CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông của KSNB bao gồm thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Thông tin tài chính chính là các thông tin về số liệu, dữ liệu kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông tin tài chính được thể hiện thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, các loại báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của doanh nghiệp. Thông tin phi tài chính là các thông tin khác ngoài phạm vi của các thông tin tài chính. Thông tin phi tài chính có thể hiểu là các báo cáo quản trị cung cấp cho việc ra quyết định của nhà quản lý và cả các văn bản, nội quy, quy định nội bộ của doanh nghiệp, văn hóa hay tiền đề, định hướng của doanh nghiệp.
Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra
theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau.
Theo đó, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hoạt động KSNB cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin một cách hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý.
Thông tin và truyền thông còn liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền thông hữu hiệu trong toàn doanh nghiệp, phục vụ việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý cấp cao.
Chất lượng hệ thống thông tin chỉ đạt được khi các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng, cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo và giám sát tài chính
Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu được trong mô hình KSNB. Mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thông tin về quản trị khác nhau. Quy trình của hệ thống thông tin là thu thập, nhận dạng, xử lý và báo cáo các thông tin về tình hình kinh doanh sản xuất trong doanh nghiệp cho người xử lý thông tin.
Thông tin và truyền thông sử dụng các hình thức như: Các tài liệu kế toán (chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán, ...), các báo cáo kế toán chi phí như báo cáo chi tiết về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung cho từng công trình, các báo cáo về tiến độ thanh toán, các báo cáo kế toán tài chính (như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo cáo tài chính), các báo cáo quản trị như báo cáo phân tích sự biến động của các loại doanh thu chi phí...
Việc xây dựng thông tin và truyền thông trong KSNB chủ yếu là xây dựng hệ thống kế toán. Ngoài ra cần xây dựng hệ thống theo dõi KSNB cho từng phòng ban, trung tâm. Một doanh nghiệp có hệ thống kế toán tốt, hệ thống theo dõi thông tin tài chính tốt không những cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị mà còn cung cấp cả những thông tin về doanh thu và sản lượng cả bằng tiền và số lượng cho nhà quản trị. Nhờ đó hỗ trợ một cách hiệu quả cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
2.2.5. Giám sát
Giám sát được phân thành hai loại là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Trong đó, giám sát thường xuyên bao gồm các hoạt động giám sát trực tiếp hay giám sát gián tiếp được thực hiện với tần xuất thường xuyên, liên tục. Giám sát định kỳ bao gồm các hoạt động giám sát được thực hiện định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc năm tài chính.
Trong môi trường kiểm soát, nhà quản lý đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu cụ thể. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý nhằm đối phó với rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Quá trình trên sẽ được giám sát và điều chỉnh lại khi cần thiết.
Như vậy, hoạt động giám sát chính là quy trình đánh giá hiệu lực các hoạt động của Kiểm soát trong từng giai đoạn. Quy trình này bao gồm việc đánh giá tính hiệu lực của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết. Ban Giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động giám sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên.
Giám sát trong KSNB là quá trình đánh giá chất lượng thực hiện của KSNB một cách liên tục, giúp cho KSNB luôn duy trì được tính hiệu quả của mình qua các giai đoạn khác nhau. Nói cách khác, Như vậy, giám sát là việc đánh giá rủi ro đối với từng nhómcông việc, đánh giá tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát và thông tin truyền thông về hệ thống báo cáo kế toán, đảm bảo tính hiệu lực của các báo cáo đó. Giám sát bao gồm cả giám sát thường xuyên và giám sát độc lập. Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động do chính các nhà quản lý thực hiện thông qua việc đánh giá định kỳ đối với các quy trình KSNB trong doanh nghiệp, giám sát liên tục đối với hệ thống kế toán của doanh nghiệp, phân tích, theo dõi và báo cáo các hiện tượng không bình thường trong quá trình vận hành KSNB... Sự đánh giá độc lập có thể thực hiện thông qua phòng Kiểm toán nội bộ trong công ty.
Phòng Kiểm toán nội bộ của một công ty, doanh nghiệp là bộ phận có chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo. Hoạt động của phòng chủ yếu là nhằm giám sát, kiểm soát, dự báo, phát hiện, ngăn ngừa và chống rủi ro gắn liền với tất cả các hoạt động của Công ty.
Phòng Kiểm toán nội bộ có các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Tham mưu cho Ban điều hành về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế, quy trình của Công ty;
- Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời kỳ hoạt động;
- Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ của Công ty bao gồm cả về quỹ và việc tuân thủ các quy chế, quy định nội bộ;