Phòng Tài chính kế toán là phòng ban chức năng quan trọng không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất cả các đơn vị nói chung và Bệnh viện Phổi Bắc Ninh nói riêng. Đây là bộ máy tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác quản lý tài chính của đơn vị, xây dựng các quy chế quản lý tài chính, quy chế nội bộ, xây dựng các định mức khoán…thực hiện quản lý tài chính bệnh viện dưới sự quản lý, giám sát trực tiếp của Ban Giám đốc. Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ cho các cán bộ kế toán trong phòng để thực hiện các yêu cầu của quản lý tài chính. Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của phòng Tài chính kế toán, yêu cầu phải tổ chức sao cho khoa học, hợp lý, gọn nhẹ để nâng cao hiệu quả công việc. Công việc chủ yếu của phòng Tài chính kế toán ngoài việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn phải thực hiện chức năng quản lý tài chính: xây dựng các dự toán thu dựa trên khả năng thu của Bệnh viện, xây dựng dự toán chi đúng định mức và mục lục ngân sách, lập dự toán, phân bổ kinh phí, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực hiện dự toán, tình hình thực hiện tài sản và nguồn kinh phí tại Bệnh viện... từ đó đề xuất các phương hướng thu hút và sử dụng các nguồn lực của Bênh viện một cách hiệu quả nhất. Hiện tại, phòng Tài chính Kế toán Bệnh viện Phổi Bắc Ninh có 6 cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành Kinh tế, Tài chính, cơ cấu tổ chức gồm: 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, giúp việc cho trưởng phó phòng là 04 kế toán viên. Bộ máy Kế toán Bệnh viện Phổi Bắc Ninh được tổ chức theo mô hình tập trung, mỗi nhân viên kế toán được tổ chức thành các bộ phận kế toán phần hành, phụ trách riêng từng phần hành kế toán, kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán, giúp kế toán trưởng lên Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán Bệnh viện Phổi Bắc Ninh
- Trưởng phòng Tài chính kế toán kiêm kế toán trưởng: là lãnh đạo cao nhất của phòng, có trách nhiệm tổ chức, điều hành công tác kế toán của bênh viện, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các hoạt động, cân đối thu chi, quyết toán, điều chỉnh số liệu, lên các Báo cáo tài chính theo quy định và Báo cáo Ban Giám đốc xem xét, ký duyệt.
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các số liệu kế toán của từng kế toán viên; thanh toán các khoản phải trả, phải nộp cho cán bộ, viên chức của Bệnh viện (Tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, thanh toán tiền làm thêm giờ, thanh toán thu nhập tăng thêm, thanh toán các khoản tiền nghỉ ốm đau, thai sản, dưỡng sức… của cán bộ, trích nộp các khoản nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ… hàng tháng); Tập hợp các chứng từ mua bán để thanh toán với nhà cung cấp, thực hiện các giao dịch với Kho Bạc, Ngân hàng; thực hiện lưu trữ và bảo quản chứng từ…
- Phó phòng Tài chính kế toán kiểm thủ quỹ: thực hiện các công việc hỗ trợ Trưởng phòng Tài chính; quản lý thu chi tiền mặt theo đúng quy định; chịu trách nhiệm bảo quản tốt an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị, chịu trách nhiệm về số dư quỹ tiền mặt tại đơn vị.
Trưởng phòng Tài chính Kế toán kiêm Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Phó phòng Tài chính kế toán kiêm thủ quỹ
Kế toán Dược và Tài sản cố định
Kê toán thanh toán Bảo hiểm Y tế
Kế toán thu Viện phí
-Kế toán dược, TSCĐ:
+Theo dõi thuốc, vật tư, hóa chất: Tham gia các hội đồng xây dựng định mức thuốc, vật tư, hóa chất, hội đồng kiểm nhập; Tham gia các buổi kiểm nhập thuốc, vật tư, hóa chất; Đối chiếu các mặt hàng giao nhận với kết quả trúng thầu, hợp đồng đã ký kết; Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của các kho vào sổ sách kế toán kịp thời; Kiểm tra đối chiếu thuốc, vật tư, hóa chất với các bộ phận liên quan và kịp thời phát hiện ra các sai sót để báo cáo lãnh đạo phòng có biện pháp xử lý.
+Theo dõi TSCĐ, CCDC: Lập, mở sổ theo dõi TSCĐ, CCDC đến tận khoa, phòng của đơn vị; Viết phiếu điểu chuyển tài sản, công cụ, dụng cụ .v.v. đầy đủ, kịp thời cho các bộ phận theo quy định; Hàng năm làm các thủ tục thanh lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ khi đủ điều kiện đưa vào thanh lý; Tham gia cùng các khoa, phòng liên quan như Hành chính tổ chức, bộ phận sửa chữa kiểm tra tài sản, công cụ, dụng cụ khi có báo hỏng, mất .v.v.
- Kế toán thanh toán BHYT: theo dõi chi phí khám chữa bệnh BHYT toàn bệnh viện
+ Chịu trách nhiệm về các hoạt động thanh toán BHYT trong đơn vị, đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời.
+Theo dõi chi phí BHYT phát sinh, đối chiếu với giám định viên BHYT chuyên quản và các khoa, phòng có liên quan
+Định kỳ hàng tháng lập chi phí Khám chữa bệnh BHYT đề nghị cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh phê duyệt thánh toán.
+ Thực hiện kiểm soát và đẩy dữ liệu về BHYT lên cổng giám định BHYT hàng ngày
+ Tập hợp các chứng từ quyết toán với cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh, trực tiếp giao dịch với giám định viên, cán bộ Bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh
- Kế toán thanh toán viện phí và các chế độ khác cho bệnh nhân: Thu chi viện phí bệnh nhân đến khám chữa bệnh; Hàng ngày nộp số tiền thanh toán và chứng từ thanh toán với bệnh nhân, bệnh nhân tạm ứng của ngày hôm trước về cho
thủ quỹ, kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm hoàn toàn về số tiền thu được trước khi bàn giao cho thủ quỹ; Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý, lưu trữ chứng từ mẫu biểu theo quy định; Trực tiếp tập hợp chứng từ, thanh toán các chế độ cho bệnh nhân lao, bệnh nhân nghèo và thanh toán các chế độ được hưởng của bệnh nhân từ các nguồn tài trợ…