chức sổ kế toán. Quá trình tổ chức sổ kế toán được tiến hành theo ba bước:
- Mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyền hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyền để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các
thủ tục sau:
+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
+ Đối với số tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các số tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.
- Ghi sổ kế toán:
Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Các doanh nghiệp được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Đối với ghi sổ bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn và điều kiện quy định của BTC và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cho từng mẫu sổ.
- Khoá sổ kế toán:
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm của cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.
2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như các đối tượng khác bên ngoài trong đó có cơ quan chức năng Nhà nước. Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị:
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc lập báo cáo tài chính có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý doanh nghiệp. Tổ chức lập báo cáo đầy đủ, kịp thời, đúng yêu cầu quản lý sẽ giúp việc phân tích, đánh giá tình hình của doanh nghiệp đúng đắn, góp phần nâng cao chất lượng thông tin và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
+ Bảng cân đối kế toán,
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ ...
* Tổ chức lập báo cáo tài chính:
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của các đơn vị
kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Người ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
* Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính:
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định đồng thời phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con. Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, kết quả hoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người lao động.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khai phải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán. Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức như: Phát hành ấn phẩm; Thông báo bằng văn bản: Niêm yết hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật...
- Báo cáo kế toán quản trị:
Báo cáo kế toán quản trị không mang tính bắt buộc. Việc lập báo cáo kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định theo yêu cầu của nhà quản lý trong từng doanh nghiệp cụ thể. Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp không chỉ có ý nghĩa lớn trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp. Để đáp ứng được vai trò quan trọng của hệ thống báo cáo kế toán, việc tổ chức hệ
thống báo cáo kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Các báo cáo phải được lập theo đúng kiểu mẫu quy định. Các nội dung, phương pháp xác định chỉ tiêu trên các báo cáo phải thống nhất. Đảm bảo được yêu cầu này, việc lập báo cáo mới có thể đáp ứng được yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng khác nhau, có thể so sánh được giữa các kỳ và giữa các doanh nghiệp với nhau.
- Báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan về tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trên báo cáo phải liên hệ chặt chẽ với nhau, cơ sở của nhau, bổ sung cho nhau. Như thế mới có thể đánh giá được tính hợp lí, khách quan, trung thực của báo cáo.
2.3.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ
2.3.6.1. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát, dựa trên chứng từ kế toán, số liệu ở sổ sách, bảng biểu kế toán và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh tính hợp lí của phương pháp kế toán được áp dụng đối với từng doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng của công tác quản lý của doanh nghiệp. Chất lượng công tác kiểm tra kế toán phụ thuộc trực tiếp vào khả năng, trình độ thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phân công, phân nhiệm hợp lí các thành viên trong bộ máy kế toán.
* Sự cần thiết của công tác kiểm tra kế toán:
Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng nhất của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng.
Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với việc phân theo hệ thống, với công việc ghi sổ kép, công việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và
chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, chẳng những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán.
Tuy nhiên vấn đề quan trọng hơn là những người thực hiện các công việc đó (kế toán trưởng, các nhân viên kế toán) có thực hiện đầy đủ và đúng đắn hay không, chính vì vậy mà phải kiểm tra kế toán.
Trong Điều 3 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ghi rõ: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán”.
* Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán:
- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. - Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng. Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán.
- Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
- Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
* Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán:
Để thực hiện các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. - Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần
bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán.
Hình thức kiểm tra kế toán bao gồm 2 hình thức kiểm tra là kiểm tra thường kỷ và kiểm tra bất thường.
* Kiểm tra thường kỳ:
Kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán đơn vị nhằm bảo đảm chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán, đảm bảo cơ sở cho việc thực hiện chức năng giám đốc của kế toán.
Kiểm tra thường kỳ trong nội bộ đơn vị bao gồm kiểm tra trước, kiểm tra trong và kiểm tra sau:
- Kiểm tra trước được tiến hành trước khi thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và ghi chép kế toán, cụ thể là kiểm tra các chứng từ trước khi các chứng từ này ghi sổ.
- Kiểm tra trong khi thực hiện là kiểm tra ngay trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, qua ghi sổ, lập biểu phân tích số liệu, thông qua mối quan hệ đối soát giữa các nghiệp vụ với phần hành kế toán.
+ Kiểm tra sau khi thực hiện có hệ thống ở các phân hành về tình hình chấp hành các nguyên tắc, các chế độ, thể lệ, thủ tục kế toán dựa trên sổ sách báo cáo kế toán.
Kiểm tra thường kỳ ít nhất 1 năm 1 lần của đơn vị cấp trên đối với các đơn vị trực thuộc là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng cấp trên. Kiểm tra thường của các cơ quan tài chính ít nhất mỗi năm 1 lần (ngoài công tác kiểm tra thường xuyên của bản thân đơn vị đó) là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan tài chính, cơ quan được nhà nước giao trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán, vừa là cơ quan có chức năng giám đốc bằng đồng tiền. Tất cả các đơn vị cần tổ chức kiểm tra kế toán thường kỳ theo chế độ quy định, tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đảm bảo ngăn ngừa phát hiện và giải quyết kịp thời
những sai sót, gian lận trong quản lý kinh tế. * Kiểm tra bất thường:
Trong những trường hợp cần thiết, theo đề nghị của cơ quan tài chính đồng cấp, Thủ trưởng các Bộ, Tổng cục, Chủ tịch UBND tỉnh và Thành phố có thể ra lệnh kiểm tra kế toán bất thường ở các đơn vị thuộc ngành mình hoặc địa phương mình quản lý.
Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các quy định về kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán được chính xác, trung thực. Thông qua kiểm tra kế toán các cơ quan chủ quản cấp trên và các cơ quan chức năng của Nhà nước thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động của các đơn vị. Theo quy định, thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị phải thường xuyên kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị Các cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính kiểm tra kế toán ở các đơn vị theo chế độ kiểm tra kế toán. Kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục có hệ thống. Mọi thời kỳ hoạt động của đơn vị đều phải được