8. Kết cấu của luận văn
2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế
Chi nhánh không có phòng ban chuyên trách để thực hiện các hoạt đông KSNB. Việc sử dụng đội ngũ nhân viên kiêm nhiệm dẫn đến chất lƣợng công việc không cao do hạn chế về trình độ và số lƣợng.
Kiến thức quản trị nhân sự của ban lãnh đạo công ty không cao nên công tác bố trí cán bộ thực hiện kiểm soát không hợp lý.
Trình độ và kinh nghiệm công tác của cán bộ không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Điều này gây ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động KSNB tại Chi nhánh.
Công tác đào tạo nhân sự không đƣợc chú trọng, số lƣợng cán bộ đƣợc đào tạo còn mỏng không đáp ứng nhu cầu.
Trình độ công nghệ ngân hàng còn hạn chế do chi nhánh sử dụng công nghệ Core-banking có từ năm 1998, điều này khiến phát sinh sự cố trong việc thanh toán lãi suất không kỳ hạn cho khách hàng, đồng thời kéo theo một số vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị rủi ro yếu kém, khó áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế cũng nhƣ khiến hệ thống ngân hàng thƣơng mại Việt Nam mất năng lực cạnh tranh khi hội nhập.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Là một trong những chi nhánh khá mạnh trong hệ thống của Vietcombank, Vietcombank Vũng Tàu với lịch sử 25 năm hình thành và phát triển đã đạt đƣợc một số thành tựu nhất định trong hoạt động của toàn chi nhánh nói chung và công tác KSNB nói riêng. Hoạt động KSNB đƣợc thực hiện thƣờng xuyên tại Chi nhánh, dựa trên những hƣớng dẫn của Vietcombank hội sở và kinh nghiệm KSNB của đội ngũ cán bộ ngân hàng. Điều này đã hạn chế đƣợc các rủi ro xảy ra với ngân hàng và giảm tổn thất đáng kể cho ngân hàng trong thời gian qua.
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, Vietcombank Vũng Tàu vẫn còn nhiều hạn chế: Chi nhánh chƣa có một phòng ban chuyên trách làm nhiệm vụ KSNB, kiến thức của cán bộ quản lý chƣa đƣợc nâng cao, trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm nhiệm vụ KSNB còn bộc lộ nhiều hạn chế. Do đó, trong thời gian thời tới cần có một giải pháp tích cực hơn nữa nhằm tăng cƣờng hiệu quả của hệ thống KSNB tại Vietcombank Vũng Tàu.
CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƢƠNG VIỆT NAM
CHI NH NH V NG TÀ
3 1 Đị h hƣớng hoàn thiện kiểm soát n i b tại Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơ g Việt a hi há h Vũ g T u
3.1.1. Đị h hƣớng
Trong tầm nhìn đến năm 2020, tôn chỉ hoạt động của Vietcombank Vũng Tàu là "Giữ vững là một trong những chi nhánh NHTM giữ vị thế chủ đạo trong cung cấp dịch vụ ngân hàng trên địa bàn . Điều này cũng thể hiện trong định hƣớng chiến lƣợc mà chi nhánh đề ra là: Tiếp tục kiện toàn về tổ chức bộ máy và cán bộ theo hƣớng: giảm cấp trung gian, cải cách khâu kế toán, nâng cao chất lƣợng cán bộ, tập trung đào tạo lại tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đẩy nhanh ứng dụng công nghệ tin học, hoàn thiện hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ, rà soát lại quy trình, nghiệp vụ, vừa đảm bảo thực hiện đúng quy trình tác nghiệp, vừa xác định rõ công việc, trách nhiệm của mỗi cán bộ nhân viên.
Đối với hoạt động KSNB, Ban lãnh đạo chi nhánh đã xác định trọng tâm hoàn thiện hoạt động KSNB của Vietcombank Vũng Tàu đó là: " Thiết lập mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ đảm bảo thực hiện theo đúng uật các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 đƣợc Quốc hội thông qua ngày 16/6/2010 và các văn bản liên quan, phù hợp với điều lệ của Vietcombank đồng thời nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ và năng lực tham mƣu của bộ phận Kiểm tra nội bộ".
Nhƣ vậy, yêu cầu tất yếu của Ban lãnh đạo chi nhánh là phải đổi mới, nâng cao hoàn thiện hoạt động hệ thống KSNB.Định hƣớng hoàn thiện của chi nhánh nhƣ sau:
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm mục đích, kiểm soát, phát hiện, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của Chi nhánh. Vì mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt
động của ngân hàng do đó đều phải đƣợc nhận dạng, đo lƣờng, đánh giá một cách thƣờng xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, KSNB phù hợp.
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống KSNB phải mang tính đồng bộ. Thực tế cho thấy, hoạt động KSNB là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của Chi nhánh. Cơ chế kiểm tra, KSNB đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các bộ phận, phòng ban của Chi nhánh dƣới nhiều hình thức nhƣ:
- Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong Chi nhánh.
- Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.
- Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống KSNB phải gắn với nhân tố con ngƣời, vì nhân tố con ngƣời đóng vai trò quyết định trong việc thực hiện thành công các mục tiêu đề ra của Chi nhánh đồng thời nó cũng là nhân tố trực tiếp tham gia vào quy trình KSNB. Do đó, Chi nhánh cần có cơ chế đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ công nhân viên nói chung và cán bộ kiểm tra kiểm soát nói riêng đồng thời
Chi nhánh cũng cần có chính sách đãi ngộ phù hợp đối với nhân viên của mình, tạo điều kiện cho cán bộ yên tâm công tác.
Cuối cùng, hoàn thiện hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định: hệ thống các chính sách, tài khoản kế toán áp dụng chung trong phạm vi toàn hệ thống, quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập và sử dụng báo cáo tài chính, xây dựng hệ thống báo cáo kế toán bộ phận và báo cáo kế toán hợp nhất cho toàn ngân hàng, nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.
- Cơ chế phân cấp ủy quyền phải đƣợc thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, r ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong Chi nhánh không có điều kiện để thao túng hoạt động, bƣng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
Hệ thống thông tin, tin học của Chi nhánh phải đƣợc giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập (back-up) nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ nhƣ thiên tai, cháy, nổ... để đảm bảo hoạt động kinh doanh thƣờng xuyên, liên tục của Chi nhánh.
Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên đều phải quán triệt đƣợc tầm quan trọng của hoạt động KSNB, vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, KSNB có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, KSNB liên quan.
Ngƣời điều hành các bộ phận, các cá nhân có liên quan phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải đƣợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đƣợc báo cáo ngay cho Hội sở chính.
Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của Chi nhánh phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trƣớc tổ chức tín dụng và pháp luật.
3.1.2. Yêu cầu
Xét trên tổng thể, hoạt động KSNB phải đạt đƣợc một số yêu cầu cơ bản: - Hiệu quả kiểm soát đem lại phải tƣơng ứng với chi phí đầu tƣ cho bộ máy kiểm soát.
- KSNB phải độc lập và khách quan trong phạm vi hoạt động của nó với chức năng kiểm tra và chức năng kiểm toán phải đƣợc phân định rõ ràng.
- KSNB phải hoàn thiện chức năng giám sát, nhằm giúp ban lãnh đạo chi nhánh giám sát đƣợc việc tuân thủ chấp hành chỉ đạo việc thực thi chính sách vĩ mô của Nhà nƣớc (các chính sách ngoại hối, chính sách tín dụng, chính sách lãi suất…) và thực hiện các chỉ tiêu đảm bảo an toàn hoạt động kinh doanh theo quy định; giám sát tính tuân thủ hoạt động theo điều lệ của Hội sở chính.
- KSNB phải có đủ điều kiện và năng lực để nhận diện và đánh giá rủi ro (đặc biệt là rủi ro tác nghiệp).
3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt ng kiểm soát n i b tại Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơ g Việt Nam chi nhánh Vũng Tàu
3.2.1. Hoàn thiệ ôi trƣờng kiểm soát.
Để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Vietcombank Vũng Tàu, trƣớc hết phải hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát vì môi trƣờng kiểm soát không tốt thì các thủ tục kiểm soát khó có thể đạt đƣợc mục tiêu của mình và ngƣợc lại.
- Về bộ máy kiểm soát: Chi nhánh cần thành lập bộ phận chuyên trách có đủ trình độ chuyên sâu để đảm nhận công việc. Xây dựng bộ máy KSNB đầy đủ, hiệu quả; phối hợp các bộ phận liên quan, bổ sung các công cụ quản lý tiên tiến, giảm thiểu sai sót mang tính đạo đức nghề nghiệp.
- Về yếu tố con ngƣời: Chi nhánh cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận KSNB về mặt số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng phải tƣơng xứng với hình thức và quy mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm soát viên nội bộ luôn có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bƣớc phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh doanh của Chi nhánh. Họ phải có kiến thức chuyên môn đƣợc cập nhật về KSNB và hiểu biết toàn diện về lĩnh vực kiểm soát. Nhƣ vậy, họ mới có thể thực hiện đƣợc công tác KSNB một cách đúng đắn và hiệu quả.
Cần phải hình thành một mô hình đào tạo thƣờng xuyên và kiểm tra chất lƣợng đội ngũ kiểm soát viên nội bộ. Công tác đào tạo cán bộ kiểm soát phải đƣợc tiến hành trên các lĩnh vực: Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kiểm soát, kiến thức về tin học ngoại ngữ; kỹ năng giao tiếp.
- Về đảm bảo tính độc lập của bộ máy kiểm soát: Cán bộ thuộc bộ máy kiểm soát tại Chi nhánh phải đƣợc đảm bảo không chịu bất cứ một sự chỉ đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của hoạt động kiểm soát.
Đảm bảo sự phân tách chức năng: Chi nhánh không đƣợc giao nhiệm vụ cho cán bộ kiểm soát của Chi nhánh những nhiệm vụ không nằm trong phạm trù kinh tế nhƣ tham gia trực tiếp vào quy trình hoạt động nghiệp vụ, KSNB phải có một vị trí phù hợp trong nội bộ Chi nhánh và thực thi nhiệm vụ của mình một cách độc lập và khách quan.
- Về quan điểm điều hành ban lãnh đạo Chi nhánh: Trƣớc tiên, Ban ãnh đạo Chi nhánh cần quán triệt hơn nữa tầm quan trọng của công tác KSNB trong ý thức và thực thi của cán bộ chi nhánh, kiểm soát các giao dịch nghiệp vụ hàng ngày không dừng lại ở công tác hậu kiểm, mà phải đƣợc tiến hành ở toàn bộ các khâu của nghiệp vụ. Việc thực hiện kiểm tra đối với toàn bộ các khâu sẽ giúp sớm phát hiện đƣợc các sai sót để kịp thời chấn chỉnh, từ đó có thể phòng ngừa đƣợc rủi ro có thể xảy ra.
Ngoài ra, chi nhánh cần tiếp tục thực hiện rà soát, bổ sung và hoàn thiện văn bản nội bộ để phù hợp với các quy định của pháp luật, Tiếp tục cải cách toàn diện về các văn bản thông tin quản lý, xây dựng hệ thống thông tin cảnh báo.
Thực hiện nghiêm túc kỷ cƣơng điều hành, đề cao trách nhiệm ngƣời đứng đầu đơn vị và phải thực sự lấy kết quả thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao làm thƣớc đo chủ yếu đánh giá
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng cần xử lý nghiêm những vi phạm đạo đức nghề nghiệp cho dù là nhỏ đồng thời có chế độ đãi ngộ phù hợp đối với những thanh tra viên có năng lực, trình độ chuyên môn giỏi.
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin
Trƣớc tiên, Chi nhánh cần hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin, phát triển hệ thống quản lý nội bộ, nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi cho phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành của chi nhánh.
Chi nhánh cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống thông tin nhƣ: hệ thống các chính sách, tài khoản kế toán áp dụng chung trong phạm vi toàn hệ thống, quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập và sử dụng báo cáo tài chính, xây dựng hệ thống báo cáo kế toán bộ phận và báo cáo kế toán hợp nhất cho toàn Chi nhánh....
Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ, quy chế hoá mọi hoạt động trong chi nhánh, đảm bảo đƣợc các nguyên tắc hạn chế rủi ro (nhƣ nguyên tắc phân tách chức năng, nguyên tắc tuân thủ hạn mức...) ở mọi khâu. Thƣờng xuyên xem xét lại quy trình theo định kì, đảm bảo mọi công việc đƣợc xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng thẩm quyền. Tuân thủ Quy định về các tỉ lệ đảm bảo an toàn trong hoạt động của các TCTD, ban hành theo Quyết định số 457; Quy định về trích lập và sử dụng dự phòng để xử lí rủi ro trong hoạt động ngân hàng của các TCTD, ban hành theo Quyết định số 493.
- Tăng cƣờng giám sát cán bộ: Khi chi nhánh có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp
với công việc kế toán nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho chi nhánh sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ Chi nhánh thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động, thái độ, trách nhiệm với công việc đƣợc