Ngày nay việc áp dụng công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ đã ảnh hưởng rất lớn đến mọi các lĩnh vực và hoạt động trong xã hội nói chung, vì thế cũng ảnh hưởng nhiều đến việc quản lý trong mọi lĩnh vực nói chung và quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước nói riêng. Đòi hỏi sự đầu tư lớn về trang thiết bị. Giúp quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin giúp ra quyết định quản lý sẽ thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và mang lại hiệu quả cao nếu áp dụng công nghệ hiện đại. Với khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng lớn, nếu áp dụng phương pháp thủ công thi việc quản lý chi thường xuyên ngân sách Nhà nước tại Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt sẽ không có hiệu quả cao, dẫn tới việc thanh toán về tài chính bị chậm, đồng thời làm cho việc tự chủ tài chính gặp khó khăn.
Chính vì thế hiện nay, Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt đã áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài chính. Tuy nhiên, việc thu học phí và các khoản thu hộ, khoản thu theo thỏa thuận, so với một số trường thuộc thành phố còn chậm, phương pháp còn thủ công học sinh đến nộp tiền nhân viên kế toán viết phiếu thu hai liên, 1 liên học sinh giữ và 1 liên nhà trường giữ đồng thời việc thu học phí còn gặp rất nhiều khó khăn vì trường thuộc vùng cao, vùng đặc biệt khó khăn, kinh tế gia đình còn nghèo nên việc nộp học phí kéo dài trong suốt thời gian học, việc theo dõi và thu tiền rất vất vả, việc theo dõi các chế độ chính sách cũng gặp khó khăn dẫn tới số liệu không chính xác. Nhà trường được triển khao phần mềm quản lý thu không dùng tiền mặt, bước đầu có rất nhiều khó khăn nhưng mang lại hiệu quả tốt nhất trong việc quản lý nguồn thu tốt, xử lý thông tin kịp thời.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước yêu cầu máy móc, thiết bị vi tính hiện đại, việc đáp ứng mạng Internet là
56
rất cần thiết giúp cho quá trình thực hiện quản lý tốt ngân sách nhà nước.
Việc thu nhận, xử lý, lưu trữ, sử dụng thông tin trong quản lý chi thường xuyên ở Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt gồm nhiều khâu khác nhau. Việc thông tin cần xử lý ngày càng nhiều, quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin rất quan trọng để đưa ra quyết định quản lý chi thường xuyên đạt hiệu quả tốt hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là tin học vào công tác quản lý chi thường xuyên là rất hữu ích, việc quản lý được đồng bộ hơn. Đồng thời dẫn tới việc quản lý có hiệu quả cao hơn, mặt khác giúp cho các bộ phận có liên quan cùng với cán bộ quản lý chi thường xuyên trao đổi thông tin, dữ liệu được dễ dàng, giúp lãnh đạo không có mặt tại đơn vị cũng có thể truy cập các thông tin về tài chính của đơn vị, trên cơ sở đó có các quyết định đúng nhất quản lý.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chi thường xuyên cần đạt các yêu cầu:
- Việc truy cập dễ dàng;
- Các mẫu biểu đã được duyệt và thống nhất đúng với quy định hiện hành; - Số liệu đối chiếu về thông tin, hay tổng hợp báo cáo về mọi số liệu được dễ dàng, nhanh nhất.
Không những trang bị máy móc thiết bị ứng dụng tin học, thì đơn vị cũng cần phải thường xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý chi thường xuyên thành thạo về tin học để khai thác có hiệu quả hệ thống máy móc thiết bị. Việc thực hiện tất cả những yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác quản lý chi thường xuyên ở Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt đạt hiệu quả hơn.
Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ nhìn vào đó ta biết được tất cả hoạt động của đơn vị và thể hiện rõ nội dung chi thường xuyên ngân sách nhà nước. Trong đó thể hiện rõ việc chi các khoản mục, nội dung chi như tiền lương, tiền công, chi thanh toán cho cá nhaanh, làm thêm giờ, công tác phí, chế độ hội nghị, hay khoán văn phòng phẩm các mức chi đó được vận dụng văn bản quy định của Nhà nước, của tỉnh, của ngành hướng dẫn thực hiện. Việc sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ được thường xuyên để cập nhật những văn bản mới nhất giúp cho các chế độ được kịp thời đến cán bộ giáo viên, nhân viên đáp ứng đầy đủ nhất. Quy chế chi tiêu nội bộ mới nhất của Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt ban hành vào ngày 01 tháng 01 năm 2020 theo Nghị định
số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ. Việc thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ, nhà trường luôn chú trọng đến chế độ và ưu đãi đối với cán bộ giáo viên, nhân viên nên việc sửa đổi hay bổ sung luôn được thực hiện trong năm tài chính. Tuy nhiên việc hướng dẫn giáo viên, nhân viên về phần làm chứng từ thanh toán chưa được thể hiện rõ, một số khoản mục vẫn chi trong khoảng chưa ấn định rõ định mức là bao nhiêu dẫn tới việc thanh toán còn vướng mắc và đôi lúc còn thanh toán với kho bạc nhà nước còn gặp nhiều khó khăn.
58
Khi xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của năm tài chính mới, nhà trường luôn phổ biến các văn bản hiện hành, văn bản hướng dẫn mới nhất cho mọi lĩnh vực như chuyên môn, thi đua, tài chính và các quyền của cán bộ giáo viên, nhân viên được hưởng chính vì thế nhà trường yêu cầu các tổ, bộ phận hội nghị tại tổ nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tốt nhất đảm bảo khách quan, dân chủ sau đó gửi biên bản về nhà trường giúp xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ được công khai, minh bạch, thể hiện rõ hoạt động của nhà trường. Chính vì thế đơn vị cần khách quan, dân chủ.
Nhà trường thường xuyên cập nhật, sửa đổi nội dung, chế độ, tiêu chuẩn, định mức thay đổi theo quy định, để trên cơ sở đó giúp hoàn chỉnh Quy chế chi tiêu nội bộ theo hướng như sau:
- Việc xây dựng và thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ trên cơ sở nguyên tắc công khai, dân chủ luôn là biện pháp tốt nhất giúp phát huy được quyền làm chủ của cán bộ công nhân viên trong việc kiểm tra, kiểm soát và giám sát quá trình phân bổ, quản lý, sử dụng tốt các nguồn kinh phí trong năm cũng như khoản kinh phí tiết kiệm được. Dẫn tới góp phần trong việc thực hiện xây dựng đơn vị trong sạch, vững mạnh; xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên có phẩm chất đạo đức, lối sống lành mạnh, có năng lực công tác, làm việc có chất lượng, hiệu quả; ngăn chặn và chống các hành vi tham nhũng, lãng phí.
Những nội dung cần công khai là: Về biên chế được giao, kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ, không tự chủ, đưa ra những giải pháp sử dụng kinh phí tiết kiệm, việc hình thành và sử dụng các quỹ của đơn vị.
Nội dung cần công khai cụ thể: về số liệu, về tài liệu có liên quan như: Quy định, quyết định, chế độ...
Đối tượng cần công khai: Toàn thể cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh trong nhà trường.
- Việc khoán văn phòng phẩm, công tác phí, cước phí điện thoại các phòng ban, cần tiếp tục xây dựng thêm và mở rộng chế độ khoán đối với các khoản chi như cước phí điện thoại cho từng bộ phận, việc sử dụng điện văn phòng.
- Thực hiện việc phân phối, sử dụng kinh phí tiết kiệm được, để chi trả thu nhập tăng thêm cho từng người lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị đã quy định mức chi cụ thể.
Việc chi trả tiền lương tăng thêm và chi khen thưởng dựa trên việc thực hiện nhiệm vụ trong năm, đánh giá công chức, viên chức hàng năm giúp công bằng cho toàn thể cán bộ giáo viên, nhân viên. Việc xây dựng các định mức chi tiêu trong quy chế chi tiêu nội bộ luôn phải phù hợp với hiện tại và thực tiễn và kinh phí NSNN được cấp, nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Nhà trường đưa ra những quyết định cụ thể chi tiêu trong dự toán NSNN được giao theo từng nội dung chi của hoạt động thường xuyên theo mục lục NSNN, theo đúng mục đích. Đơn vị được quyền tự chủ về tài chính nên tự quyết định các khoản chi nhưng có quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, nhà trường cần phải chú ý một số vấn đề sau:
- Thực hiện các nguồn thu phải đúng quy định và chi tiêu hợp lý rõ các nguồn kinh phí của đơn vị cần xác định rõ ràng việc sử dụng, được trả kinh phí các loại theo đúng quy đinh, đồng thời lập hệ thống chứng từ, sổ sách mang tính pháp lí, phản ánh kịp thời, đầy đủ mọi nội dung thu chi trong nhà trường.
- Đảm bảo cho các phòng, bộ môn chuyên môn trong trường nhà trường phải hoạt động c hiệu quả và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng chức năng của mình cao hơn trước khi chưa có quy chế chi tiêu nội bộ.
- Đảm bảo đầy đủ, quyền lợi của cán bộ, giáo viên trong trường.
- Bảo đảm rõ ràng, minh bạch, dân chủ, có sự đồng ý cao của đa số cán bộ, nhân viên trong việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ.