

Chên

h lệch Ghi chú

1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi tiết cho từng loại) 2 Chi phí nhân công trực tiếp 3 Chi phí sản xuất chung (chi

tiết cho từng loại)

Báo cáo chi phí sản xuất: Cung cấp thông tin về chi phí sản xuất theo từng đối tượng tập hợp chi phí giúp nhà quản lý kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng chi phí sản xuất ở các bộ phận sản xuất như bảng sau:

Bảng 3.3. Báo áo chi phí sản xuất

Đơn vị

Biến phí Định phí

Chi tiết từng khoản mục (yếu tố) chi phí

Chi tiết từng khoản mục (yếu tố) chi phí

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2

Cộng

Báo cáo chi phí giá thành: Cung cấp thông tin về tổng giá thành sản xuất thực tế, giá thành đơn vị thực tế từng loại sản phẩm, giúp nhà quản lý so sánh tình hình thực hiện giá thành của từng đơn vị trong DN. Đồng thời cung cấp thông tin cho việc ra quyết định liên quan đến việc định giá bán sản phẩm theo bảng sau:

Bảng 3.4. Báo cáo chi phí giá thành

Tên sản phẩm Sản phẩm dở dang đầu Chi phí phát sinh Sản phẩm dở dang cuối Tổng chi phí để tính giá Ý kiến Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực Chi phí sản xuất chung Tổng cộng Nguyên nhân Kiến nghị Biến phí Định phí

kỳ tiếp kỳ thành

A B …

Cộng

- Báo cáo về tình hình thu chi thực tế theo từng tháng: Báo cáo này nhằm tổng hợp lại con số thực chi và thực thu theo từng tháng, giúp cho Ban Giám đốc hiểu được các khoản thu chi, điều này khó có thể nhìn ra từ bảng cân đối kế toán theo mẫu sổ quy định. Mỗi tháng, kế toán sẽ lập loại báo cáo này và có các cột để so sánh giữa các tháng với nhau. Từ đó tính ra được trung bình mỗi tháng Công ty thu chi bao nhiêu để Ban Giám đốc cân đối được tình hình tài chính của Công ty. Tác giả đưa ra mẫu báo cáo quản trị về tình hình thu chi thực tế tại Công ty theo phát sinh từng tháng như sau:

Bảng 3.5. Tổng hợp thu chi tiền theo khoản mục (Từ ngày 01/01/2019 đến 31/12/2019) ST T Khoản mục Cả năm CP trung bình T 1 T 2 T 3 T 4 T 5 T 6 T 7 T 8 T 9 T 10 T 11 T 12

A Chi tiết bao gồm

B Thu trong năm C Các khoản chi trong kỳ D Số dư cuối kỳ 1 Tồn quỹ TM 2 Tiền ngân hàng

Các thông tin về các chỉ tiêu trên cần được tính toán, phân tích và cung cấp cho các nhà quản lý, giúp họ có thêm thông tin để quản lý doanh nghiệp cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với điều kiện hiện tại của Công ty. Các chỉ tiêu này được xác định có thể hàng tháng, hàng quý, hằng năm.

Tóm lại, báo cáo kế toán quản trị là loại báo cáo rất cần thiết và quan trọng trong việc quản lý. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị của Công ty cần được đẩy mạnh và chú trọng hơn nữa.

3.2.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ

Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề quan trọng để đảm bảo cho công tác kế toán của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định nhằm phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, những hành