6. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được trình bày ở trên, việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt còn tồn tại một số vấn đề cần hoàn thiện hơn nữa nhằm phát huy vai trò và hiệu quả của công tác kế toán của Công ty.
- Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Tuy đã xây dựng được một hệ thống chứng từ khá hiệu quả, song việc vận dụng hệ thống chứng từ còn hạn chế như sau: Việc mua vật tư không nhập xuất qua
kho, kế toán cũng không hạch toán qua tài khoản 152 nhưng vẫn viết phiếu nhập kho, xuất kho là chưa hợp lý. Một sai sót nữa là hiện tượng thiếu chữ ký ở các chứng từ vẫn còn xảy ra, ở các chứng từ như: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu...
Việc tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ chưa được thực hiện tốt dẫn đến việc chứng từ bị ẩm mốc và hư hại. Chưa có hệ thống danh mục chứng từ lưu kho nên rất khó khăn trong việc tìm kiếm và tra cứu.
- Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Mặc dù Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng quy định, thống nhất song các tài khoản được mở quá chi tiết, dẫn đến nhiều tài khoản chi tiết không được sử dụng, gây khó khăn cho kế toán viên khi sử dụng. Trụ sở làm việc và nhà máy không cùng một địa điểm, lượng tài sản lớn, chi phí phát sinh nhiều là những lý do chính đòi hỏi công ty phải quản lý sao cho chính xác, kịp thời cũng như thuận tiện nhất đối với các chi phí và thu nhập đã phát sinh trong kỳ.
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Việc đối chiếu và kiểm tra các sổ chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục mà thường tập trung vào cuối quý.Điều này làm cho việc cung cấp số liệu để lập báo cáo quản trị thường bị chậm trễ nên thông tin quản lý đưa ra có thể không kịp thời và thiếu chính xác.
- Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính hằng năm mặc dù đã tuân thủ tương đối chính xác nhưng đôi lúc vẫn còn hiện tượng lập báo cáo chậm so với quy định.
Bên cạnh đó, báo cáo quản trị chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Báo cáo kế toán của công ty chủ yếu là báo cái tài chính, báo cáo quản trị chưa được chú trọng nên không có phòng chuyên môn hay nhân viên kế toán phụ trách riêng. Báo cáo chỉ được lập khi có yêu cầu nên độ chính xác chưa cao. Công ty chưa xây dựng cho mình hệ thống báo cáo quản trị chỉ lập khi cần. Báo cáo quản trị chủ yếu liên quan đến chi phí và doanh thu, kế hoạch ngân sách, trong khi nguồn vốn của Công ty tập trung chủ yếu ở TSCĐ. Công ty nên quan tâm và lập báo cáo quản trị về
TSCĐ để việc sử dụng và quản lý tài sản được tốt nhất.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ:
Hiện nay, công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty chỉ đơn thuần là sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán với nhau do chưa xây dựng được kế hoạch, quy trình kiểm tra cụ thể. Mặt khác, công tác kiểm tra kế toán thường chỉ được tiến hàn cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, việc kiểm toán nội bộ cũng gặp nhiều khó khăn do Công ty chưa có bộ phận chuyên làm công tác này nên hằng năm Công ty vẫn phải thuê công ty kiểm toán độc lập từ bên ngoài về làm việc. Điều này không chỉ gây bất tiện cho Công ty khi thông tin kế toán bị lộ ra ngoài mà còn phát sinh thêm chi phí cho công ty kiểm toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của luận văn đã phân tích quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm tổ chức hoạt động, quản lý của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt. Trên cơ sở với những minh chứng cụ thể qua khảo sát, điều tra, luận văn đã phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt: bộ máy tổ chức, hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán. Kết quả nghiên cứu thực trạng, đánh giá kết quả đạt được, hạn chế và xác định nguyên nhân của Chương 2 là cơ sở thực tế quan trọng trong việc xác định các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TIẾN ĐẠT
3.1. Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt
3.1.1. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Chế độ kế toán Việt Nam đã và đang thay đổi, dần hoàn thiện để phù hợp với các thông lệ kế toán quốc tế. Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với thực trạng của công ty mình. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt cần tiếp tục được nghiên cứu và hoàn thiện. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán sẽ giúp cho việc cung cấp thông tin tin cậy, kịp thời cho các đơn vị, tổ chức bên ngoài và bên trong quan tâm đến Công ty, đặc biệt là thông tin đưa ra với nhà quản trị, để từ đó nhà quản trị đưa ra kế hoạch, quyết định kinh tế tài chính của Công ty. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin kinh tế tài chính cho công tác quản lý kinh tế cả vĩ mô lẫn vi mô.
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty phải đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả, mang lại lợi ích kinh tế nhiều hơn chi phí đã bỏ ra để phục vụ cho mục đích cuối cùng là mang lại lợi ích cáo nhất và hiệu quả nhất với chí phí bỏ ra thấp nhất.
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty phải góp phần kiểm tra, bảo vệ được tài sản của Công ty, tránh được hiện tượng tham ô, lãng phí, làm thất thoát tài sản. Cùng với thông tin, chức năng kiểm tra, giám sát của kế toán cần được chí trọng trong tổ chức công tác kế toán nhằm tránh được hiện thượng tiêu cực gây tổn hại đến đơn vị.
3.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán
Hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt nói riêng là vấn đề thực sự cần thiết. Tuy nhiên, để công tác kế toán thực sự là công cụ đắc lực cho công tác quản lý cả tầm vĩ mô và vi mô thì cần liên tục hoàn thiện. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên các nguyên tắc:
Tổ chức công tác kế toán tại Công ty dựa trên cơ sở tuân thủ chính sách, chế độ tài chính kế toán: Luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Nhà nước mà Công ty đang áp dụng. Xét về hệ thống kế toán Việt Nam được xây dựng trên cơ sở thiết lập các mô hình kế toán tiên tiến phù hợp với các điều lệ, thông lệ phổ biến của nền kinh tế thị trường, có tính thống nhất cao, bao quát đầy đủ toàn diện các loại hình doanh nghiệp và các lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong nền Duy Tân.
Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ; phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kế toán, trình độ trang bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả, nâng cao năng suất lao động của kế toán.
Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý. Dựa trên các thông tin kế toán, ban lãnh đạo sẽ đưa ra những quyết định quản lý. Trong quá trình hoạt động, tùy theo đặc thù của doanh nghiệp để bộ phận quản lý yêu cầu những thông tin kế toán nào thì bộ phận kế toán sẽ cung cấp thông tin đó.
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sảnxuất và thương mại Tiến Đạt xuất và thương mại Tiến Đạt
3.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, là căn cứ để xác minh số liệu trên báo cáo tài chính có trung thực, hợp lý hay không. Trong thực tế thì hệ thống chứng từ kế toán ở mỗi công ty có đặc thù riêng nên sẽ có phương pháp, quy trình luân chuyển khác nhau; tuy nhiên vẫn phải tuân theo đúng quy định chung về chứng từ kế toán cho từng bộ phận. Chứng từ kế toán hợp lý sẽ giúp cho công việc thuận lợi về thời gian, về việc bố trí nhân sự và việc kiểm tra sau này. Việc đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là rất cần thiết vì chứng từ kế toán đảm bảo tính xác thực của hoạt động kế toán, chứng từ đầy đủ đúng quy cách, phù hợp với công việc sẽ giúp nhà quản lý và nhân viên kế toán thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát các bộ phận có liên quan.
Chứng từ của Công ty như đã trình bày ở trên thì còn một số tồn tại: chứng từ thiếu chữ ký, thời gian luân chuyển chứng từ chậm... Do đó, cần quy định lại các nội dung cơ bản của việc kiểm tra, luân chuyển chứng từ, bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: Quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung, hình thức, chữ số không rõ ràng, thiếu chữ ký... thì người được phân công kiểm tra cần yêu cầu lập lại, bổ sung thêm cho đầy đủ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất. Quy định rõ thời gian luân chuyển và lưu lại chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận một cách cụ thể, tránh trường hợp chứng từ đọng lại ở bộ phận nào đó lâu.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ cần được quan tâm hơn, Công ty nên tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ theo một hệ thống như sau:
- Chứng từ lưu kho cần được lưu theo trình tự thời gian và tách biệt rõ từng loại chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hồ sơ thuế...
- Tổ chức kiểm kê, rà soát lại chứng từ lưu kho và lập biên bản hủy chứng từ theo quy định của Nhà nước.
3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu nhận thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán cho người sử dụng. Tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt, hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng dựa trên chế độ kế toán được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, đã đáp ứng được yêu cầu về hệ thống hoá, xử lý thông tin kế toán với các nghiệp vụ kinh tế tài chính chủ yếu. Việc sử dụng phần mềm kế toán cũng giúp cho quá trình hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán qua các tài khoản kế toán dễ dàng và chính xác hơn.
Tuy nhiên, trong phần mềm kế toán nên xoá bớt các tài khoản quá chi tiết mà Công ty không sử dụng. Việc xoá bớt các tài khoản không dùng ra khỏi cơ sở dữ liệu của phần mềm sẽ giúp hạn chế được sai sót định khoản nhầm.
Bên cạnh đó, khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Thông tin phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp: Thông tin cụ thể về chi phí kinh doanh, theo từng khoản mục chi phí, chi tiết về thu nhập, chi phí và kết quả của từng hoạt động kinh doanh…
Thông tin phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, vật tư, các khoản công nợ: Quản lý từng đối tượng là TSCĐ theo nơi sử dụng, từng loại, nhóm TSCĐ cụ thể quản lý chi tiết theo từng loại, từng nhóm vật tư, nhóm công cụ dụng cụ…
Tác giả kiến nghị mở thêm tài khoản chi tiết cấp 3 cho tài khoản 211 “Tài sản cố định hữu hình” như sau:
TK 2113 - Máy móc, thiết bị
TK 2113.01 - Máy móc, thiết bị tại trụ sở làm việc TK 2113.02 - Máy móc, thiết bị tại phân xưởng
TK 2114 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn
TK 2114.01 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn tại trụ sở làm việc TK 2114.02 - Phương tiện vận tải, truyền dẫn tại phân xưởng TK 2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2115.01 - Thiết bị, dụng cụ quản lý tại trụ sở làm việc TK 2115.01 - Thiết bị, dụng cụ quản lý tại phân xưởng
Xây dựng thêm danh mục cho các tài khoản chi tiết dùng cho công tác thu nhận, xử lý và phân tích thông tin đáp ứng cho kế toán quản trị.
3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiến Đạt cần đề ra phương pháp quản lý hệ thống sổ sách kế toán một cách khoa học, tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra sổ sách và số liệu ghi sổ.
Tác giả đưa ra một số giải pháp chung cho việc hoàn thiện tổ chức sổ sách kế toán như sau:
- Hoàn thiện hệ thống sổ của Công ty phải kèm với việc hoàn thiện hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản gốc và tài khoản chi tiết. Khi đã có hệ thống tài khoản đầy đủ và chi tiết thì sẽ có hệ thống sổ đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý và lập báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương ứng với tài khoản chi tiết và tổng hợp.
- Do hệ thống sổ của Công ty được thiết kế toàn bộ trên phần mềm kế toán nên phải thiết lập một hệ thống sổ đầy đủ và khoa học ngay từ đầu. Kế toán trưởng phải quy định các loại sổ cho từng phần hành kế toán cụ thể để kế toán phần hành hiểu được yêu cầu của doanh nghiệp. Danh sách các loại sổ cũng chính là danh sách hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm cả tài khoản cấp 1 và tài khoản chi tiết. Căn cứ vào hệ thống tài khoản của Công ty sẽ có tương ứng với các sổ chi tiết tài khoản.
Ngoài ra, Công ty có thể yêu cầu bên nhà cung cấp phần mềm kế toán Effect thiết kế thêm các loại báo cáo phục vụ cho công tác kế toán quản trị của Công ty.
từng phần hành phải nắm được quy trình ghi sổ cho từng nội dung nghiệp vụ kinh tế phần hành mình phụ trách. Muốn vậy thì hệ thống tổ chức sổ sách kế toán của Công ty phải khoa học, đầy đủ và chi tiết.
3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán