Sơ đồ 3.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Mại Nam Dũng
* Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và tuân thủ theo quy định của Nhà nước. Các loại chứng từ trong Công ty tương ứng với phần hành kế toán:
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm: Theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền lương theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết để xác định chi phí trong doanh nghiệp.
+ Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, ... để có căn cứ tính lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người lao động và cơ sở quản lý lao động trong doanh nghiệp. Bảng chấm công được tổng hợp từ file kết xuất từ máy chấm công.
+ Bảng thanh toán tiền lương: là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
+ Bảng tính tiền thưởng: chứng từ xác nhận số tiền thưởng và thanh toán tiền thưởng cho từng lao động, làm cơ sở tính tổng thu nhập của mỗi người lao động.
Kiểm tra chứng từ Lập chứng từ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết Lưu trữ và bảo quản chứng từ Phân loại và sắp xếp chứng từ
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: Là chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền đã thanh toán cho người được thuê để thực hiện những công việc không lập được hợp đồng như thuê bốc vác, thuê người phát tờ rơi quảng cáo, thuê PG phục vụ hội thảo, thuê làm khoán một công việc cụ thể, ... và là chứng từ để thanh toán cho người lao động thuê ngoài.
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc trong quý) cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn. Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương.
+ Hợp đồng khoán: Là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời, hợp đồng này còn là cơ sở để thanh toán chi phí cho người nhận khoán.
+ Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: là chứng từ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc củng với giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
+ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp theo lương), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
+ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ chứng minh người nghỉ ốm có đủ điều kiện được hưởng bảo hiểm xã hội trả thay lương từ cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả, là điều kiện cần có để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
+ Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản: chứng từ tổng hợp toàn bộ danh sách công nhân viên trong đơn vị nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản trong kỳ, là căn cứ để cơ quan bảo hiểm xã hội lập thủ tục thanh toán cho công nhân viên.
nhiều loại chứng từ khác nhau, có những chứng từ do công ty tự lập như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập giao cho công ty như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như phiếu nhập kho, xuất kho,... và cũng có những chứng từ mang tính hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản giao hàng,... Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì Công ty cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa tại Công ty.
Chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất của công ty bao gồm:
+ Chứng từ nhập: hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng; phiếu đặt mua hàng; phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa.
+ Chứng từ xuất: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho bán hàng, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn giá trị gia tăng
+ Chứng từ theo dõi quản lý: bảng tổng hợp tồn kho cuối kỳ và biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
- Chứng từ tiền tệ:
Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ của các loại tiền mặt và các khoản đề nghị thanh toán chi phí của Công ty. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực tiền tệ.
Các chứng từ sử dụng để theo dõi tiền mặt tại quỹ bao gồm:
+ Phiếu thu: là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan.
+ Phiếu chi: là chứng từ nhằm xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi liên quan.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Dùng để tổng hợp tất cả các khoản cần thanh toán kèm theo chứng từ chi tiết. Hiện công ty chưa có quy trình tạm ứng trước cho nhân viên, tất cả các khoản chi phí chưa chi hoặc đã chi đều sử dụng giấy đề nghị thanh toán làm căn cứ thanh toán, ghi sổ kế toán.
+ Bảng kiểm kê quỹ: nhằm xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với tổng số quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở trách nhiệm
vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. - Chứng từ tài sản cố định:
Để kịp thời theo dõi và quản lý tốt tài sản cố định sử dụng tại công ty, kế toán cần phải tổ chức thực hiện đầy đủ việc ghi chép vào các chứng từ và sổ sách khác nhau về TSCĐ. Thông thường công ty sử dụng một số loại chứng từ và sổ sách như sau:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ: Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được tặng, biếu, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài ... đưa vào sử dụng tại đơn vị,.. (không sử dụng biên bản giao nhận TSCĐ trong trường hợp nhượng bán, thanh lý hoặc tài sản cố định phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê). Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ, sổ kế toán có liên quan.
+ Biên bản kiểm kê tài sản cố định nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài sản cố định và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ: Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng.
* Lập chứng từ:
Theo thực tế khảo sát tại Công ty thì khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên lập chứng từ một cách rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Sau khi hoàn thiện việc lập chứng từ, kế toán viên chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra, sau đó chuyển lại cho kế toán viên để trình lên kế toán trưởng và Giám đốc Công ty duyệt. Nhìn chung, các hóa đơn chứng từ của Công ty được lập một cách trung thực, khách quan theo Luật kế toán và các quy định có liên quan. Tuy nhiên, việc xác định và vận dụng chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Công ty chưa thực sự khoa học, còn trùng lặp và chồng chéo, có trường hợp thì làm tắt, không đúng quy trình, có trường hợp thì phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa đúng với tính chất, nội dung nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý như: khi mua vật tư hàng hóa sử dụng cho phòng kế
toán không qua kho nhưng vẫn lập phiếu nhập kho là không đúng quy định của chế độ kế toán; mua hàng giao thẳng cho khách không qua kho nhưng luôn luôn làm thêm phiếu nhập kho và xuất kho để theo dõi hàng hóa; giám đốc đi công tác nhưng không đầy đủ chứng từ về giấy đi đường, quyết định công tác mà các chi phí phát sinh vẫn được thanh toán đầy đủ. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán: Công ty TNHH Đầu tư và Thương mại Nam Dũng đã xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cho các phòng ban. Trong kế hoạch đã xác định rõ đường đi, thời gian lưu giữ chứng từ ở từng bộ phận. Cụ thể, chứng từ phải được chuyển tới kế toán phụ trách không quá 7 ngày từ ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phụ trách kiểm tra và chuyển kiểm soát viên kiểm tra lại trong vòng 1 - 2 ngày trước khi trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc. Chứng từ gốc sau khi được kiểm tra, duyệt sẽ được kế toán phần hành tổng hợp bàn giao cho kế toán thuế ghi sổ kế toán. Qua quá trình tìm hiểu tại Công ty, tác giả thấy thời gian luân chuyển chứng từ vẫn chậm so với quy định, đặc biệt là ở khâu ban đầu nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chứng từ bị chuyển chậm đến phòng kế toán.
* Tổ chức kiểm tra chứng từ:
Mọi chứng từ đều trải qua ít nhất hai khâu: kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau để đánh giá tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Công tác kiểm tra được thực hiện qua các khâu sau:
- Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính chính xác về số liệu cũng như điều kiện thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Khâu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Kiểm tra lần sau được thực hiện bởi Kiểm soát viên, kế toán trưởng và Giám đốc nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán. Đồng thời xem xét lại sự kiểm tra của kế toán phần hành trước đó. Công tác kiểm tra chứng từ tại Công ty được thực hiện khá thường xuyên, kịp thời nhằm phát hiện những chứng từ lập không đúng với thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng hoặc đề nghị chi không đúng trong quy chế chi tiêu nội bộ mà Công ty đã ban hành. Ngoài ra, để xác
nhận trách nhiệm của người tham gia trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ chữ ký trên chứng từ. Như vậy, chứng từ mới đảm bảo giá trị thực hiện.
* Tổ chức phân loại sắp xếp và sử dụng chứng từ: Việc phân loại, sắp xếp chứng từ được thực hiện tùy theo nhu cầu quản lý của Công ty. Các chứng từ kế toán của đơn vị thường được chia thành 2 loại: chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian). Hiện nay, Công ty đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Tại Công ty, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ngày càng tăng về số lượng và đa dạng về loại hình. Công ty sắp xếp chứng từ theo thứ tự ngày tháng tăng dần phát sinh chứng từ: Sắp xếp theo cách mỗi loại là 1 bộ, với cách này mỗi loại chứng từ sắp thành thứ tự tăng dần theo ngày, tháng, năm.
- Chứng từ phiếu chi, chứng từ phiếu thu, chứng từ hạch toán, chứng từ ngân hàng: Mỗi loại đóng thành 1 tập theo từng tháng, cuối năm đóng chung thành 1 quyển.
- Tờ khai thuế quý: Thuế GTGT, thuế TNCN, thuế môn bài, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, … tất cả giấy tờ liên quan đến khai thuế thì gộp lại thành 1 bộ, 1 quý là 1 tập, cuối năm đóng thành 1 quyển.
- Các loại sổ tài khoản được in 1 năm 1 lần đóng thành 1 quyển
Từ việc khái quát trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty, để quản lý chặt chẽ, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ đầy đủ.
Ví dụ: Xây dựng hệ thống chứng từ mua hàng hóa phục vụ kinh doanh. (1) Mô tả chu trình mua hàng:
Kế toán mua hàng căn cứ vào mức dự trữ hàng tại kho, lượng tồn kho thực tế và chính sách bán hàng trong tháng tới để xác định số lượng hàng cần mua và lập đơn đặt hàng (hàng đặt mua chênh lệch không quá 10% mức dự trù trước đó), sau đó gửi các bộ phận liên quan (phòng kinh doanh, thủ kho) kiểm tra, thu thập ý kiến
để điều chỉnh, bổ sung sau đó trình Giám đốc duyệt. Sau khi Giám đốc duyệt đơn đặt hàng, kế toán mua hàng gửi cho nhà cung cấp để đặt đơn hàng. Do công ty kinh doanh theo hình thức đại lý cấp 1 của hãng hoặc phân phối độc quyền cho các nhà cung cấp nước ngoài nên khi phát sinh đơn hàng chỉ cần lập đơn đặt hàng, nhà cung cấp không cần gửi báo giá cho từng đơn hàng nếu không có thay đổi giá so với hợp đồng nguyên tắc đã được lập từ trước.
Nhà cung cấp khi nhận được đơn hàng sẽ giao hàng cùng biên bản bàn giao hàng hóa tại kho, đồng thời gửi hóa đơn tài chính điện tử qua email cho kế toán mua hàng. Thủ kho kiểm tra hàng hóa, thông tin trên biên bản bàn giao khớp với số lượng hàng giao thực tế thì ký biên bản bàn giao và chuyển lại cho kế toán mua hàng.
Kế toán mua hàng đối chiếu biên bản bàn giao với đơn đặt hàng, căn cứ vào hóa đơn tài chính và lập phiếu nhập kho ghi nhận số lượng và giá trị nhập kho chuyển cho Kiểm soát viên ghi sổ kho. Kiểm soát viên kiểm tra, xác nhận, ghi sổ và ký phiểu nhập kho trả về cho kế toán mua hàng.
Kế toán mua hàng tập hợp phiếu giao hàng có chữ ký của thủ kho, phiếu nhập kho có chữ ký của kiểm soát viên, hóa đơn tài chính của nhà cung cấp thành một bộ chứng từ hoàn thiện giao cho kế toán thuế ghi nhận công nợ hoặc làm đề nghị thanh toán trình kiểm soát viên, kế toán trưởng và giám độc duyệt sau đó chuyển cho kế toán thuế hạch toán và thanh toán.
Kế toán thuế nhận được hồ sơ, kiểm tra lại tính pháp lý và căn cứ vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng, tiến hành ghi nhận công nợ hoặc lập ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt để thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Các chứng từ được lưu tại các bộ phận theo ngày tháng.
Sơ đồ 3.4. Lập và luân chuyển chứng từ thanh toán mua hàng