1. Trung tâm dịch vụ chi nhánh công ty cổ phần tu tạo và phát triển nhà 2 Trung tâm tư vấn và quản lý công trình xây dựng
3.2.1. Môi trường Kiểm soát
Công ty mẹ có mối quan hệ chi phối với các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty trên nhiều mặt hoạt động
Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội được tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Nếu xét ở góc độ từng công ty riêng lẻ thì mỗi công ty là một đơn vị kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân, nhưng nếu xét ở phạm vi toàn Tổng công ty gồm Công ty mẹ và các đơn vị thành viên, thì Tổng công ty là một đơn vị kinh tế, giữa các doanh nghiệp có mối quan hệ với nhau thông qua cơ chế phối hợp của Công ty mẹ. Mối quan hệ giữa Công ty mẹ với các doanh nghiệp thành viên được thực hiện phù hợp với pháp luật và Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty. Công ty mẹ thực hiện các hoạt động sau để phối hợp hoạt động của các doanh nghiệp trong Tổng công ty:
- Xây dựng, tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch phối hợp kinh doanh chung của Tổng công ty; định hướng chiến lược kinh doanh các công ty con theo chiến lược phát triển, kế hoạch phối hợp kinh doanh chung của Tổng công ty; xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế quản lý, điều hành và tiêu chuẩn, định mức áp dụng thống nhất trong Tổng công ty.
- Phân loại doanh nghiệp thành viên theo vị trí và tầm quan trọng trong chiến lược phát triển chung của Tổng công ty; xác định danh mục ngành nghề kinh doanh chính, danh mục doanh nghiệp thành viên chủ chốt; định hướng doanh nghiệp thành
viên theo ngành nghề kinh doanh chính; quản lý và định hướng người đại diện đảm bảo quyền chi phối của công ty mẹ tại các doanh nghiệp chủ chốt, chống lại việc thôn tính của các doanh nghiệp khác.
- Định hướng kế hoạch SXKD trung hạn, dài hạn của các doanh nghiệp thành viên.
- Định hướng về mục tiêu hoạt động, đầu tư, các chỉ tiêu SXKD. Phân công, chuyên môn hóa, hợp tác, tiếp cận, mở rộng và chia sẻ thị trường, xuất khẩu, sử dụng thương hiệu, dịch vụ thông tin, nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, đào tạo và các hoạt động khác của các doanh nghiệp thành viên theo chính sách chung.
- Xây dựng và thực hiện quy chế quản lý thương hiệu Tổng công ty; định hướng về thành tố chung trong tên gọi riêng của các doanh nghiệp thành viên Tổng công ty, doanh nghiệp liên kết.
- Định hướng về tổ chức, cán bộ đối với các công ty thành viên.
- Định hướng nội dung điều lệ, kiểm soát cơ cấu vốn điều lệ của công ty thành viên. - Cử người đại diện vốn theo ủy quyền tham gia quản lý, điều hành ở công ty thành viên. Ban hành và thực hiện quy chế cử, thay thay thế, giám sát, đánh giá hoạt động của người đại diện theo ủy quyền; quy định những vấn đề phải được Công ty mẹ thông qua trước khi người đại diện theo ủy quyền quyết định hoặc tham gia quyết định tại các doanh nghiệp thành viên, doanh nghiệp liên kết
- Làm đầu mối tập hợp các nguồn lực, phối hợp giữa các doanh nghiệp trong Tổng công ty để thực hiện các dự án đầu tư hoặc nhận thầu các công trình có quy mô lớn. Thực hiện các hoạt động đầu tư lớn mà từng công ty thành viên hoặc đơn vị thành viên doanh nghiệp đơn lẻ không đủ năng lực thực hiện nhằm đảm bảo kế hoạch SXKD chung của Tổng công ty.
- Thực hiện và cung cấp dịch vụ nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, tiếp thị, xúc tiến thương mại và các dịch vụ khác cho các doanh nghiệp thành viên, doanh nghiệp liên kết.
sát tài chính và kiểm soát rủi ro; hỗ trợ hoạt động tài chính cho các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty khi được các doanh nghiệp này đề nghị.
- Phối hợp thực hiện các công việc hành chính, các giao dịch với các đối tác cho các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty khi được các doanh nghiệp này đề nghị; thực hiện nhiệm vụ công ích và các công việc do Nhà nước giao cho Tổng công ty.
- Thiết lập, kết nối mạng lưới thông tin toàn bộ các doanh nghiệp thành viên, doanh nghiệp liên kết trong Tổng công ty.
- Lập BCTC hợp nhất của Công ty mẹ và các công ty thành viên.
- Tham vấn các doanh nghiệp thành viên, doanh nghiệp liên kết trong thực hiện các hoạt động chung. Thực hiện chức năng điều phối để hạn chế tình trạng đầu tư, kinh doanh trùng lặp hoặc cạnh tranh nội bộ giữa các công ty con và doanh nghiệp thành viên Tổng công ty dẫn đến phân tán, lãng phí nguồn lực, giảm hiệu quả kinh doanh của toàn Tổng công ty.
- Khi hình thành chính sách chung của Tổng công ty, Công ty mẹ có trách nhiệm tổ chức tham vấn các đại diện của các công ty thành viên trong Tổng công ty. Với cơ chế hệ phối hợp hoạt động giữa Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty được đánh giá tương đối chặt chẽ trên nhiều mặt như trên, đòi hỏi khi xây dựng KSNB của các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần đặt trong mối quan hệ phối hợp hoạt động giữa Công ty mẹ với các doanh nghiệp thành viên thuộc Tổng công ty.
- Công ty mẹ không chỉ xây dựng KSNB để kiểm soát các hoạt động tại chính Công ty mẹ mà còn có trách nhiệm ban hành các quy trình, quy chế, định mức chung thống nhất trong phạm vi toàn Tổng công ty.
- KSNB của các doanh nghiệp thành viên trong Tổng công ty đặc biệt là các công ty con được xây dựng vừa phải phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý riêng của công ty con vừa phải tuân thủ các quy chế, định mức chung áp dụng thống nhất đã được Công ty mẹ ban hành.
trong doanh nghiệp, tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác. Môi trường kiểm soát tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà được nhắc đến bao gồm các nhân tố có ảnh hưởng, có tác động đến việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động và xử lý thông tin trong quá trình kiểm soát dựa trên các quan điểm lý luận về môi trường Kiểm soát.
Thứ nhất là truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực cũng như các giá trị đạo đức. Đây là yếu tố chịu ảnh hưởng trực tiếp từ Ban quản trị của doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà, các nguyên tắc ứng xử và đạo đức doanh nghiệp luôn được Ban quản trị thực hiện nghiêm túc, làm gương cho các cấp dưới trong mọi hành vi ứng xử thường ngày cũng như việc cam kết thực hiện các quy định, quy chế nội bộ doanh nghiệp. Và được lập thành văn bản coi như là kim chỉ nam và văn hóa đạo đức của công ty mà mỗi nhân sự đều phải nắm rất rõ và tuân thủ theo.
Thứ hai là cam kết về năng lực.
Trong chính sách tuyển dụng nhân sự của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà luôn có phần miêu tả chi tiết nội dung công việc, các yêu cầu cơ bản đối với nhân sự được tuyển dụng (bao gồm cả kỹ năng và kiến thức). Ngoài ra, trong quá trình tuyển dụng Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà cũng trao đổi chi tiết hơn về công việc cũng như các tiêu chí đánh giá nhân sự trong việc thực hiện công việc theo các tiêu chí chung và riêng cho từng chuyên môn (kỹ thuật, tài chính – kế toán, xây dựng lắp ráp,thiết kế …). Tuy nhiên, nhìn chung các tiêu chí đánh giá sẽ dựa trên các yếu tố về khả năng hoàn thành và khối lượng công việc nhân sự có thể thực hiện.
Thứ ba là sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát. Ban quản trị và ban kiểm soát là thành phần thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát sẽ tác động đến cách thức làm việc của cơ cấu tổ chức.
Thứ tư là triết lý và phong cách điều hành hoạt động của nhà quản lý. Triết lý và phong cách điều hành hoạt động của quản lý được thể hiện qua các giá trị cốt lõi
của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển nhà. Các giá trị cốt lõi này được duy trì đào tạo cho nhân sự mới của công ty. Việc đào tạo này không chỉ đảm bảo truyền thông các thông tin cốt lõi cho toàn bộ nhân sự mà còn đáp ứng nhu cầu đào tạo cơ bản cho các nhân sự mới.
Thứ năm là cơ cấu tổ chức. Yếu tố về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một phần quan trọng hình thành nên môi trường kiểm soát.
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNGHỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNHPHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁNPHÒNG QUẢN LÝ KINH DOANH XÂY
CÁC CÔNG TY CHI NHÁNH
1. Công ty L5-chi nhánh Công ty cổ phần tu tạo và phát triển nhà: 2. Công ty L9 2. Công ty L9
3. Công ty thực nghiệm và PIN4. Công ty thi công cơ giới 4. Công ty thi công cơ giới
5. Công ty đầu tư xây lắp và trang trí nội thất 6. Công ty điện nước và xây dựng 6. Công ty điện nước và xây dựng
CÁC XÍ NGHIỆP
1. Xí nghiệp xây lắp và sản xuất phụ kiện xây dựng – chi nhánh công ty cổ phần và tu tạo và phát triển nhà: 2. Xí nghiệp dịch vụ và quản lý nhà chung cư và khu đô thị - chi nhánh công ty cổ phần tu tạo 2. Xí nghiệp dịch vụ và quản lý nhà chung cư và khu đô thị - chi nhánh công ty cổ phần tu tạo
3. Xí nghiệp đầu tư xây dựng hạ tầng – chi nhánh công ty cổ phần tu tạo và phát triển nhàCÁC XƯỞNG CÁC XƯỞNG
1. Xưởng sản xuất vật liệu Thượng Thanh 2. Ban Kiểm soát nội bộ 2. Ban Kiểm soát nội bộ
CÁC TRUNG TÂM
1. Trung tâm dịch vụ - chi nhánh công ty cổ phần tu tạo và phát triển nhà 2. Trung tâm tư vấn và quản lý công trình xây dựng 2. Trung tâm tư vấn và quản lý công trình xây dựng
Bảng 3.2. Cơ cấu tổ chức Bộ máy hoạt động tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà
Đại hội cổ đông và hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược phát triển công ty, phương án đầu tư, có chức năng quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách tổng thể. Hội đồng quản trị của Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà tham gia xây dựng và quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó tham vấn và đưa ra định hướng với các hoạt động tác động đến kiểm soát chi phí: Đối với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thì rủi ro về chi phí có thể phát sinh từ đâu? Đối với các rủi ro thì cần tập trung kiểm soát vào rủi ro nào? Đâu là giải pháp kiểm soát ngắn hạn các chi phí lớn, đâu là giải pháp kiểm soát dài hạn?
Tổng giám đốc: Là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, Tổng giám đốc được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư…, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty…
Phòng tổ chức hành chính :
Họach định nguồn nhân lực: Chiến lược,chính sách theo dõi và đánh giá tình hình nguồn nhân lực,thống kê nhu cầu nhân sự. Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai trong công ty (3 tháng/lần) trên cơ sở những quy trình sản xuất đã được lập kế hoạch, những thay đổi và những nhân tố khác. Xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.Đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực
Tuyển dụng: Dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.Xác định nguồn tuyển dụng.Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên. Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết. Tiến hành phỏng vấn ứng viên.Lập chương trình hội nhập và- công ty cho nhân
viên mới.Tổng kết công tác tuyển dụng.Theo dõi và đánh giá biến động nhân sự trong Công ty.Cho nhân viên mới ký kết hợp đồng lao động.Đăng ký lao động Theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.
Đào tạo: Đào tạo nội quy, quy chế cho nhân viên mới. Hướng dẫn cách thức làm việc, nghiệp vụ cho nhân viên mới về công tác trong phòng Nhân sự.
Thực hiện, phối hợp với các Ban, Khối/ Khu vực và các đơn vị thành viên. Xác định nhu cầu và nội dung chương trình Đào tạo. Xây dựng kế hoạch Đào tạo 1 lần/quý. Chuẩn bị nguồn lực tài chính, phòng ốc,… để đào tạo nhân viên đối với những chương trình đơn vị tự tổ chức Đào tạo.Tổ chức cho nhân viên đi Đào tạo.
Đánh giá thành tích cán bộ nhân viên: Tổ chức đánh giá năng lực cán bộ công nhân viên. Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên.Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ Theo kế hoạch hoặc đột xuất. Đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc.
Quản trị tiền lương – tiền thưởng và chế độ chính sách, BHYT, BHXH. Xử lý quan hệ lao động, hành chính văn thư lưu trữ, vệ sinh – An toàn – Bảo hộ lao động. Tham mưu: Tham mưu cho Giám đốc về chiến lược phát triển nguồn nhân lực và trong các lĩnh vực sau: tuyển dụng , đào tạo, đánh giá nhân viên, khen thưởng, kỷ luật và quan hệ lao động
Phòng tài chính – kế toán: có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, các hoạt động thu, chi tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán. Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh, chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và
chấp hành chế độ tài chính – kế toán; nghiên cứu và đề xuất với Lãnh đạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng quản lý kinh doanh xây dựng: Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến lên ban Giám đốc công ty về công tác phân phối sản phẩm cho các thị trường về hàng hóa và dịch vụ đến các doanh nghiệp. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có chức năng phụ trách chỉ đạo chính trong công tác nghiên cứu và phát