6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3.3.Tổ chức hệ thống sổkế toán
Theo Điều 25, Luật Kế toán: "Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán".
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp và phản ánh lên các báo cáo kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại Luật kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khoá sổ kế toán, lưu trữ bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung, trình tự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế tài chính, từ các chứng từ gốc và hệ thống sổ kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong các doanh nghiệp phải được thực hiện theo các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, ghi chép sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khoá sổ kế toán, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm. Hiện nay, Thông tư 200/2014/TT- BTC chỉ mang tính hướng dẫn, các doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài
chính một cách minh bạch, đầy đủ.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kì kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết:
- Sổ kế toán tổng hợp gồm Sổ nhật kí, Sổ cái:
Sổ nhật kí dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kì kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ đó. Số liệu trên Sổ nhật kí phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản sử dụng tại doanh nghiệp.
Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từng kì và có một niên độ kế toán theo các tài khoản kếtoán đã được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
- Sổ kế toán chi tiết gồm sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật kí và Sổ cái.
Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong Phụ lục số 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC, để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình. Doanh nghiệp được áp dụng các hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán Nhật kí chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào Sổ nhật kí mà trọng tâm là Sổ nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung
kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính đó. Sau đó lấy số liệu trên các Sổ nhật kí để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Các loại sổ: Sổ nhật kí chung, sổ nhật kí đặc biệt; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái:
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ nhật kí - Sổ cái. Căn cứ để ghi vào Sổ nhật kí - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán tổng hợp cùng loại.
Sơ đồ 1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức kế toán Nhật kí - Chứng từ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật kí - Chứng từ:
Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh thế đó theo các khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với các hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Các loại sổ kế toán: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đi kèm, phải có kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Các loại sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán trên máy được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán trên hoặc kết hợp cả bốn hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in ra đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Sau khi lựa chọn áp dụng theo hình thức kế toán nào, doanh nghiệp phải tổ chức sổ kế toán. Quá trình tổ chức sổ kế toán được tiến hành theo ba bước:
- Mở sổ kế toán:
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổhoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầuđến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Các doanh nghiệp được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Đối với ghi sổ bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn và điều kiện quy định của BTC và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cho từng mẫu sổ.
- Khoá sổ kế toán:
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật Kế toán. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm của cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
1.3.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như các đối tượng khác bên ngoài trong đó có cơ quan chức năng Nhà nước.
Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị:
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lập báo cáo tài chính có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý doanh nghiệp. Tổ chức lập báo cáo đầy đủ, kịp thời, đúng yêu cầu quản lý sẽ giúp việc phân tích, đánh giá tình hình của doanh nghiệp đúng đắn, góp phần nâng cao chất lượng thông tin và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quyđịnh của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp được bổsung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ...
- Tổ chức lập báo cáo tài chính:
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệpcó các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhaugiữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định đồng thời phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tàichính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các công ty con. Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán. Doanh nghiệp có thể tổ chức công khaibáo cáo tài chính theo các hình thức như: Phát hành ấn phẩm; Thông báo bằngvăn bản; Niêm yết hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật...
1.3.4.2. Báo cáo kế toán quản trị:
Báo cáo kế toán quản trị không mang tính bắt buộc. Việc lập báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kì báo cáo được quy định theo yêu cầu của nhà quản lý trong từng doanh nghiệp cụ thể. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp không chỉ có ý nghĩa lớn trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp, mà còn đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp. Để đáp ứng được vai trò quan trọng của hệ thống báo cáo kế toán, việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Các báo cáo phải được lập theo đúng biểu mẫu quy định. Các nội dung, phương pháp xác định chỉ tiêu trên các báo cáo phải thống nhất. Đảm bảo được yêu cầu này, việc lập báo cáo mới có thể đáp ứng được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, có thể so sánh được giữa các kì và giữa các doanh nghiệp với nhau.
- Báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan về tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trên báo cáo phải liên hệ chặt chẽ với nhau, cơ sở của nhau, bổ sung cho nhau. Như thế mới có thể đánh giá được tính hợp lý, khách quan, trung thực của báo cáo.
1.3.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ
1.3.5.1. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát, dựa trên chứng từ kế toán, số liệu ở sổ sách, bảng biểu kế toán và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh tính hợp lý của phương pháp kế toán được áp dụng đối với từng doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng của công tác quản lý của doanh nghiệp. Chất lượng công tác kiểm tra kế toán phụ thuộc trực tiếp