Đòi hỏi hiện nay: Để đánh giá rủi ro kiểm toán nói chung và rủi ro kiểm toán năm đầu tiên nói riêng cần phải thực hiện qua nhiều giai đoạn khác nhau. Trong đó, đánh giá rủi ro kiểm soát luôn luôn được đặt lên hàng đầu. Quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể đánh giá rủi ro kiểm soát được các kiểm toán viên coi trọng. Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải sử dụng các một trong ba phương pháp hoặc kết hợp cả ba phương pháp tuỳ
thuộc đơn vị được kiểm toán và quy mô cuộc kiểm toán: vẽ Lưu đồ, lập Bảng
câu hỏi, lập Bảng tường thuật.
Thực trạng tại VACO: Trong phần mềm kiểm toán AS/2 có đề cập đến việc sử dụng lưu đồ trong quá trình tìm hiểu HT KSNB của khách hàng đồng
thời trong các văn bản hướng dẫn của VACO cũng có đề xuất đến vấn đề này.
Cụ thể AS/2 đã:
Đưa ra được phương pháp đánh giá cụ thể;
Khuyến khích kiểm toán viên thực hiện nhằm:
Giảm tối đa các thủ tục kiểm tra chi tiết
Tăng hiệu quả cuộc kiểm toán
Có cái nhìn tổng thể hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thực tế, trong quá trình thực hiện tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên chủ yếu sử dụng Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ, Bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ, còn Lưu đồ ít được sử dụng. Cụ thể là khi tiếp cận với hai khách hàng trên: Hệ thống kiểm soát nội bộ của hai Công ty được VACO nghiên cứu qua bảng câu hỏi. Công ty BT, trong file kiểm toán, không lưu lưu đồ tìm hiểu HT KSNB của đơn vị. Công ty HT, kiểm toán viên tiến hành lập lưu đồ cho từng phần hành. Cụ thể phần hành hàng tồn kho, kiểm toán viên đã lập lưu đồ như sau để nghiên cứu chu trình luân chuyển chứng từ (sơ đồ số 03).
Nguyên nhân: Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng trên. Tuy nhiên có thể đưa ra hai nguyên nhân cơ bản như sau:
- Xuất phát từ đơn vị khách hàng: khách hàng có HT KSNB rất phức tạp dẫn đến không thể thực hiện phương pháp vẽ lưu đồ.
- Do tâm lý kiểm toán viên không muốn thực hiện phương pháp này vì khó thực hiện.
Khuynh hướng đổi mới và lộ trình thực hiện: VACO cần khuyến khích các kiểm toán viên sử dụng phương pháp này vì những ưu điểm của nó. Để tăng hiệu quả của phương pháp này, VACO nên có một hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện, các quy ước và ký hiệu được sử dụng chung cho toàn Công ty. Do mỗi đối tượng khách hàng thuộc những lĩnh vực khác nhau nên kiểm toán viên cần áp dụng và linh hoạt phương pháp này trong từng khách hàng cụ thể.
Trước hết, VACO nên xây dựng một hệ thống ký hiệu được sử dụng trong phương pháp vẽ Lưu đồ. Em xin được đề xuất một số các ký hiệu được Viện Yêu cầu lưu kho ầ Mua hàng Nhận bản dự kê giá Phòng mua hàng Kho hàng có sẵn? Các tài liệu mua hàng được sự phê duyệt của giám đốc Phòng kế toán Nhân viên kế toán áp dụng giá dựa trên phiếu hàng hoá lưu kho Hàng tồn kho
chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ (United States of America Standards Institute) cung cấp (biểu số16).
Tiếp đó, kiểm toán viên sử dụng các đường vận động: Đường vận động chỉ rõ hướng của sự vận động. Sử dụng đường vận động sẽ tăng tính rõ ràng cho lưu đồ.
Đưa vào Lưu đồ các quá trình kiểm soát thích hợp: Việc đưa các quá trình kiểm soát thích hợp vào sơ đồ giúp kiểm toán viên hiểu được cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát. Chẳng hạn, có quyền phê chuẩn, quá trình thẩm tra nội bộ.
Đưa vào các ghi chú thích hợp: Việc sử dụng lời chú thích làm sơ đồ đầy đủ và dễ hiểu hơn.
Trên đây là lộ trình thực hiện vẽ Lưu đồ. Để công việc này có hiệu quả, kiểm toán viên cần phải được hướng dẫn cụ thể theo quy định của Công ty.
Biểu số 16: Các ký hiệu về sơ đồ cơ bản
Chứng từ- Tài liệu và các báo cáo các loại bằng giấy. TD: hoá đơn bán hàng
Ký hiệu quá trình- Mọi chức năng hoạt động; xác định hoạt động gây ra biến động về giá trị, hình thức hoặc vị trí của thông tin.TD: nhân viên tính tiền lập các hoá đơn bán hàng
Lưu trữ ngoài dây chuyền - Lưu trữ ngoài dây chuyền chứng từ,
sổ sách và hồ sơ EDP. TD: bản sao hoá đơn bán hàng được lưu
trữ theo thứ tự số
Băng máy- Một chứng cứ hoặc băng máy cộng được dùng cho các mục đích kiểm soát. TD: băng máy cộng của các hoá đơn bán hàng
Ký hiệu đầu vào/ đầu ra- Được dùng để chỉ các thông tin nhập hoặc xuất ra khỏi hệ thống. TD: Sự nhận đơn đặt hàng của khách
Quyết định- Được dùng để chỉ một quyết định được thực hiện
đòi hỏi hành động khác với câu trả lời “có” hoặc “không” (hiếm
khi được dùng). TD: phương thức tín dụng đối với khách hàng có thoả đáng không?
Lời chú giải- Lời bình hoặc lời giải thích thêm để làm rõ ý. TD: nhân viên tính tiền kiểm soát tín dụng trước khi lập hoá đơn
Đường vận động định hướng- hướng vận động của quá trình hoặc số liệu.
Ký hiệu nối- Lối ra hoặc lối vào từ, một phần khác của sơ đồ,
được đánh dấu bằng các con số. TD: một chứng từ được chuyển
từ bộ phận này qua bộ phận khác Các ký hiệu riêng đối với các hệ thống EDP
Phiếu đục lỗ Băng đục lỗ Băng từ Lưu trữ bằng đĩa hoặc bằng hộp
(1) Khi quá trình được thực hiện bằng tay thì
thường sử dụng ký hiệu này
Kết quả đạt được: Cung cấp một cái nhìn khái quát và súc tích về hệ thống kiểm soát ở đơn vị khách hàng, rất có ích cho kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm toán, đặc biệt là đánh giá rủi ro kiểm soát.
Một sơ đồ tốt giúp cho việc nhận diện những thiếu sót của hệ thống kiểm soát nội bộ dễ dàng hơn.
Tuy nhiên không cần thiết phải sử dụng cả Bảng tường thuật và sơ đồ để mô tả một hệ thống vì cả hai đều có chung một mục đích là mô tả dòng vận động của chứng từ và sổ sách trong một hệ thống kế toán. Mặc dù vậy, các chuyên gia kiểm toán khuyến các kiểm toán viên sử dụng phương pháp vẽ Lưu đồ