6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kếtoán tại Công ty TNHH sản xuất và
thương mại Tiến Đạt
2.2.1.1. Tổ chức kế toán
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng: Chị Dương Thị Hà, Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại Công Ty. Lập báo cáo, cung cấp số liệu, tài liệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc công ty và của cơ quan quản lý nhà nước. Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định trong việc quản lý công ty.Có nhiệm vụ theo dõi chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán.
Kế toán tổng hợp: Chị Nguyễn Thị Thanh (tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Hà Nội) phụ trách: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra số liệu của các kế toán viên, sau đó tổng hợp số liệu, báo cáo quyết toán theo quý chứ không trực tiếp quản lý các kế toán khác. Tập hợp chi phí xác định doanh thu, hạch toán lãi, lỗ và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty. Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước.
Kế toán tiền lương: Chị Nguyễn thị Minh (tốt nghiệp Đại học Công đoàn) phụ trách: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản nộp BHXH, BHYT.
Kế toán tiền mặt và thanh toán: Chị Nguyễn thị Hiền phụ trách (số năm công tác 5 năm): Ghi chép, phản ảnh kịp thời chính xác đầy đủ các khoản thu chi tiền mặt,
thanh toán nội bộ và các khoản thanh toán khác, đôn đốc việc thực hiện tạm ứng. Kế toán công nợ và tiền gửi ngân hàng: Chị Phan thị Vân Anh phụ trách (số năm công tác 3 năm): Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tiền gửi và tiền vay ngân hàng, theo dõi công nợ của các cá nhân và tổ chức.
Kế toán Vật tư - tài sản: Chị Dương thị Huệ phụ trách (tốt nghiệp Đại học Trà Vinh số năm công tác 3 năm): Có nhiệm vụ theo dõi tình hình cung ứng, xuất - nhập vật tư, kiêm tra giám sát về số lượng hiện trạng tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm, tính và phân bổ kháu hao cho các đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ: Chị Phan thị thu Hường phụ trách (tốt nghiệp Đại học Lao động - Xã hội, số năm công tác 5 năm): Có nhiệm vụ phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách.
Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác, Công ty tổ chức mô hình kế toán tập trung với 05 cán bộ nhân viên: 01 kế toán trưởng và các kế toán viên phụ trách các mảng khác nhau, Phòng Kế toán tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ phương pháp thu thập, xử lý thông tin ban đầu. Thực hiện đầy đủ chiến lược ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác, kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của Công ty. Từ đó tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc, để đề ra các biện pháp, quy định phù hợp với đường lối phát triển của công ty. Các phần hành kế toán được phân chia thành :
Kế toán trưởng giúp việc cho giám đốc kiểm tra đánh giá tình hình tài chính của công ty, phân tích một số chỉ tiêu kinh tế của đơn vị giúp cho các quyết định của giám đốc.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kiểm tra theo dõi quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tình hình biến động quỹ tiền mặt, cân đối thu chi, có kế hoạch chi tiêu hợp lý.
Kế toán vật tư, tài sản cố định theo dõi về vật tư hàng hoá, tài sản cố định, theo dõi tình hình biến động tăng giảm TSCĐ, cũng như việc mua mới và thanh lý TSCĐ.
Kế toán công nợ và vốn bằng tiền theo dõi công nợ với khách hàng đề xuất các biện pháp giảm tình trạng chiếm dụng vốn, theo dõi các khoản vốn vay và kế hoạch trả nợ.
Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu kế toán, báo cáo sổ sách.
2.2.1.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu đầu tiên trong công tác kế toán. Tổ chức tốt nhiệm vụ vận dụng hệ thống chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý và độ tin cậy của thông tin kế toán, tăng cường chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán. Do đó tổ chức vận dụng chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán.
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt dựa trên Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ Tài chính, tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ đều phù hợp với yêu cầu quản lý và đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Nhà nước. Hệ thống chứng từ của Công ty được in từ phần mềm kế toán dựa trên mẫu của Bộ Tài chính phát hành.
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện luân chuyển chứng từ kế toán theo trình tự:
Sơ đồ 2.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt
Nguồn: Phòng TCKT - Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt - Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo quy định của Nhà nước. Các loại chứng từ trong Công ty tương ứng với phần hành kế toán:
+ Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm:
Theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền lương theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết để xác định chi phí trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội,... để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người lao động và cơ sở quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Bảng chấm công làm thêm giờ: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ, làm căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán tiền làm thêmngoài giờ cho người lao động.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Bảng thanh toán tiền thưởng: Chứng từ xác nhận số tiền thưởng và thanh toán tiền thưởng cho từng lao động, làm cơ sở tính tổng thu nhập của mỗi người lao động.
Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Dùng để xác định khoản tiền lương, tiền công làm thêm giờ mà NLĐ được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: Là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê để thực hiện những công việc không lập được hợp đồng như: thuê bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khoán một công việc cụ thể,... và là chứng từ để thanh toán cho người lao động thuê ngoài.
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao độngphải nộp trong tháng (hoặc trong quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương.
Giấy đi đường: Là căn cứ để người lao đọng hoàn tất các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí, tiền tàu xe sau khi hoàn thành công việc được giao.
Hợp đồng khoán: Là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán,thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời, hợp đồng này còn là cơ sở để thanh toán chi phí cho người nhận khoán.
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: Là chứng từ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc củng với giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp theo lương), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ chứng minh người nghỉ ốm có đủ điều kiện được hưởng bảo hiểm xã hội trả thay lương từ cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả, là điều kiện cần có để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản: chứng từ tổng hợp toàn bộ danh sách công nhân viên trong đơn vị nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản trong kỳ, là căn cứ để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
+ Chứng từ hàng tồn kho:
Việc theo dõi quá trình nhập - xuất kho sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau, có những chứng từ do công ty tự lập như phiếu xuất kho, phiếu xuất kho,...
cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập giao cho công ty như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như phiếu nhập kho, xuất kho,.. và cũng có những chứng từ mang tính hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức,... Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì Công ty cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa tại Công ty.
Chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất của công ty bao gồm:
Chứng từ nhập: hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng; phiếu đặt mua hàng; phiếu nhập kho.
Chứng từ xuất: phiếu đề xuất sử dụng vật tư; phiếu xuất kho.
Chứng từ theo dõi quản lý: phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ và biên bản kiểm kê vật tư tồn kho.
+ Chứng từ tiền tệ:
Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiếtcho kế toán và quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền tệ.
Các chứng từ sử dụng để theo dõi tiền mặt tại quỹ bao gồm:
Phiếu thu: là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
Phiếu chi: là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi liên quan.
Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng và làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là bảng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiềntạm ứng và ghi sổ kế toán.
Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng nhằm tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ để
làm thủ tục và căn cắ thanh toán, ghi sổ.
Bảng kiểm kê quỹ: nhằm xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với tổng số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
+ Chứng từ tài sản cố định:
Để kịp thời theo dõi và quản lý tốt tài sản cố định sử dụng tại công ty, kế toáncần phải tổ chức thực hiện đầy đủ việc ghi chép vào các chứng từ và sổ sách khác nhau về TSCĐ. Thông thường công ty sử dụng một số loại chứng từ và sổ sách như sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ: Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp, được tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài...đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn,...(không sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ trong trường hợp nhượng bán, thanh lý hoặc tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.
Biên bản thanh lý TSCĐ: Xác nhận việc bàn giao TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa. Là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ.
Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sảncố định hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng.
- Lập chứng từ:
Theo thực tế khảo sát tại Công ty thì khi có cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên lập chứng từ một cách rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Sau khi hoàn thiện việc lập chứng từ, kế toán viên trình lên kế toán trưởng và Chủ tịch - Tổng Giám đốc Công ty duyệt. Nhìn chung,
các hóa đơn chứng từ của Công ty được lập một cách trung thực, khách quan theo Luật kế toán và các quy định có liên quan.
Tuy nhiên, việc xác định và vận dụng chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Công ty chưa thực sự khoa học, còn trùng lặp và chồng chéo, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa đúng với tính chất, nội dung nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý như: khi mua vật tư hàng hóa sử dụng cho phòng kế toán không qua kho nhưng vẫn lập phiếu nhập kho là không đúng quy định của chế độ kế toán.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán:
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt đã xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cho các đơn vị trực thuộc và các phòng ban. Trong kế hoạch đã xác định rõ đường đi, thời gian lưu giữ chứng từ ở từng bộ phận. Cụ thể, chứng từ phải được chuyển tới kế toán phụ trách không quá 07 ngày từ ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phụ trách kiểm tra trong vòng 01 - 02 ngày trước khi trình lên Kế toán trưởng và Chủ tịch - Tổng Giám đốc. Chứng từ gốc sau khi được kiểm tra, duyệt sẽ được kế toán phần hành tổng hợp ghi sổ kế toán.
Qua quá trình tìm hiểu tại Công ty, tác giả thấy thời gian luân chuyển chứng từ vẫn chậm so với quy định, đặc biệt là ở khâu ban đầu nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chứng từ bị chuyển chậm đến phòng kế toán.
- Tổ chức kiểm tra chứng từ:
Mọi chứng từ đều trải qua ít nhất hai khâu: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau để đánh giá tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Công tác kiểm tra được thực