Nội dung của phần này là nêu cách thức thành lập các bộ phận, đơn vị trong tổ
chức và liên kết các bộ phận đó trong một cơ cấu tổ chức thống nhất của xí
nghiệp.
1. Khái niệm về cơ cấu t.
1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ .
Cơ cấu tổ chức quản trị (cơ cấu tổ chức ) của một doanh nghiệp là tổng thể các bộ
phận (hoạc các khâu) khác nhau được chuyên môn hóa và sắp xếp theo từng cấp
tạo thành một thể thống nhất. Trong đó các bộ phận được giao phó những nhiệm
vụ, trách nhiệm và quyền hành rõ ràng, dưới sự lãnh đạo tập trung của nhà quản trị
Một cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, có sự phân công cụ thể, quyền hành và trách nhiệm rõ ràng , sẽ tạo nên một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của các cá
nhân và các bộ phận.
Nhưng nếu doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức không hợp lý, nhiệm vụ của các
bộ phận trùng lắp nhau, quan hệ phân công, quyền hành và trách nhiệm không rõ ràng, doanh nghiệp đó sẽ mất rất nhiều thì giờ và công sức để giải quyết các vấn đề nội bộ.
Do vậy nhiệm vụ của nhà quản trị là phải xây dựng cho được bộ máy tổ chức hợp
lý và có hiệu quả.
2. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ TỐI ƯU.
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm những yêu cầu sau đây :
a. Tính linh hoạt.
Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng phản ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống
nào xảy ra trong sản xuất kinh doanh, bảo đảm thời gian từ lúc ra quyết định đến
lúc thực hiện quyết định là ngắn nhất.
b. Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 67
Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm hoạt động liên tục, bảo đảm tính chính xác
của thông tin truyền đi trong cơ cấu, nhờ đó duy trì sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của cơ cấu.
c. Đảm bảo tính kinh tế của quản trị.
Chi phí quản trị ít nhất nhưng hiệu quả cao nhất.
3. CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC.
Cơ cấu tổ chức gồm có 3 đặc trưng chính là :
Tính phức tạp (complexity) : Tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian thì phức tạp, cồng kềnh vì có nhiều chức danh riêng biệt. Đây là đặc trưng liên quan đến tầm hạn quản trị
Tính hợp thức bài bản, còn gọi bằng nhiều cách khác như : tính hình thức, định chế, tính công thức (formalization), ... theo đó người ta phân biệt 2 loại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mô hình : tổ chức cổ điển (chú trọng bài bản) và tổ chức hiện đại (chú trọng
linh hoạt, ít bài bản).
Mức độ tập trung hoặc phi tập trung quyền hành trong hệ thống quản trị
(centralization or decentralization) : có liên quan đến vấn đề tập quyền hoặc
4. CÁC PHƯƠNG PHÁP HÌNH THÀNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ .
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị có thể được thực hiện bằng nhiều phương
pháp khác nhau. Cụ thể là :
a. Phương pháp tương tự :
Đây là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới dựa vào việc thừa
kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ
cấu tổ chức quản trị có nét tương tự với cơ cấu tổ chức xây dựng.
Để hình thành cơ cấu mới theo phương pháp này, người lãnh đạo thường thành lập
một nhóm chuyên gia của nhiều lĩnh vực, như : quản trị, kỹ thuật, kinh tế, tâm lý,
xã hội ... và gửi sang một doanh nghiệp tương tự để nghiên cứu cơ cấu tổ chức
quản trị của họ. Dựa trên phân tích, nghiên cứu những ưu nhược điểm của cơ cấu
tổ chức có sẵn các chuyên gia đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức quản trị mới.
Chương V: Chức năng tổ chức Trang 68
Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là thời gian hình thành cơ cấu mới nhanh;
tiết kiệm được chi phí để thiết kế cơ cấu , thừa kế có phân tích những kinh nghiệm
quí báu của quá khứ.
Nhược điểm của phương pháp này là tính hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức không được đảm bảo chắc chắn, nếu trong quản trị có hiện tượng sao chép máy
móc, thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản trị mới.
b. Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu :
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa trên việc cụ thể hóa hệ
thống mục tiêu. Để hình thành cơ cấu tổ chức theo phương pháp này, trước hết cần
xây dựng hệ thống cây mục tiêu với các mục tiêu cần đạt được cụ thể hóa từng bước và cho đến tầng những công việc cần phải làm. Sau đó, nhóm gộp các công
việc theo chuyên môn, theo tính chất và xác định khối lượng công việc. Bước tiếp
là hình thành các bộ phận của cơ cấu sao cho chúng bao quát hết các nhiệm vụ,
các mục tiêu và thiết lập mối liên hệ qua lại giữa các bộ phận. Sơ đồ cây mục tiêu được thể hiện như sau:
N II (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c. Phương pháp định mức - chức năng
Những mục tiêu cấp I
hững mục tiêu cấp II
Những mục tiêu cấp I
Những nhiệm vụ, công việc cụ thể cần phải làm
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bằng cách lựa chọn các tiêu chuẩn đã được nghiên cứu sẵn ở các bộ, các ngành cho phù hợp với qui mô, đặc thù của
doanh nghiệp.
Điều kiện để thực hiện phương pháp này là đã có cơ cấu tổ chức quản trị mẫu tương ứng với từng qui mô.
d. Phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên tương quan các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu
Đây là phương pháp hình thành cơ cấu dựa trên việc sử dụng phương pháp phân tích tương quan để xác định mức độ tác động của từng yếu tố đến qui mô của cơ
cấu tổ chức. Phương pháp này không chỉ xác định những yếu tố nào ảnh hưởng tới cơ cấu, mà còn đòi hỏi phải xác định được mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố lên
cơ cấu tổ chức.
Chảng hạn : tính toán số lượng cán bộ nhân viên quản trị (giám đốc, các phó giám đốc, phòng ban, quản đốc, phó quản đốc, đốc công) cho một xí nghiệp sản xuất
máy cái trong nông nghiệp. Dựa trên phân tích tương quan chúng ta có công thức
chi tiết sau đây :
S
QT = k.S
CN. V.
Trong đó :
Chương VI: Bố trí nhân sự và quản trị nguồn nhân lực trang 88 CHƯƠNG VI
BỐ TRÍ NHÂN SỰ VÀ QUẢN TRỊ NGUỒN
NHÂN LỰC