3.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị của doanh nghiệp cũng như cho các đối tượng khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Công ty thực hiện báo cáo tài chính theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nội dung, hình thức và biểu mẫu báo cáo tài chính do Bộ Tài chính quy định, kế toán căn cứ vào hướng dẫn để lập báo cáo tài chính Công ty. Việc lập báo cáo tài chính của Công ty tuyệt đối tuân thủ các quy định về nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành, chuẩn mực số 21 “Trình bày báo cáo tài chính” và các chuẩn mực kế toán liên quan. Báo cáo tài chính được Công ty lập tuân thủ theo đúng nguyên mẫu, nội dung của chế độ hiện hành. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính năm bao gồm: + Bảng cân đối tài khoản - Mẫu số F1 - DNN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02 – DNN. + Báo cáo tình hình tài chính - Mẫu B01a-DNN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03 - DNN + Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09 – DNN
Tùy theo các đối tượng nhận báo cáo mà Công ty tổ chức các loại báo cáo kế toán khác nhau. Hiện nay, Công ty đang tổ chức các loại báo cáo kế toán như sau:
- Báo cáo kế toán phải nộp cơ quan thuế: hiện tại, hàng quý Công ty phải nộp báo cáo thuế bao gồm: thuế GTGT, thuế TNCN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Vào cuối năm là báo cáo tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo gửi cơ quan thuế đều do kế toán thuế đảm nhiệm.
- Báo cáo lưu hành nội bộ: Tùy vào từng phần hành cụ thể, các bộ phận liên quan của phòng kế toán lập báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giám đốc: Báo cáo quỹ được lập hàng ngày do kế toán mua hàng thực hiện. Báo cáo bán hàng, doanh thu, công nợ theo từng ngành hàng và nhân viên bán hàng được lập thường xuyên theo tuần, tháng, quý, năm do kế toán bán hàng thực hiện. Báo cáo hàng tồn kho, báo cáo hàng sắp hết hạn do thủ kho phụ trách, được lập hàng tháng hoặc trước khi đưa ra chương trình khuyến mại, hội thảo, thanh lý hàng hóa. Báo cáo quản trị được lập hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của ban giám đốc, do kế toán trưởng thực hiện. Nội dung của các báo cáo lưu hành nội bộ liên quan đến doanh thu, chi phí, công nợ được tổng hợp theo từng tiêu chí, đối tượng cụ thể; nhằm cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan thực hiện hiệu quả công việc, như thúc đẩy doanh thu tập trung vào ngành hàng yêu cầu, kiểm soát thu hồi công nợ, hoặc phục vụ cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh.
Nhìn chung, Công ty đã lập các báo cáo theo đúng quy định của Nhà nước và tổ chức nộp báo cáo đúng thời hạn quy định. Nội dung báo cáo, phương pháp lập báo cáo và mẫu báo cáo theo đúng hướng dẫn của chế độ kế toán. Các loại báo cáo được trình bày đúng nội dung, phương pháp và nhất quán giữa các kỳ báo cáo, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan.
Báo cáo tài chính của công ty được nộp cho ban quản trị, cơ quan Thuế, cơ quan thống kê, ngân hàng và các cơ quan có liên quan khi được yêu cầu.
Báo cáo tài chính là thành quả, mục đích cuối cùng và quan trọng nhất của quán trình tổ chức hệ thống kế toán. Như vậy, để các thông tin trên báo cáo kế toán được chuẩn xác thì Công ty phải hoàn thiện các khâu của tổ chức hạch toán kế toán
đi kèm với hoàn thiện tổ chức báo cáo của Công ty.
3.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ
3.2.6.1. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
Quy trình kiểm tra kế toán tại công ty được thực hiện như sau:
- Mọi khoản chi đều phải làm đề nghị thanh toán có chữ ký duyệt chi của kế toán trưởng, kiểm soát viên và Giám Đốc.
- Hầu hết các khoản thanh toán cho nhà cung cấp đều được thực hiện qua tài khoản ngân hàng, gồm bước lập lệnh do kế toán thuế thực hiện, kế toán trưởng kiểm tra và duyệt lệnh ở bước 2, Giám Đốc duyệt lệnh ở bước cuối cùng.
- Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh. Tiền ngân hàng so với số phụ hay bảng sao kê ngân hàng.
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kế toán vật tư và thủ kho.
- Định kỳ kiểm kê và đối chiếu công nợ, đối chiếu với kế toán trên công ty. Với việc tổ chức kế toán theo mô hình tập trung, thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm đến đâu kiểm tra đến đó trước khi nộp báo cáo cho kế toán trưởng căn cứ vào đây kiểm tra tính chính xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung kiểm tra kế toán nội bộ bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ. Kiểm tra chứng từ rất quan trọng nó gắn liền với việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán đối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của công ty, Ban Giám Đốc và của cơ quan tài chính. Chứng từ kế toán được kiểm
tra chủ yếu theo những nội dung sau:
+ Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không, có đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành không, có phù hợp với định mức và dự đoán phê chuẩn hay không?
+ Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền.
+ Đối với chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toán đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không?
- Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch.
- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Kết quả của công tác kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế hoạch hoá đúng đắn của công tác kiểm tra.
3.2.6.2. Tổ chức công tác kiểm toán nội bộ
Mục đích của kiểm toán nội bộ là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, chứ không phải cho đối tác bên ngoài. Kiểm toán nội bộ không chỉ đánh giá các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro cả trong và ngoài công ty. Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, Ban giám đốc có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng không có bộ máy kiểm toán nội bộ; tuy nhiên, do không có quy định bắt buộc phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính nên để tiết kiệm chi phí, Công ty chỉ thực hiện tra soát lại báo cáo tài chính và sổ sách, chứng từ.
Như vậy, công tác tự kiểm tra tài chính kế toán của Công ty còn có một số hạn chế cần được khắc phục: chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra nội bộ cụ thể bằng văn bản hay quy định, công tác tự kiểm tra được thực hiện chiếu lệ. Mặt khác, công tác kiểm tra kế toán thường chỉ được tiến hành vào thời điểm cuối
năm, trước khi lập báo cáo tài chính nên không phát hiện kịp thời những sai sót của việc ghi chép hạch toán ban đầu, dẫn đến vào thời điểm cuối năm phát sinh nhiều bút toán điều chỉnh. Việc kiểm tra kế toán không mang tính chất thường xuyên liên tục, không xây dựng kế hoạch kiểm tra nên hiệu quả và tính khách quan của công tác kiểm tra kế toán không cao.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Tổ chức kế toán tại doanh nghiệp nói chung và tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng nói riêng là một vấn đề thiết yếu đối với tất cả mọi đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên, làm sao tổ chức kế toán khoa học, hợp lý, tiết kiệm chi phí nhưng đạt hiệu quả cao trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là điều không phải đơn vị nào cũng có thể đạt được. Trong điều kiện nguồn lực về tài chính, năng lực của nhân sự công ty có hạn thì việc tổ chức kế toán cần xem xét và nghiên cứu kỹ lưỡng nhằm đạt được mục đích của nhà quản lý.
Chương 3 đã giới thiệu thông tin về hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng. Trên cơ sở số liệu cụ thể thông qua nghiên cứu, khảo sát và điều tra, tác giả đã phân tích rõ ràng thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng; từ đó cho người đọc cái nhìn khái quát, khách quan về tổ chức kế toán của Công ty. Qua đó làm cơ sở để thấy được những ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng và có những giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính thông qua tổ chức kế toán của đơn vị sẽ được trình bày cụ thể ở chương 4.
CHƯƠNG 4
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN
4.1. Thảo luận kết quả nghiên cứu về tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
4.1.1. Những ưu điểm
Qua việc phân tích thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng ở chương 3, có thể đưa ra một số ưu điểm như sau:
Một là về bộ máy kế toán, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, vừa có sự phân mảng hoạt động giữa các nhân viên làm chuyên môn hóa nghiệp vụ và dễ dàng quy trách nhiệm, bên cạnh đó mỗi nhân sự cũng đảm nhiệm một vài nhiệm vụ liên quan để tối ưu hóa chi phí nhân sự. Mô hình này rất phù hợp với quy mô và hoạt động của công ty.
Hai là về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, công ty đã xác định được vai trò của chứng từ kế toán nên đã xây dựng được hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống chứng từ kế toán tương đối chặt chẽ về nội dung và hình thức; đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh qua các chứng từ có liên quan, quy trình luân chuyển chứng từ được thiết kế hợp lý và lưu trữ bảo quản theo đúng quy định. Các chứng từ được đánh số liên tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, … nên rất dễ kiểm tra và dễ tìm kiếm khi cần thiết. Hệ thống chứng từ kế toán đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý của nhà quản lý mà còn phục vụ các đối tượng bên ngoài như cơ quan thuế, cơ quan thống kê, ngân hàng, … phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành.
Ba là về hệ thống tài khoản kế toán: đã tuân thủ đúng chế độ kế toán Việt Nam hiện hàng và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành. Hệ
thống tài khoản của Công ty phản ánh được đầy đủ toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn của Công ty; sử dụng linh hoạt hệ thống tài khoản từ loại 1 đến loại 9 và theo dõi chặt chẽ sự biến động của hệ thống tài khoản.
Bốn là về hệ thống sổ kế toán: đã áp dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp với quy mô, hoạt động và nhu cầu quản lý của DN. Hệ thống sổ sách thống nhất, rõ ràng, dễ hiểu về biểu mẫu; dễ dàng trong hoạt động kiểm tra, đối chiếu. Công ty thực hiện đúng quy trình mở và đóng sổ kế toán. Các sổ kế toán được bảo quản, lưu trữ cẩn thận, có thể kiểm tra khi cần thiết.
Năm là về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: các báo cáo tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng được lập đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Đồng thời, việc lập và nộp báo cáo kế toán được thực hiện đúng thời hạn theo quy định. Số liệu của các báo cáo đúng thực tế và phần lớn đạt yêu cầu. Các báo cáo nội bộ được lập thường xuyên và định kỳ, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời, theo đúng các chỉ tiêu yêu cầu phục vụ cho nhà quản lý và các bộ phận có liên quan.
Sáu là về tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ: Công tác kiểm tra kế toán được thực hiện thường xuyên, liên tục và kịp thời bởi kiểm soát viên và kế toán trưởng ngay khi có phát sinh. Quy trình kiểm soát được xây dựng chặt chẽ và lặp lại ở tất cả các khâu, tất cả các mảng, tuy nhiên việc kiểm tra lại định kỳ chưa được Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng chú trọng.
Trên đây là một số kết quả mà Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng đã đạt được về tổ chức kế toán, những ưu điểm này góp phần nhất định vào việc phát triển, kinh doanh của Công ty trong thời gian qua.
4.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán mà Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng đạt được thì vẫn tồn tại một số vấn đề cần hoàn thiện hơn nữa nhằm phát huy vai trò và hiệu quả của công tác kế toán tại Công ty.
Việc phân tách các nhân viên vào từng phần hành cụ thể mặc dù chuyên môn hóa nghiệp vụ và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân sự với công việc của mình, nhưng lại thiếu linh động khi điều chuyển nhân sự. Bên cạnh đó, việc phân chia công việc kiêm nghiệm cho nhân viên không hợp lý, đặc biệt vị trí kiểm soát viên là người rà soát kiểm tra lại toàn bộ các nghiệp vụ lại được kiêm nghiệm bởi thu quỹ, như vậy quy trình thu chi tiền không được kiểm soát lại một cách chặt chẽ,