a) Kế toán các khoản thu chi do NSNN cấp
* Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511- Thu hoạt động do NSNN cấp; Tài khoản 611- Chi phí hoạt động; Tài khoản 008- Dự toán chi hoạt động và các tài khoản khác có liên quan
* Sổ kế toán:
- Sổ theo dõi nguồn Kinh phí NSNN cấp - Sổ chi tiết TK 511, 008, 611
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí - Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí - Sổ chi tiết hoạt động
* Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu xảy ra ở Bệnh viện Phổi Bắc Ninh:
Căn cứ vào số liệu năm trước, hàng năm Bệnh viện Phổi Bắc Ninh phải lập dự toán thu chi hoạt động thường xuyên làm căn cứ để Sở Y tế tỉnh Bắc Ninh tiến hành kiểm tra và phê duyệt dự toán của đơn vị. Sau khi phê duyệt dự toán, Sở Tài chính tỉnh Bắc Ninh sẽ cấp kinh phí cho Bệnh viện thông qua Kho Bạc Nhà nước Bắc Ninh. Khoản kinh phí được cấp được đơn vị tiến hành chi và quyết toán theo đúng các mục thu chi. Căn cứ vào dự toán năm được giao và tùy theo nhu cầu chi tiêu của đơn vị, khi phát sinh các khoản chi tiêu, Bệnh viện Phổi Bắc Ninh tiến hành lập giấy rút dự toán tiền mặt hoặc giấy rút dự toán chuyển khoản… để rút kinh phí từ Kho Bạc Nhà nước chi trả cho các mục đích phục vụ cho các hoạt động thường xuyên như chi trả lương, các khoản phụ cấp theo lương cho cán bộ, viên chức, người lao động trong đơn vị, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ…; chi thanh toán các dịch vụ công cộng, chi duy tu, sửa chữa TSCĐ…. Đến năm 2019 trở lại đây, kinh phí thường xuyên NSNN cấp chủ yếu để chi lương cho cán bộ, mức cấp đủ chi trong hai đến 3 tháng tiền lương; kinh phí không thường xuyên cấp chủ yếu chi Tiền ăn cho Bệnh nhân Lao và các hoạt động khác của Chương trình mục tiêu quốc gia (hội nghị, công tác phí, chi hoạt động chuyên môn…). Đơn vị chủ yếu chi khi Ngân sách đã về nên ít khi phát sinh nghiệp vụ tạm ứng và hoàn ứng kinh phí Kho bạc. Quá trình kế toán nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp như sau:
- Đầu năm, khi nhận được dự toán Ngân sách Nhà nước cấp theo Quyết định của Sở Y tế, kế toán ghi nhận trên Tài khoản 008- Dự toán chi hoạt động
Nợ TK 0082- Dự toán chi hoạt động năm nay (Chi tiết TK 00821- Dự toán chi thường xuyên và TK 00822- Dự toán chi không thường xuyên)
- Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế (chi trả lương hàng tháng, rút tiền ăn bệnh nhân Lao, chi sửa chữa…) kế toán lập chứng từ Giấy rút dự toán tiền mặt hoặc giấy rút dự toán chuyển khoản cùng các chứng từ có liên quan theo quy định của Kho Bạc Nhà nước Bắc Ninh. Kho Bạc Nhà nước Bắc Ninh căn cứ vào đó làm thủ tục thực chi cho Bệnh viện Phổi Bắc Ninh, Bệnh viện Phổi Bắc Ninh hạch toán:
+ Nợ TK 334- Thanh toán lương
Có TK 5111- Thu hoạt động thường xuyên do NSNN cấp
+Nợ TK 6111- Chi hoạt động thường xuyên (Thanh toán Điện, nước, sửa chữa…) Có TK 5111- Thu hoạt động thường xuyên do NSNN cấp
Đồng thời ghi Có TK 00821- Dự toán chi hoạt động thường xuyên năm nay +Khi rút dự toán tiền mặt chi tiền ăn cho bệnh nhân Lao, kế toán ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 5112- Thu hoạt động không thường xuyên do NSNN cấp
Đồng thời ghi có TK 00822- Dự toán chi không thường xuyên năm nay. +Các hoạt động khác của chương trình mục tiêu:
Nợ TK 6112- Chi không thường xuyên (Chi tiết các TK cấp 3 tương ứng các hoạt động có liên quan)
Có TK 5112- Thu hoạt động không thường xuyên do NSNN cấp
Đồng thời ghi Có TK 00822- Dự toán chi không thường xuyên năm nay. Cùng với quá trình hạch toán này, Bệnh viện Phổi Bắc Ninh cũng vào các sổ kế toán có liên quan: Sổ theo dõi nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp; Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí; Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí. Khi kết thúc quý, đơn vị phải lập Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN (Biểu 3.1) và Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí Ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN (Biểu 3.2) để làm căn cứ đối chiếu với Kho bạc và các sổ chi tiết, tổng hợp tại Bệnh viện.
b) Kế toán các khoản thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ theo giá thu của Nhà nước và không theo giá thu của Nhà nước, các khoản thu khác
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu dịch vụ khám chữa bệnh BHYT và không BHYT kế toán sử dụng các chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sau:
* Kế toán các khoản thu hoạt động SXKD, dịch vụ theo giá thu của Nhà nước: - Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Bảng tổng hợp thu viện phí theo ngày
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ và các Tài khoản khác có liên quan: Tài khoản 111- Tiền mặt, Tài khoản 131- Phải thu khách hàng…
- Sổ kế toán: Sổ theo dõi tạm ứng bệnh nhân, Sổ chi tiết các khoản phải thu; Sổ tổng hợp nguồn kinh phí
- Quy trình hạch toán:
+ Hàng ngày, kế toán viện phí tổng hợp các khoản thu viện phí không BHYT theo Bảng tổng hợp thu viện phí theo ngày. Kế toán tổng hợp nhận chứng từ kế toán thu viện phí gửi, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ phiếu thu, hóa đơn, bảng kê các dịch vụ thanh toán… sau đó ghi sổ kế toán:
Khi bệnh nhân ngoại trú đến khám bệnh hàng ngày, kế toán hạch toán kết chuyển vào nguồn luôn:
Nợ TK 111: Thu khám chữa bệnh ngoại trú
Có TK 531: Kết chuyển nguồn thu hoạt động KCB ngoại trú
Bệnh nhân nội trú đến bệnh viện điều trị, kế toán viện phí viết phiếu thu tạm ứng cho bệnh nhân và theo dõi trên TK 131- Phải thu khách hàng
Nợ TK 111: Tiền mặt
Biểu 3.7: Phiếu thu tạm ứng bệnh nhân nằm viện điều trị nội trú
Khi bệnh nhân nội trú ra viện, kế toán viện phí lập bảng kê các dịch vụ sử dụng của bệnh nhân, tính toán số tiền bệnh nhân còn phải trả, thanh toán tạm ứng và kết chuyển số thanh toán nội trú vào nguồn
Nợ TK 111: Tiền mặt nếu số thanh toán lớn hơn số tiền tạm ứng Có TK 531: Kết chuyển vào nguồn thu hoạt động KCB nội trú Nợ TK 131: Phải thu khách hàng: Thanh toán các khoản tạm ứng
Có TK 531: Kết chuyển vào nguồn thu hoạt động KCB nội trú Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Biểu 3.8: Phiếu chi trả tiền thừa bệnh nhân thanh toán ra viện
Biểu 3.9: Bảng tổng hợp bệnh nhân thanh toán ra viện
+ Đối với các khoản thu BHYT, hàng ngày kế toán thanh toán BHYT lập bảng kê chi phí điều trị nội trú (Biểu 3.10) và ngoại trú (Biểu 3.11), xác định số đề
nghị cơ quan Bảo hiểm thanh toán và gửi Danh sách đề nghị thanh toán chi phí KCB ngoại trú, nội trú và các chứng từ khác theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh đề nghị thanh toán theo tháng. Sau khi nhận hồ sơ Bệnh viện gửi, cơ quan Bảo hiểm tiến hành kiểm tra hồ sơ bệnh án, thẩm định số liệu và đưa ra số chấp nhận thanh toán thể hiện trên Biên bản duyệt quyết toán (theo quý) có sự thống nhất giữa Bệnh viện và cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh. Số thu này được cơ quan Bảo hiểm xã hội thẩm định quyết toán theo quý và mất thời gian dài để đưa ra Biên bản quyết toán thống nhất các bên; nhưng hàng quý cơ quan Bảo hiểm xã hội có tạm ứng cho đơn vị 80% kinh phí đề nghị thanh toán của Bệnh viện quý trước theo đúng quy định của Luật Khám chữa bệnh BHYT.
Để hạch toán các khoản thu KCB BHYT, đơn vị sử dụng hai tài khoản để theo dõi: TK 3388- Phải trả khác: Theo dõi số tạm ứng của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và TK 1388- Phải thu khác: Theo dõi số đề nghị thanh toán của đơn vị và số quyết toán của cơ quan Bảo hiểm xã hội. Quá trình hạch toán các nghiệp vụ thu Dịch vụ KCB BHYT theo sơ đồ như sau:
TK 531 TK 1388 TK 3388 TK 1121 Đề nghị (2) Quyết toán (3) Tạm (1) ứng
Hàng quý, căn cứ vào số đề nghị thanh toán của quý trước, cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh tạm ứng 80% kinh phí cho đơn vị và chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi thu sự nghiệp của đơn vị mở tại KBNN Bắc Ninh. Khi nhận được giấy báo có của KBNN gửi, kế toán ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng: Số tạm ứng Có TK 3388- Phải trả khác: Số tạm ứng
Hàng tháng, kế toán thanh toán BHYT gửi Danh sách đề nghị thanh toán chi phí KCB ngoại trú và nội trú, kế toán hạch toán trên tài khoản 138 như sau:
Nợ TK 1388- Phải thu khác: Số tiền đề nghị thanh toán của bệnh viện Có TK 531- Thu hoạt động SXKD, dịch vụ: kết chuyển số thu
Khi nhận được Biên bản duyệt Quyết toán cơ quan BHXH tỉnh Bắc Ninh gửi, kế toán điều chỉnh số liệu trên TK 1388 và TK 3388 như sau:
Nợ TK 3388- Phải trả khác: Số chấp nhận thanh toán của cơ quan BHXH
Có TK 1388- Phải thu khác: Số chấp nhận thanh toán của cơ quan BHXH TK 1388 dư nợ: Số đơn vị chưa được quyết toán
TK 3388 dư nợ: Số tiền cơ quan BHXH tạm ứng ít hơn số quyết toán TK 3388 dư có: Số tiền cơ quan BHXH tạm ứng nhiều hơn số quyết toán
Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu của hoạt động SXKD, dịch vụ kế toán hạch toán: Nợ TK 531: Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
Có TK 9112: Xác định kết quả
* Kế toán các hoạt động SXKD, dịch vụ không theo giá thu của Nhà nước: khoán căng tin dịch vụ tổng hợp và khoán dịch vụ trông giữ xe. Theo hướng dẫn trong Nghị định 151/2017/NĐ-CP ngày 26/7/2017 Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2018, Bệnh viện phải lập sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê theo Mẫu số 02/TSC-ĐA ban hành kèm theo Nghị định này. Tuy nhiên, do các khoản thu này của đơn vị rất ít, không đáng kể nên đến nay đơn vị vẫn chưa thực hiện lập đề án này.
Hàng tháng, căn cứ vào hợp đồng khoán giữa bệnh viện và đơn vị nhận khoán dịch vụ trông giữ xe và khoán căng tin dịch vụ tổng hợp, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Chuyển khoản
Có TK 33311- Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ
Đây là khoản thu của hoạt động SXKD, dịch vụ không theo giá của Nhà nước, đơn vị thực hiện trích nộp thuế GTGT và thuế TNDN, kế toán ghi:
Nợ TK 821: Chi phí thuế TNDN
Có TK 3334: Thuế TNDN phải nộp
* Kế toán các khoản thu khác bao gồm thu thanh lý TSCĐ và thu bán hồ sơ mời thầu: Các khoản thu này chiểm tỷ lệ nhỏ, không đáng kể trong nguồn thu của bệnh viện và phát sinh không thường xuyên tùy từng năm.. Khi phát sinh, kế toán sử dụng TK 7111- Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản và TK 7118- Thu nhập khác, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 7111, 7118
* Kế toán các khoản chi hoạt động SXKD, dịch vụ theo giá thu của Nhà nước: - Chứng từ kế toán: Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Ủy nhiệm chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác, Bảng thanh toán công tác phí, Giấy đi đường…
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ, tài khoản này có 4 tài khoản cấp 2:
TK 6421- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên TK 6422- Chi phí vật tư, công cụ đã sử dụng
TK 6423- Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6428- Chi phí hoạt động khác Và một số các tài khoản khác có liên quan
- Trình tự kế toán:
+ Khi các khoa phòng gửi phiếu dự trù, phiếu lĩnh thuốc- VTYT- Hóa chất và các công cụ dụng cụ khác, Khoa Dược- VTYT lập phiếu xuất kho gửi Kế toán Dược. Kế toán Dược kiểm tra đối chiếu giữa phiếu lĩnh và phiếu xuất kho, kiểm tra hàng hóa trong kho, lưu chứng từ. Cuối tháng tập hợp số liệu gửi kế toán tổng hợp hạch toán kế toán:
Nợ TK 6422: Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã xuất dùng trong tháng Có TK 152, 153- Chi tiết theo từng kho
+ Đầu tháng, căn cứ vào Bảng chấm công tháng trước, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương tháng này xác định tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương… phải trả cho cán bộ, viên chức, người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 6421: Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên Có TK 334: Tiền lương phải trả trong tháng
Sau đó kế toán tính toán trích nộp các khoản BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ theo quy định hiện hành, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 6421: Chi phí khác cho nhân viên Có TK 3321: BHXH
Có TK 3322: BHYT Có TK 3323: KPCĐ Có TK 3324: BHTN
+Hàng tháng, kế toán thanh toán các dịch vụ điện, nước, điện thoại, Internet, truyền hình cáp, cước phí bưu chính… bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo các hóa đơn mà đơn vị cung cấp dịch vụ gửi, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6422: Chi phí dịch vụ đã sử dụng trong tháng
Có TK 111: Thanh toán tiền mặt các hóa đơn có giá trị dưới 200.000 đồng Có TK 112: Chuyển khoản qua KBNN đối với các hoá đơn có giá trị lớn trên 200.000 đồng
+Khi phát sinh các khoản thuế phải nộp Nhà nước (Thuế môn bài) của hoạt động SXKD, dịch vụ, kế toán ghi:
Nợ TK 6428: Chi phí quản lý khác của hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 333: các khoản phải nộp Nhà nước
+Khi phát sinh các khoản thu hồi giảm chi trong kỳ, kế tóa ghi: Nợ TK 111, 112, 1388…
Có TK 6428: Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
+Cuối kỳ kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí quản lý kết chuyển chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ sang TK 911- Xác định kết quả, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 9112- Xác định kết quả
Có TK 642: Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
Trình tự kế toán chi hoạt động SXKD, dịch vụ được tóm tắt theo sơ đồ sau: