Phụ lục 1: Chứng từ kế toán vận dụng tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng tương ứng với các phần hành kế toán.
Phụ lục 2: Mẫu phiếu thu, phiếu chi tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng
* Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng đã thực hiện đầy đủ khâu bảo quản lưu trữ chứng từ. Việc bảo quản chứng từ kế toán do phòng Kế toán đảm nhận, các chứng từ kế toán sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính để được sắp xếp thành từng bộ hồ sơ, bên ngoài ghi rõ các thông tin về thời gian. Sau đó được sắp xếp gọn gàng theo từng năm và đựng trong các thùng riêng và chuyển về lưu kho. Tuy nhiên, thực tế công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán trong một số trường hợp vẫn còn nhiều tồn tại. Điều này do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan của Công ty: do khó khăn về cơ sở vật chất nên chứng từ kế toán trong thời gian dài dễ bị ẩm mốc. Việc kiểm tra xử lý không thường xuyên do việc lưu kho không khoa học nên việc tìm kiếm mất thời gian. Nhiều tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ nhưng vẫn chưa được xử lý nên gây tình trạng tồn kho lớn, gây ảnh hưởng cho việc tiếp tục lưu trữ và bảo quản chứng từ. Công ty chưa mở sổ theo dõi chứng từ kế toán lưu trữ và quản lý chứng từ lưu trữ. Qua khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh được bộ phận kế toán lập khá đầy đủ và kịp thời. Việc tổ chức hệ thống chứng từ như trên đã góp phần tăng cường công tác quản lý các nguồn thu, chi, đem lại hiệu quả sử dụng cho các nguồn lực tại đơn vị. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Qua khảo sát thực tế, chế độ kế toán và hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng thực hiện theo Thông tư 133/2016/TT - BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi tiết theo ngành nghề kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Căn cứ
vào hệ thống tài khoản kế toán quy định, Công ty tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và theo yêu cầu quản lý của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty sử dụng toàn bộ là tài khoản cấp 1 được phân bổ trong 9 loại: loại 1 và loại 2 phản ánh tài sản; loại 3 và 4 phản ánh nguồn vốn; loại 5 và loại 7 phản ánh doanh thu, loại 6 và loại 8 phản ánh chi phí, loại 9 phản ánh kết quả kinh doanh.
(Phụ lục 3: Danh mục tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng)
Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1 và loại 2: Công ty đã lựa chọn và sử dụng tương đối phù hợp theo hệ thống tài khoản quy định ở cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
- Đối với tài khoản 111 “ Tiền mặt ”, Công ty mở 1 tài khoản chi tiết: TK 1111 - Tiền Việt Nam
- Đối với tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng ”, Công ty đã mở 2 tài khoản chi tiết:
TK 1121 - Tiền Việt Nam: chi tiết theo số tài khoản ngân hàng cụ thể:
TK 1122 - Ngoại tệ
Đối với tài khoản nguồn vốn thuộc loại 3 và loại 4, Công ty có mở một số loại tài khoản chi tiết như sau:
- Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”, Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết:
TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra
TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu
TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 3335 - Thuế thu nhập cá nhân
TK 3339 - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
- Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”, Công ty có sử dụng các tài khoản chi tiết:
TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết TK 3382 - Kinh phí công đoàn
TK 3383 - Bảo hiểm xã hội TK 3384 - Bảo hiểm y tế
TK 3385 - Bảo hiểm thất nghiệp TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác
- Tài khoản 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối”, Công ty sử dụng 2 tà khoản chi tiết:
TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay…
Đối với nhóm tài khoản hoạt động loại, loại 6, loại 7, loại 8 và loại 9, Công ty có mở một số tài khoản chi tiết, cụ thể như sau:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”, Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết sau:
TK 6421 - Chi phí bán hàng
TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Do mở nhiều các tài khoản chi tiết, Công ty đảm bảo theo dõi được sự biến động về giá trị của nhiều đối tượng kế toán chi tiết. Đó là nhờ sự tiện ích của phần
mềm kế toán đối với các đối tượng kế toán chi tiết như từng loại hàng hoá, khách hàng được mã hoá và được phần mềm quản lý trong cơ sở dữ liệu.
3.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Căn cứ vào quy mô, nhiệm vụ và điều kiện trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tính toán cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. Mỗi hình thức kế toán đều có 2 loại sổ, đó là sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Số lượng và kế cấu của sổ chi tiết do chế độ kế toán quy định trong các hình thức kế toán là giống nhau; còn số lượng, kết cấu sổ tổng hợp là khác nhau do hình thức kế toán quy định. Tuy nhiên, tùy theo quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, Công ty có thể mở thêm một số loại sổ chi tiết khác. Sau khi đối chiếu số liệu ở các thời điểm cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết thì số liệu giữa hai số này là căn cứ để lập các báo cáo tài chính.
Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung phát sinh của nghiệp vụ kinh tế. Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME 2017 nên số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản. Trình tự như sau: