3.2.1. Hoàn thiện bộ máy quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nướctại Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt tại Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt
Cán bộ quản lý nhà trường phải được đi bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý tài chính, được tham gia thường xuyên, liên tục các lớp quản lý về tài chính. Giúp thủ trưởng đơn vị hiểu về tài chính để quản lý tốt công tác tài chính của đơn vị.
Việc cán bộ quản lý trong nhà trường chưa sử dụng thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Dẫn tới có nhiều hạn chế trong công tác quản lý chung cảu nhà trường đặc biệt là quản lý chi thường xuyên NSNN. Hướng tới việc mở rộng quy mô của đơn vị thì việc nhiệm vụ đào tạo và bồi dưỡng là rất cần thiết, nên đòi hỏi cán bộ quản lý phải có trình độ cao mới đưa ra được những phương án bố trí, sử dụng tốt nguồn lực đạt hiệu quả nhằm hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao trong từng năm. Mỗi lãnh đạo phải luôn tự học hỏi, ngân cao trình độ quản lý của mình thì mới thực hiện tốt các nhiệm vụ mà ngành giao cho. Không những học trong sách vở mà còn học trong cuộc sống, học từ đồng nghiệp, từ những đơn vị bạn, thường xuyên đi học tập các trường bạn, giao lưu học hỏi. Đồng thời, đơn vị tạo điều kiện cho cán bộ quản lý được tham gia các lớp tập huấn về chế độ chính sách, chế độ kế toán mới liên quan đến quản lý tài chính, quản lý chi thường xuyên... để duy trì thực hiện tốt các hoạt động trong nhà trường mà ngành giao cho.
Việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý: Giúp cán bộ quản lý hiểu rõ về tài chính, có cách quản lý nhân lực tốt hơn. Để có cách quản lý gọn nhẹ nhất và hợp lý nhất, việc quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước đơn vị thực hiện đúng theo những quy định của Nhà nước, triển khai cơ chế tài chính mới hiệu quả. Cán bộ được giao quyền quản lý chuyên môn luôn đào tạo kiến thức chuyên ngành.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong lĩnh vực tài chính kế toán: Trình độ và nhận thức của nhân viên kế toán ảnh hưởng rất nhiều đến công việc hay nói cách khác ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả làm việc (công tác hạch toán kế toán và quản lý chi thường xuyên). Vì vậy nhằm nâng cao năng lực của cán bộ quản lý tài chính (Thủ trưởng đơn vị) thường xuyên cập nhật chế độ tài chính mới, nên đầu tư thời gian cho việc quản lý tài chính nhiều hơn vì chủ yếu các nhà quản lý tài chính đều
xuất phát từ giáo viên. Những năm tiếp theo đòi hỏi cán bộ làm công tác quán lý tài chính kế toán phải cập nhật thường xuyên kiến thức tài chính kế toán, vận dụng chính xác, kế toán luôn luôn vận dụng chế độ Nhà nước áp dụng với hoạt động thực tiễn của đơn vị mình, phải linh hoạt, năng động luôn xử lý các vấn đề về tài chính chính xác, sử dụng tài chính đúng quy định, đồng thời tham mưu cho thủ trưởng đơn vị đưa ra những giải pháp thiết yếu trong công việc, việc cung cấp thông tin tài chính phải luôn chính xác cho Thủ trưởng đơn vị giúp thủ trưởng đơn vị đưa ra quyết định đúng nhất, hiệu quả nhất về phương hướng hoạt động của đơn vị. Việc nâng cao năng lực của nhân viên kế toán cần:
- Tạo điều kiện để nhân viên Kế toán theo học các lớp nâng cao nghiệp vụ, quản lý tài chính, tham gia thường xuyên tổ chức hội thảo vấn đề tài chính của tỉnh hay ngoài tỉnh, tổ chức giao lưu học hỏi giữa cá trường trên địa bàn huyện, địa bàn tỉnh. Khi có chế độ tài chính mới được tập huấn ngay.
- Đào tạo, bồi dưỡng ứng dụng công nghệ thông tin, trình độ ngoại ngữ cho nhân viên kế toán nhằm đáp ứng được tốt nhất công tác chuyên môn.
- Hỗ trợ về kinh phí, về thời gian, điều kiện học tập kinh nghiệm để nhân viên kế toán đăng ký theo học các lớp nghiệp vụ về chuyên ngành kế toán, các khóa học cung cấp chứng chỉ kiểm toán.
3.2.2. Hoàn thiện lập dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Hiện nay, Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt áp dụng lập dự toán ngân sách trong năm tài chính còn dựa vào số liệu năm cũ, còn phụ thuộc rất nhiều vầ việc năm trước làm thế nào và năm sau áp dụng thế đó, chưa có sự sáng tạo, hay linh hoạt trong việc vận dụng các văn bản hướng dẫn tài chính. Chính vì thế việc lập dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước chưa phản ánh hết được các hoạt động tài chính của đơn vị mình trong năm. Chính vì thế việc hoàn thiện lập dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước cần phải làm những điều sau:
- Số biên chế giao trong năm đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt dựa vào đó ta sẽ tính được tiền lương trong dự toán năm.
- Các văn bản chỉ đạo hoạt động trong năm, kế hoạch tổ chức thi các hoạt động của ngành bám sát vào văn bản chỉ đạo thực hiện.
- Vận dụng một cách linh hoạt các văn bản thực hện chế độ chính sách cho giáo viên và học sinh.
50
chi thường xuyên ngân sách nhà nước đạt hiệu quả cao nhất.
Việc thực hiện lập dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước trong năm tiếp theo của Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt, cụ thể là bộ phận kế toán nhà trường, có thể nghiên cứu và sử dụng phương pháp lập dự toán cấp không tức nghĩa là việc lập dự toán trong năm kế hoạch sẽ căn cứ vào các hoạt động, số biên chế hiện có, và các nguồn tài chính, nguồn vốn sử dụng trong năm như chi phí sửa chữa, mua sắm tài sản công của ngành từ đó bộ phận kế toán nhà trường lập dự toán căn cứ mới có số liệu chính xác, chế độ chính sách của học sinh thì việc thống kê rất là quan trọng nó ảnh hưởng rất lớn đến số liệu lập dự toán. Chính vì vậy để hoàn thiện được việc lập dự toán chi thường xuyên ngân sách có hiệu quả tốt nhất các khâu trong khi lập rất là quan trọng, nó phản ánh luôn trên số liệu trong dự toán. Bộ phận kế toán phải vận dụng triệt để phương pháp này.
Việc vận dụng được phương pháp này trong thực tiễn quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại trường Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt đòi hỏi đơn vị phải có cán bộ quản lý tài chính có trình độ chuyên môn vững. Nhhư vậy mới có đủ khả năng phân tích, và biết được nhiệm vụ cần được thực hiện trong năm kế hoạch, việc đánh giá, và so sánh giữa thực hiện nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị từ đó đưa ra phương án phù hợp.
3.2.3. Hoàn thiện chấp hành dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Quá trình chấp hành dự toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước tại Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt chi đúng các khoản chi đã được cấp trên phê duyệt, đúng với định mức được giao và thự hiện đúng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị tuy nhiên vẫn còn một số khoản chivẫn còn chưa hợp lýdẫn tới việc chi tiêu chưa đạt hiệu quả cao, việc sử dụng chưa được hiệu quả trong nguồn tài chính. Chi hoạt động thường xuyên của Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt là chi cho con người (chi thanh toán cho cá nhân) chiếm tỉ trọng lớn vì vậy nhà trường sắp xếp lại bộ máy, vị trí của từng bộ phận trong biên chế, hợp đồng để nâng cao hiệu quả sử dụng quỹ tiền lương, tiền công, đưa ra chỉ tiêu để tiết kiệm các khoản chi thanh toán về điện, nước, điện thoại..., dẫn tới việc nâng cao tỷ trọng nội dung chi trực tiếp cho giảng dạy, học tập, của cán bộ giáo viên, học sinh trong nhà trường và tăng cường cơ sở vật chất cho việc học tập và giảng dạy. Các giải pháp cụ
thể được đưa ra là:
Thứ nhất, việc sắp xếp vị trí việc làm cho từng người trong đơn vị đạt hiệu quả cao nhất dẫn đến việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, từng phòng ban có hiệu quả nhất, chủ động phân công nhiệm vụ, việc khoán giảng dạy luôn được chủ động dẫ tới việc thực hiện kinh phí các bộ phận được triệt để.
Thứ hai, thực hiện tiết kiệm chi về các khoản chi về hành chính như tiền, tiền nước, khoán văn phòng phẩm, khoán công tác phí.
Thứ ba, việc điều chỉnh tăng mức chi cho việc giảng dạy và học tập đúng với văn bản hiện hành. Việc điều chỉnh tăng mức chi là việc rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến chất lượng giảng dạy của nhà trường.
Thứ tư, việc thực hiện chế độ cho học sinh được đúng theo qui định, nhà trường cần phối hợp với UBND các xã trên địa bàn tạo điều kiện thuận lợi cho học sinh xin giấy chứng nhận hộ nghèo, cận nghèo. Nhà trường cần thông báo kịp thời về hồ sơ cần nộp để đảm bảo chế độ cho học sinh. Đồng thời, nhà trường cũng cần có các biện pháp quản lý chặt chẽ để tránh học sinh làm sai qui định do có người quen.
Ngoài ra, việc tăng thu nhập tăng thêm cho người lao động luôn được thực hiện dựa trên mức độ hoàn thành công việc được giao quy định rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Hiện nay, tại Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt khối lượng công việc của giáo viên nhiều, kiêm nhiệm làm giáo viên chủ nhiệm, ban nội trú học sinh (Vì trường không phải là trường nội trú nên không có biên chế ban quản lý nội trú, đồng thời không có chế độ trực đêm, hay một số chế độ đặt biệt dành cho trường nội trú). Chính vì thế để khuyến khích cán bộ, giáo viên kiêm nhiệm và làm nhiều nhiệm vụ số lượng công việc nhiều, cần có phân phối chương trình cho hợp lý, đảm bảo công bằng trong phân phối thu nhập, tạo động lực cho cán bộ, giáo viên tích cực tham gia công tác giảng dạy.
Chính vì thế muốn thực hiện tốt giải pháp này, Trường trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt phải xây dựng được một hệ thống các chỉ tiu, tiêu chí cụ thể để xác định được mức độ làm việc của giáo viên đối với mọi hoạt động của nhà trường đồng thời căn cứ vào chất lượng giảng dạy do học sinh đánh giá... dẫn tới việc phân phối thu nhập của cán bộ giáo viên được đồng đều và công bằng, khách quan.
52
3.2.4. Hoàn thiện quyết toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước
- Tất cả các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chi trả vàquyết toán. Các khoản chi phải có trong dự toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định và được thủ trưởngđơn vị kýquyết định chi.
- “Các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN. Các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước được chi bằng ngoại tệ, hiện vật, ngày công lao động được quy đổi và hạch toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá ngoại tệ, giá hiện vật, ngày công lao động do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định”.
- Việc quyết toán các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước qua KBNN huyện thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương, người cung cấp hàng hóa dịch vụ.
- “Trong quá trình kiểm soát, quyết toán, quyết toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước, các khoản chi sai phải thu hồi nộp ngân sách. Căn cứ vào quyết định của cơ quan tài chính hoặc quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, bộ phận Kế toán tại trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt thực hiện việc thu hồi cho NSNN theo đúng trình tự quy định.
- Bộ phận Kế toán tại trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt thực hiện quyết toán các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước khi có đủ các điều kiện sau:
+ Đã có trong dự toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước được giao. + Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
+ Đã được thủ trưởng Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt quyết định chi.
+ Có đủ hồ sơ, chứng từ quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Ngoài ra, trường hợp sử dụng kinh phí NSNN để mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác thuộc phạm vi phải đấu thầu thì phải có đầy đủ quyết định trúng thầu hoặc quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật”.
- Thủ trưởng Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt có trách nhiệm: + “Chi theo chế độ tài chính, đúng tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước khi đợc giao dự toán. Người đứng đầu cơ
quan đơn vị sử dụng ngân sách phải có quyết định chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi KBNN.
+ “Quản lý, sử dụng ngân sách và tài sản Nhà nước theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi thường xuyên ngân sách Nhà nước; đúng định mức mua sắm, trang bị tài sản, sử dụngđúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả. Trường hợp vi phạm, tùy theo tính chất và mức độ, sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật”.
Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm:
- Kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi và thực hiện quyết toán kịp thời các khoản chi thường xuyên ngân sách Nhà nước đủ điều kiện quyết toán theo quy định;
- Kết hợp với các cơ quan QLNN có thẩm quyền kiểm tra trong việc kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng ngân sách, xác nhận số thực chi, số tạm ứng, số dư kinh phí cuối năm ngân sách tại Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt của KBNN.
- “KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối quyết toán và thông báo bằng văn bản cho Trường Trung học phổ thông Hoàng Quốc Việt biết, đồng thời, chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong các trường hợp sau”:
+ Chi sai chế độ, sai tiêu chuẩn, sai định mức chi do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
+ Không đủ hồ sơ, hoặc quy trình chi theo các quy định Nhà nước hiện hành. KBNN chỉ chịu trách nhiệm về định mức, nội dung chi trong chứng từ và những chứng từ được gửi đến theo quy định của Nhà nước
- Cán bộ công chức KBNN gây khó khăn cho khách hàng giao dịch, cố tình gây khó dễ đối với đơn vị sử dụng NSNN tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật”.
3.2.5. Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Để thực hiện công tác quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước có hiệu quả tốt nhất thì việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát rất là quan trọng. Để hoàn thiện việc kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước có hiệu quả cao nhất thì trước tiên phải kiểm soát chi nhũng yếu tố bên trong trước sau đó việc kiểm tra, kiểm soát bên ngoài nhà trường.
Kiểm tra, kiểm soát phải thực hiện từ bên trong nhà trường thông qua kiểm tra quy chế chi nội bộ của đơn vị vì trong quy chế chi tiêu nội bộ thể hiện rõ nhất những nội dung nào được chi và không được chi, số tiền được quy định rõ ràng cụ
54
thể, hay nói cách khác được chi tiết cụ thể về từng nội dung chi, mức chi được áp dụng không được vượt quá, chi bám sát vào quy chế. Quy chế chi tiêu nội bộ thể hiện được hoạt động tài chính của một đơn vị chính vì thế muốn kiểm tra, kiểm soát bên trong đơn vị cần thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ không những bộ phận kiểm tra mà giáo viên, nhân viên cũng có thể kiểm soát ngay được cho nên việc kiểm soát bên trong rất quan trọng để hoàn thiện hơn thì trước khi thanh toán các khoản kế toán phải thông báo đến từng bộ phận có liên quan sau đó mới thanh toán để có sai sót được kiểm tra và chỉnh sửa luôn.
Cùng với việc đó thì việc kiểm soát của bộ phận kế toán luôn kết hợp kiểm tra đối chiếu các chứng từ phát sinh luôn đúng và khớp số liệu, đúng nội dung chi.
Để thực hiện tốt việc kiểm soát thì việc công khai tài chính là công việc rất quan trọng duy trì quyền dân chủ để làm tốt việc đó thì mỗi bộ bận cần phải công khai thường xuyên hoặc định kỳ theo tháng, theo quý không những việc sử dụng tài chính, tài sản công được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước. Từ đó phát hiện và ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm về chế độ quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước, việc sử dụng kinh phí có hiệu quả tốt nhất, thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
Để công tác quản lý chi thường xuyên ngân sách nhà nước trong trường được thực hiện tốt, đảm bảo quyền lợi cho người lao độngsẽ là động lực để cán bộ giáo viên, nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao của nhà trường.
Không những kiểm tra kiểm soát từ nội bộ trường mà việc kiểm tra, kiểm soát về công tác tài chính và công tác khác của trường còn được thực hiện bởi qua