CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2.1. Môi trường kiểm soát
đơn vị có tính môi trường và có tác động đến việc thiết kế, hoạt động cũng như xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB.
Môi trường kiểm soát bao gồm:
Thứ nhất là truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực cũng như các giá trị đạo đức. Nói cách khác, nguyên tắc này được hình thành từ Ban quản trị của doanh nghiệp. Ban quản trị của doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết cho việc đưa ra các nguyên tắc ứng xử và các giá trị đạo đức của doanh nghiệp. Theo đó, các nguyên tắc ứng xử quy định tính đạo đức và chính trực của doanh nghiệp cần thực hiện tốt từ khâu xây dựng và ban hành cho các cấp từ lãnh đạo đến nhân viên. Ban quản trị cần làm gương cho các cấp dưới ngay cả trong các hành vi ứng xử công việc hàng ngày. Kịp thời, tuyên dương nhân viên thực hiện tốt các quy chuẩn về đạo đức, kỷ luật. Đồng thời, cần nghiêm trị đối với những người gian lận hoặc không trung thực gây ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp.
Thứ hai là cam kết về năng lực. Trong chính sách tuyển dụng nhân sự cần quy định rõ kỹ năng và kiến thức đối với các vị trí công việc cần tuyển dụng, thiết lập bảng mô tả công việc cho từng vị trí. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc.
Thứ ba là sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát. Từ việc hiểu rõ cơ cấu chi phí của doanh nghiệp cũng như các loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng cũng như hoàn thiện môi trường KSNB (chính sách, chế độ, quy định, cơ chế nội bộ, …). Hội đồng quản trị nên tham gia vào quá trình xây dựng chính sách, chế độ nhằm kiểm soát và phòng ngừa các gian lận. Tuy nhiên, để giám sát sự chấp hành và kiểm tra giám sát thì trong công ty nên có Ban kiểm soát. Ban Kiểm soát (Board of Supervisors) của một công ty có nhiệm vụ giống như các cơ quan tư pháp trong mô hình tam quyền phân lập nhằm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty. Theo đó, trong bất kỳ tổ chức nào, muốn Ban kiểm soát hoạt động hiệu quả thì các thành viên trong Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải độc lập với nhau và với tổ chức. Ngoài ra, trong việc lập và xét duyệt kế hoạch, dự toán cũng cần có bộ phận chuyên trách xử
lý, tổng hợp và báo cáo trực tiếp với ban lãnh đạo.
Thứ tư là triết lý và phong cách điều hành hoạt động của nhà quản lý. Nhà quản lý cần quán triệt việc phổ biến cho các cấp dưới và nhân viên về vai trò của KSNB trong việc kiểm soát rủi ro; Thường xuyên đánh giá KSNB và có cam kết đảm bảo KSNB thực hiện hiệu quả.
Thứ năm là cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát chi phí tốt. Một cấu trúc hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các lĩnh vực. Theo đó, doanh nghiệp cần thực hiện tốt việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo xuyên suốt, nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành, thực thi, kiểm tra thực thi các quyết định, chi thị ban hành trong phạm vi toàn đơn vị.
Thứ sáu là phân công quyền hạn và trách nhiệm. Doanh nghiệp cần thực hiện tốt việc rà soát, ban hành các quy chế bằng văn bản quy định rõ ràng phân tách chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận.
Cuối cùng là chính sách, thông lệ và nhân sự. Sự phát triển của mỗi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát chi phí. Các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí nhân sự và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục. Ngoài ra, đối với nhân sự cần có hướng kiểm soát, xây dựng cơ chế theo chuyên môn của nhân sự nhằm tách bạch được phần chi phí liên quan đến nhân sự cần quản lý, kiểm soát. Thêm một vấn đề nữa liên quan đến nhân sự, đó là đối với các nhân sự tại các phòng, ban, trung tâm trực tiếp/ thường xuyên phát sinh chi phí cần phân rõ trách nhiệm cũng như đào tạo các kỹ năng và hiểu biết cần có đối với vấn đề kiểm soát chi phí không chỉ ở phòng bàn mà còn đối với toàn doanh nghiệp.
yếu tố trung tâm, quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Theo đó, cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho doanh nghiệp mà ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn doanh nghiệp. Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp nói chung phụ thuộc rất nhiều vào môi trường kiểm soát. Nếu như nhà quản lý cấp cao trong Công ty coi trọng công tác kiểm soát và có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp thì KSNB sẽ hoạt động một cách hiệu quả. 2.2.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu của đánh giá rủi ro là nhận diện được các mối nguy hiểm không lường trước được đối với doanh nghiệp. Từ đó xác định các biện pháp kiểm soát thích hợp.
Rủi ro là khả năng mà doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu.
Rủi ro đối với các nghiệp vụ KSNB trong các doanh nghiệp phát sinh khá nhiều, nó có thể phát sinh từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Rủi ro cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan hoặc nguyên nhân khách quan. Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng trong thực tế có những rủi ro không thể loại trừ được và doanh nghiệp chỉ có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để giảm thiểu sự tác động của nó. Để thực hiện được điều này, các nhà quản lý của doanh nghiệp nên có các nhận định và đánh giá rủi ro đối theo 03 bước, bao gồm: Nhận diện rủi ro; Đánh giá rủi ro và mức độ rủi ro; Xác định và tìm kiếm giải pháp.
Việc nhận diện rủi ro của doanh nghiệp có thể dựa trên việc xác định rủi ro đối với các hoạt động chính của doanh nghiệp.
Xét đến việc đánh giá rủi ro của doanh nghiệp qua từng bước
Nhận diện rủi ro có thể gặp phải
Nhận diện rủi ro có thể gặp phải là bước đầu tiên trong quy trình đánh giá rủi ro. Nhận diện rủi ro là xác định được những tổn hại (rủi ro) đơn vị, doanh nghiệp có thể gặp phải. Việc nhận diện rủi ro có thể thực hiện bằng cách khảo sát thông tin hoạt động của đơn vị, dự án, nắm rõ các yếu tố về môi trường kinh doanh, quy trình hoạt động kinh doanh của đơn vị … Từ đó xác định các mối nguy hiểm, các rủi ro có thể hình thành. Nếu không xác định được các rủi ro thì Ban giám đốc nói chung cũng như bản thân các nhà quản lý cấp dưới của đơn vị sẽ không thể kiểm soát được tác hại của rủi ro đem đến.
Theo đó, việc nhận diện rủi ro của doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua việc rà soát từ chính các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
- Rủi ro từ các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới không thành công.
- Rủi ro từ các vấn đề liên quan đến thị trường không đủ lớn để tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ (kể cả thị trường đó đã được phát triển thành công).
- Rủi ro từ các vấn đề liên quan đến những sai sót của sản phẩm hoặc dịch vụ có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị.
- Rủi ro từ các vấn đề tài chính của công ty (rủi ro về nợ xấu, tính thanh khoản, rủi ro về đầu tư, rủi ro tỷ giá, rủi ro tín dụng, …)
a. Đánh giá rủi ro và mức độ rủi ro
Đánh giá rủi ro bao gồm 02 bước: Đánh giá mức độ rủi ro và đánh giá tần suất xảy ra rủi ro. Đối với mỗi một rủi ro có thể gặp phải, nhà quản lý cần phải xác định rõ ràng về đối tượng có thể bị tác động và mức độ rủi ro có thể gặp phải (lớn hay nhỏ, có thể kiểm soát hay không thể kiểm soát được, rủi ro này là rủi ro trọng yếu hay rủi ro không trọng yếu, tần suất xảy ra rủi ro là thường xuyên hay không thường xuyên, mức độ rủi ro là nhiều hay ít…).
Tuy nhiên, đánh giá rủi ro không có nghĩa là người thực hiện đánh giá rủi ro phải liệt kê danh sách cụ thể tất cả các đối tượng cụ thể có thể chịu ảnh hưởng, mà là xác định các nhóm chi phí có thể bị ảnh hưởng bởi rủi ro xác định.
Việc đánh giá và xác định mức độ rủi ro có thể được xác định dựa theo phần chi phí thực tế của từng khoản mục trong 03 kỳ gần nhất hoặc trong giới hạn cùng kỳ các năm trước đó. Việc lấy dữ liệu quá khứ như vậy sẽ đảm bảo độ chính xác và tin cậy cao hơn. Từ đó xác định mức độ trọng yếu của từng rủi ro.
Sau khi đã xác định được mức độ trọng yếu của từng rủi ro, người thực hiện đi sâu vào các rủi ro đã xác định (mức độ rủi ro và tần suất có thể xảy ra rủi ro). Từ đó tiếp tục đánh giá các rủi ro có thể gặp phải và cân nhắc thứ tự ưu tiên xử lý trong trường hợp các rủi ro phát sinh.
b. Xác định và tìm kiếm giải pháp
Sau khi xác định được rủi ro, xác định được đối tượng có thể chịu rủi ro và mức độ, tần suất, mức độ trọng yếu của rủi ro có thể gặp phải tương ứng, người đánh giá sẽ phải ra quyết định hành động hoặc tìm kiếm các giải pháp cần thực hiện với những rủi ro đó.
Có 04 biện pháp xử lý rủi ro, bao gồm:
- Chấp nhận rủi ro: Chấp nhận rủi ro là trường hợp nhà quản lý hoàn toàn biết trước về rủi ro và những hậu quả của nó nhưng sẵn sàng chấp nhận những rủi ro thiệt hại nếu nó xuất hiện. Chấp nhận rủi ro thường được áp dụng trong trường hợp mức độ thiệt hại thấp và khả năng bị thiệt hại không lớn. Ngoài ra, cũng có những rủi ro mà đơn vị phải chấp nhận vì cho rằng rủi ro xảy ra không đáng kể hoặc kỳ vọng cơ hội doanh nghiệp đạt được mục tiêu cao hơn rủi ro có thể gặp phải.
- Loại bỏ rủi ro: Loại bỏ rủi ro là việc nhà quản lý mong muốn loại bỏ khả năng bị thiệt hại và không chấp nhận xảy ra rủi ro quá lớn. Biện pháp này được áp dụng trong trường hợp khả năng gặp phải rủi ro cao và mức độ rủi ro lớn. Loại bỏ rủi ro có thể được thực hiện ngay từ giai đoạn đầu của hoạt động. Nếu rủi ro được đánh giá là trọng yếu, mức độ thiệt hại cao thì cần loại bỏ rủi ro ngay từ đầu.
- Chia sẻ rủi ro: Bao gồm biện pháp chuyển dịch rủi ro và mua bảo hiểm đối với rủi ro đó. Trong đó, chuyển dịch rủi ro là biện pháp, trong đó một bên liên kết với
nhiều bên khác để cùng chịu rủi ro. Bảo hiểm là sự chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng. Theo đó, biện pháp về chia sẻ rủi ro chính là biện pháp mà thiệt hại được chuyển từ cá nhân chịu rủi ro sang nhóm người có rủi ro tương tự nhau. Hơn nữa, đối với biện pháp bảo hiểm rủi ro, nó không chỉ đơn thuần bao gồm chuyển dịch rủi ro mà còn giảm được rủi ro thông qua dự đoán thiệt hại bằng luật số lớn trước khi rủi ro xuất hiện.
- Kiểm soát rủi ro: Kiểm soát rủi ro là biện pháp xử lý rủi ro bằng cách thiết kế hoạt động kiểm soát để kiểm soát rủi ro hoặc kiểm soát mức độ rủi ro của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu các rủi ro và tăng cường các cơ hội trong quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo đó, việc đầu tiên người thực hiện đánh giá và tìm kiếm giải pháp cần làm là xem xét, cân nhắc biện pháp thực hiện đối với các rủi ro: rủi ro nào mà doanh nghiệp chấp nhận được, rủi ro nào mà doanh nghiệp cần thực hiện loại bỏ và rủi ro nào thì doanh nghiệp cần chia sẻ rủi ro? Đối với các rủi ro cần thực hiện loại bỏ rủi ro hay kiểm soát rủi ro, người thực hiện đánh giá và tìm kiếm giải pháp thực hiện nhìn lại tổng quan những biện pháp kiểm soát rủi ro đã được áp dụng. Sau đó, người thực hiện đánh giá và tìm kiếm giải pháp cần so sánh các biện pháp này với các tiêu chí rủi ro ở mức chấp nhận được và rà soát xem có thể cải thiện điểm nào trong giải pháp để nâng cao hiệu quả phòng chống cũng như giảm thiểu rủi ro một cách tốt nhất. Trường hợp phát hiện và tìm kiếm được giải pháp kiểm soát rủi ro mới, người đánh giá và tìm kiếm giải pháp cần xác định nguồn lực thực hiện giải pháp đi kèm (nếu có).
Nhìn chung, việc đánh giá rủi ro có tác động mạnh và cùng chiều với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp cần tăng cường đánh giá và kiểm soát rủi ro, cần chủ động trong việc nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó, từ đó xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh doanh. Nhà quản lý cân nhắc những thay đổi có thể xảy ra của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức; những thay đổi này có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu, …