32d) Tổng biên tập Tạp chí INTOSA
3.2.3. Kế hoạch tổng thể chuẩn bị và tổ chức Đại hộ
3.2.3.1. Mục đích
Kế hoạch tổng thể nhằm xác định rõ các nội dung công việc, hoạt động cần hoàn thành theo thứ tự thời gian, phục vụ việc tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14 của Ban Tổ chức. Kế hoạch tổng thể
43
là công cụ giúp Ban Tổ chức Đại hội ASOSAI 14 theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các công việc chính liên quan đến từng Tiểu ban và các đơn vị có liên quan. Ngoài ra, Kế hoạch tổng thể là cơ sở để các Tiểu ban xây dựng Kế hoạch hoạt động và các Kịch bản chi tiết theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
3.2.3.2. Nội dung
Kế hoạch tổng thể và 02 Phụ lục đính kèm (Phụ lục 1: Kế hoạch tổng thể chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14, Phụ lục 2: Thông tin chung về Đại hội ASOSAI 14) được xây dựng trên cơ sở các nội dung công việc cần triển khai theo 04 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị Đại hội; Giai đoạn trước Đại hội 10 ngày; Giai đoạn trong Đại hội; Giai đoạn sau Đại hội. Mỗi nội dung công việc đều xác định rõ trách nhiệm chỉ đạo, đơn vị chủ trì, phối hợp thực hiện, kết quả đầu ra và thời gian hoàn thành. Kế hoạch tổng thể xác định 156 hoạt động chính được phân theo từng Tiểu ban, cụ thể:
- Tiểu ban Nội dung – Thư ký: 36 hoạt động; chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai Kịch bản chi tiết cho các hoạt động của Đại hội; xây dựng phương án bỏ phiếu; chuẩn bị nội dung, tài liệu của KTNN tại Đại hội và các cuộc họp, tổng hợp bộ tài liệu Đại hội; xây dựng tài liệu và tổ chức tập huấn nhân sự phục vụ Đại hội; đề xuất cơ cấu, thành phần đoàn KTNN, khách mời trong nước và quốc tế, đề xuất người chủ trì điều hành các cuộc họp của Đại hội; đề xuất danh sách và tổ chức biên, phiên dịch, dẫn chương trình các sự kiện trong thời gian diễn ra Đại hội; tổ chức công tác thư ký và ghi chép biên bản, ghi âm các cuộc họp và chuẩn bị nội dung báo cáo tổng kết Đại hội và ấn phẩm sau Đại hội.
- Tiểu ban Tài chính – Hậu cần: 24 hoạt động, gồm: bố trí kinh phí chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14; mời, xác nhận và tổng hợp thông tin đại biểu trong nước và quốc tế tham dự Đại hội; chủ trì công tác bố trí địa điểm tổ chức Đại hội và lưu trú cho đại biểu; tổ chức tiệc chiêu đãi; bố trí các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ Đại hội; in ấn tài liệu trước và trong quá trình diễn ra Đại hội.
- Tiểu ban Lễ tân – Khánh tiết: 20 hoạt động, bao gồm: tổ chức đón tiễn đại biểu tại sân bay, khách sạn; thực hiện công tác lễ tân, khách tiết; bố trí phương tiện phục vụ đại biểu, người đi cùng và Ban tổ chức; tổ chức chương trình tham quan, chương trình nghệ thuật của Đại hội; đầu mối liên lạc kết nối giữa Ban Tổ chức Đại hội với đại biểu và khách mời; tổ chức đội ngũ Liên lạc viên phụ trách các đoàn đại biểu.
- Tiểu ban Thông tin – Tuyên truyền: 36 hoạt động, bao gồm: Xây dựng, vận hành và cập nhật thông tin trên Trang thông tin điện tử của Đại hội; tổ
44
chức thiết kế, sản xuất Bộ nhận diện; Xây dựng Kế hoạch tuyên truyền, quảng bá Đại hội và triển khai các hoạt động truyền thông về Đại hội trên các phương tiện thông tin đại chúng; Tổ chức triển lãm, họp báo, phỏng vấn, quay phim...trước, trong và sau Đại hội.
- Tiểu ban An ninh – Y tế: 12 hoạt động được khái quát trong các đầu mục: Đảm bảo an ninh hàng không, hải quan, an toàn và an ninh về người và trang thiết bị, tài sản; đảm bảo an ninh cho các hoạt động của lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước; bố trí an ninh, xe cảnh sát dẫn đường cho từng hoạt động, sự kiện; cấp thị thực nhanh chóng và thuận lợi cho các đại biểu; bố trí phương án phòng cháy chữa cháy, công tác y tế, phương án cấp cứu khẩn cấp; kiểm tra, đảm bảo công tác an toàn vệ sinh thực phẩm và môi trường trong suốt thời gian diễn ra Đại hội.
- Tổ Thư ký - Vụ Hợp tác quốc tế: 28 hoạt động, là đầu mối giữ liên hệ thường xuyên giữa Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức với các Tiểu ban, thực hiện công tác hành chính, lưu trữ thông tin, tài liệu chuẩn bị và tổ chức Đại hội. Vụ Hợp tác quốc tế là đơn vị thường trực, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các Tiểu ban và đơn vị có liên quan.
3.2.3.3. Tổ chức thực hiện
(1) Thời gian triển khai: Từ tháng 5/2017 đến tháng 12/2018.
(2) Ban Tổ chức chủ trì công tác chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14 báo cáo Ban Chỉ đạo về kết quả tổ chức thực hiện. Ban Tổ chức có trách nhiệm phối hợp với các Bộ, ngành liên quan chỉ đạo các Tiểu ban xây dựng Kế hoạch, Kịch bản chi tiết và tổ chức thành công Đại hội.
(3) Vụ Hợp tác quốc tế của KTNN là đơn vị thường trực, đầu mối trao đổi thông tin, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các Tiểu ban và đơn vị có liên quan, báo cáo Lãnh đạo KTNN, Ban Tổ chức về tiến độ chuẩn bị, tổ chức Đại hội.
(4) Các Tiểu ban bám sát chức năng, nhiệm vụ của Tiểu ban, chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công theo nguyên tắc chủ trì – phối hợp trên cơ sở Kế hoạch tổng thể chuẩn bị và tổ chức Đại hội ASOSAI 14, định kỳ hoặc đột xuất báo cáo Ban Tổ chức.
(5) Tổ Thư ký là cơ quan giúp việc của Ban Tổ chức và Ban Chỉ đạo, là đầu mối giữ liên hệ thường xuyên giữa Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức với các Tiểu ban; thực hiện công tác hành chính, lưu trữ thông tin, tài liệu chuẩn bị và tổ chức Đại hội.
(6) Thư ký của các Tiểu ban là đầu mối tiếp nhận, lưu trữ thông tin, tài liệu của Tiểu ban; tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Tiểu ban về công việc của Tiểu ban; theo dõi, đôn đốc các thành viên Tiểu ban thực hiện nhiệm vụ đảm bảo
45
tiến độ và cung cấp tài liệu cho Vụ Hợp tác quốc tế, Tổ Thư ký Ban Chỉ đạo và Ban Tổ chức.
(7) Năm 2017 Ban Tổ chức họp định kỳ 3 tháng/lần; năm 2018 Ban Tổ chức họp hàng tháng hoặc đột suất theo yêu cầu để thảo luận và báo cáo kết quả công việc với Trưởng Ban Tổ chức, Trưởng Ban Chỉ đạo. Các Tiểu ban tổ chức họp định kỳ 2 tháng/lần hoặc đột xuất theo yêu cầu về công tác chuẩn bị Đại hội ASOSAI 14.
Trong quá trình thực hiện, các Tiểu ban chủ động đề xuất, thường xuyên báo cáo tiến độ công việc với Ban Tổ chức, kịp thời báo cáo Ban Tổ chức những khó khăn, vướng mắc để có phương án giải quyết; có thể điều chỉnh, bổ sung kế hoạch khi cần thiết và theo yêu cầu thực tế.